我國社保檔案管理現(xiàn)狀與對策分析

文/河北省秦皇島市山海關(guān)區(qū)就業(yè)服務(wù)局 吉娜

社保檔案作為一項專門的檔案，能夠詳細記錄單位及個人的參保情況，是一份以備考查的歷史性文件。目前，我國的社保工作已經(jīng)基本得到落實，并深入社會的各個階層，做好社保的管理工作，是社會保障體系得以發(fā)展的重要基礎(chǔ)，能夠使檔案工作更好地為大眾服務(wù)。因此，應(yīng)針對檔案管理工作中的不足，盡快制定改進措施，使社保管理更加合理和完善。

一、我國社保檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)。以我國當(dāng)前的社保檔案管理工作來看，工作缺乏國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)的檔案管理工作仍沿用1992年國家檔案局所制定的標(biāo)準(zhǔn)，而這些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代的管理需要，在管理形式和管理范圍上都已經(jīng)落后于現(xiàn)代的管理體系，急需得到修改。由于社保檔案管理所涉及的數(shù)據(jù)較多，內(nèi)容也相對繁瑣，導(dǎo)致各地管理上的差異使標(biāo)準(zhǔn)很難達成統(tǒng)一。雖然有些地方制定了針對地方發(fā)展的管理標(biāo)準(zhǔn)，但由于標(biāo)準(zhǔn)缺乏專業(yè)的審核，沒有起到很好的監(jiān)督管理作用。

（二）管理工作存在局限性。目前，我國的社保檔案存在著很大的分散性，相應(yīng)的管理機構(gòu)也沒有統(tǒng)一的辦公場所。社保檔案的分散性主要表現(xiàn)在幾個方面，從來源上看，社保的服務(wù)對象既包括各個企業(yè)單位，也包括個體商戶，還有很大一部分的農(nóng)村居民。從檔案的管理場所上來看，檔案分散在各個銀行、郵局以及財政稅務(wù)單位。在這些因素的影響下，社保檔案難以實現(xiàn)統(tǒng)一管理，造成了業(yè)務(wù)上的交叉和資源上的浪費。雖然信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了更多的技術(shù)支持，但由于社保的多個險種不是統(tǒng)一管理，導(dǎo)致不同的標(biāo)準(zhǔn)間難以達成一致。

（三）工作人員缺乏檔案意識。在我國的一些欠發(fā)達地區(qū)，尤其是農(nóng)村地區(qū)，在社保的項目上尚未健全，更無法談及社保檔案的管理。另外，很多地區(qū)檔案管理人員存在檔案意識淡薄的現(xiàn)象，只注重業(yè)務(wù)的辦理，忽視了對檔案的管理，使檔案管理處于混亂狀態(tài)。也有一些檔案管理部門存在內(nèi)部機構(gòu)缺失的現(xiàn)象，沒有專職的管理人員，檔案管理工作由其他部門人員負責(zé)，使檔案管理缺乏一定的專業(yè)性，對管理的質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響。對于檔案管理部門來說，由常年累積的習(xí)慣，使其對業(yè)務(wù)部門的檔案沒有足夠的重視，在檔案保管方式上存在著很大的問題。

二、提高我國社保檔案管理水平的對策

從我國社保檔案管理工作的現(xiàn)狀可以看出當(dāng)前社保工作中存在的問題，這些問題抑制了我國社保工作的開展，必須得到解決。

（一）建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)。我國社保檔案管理中雖然存在一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，但沒有實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)上的統(tǒng)一，也缺少基本的法律約束。要實現(xiàn)社保檔案的有效管理，必須制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)。我國2007年確立了有關(guān)社保檔案管理的基本法律規(guī)定，我國公民的社會權(quán)益逐漸得到保障，各地也紛紛出臺了相關(guān)的規(guī)定。為了建立更加完整的檔案管理制度，我國應(yīng)將這些規(guī)定進行統(tǒng)一，出臺一部針對檔案管理的完整法律法規(guī)，使檔案管理工作得到法律上的保障。

（二）建立完整的管理體系。在建立統(tǒng)一規(guī)定的基礎(chǔ)上，要進一步完善管理的體系。對分散的社保檔案進行統(tǒng)一管理，加強各個險種的管理機制，避免部門間因工作交叉產(chǎn)生重復(fù)性錯誤。逐漸實現(xiàn)資源上的共享，利用先進的信息技術(shù)進行全國范圍內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)。社保檔案在社會保障事業(yè)中占據(jù)著重要的位置，加強社保檔案的管理能夠?qū)崿F(xiàn)我國保障事業(yè)的全面發(fā)展，推動我國的經(jīng)濟建設(shè)。

（三）加強社會各界的檔案意識。由于社保工作的特殊性質(zhì)，導(dǎo)致其在實際工作中容易被忽視。但在社保體系的完善過程中，社保檔案管理變得更加重要，要想加強檔案管理工作，首先要從思想上進行轉(zhuǎn)變。利用多種宣傳工具和宣傳手段進行宣傳，并重點宣傳社保檔案管理工作的重要性，提高社會各界的檔案意識，尤其是對于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)做好其思想工作，使其提高對檔案工作的重視度，改變傳統(tǒng)的思想，為檔案工作創(chuàng)造有利的條件。在人員的安排上，要安排具備專業(yè)知識的人員進行檔案工作，不能貪圖一時的便利而隨意雇傭臨時工作人員。要加強對工作人員檔案意識的培養(yǎng)，提高檔案保管的質(zhì)量，將檔案工作納入工作日程，為檔案的保管創(chuàng)造良好的氛圍。

三、結(jié)語

社保檔案的管理關(guān)系到我國社會保障制度的整體發(fā)展，完善社保檔案管理，能為國家和個人創(chuàng)造更大的利益。面對我國社保檔案管理工作存在的局限性以及工作人員檔案意識不強等問題，要積極展開對社保管理工作的研究，建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完整的管理體系，并切實提高社會各界的檔案意識，使我國的檔案管理環(huán)境得到改善，從而提高社保管理工作的質(zhì)量。

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