關(guān)于基層單位檔案工作管理精細(xì)化的探究

文/河北省秦皇島市海港區(qū)檔案館 范春媛

基層單位，在過去很長的一段時(shí)間內(nèi)，其運(yùn)行和管理工作都沒有得到外界的關(guān)注和重視，作為記錄基層單位工作和發(fā)展的主要文獻(xiàn)資料——基層單位檔案的管理有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)價(jià)值。如何才能夠做好基層檔案工作管理、如何才能夠在減少人力、物力的方式上更好、更有效地完成建檔、管理以及查閱等各項(xiàng)工作內(nèi)容，如何才能夠讓基層單位檔案工作與時(shí)俱進(jìn)的同時(shí)最大程度地做好各項(xiàng)工作，管理精細(xì)化或許就是解決這些問題的答案。

一、基層單位檔案工作管理存在的問題

檔案的管理，是一個(gè)單位、企業(yè)十分重要的一項(xiàng)工作，但是對于絕大多數(shù)單位，特別是在人力資源以及軟硬件等方面存在嚴(yán)重不足的基層單位來說，檔案管理工作基本上都是名存實(shí)亡。就基層單位檔案工作中存在的問題而言，主要分為以下幾大類：第一，社會(huì)、單位到員工對于檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不夠，投入也不夠；在單位中，檔案管理工作基本屬于“冷門”，都不是大家愿意接手進(jìn)行管理的工作；導(dǎo)致這一問題的原因有許多，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下至每一個(gè)單位的職工都需要對自身的這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)以及信息的傳遞負(fù)責(zé)。第二，基層單位檔案管理體系不完善、管理意識(shí)不夠強(qiáng)；大家認(rèn)為檔案管理是可有可無的內(nèi)容，不到使用的時(shí)候基本不會(huì)接觸到，同時(shí)對檔案管理的相關(guān)方法以及措施也很少有所涉及，這些問題間接地反映出基層單位在檔案管理工作中沒有具體的管理措施，也沒有日常的檢查和管理工作，對于檔案管理工作相關(guān)內(nèi)容知識(shí)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)也是少之甚少。第三，檔案管理的軟、硬實(shí)力都不夠，在信息更新上嚴(yán)重滯后，沒有專業(yè)的人才進(jìn)行具體的工作管理，也沒能做到與時(shí)俱進(jìn)，引入先進(jìn)的管理方法以及管理設(shè)備更是遙不可及，在檔案管理上存在著嚴(yán)重的不標(biāo)準(zhǔn)、不到位等一系列的問題；專業(yè)人才的缺乏是基層單位檔案管理工作中存在的最大問題之一，而企業(yè)檔案工作管理認(rèn)識(shí)不足的同時(shí)也導(dǎo)致企業(yè)中每個(gè)職工對于檔案管理工作一知半解；而沒有統(tǒng)一的管理措施和管理體系機(jī)制則使得管理方式落后，年限久一點(diǎn)的檔案資料在保存的過程中發(fā)生丟失，給相關(guān)工作的展開帶來了巨大的影響?？偠灾?，基層單位檔案工作管理問題嚴(yán)重，發(fā)展以及改革勢在必行，任重道遠(yuǎn)。

二、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施

要想解決基層單位檔案工作管理中存在的問題，那么對基層單位檔案工作管理做出相應(yīng)的改革是十分有必要的。具體言之，需要采取一系列的精細(xì)化管理的措施才能夠?qū)⒒鶎訂挝粰n案工作做好。首先，無論是基層社會(huì)、單位還是單位的職工都需要從思想上以及實(shí)際行動(dòng)上對單位檔案的管理工作提高重視以及關(guān)注度，投入更多的人力、物力和財(cái)力對本單位的檔案管理工作進(jìn)行全面的改革和管理，將檔案管理工作列入日常的主要檢查內(nèi)容，而這項(xiàng)深入改革的措施則需要落到實(shí)處，如何才能做到讓全體員工和整個(gè)社會(huì)都對基層單位檔案工作能夠有一個(gè)更高的關(guān)注度呢。第一，我們需要改變對檔案管理工作的舊思想、過去式的認(rèn)識(shí)，從社會(huì)認(rèn)可度、崗位職稱、工作內(nèi)容重視度等方面給檔案管理工作一個(gè)更為輕松的環(huán)境；在保證外部環(huán)境相對寬松的同時(shí)，我們需要從內(nèi)在因素著手對基層單位檔案工作管理展開改革，在統(tǒng)一對基層單位檔案管理工作的重視思想的基礎(chǔ)上，我們還需要在實(shí)際行動(dòng)中有著強(qiáng)力的表現(xiàn)，這需要我們的單位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮自身的帶頭作用，在日常工作中將檔案管理工作放到一個(gè)較為重要的位置上，自己帶頭學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)知識(shí)和技能，自己帶頭對單位檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，甚至在人數(shù)不多的單位中，可以采取輪班的方式對檔案工作進(jìn)行管理。其次，引入專業(yè)的檔案管理人才以及管理方法和手段，定期對單位的員工開設(shè)相關(guān)的講座以及學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓職工對檔案管理工作以及檔案的認(rèn)識(shí)有一個(gè)更為系統(tǒng)、全面的提高，使得檔案管理工作能夠在發(fā)展的過程中更好地傳遞下去。檔案管理工作看似十分的簡單，甚至在外人看來就是一個(gè)可有可無、沒什么技術(shù)含量的工作，但是深入到具體的工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)龐大的工作體系，包含了許多工作內(nèi)容，需要我們從點(diǎn)滴做起，從小事做起，構(gòu)建合理的管理方式和系統(tǒng)才能夠?qū)n案管理工作行之有效地一直延續(xù)下去。因此專業(yè)的技術(shù)人才對于檔案管理工作是十分有必要的，而讓每一個(gè)職工了解和認(rèn)識(shí)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容則可以使得本單位的檔案管理工作以及相關(guān)手續(xù)的辦理更為高效。同時(shí)，完善檔案管理的體系，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)平臺(tái)等先進(jìn)的技術(shù)，讓檔案管理能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

三、基層單位檔案工作管理發(fā)展展望

基層單位由于自身的特殊性，在檔案工作管理上存在較大的局限性，在發(fā)展中遺留下來的問題也非一朝一夕能夠解決的。但是從發(fā)展的角度來看，只要我們能夠從點(diǎn)滴做起，從小事做起，那么，將基層單位檔案工作的管理做得更精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化乃至系統(tǒng)化并非癡人說夢。但是，這也需要我們把握好方向和原則，對基層單位檔案工作管理存在的問題不能視而不見，應(yīng)該痛下決心進(jìn)行深層次的改革和完善，在改革的過程中應(yīng)該克服各個(gè)方面的困難和問題，努力將各項(xiàng)改革措施和手段執(zhí)行下去，推行開來。當(dāng)改革措施取得一定成效后，需根據(jù)具體的實(shí)際情況，對管理措施進(jìn)行適應(yīng)性的調(diào)整，但工作不能夠半途而廢，而應(yīng)推行到底。只有這樣，發(fā)展之路才能走得更為長久；同時(shí)，對于檔案管理工作我們需要在全國的基層單位建立一個(gè)適用性較為廣泛的管理體系和機(jī)制，推行一些管理效率和較為先進(jìn)的管理措施，讓各個(gè)基層單位在檔案工作管理中學(xué)習(xí)和參考，根據(jù)自身單位的自身具體情況，發(fā)展出符合自己單位實(shí)際情況和發(fā)展需求的檔案工作管理方式，形成檔案工作管理“百花齊放”的局面，讓基層單位檔案工作管理體系更全、更新、更好。

四、結(jié)語

通過上文，從基層單位檔案工作管理存在的問題、基層單位檔案工作精細(xì)化管理措施以及基層單位檔案工作管理發(fā)展展望等方面展開一番剖析可以看出，我國基層單位檔案管理工作在發(fā)展的過程中遺留下來許多的問題，深化改革難度較大，發(fā)展之路任重而道遠(yuǎn)，基于基層單位檔案有著十分重要的價(jià)值，改革的形勢更是刻不容緩，因此，在未來的發(fā)展過程中，我們需要從普及社會(huì)對檔案管理的重視度、重新建立檔案工作管理體系和機(jī)制，讓其成為基層單位工作中的重要組成部分，并成為大家的共識(shí)，共同將單位的檔案管理工作做得有聲有色。

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