優(yōu)化檔案服務(wù)理念 提升檔案服務(wù)水平

文/國家國防科工局核技術(shù)支持中心 段晶晶

服務(wù)是檔案工作的性質(zhì)所決定的，是檔案工作一個永恒的主題。找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)的切入點，做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的服務(wù)對象，提供高層次的檔案信息服務(wù)。新常態(tài)下的檔案工作要求每一個檔案工作者必須與時俱進，探討研究檔案工作的特點與規(guī)律，優(yōu)化檔案服務(wù)的思想理念、服務(wù)理念、創(chuàng)新理念，改進工作方式，提升檔案服務(wù)的水平。

一.優(yōu)化思想理念，提升檔案服務(wù)水平

管理理念落后影響檔案作用的發(fā)揮，檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發(fā)揮程度。

首先，從思想上優(yōu)化思想理念，正確認識管理與服務(wù)的關(guān)系?！肮芾怼焙汀胺?wù)”并重，兩手都要抓，兩手都要硬。服務(wù)到位，管理才會更順暢；管理清晰，服務(wù)才會更有針對性。檔案工作的特點是繁瑣、重復(fù)，每天都在重復(fù)著同樣的工作內(nèi)容，但是只要你用心去做，你會發(fā)現(xiàn)每天都是不一樣的，你每天都會收獲進步的喜悅，如果僅因“要我為人民服務(wù)”而服務(wù)，而沒有從心底里形成“我要為人民服務(wù)”的意識，這樣的“服務(wù)”，自然不會讓別人感到你的真情實感，只有做到“管理”和“服務(wù)”雙給力，服務(wù)工作才能做實做好。

其次要做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，因為這是提升服務(wù)質(zhì)量的前提。一是檔案管理制度化。建立健全檔案材料的歸檔制度，自覺執(zhí)行檔案管理的各項制度，使每項工作都制度化，保證各項工作井然有序地開展。二是檔案管理規(guī)范化。提高檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，嚴格按照各類檔案整理《標(biāo)準(zhǔn)》認真細致地做好對每一份文件的鑒別、收集、分類、整理，鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)，達到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)，方便利用的要求。三是檔案管理現(xiàn)代化。在信息技術(shù)飛快發(fā)展的今天，要充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的作用，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，建立檔案資料查閱平臺，逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享。四是檔案管理效益化。在工作中注重實效，在嚴格執(zhí)行保密制度的前提下，改變傳統(tǒng)的管理方式，堅持熱情、主動服務(wù)，利用必要手段和途徑，為檔案利用創(chuàng)造有利條件，實現(xiàn)檔案價值由靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)為動態(tài)服務(wù)。五是檔案管理人本化。檔案利用與保密從根本上說，既對立又統(tǒng)一，二者之間是矛盾統(tǒng)一的辯證關(guān)系。保存檔案的目的，是為了提供檔案給需求者使用，但并不是說可以無條件地借閱利用，而是在保護檔案所有者權(quán)益的基礎(chǔ)上，有時間、地點、范圍限制地利用。對哪些檔案要保密，哪些檔案不保密，保密期限的長短等要嚴格按照有關(guān)規(guī)定妥善處理，實現(xiàn)利用與保密二者協(xié)調(diào)地管理，準(zhǔn)確地掌握，有效地保密，充分地利用。

二.優(yōu)化服務(wù)理念，提升檔案服務(wù)水平

檔案工作服務(wù)功能與生俱來，服務(wù)功能隨時代而變。新常態(tài)下的檔案服務(wù)工作必須進一步優(yōu)化服務(wù)理念，樹立開放意識、超前意識、參與意識和跟蹤意識，在服務(wù)內(nèi)容和形式上不斷適時調(diào)整，把服務(wù)工作做實做好。

（一）堅持原則。檔案管理需要很強的原則性。管理的過程就是履行單位的規(guī)章制度以及相關(guān)的政策、法規(guī)。在這些剛性政策、法規(guī)與制度面前，必須做到以制度為準(zhǔn)繩，忠于職守，堅持原則。

（二）提高業(yè)務(wù)能力。檔案管理必須與時俱進。但要適應(yīng)新常態(tài)，實現(xiàn)新作為，勝任檔案管理工作，管理人員必須樹立終身學(xué)習(xí)的理念，增強學(xué)習(xí)的內(nèi)在自覺性，除了加強檔案業(yè)務(wù)新理論、新知識、新技術(shù)、新方法學(xué)習(xí)外，還要掌握網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)、計算機新知識、文秘寫作、安全保密等知識，使自身理論知識、專業(yè)技能和實踐經(jīng)驗不斷得到補充和完善。對工作中遇到的困惑與疑問，要勤于思考，善于學(xué)習(xí)，對工作中遇到的困惑與疑問，不斷提升多角度思考問題、多路徑解決問題的能力。

（三）端正工作態(tài)度。態(tài)度決定一切，端正工作態(tài)度需從以下三個方面努力：一是正確認識檔案服務(wù)工作的重要意義。態(tài)度決定行為，因此優(yōu)質(zhì)的服務(wù)首先是態(tài)度問題，要求我們每一個檔案工作者增強服務(wù)意識和工作的主動性、前瞻性，對工作表現(xiàn)出熱情、尊重和關(guān)注。責(zé)任感是一個人做好任何一件事都不可或缺的品質(zhì)。要切實增強自身的政治責(zé)任感和職責(zé)使命感，以強烈的事業(yè)心、嚴肅認真的工作態(tài)度和一絲不茍的工作作風(fēng)，嚴格按照工作程序處理好每一項事務(wù)，扎實做好本職工作。二是熱愛自己的崗位，熱愛本職工作，具備做好服務(wù)的強烈愿望和主動精神，不斷增強事前、事后服務(wù)意識，本著高度負責(zé)、一絲不茍的態(tài)度，遵照習(xí)總書記提出的“服務(wù)態(tài)度不僅要勤、要誠，還要靈活”的要求，著力提升服務(wù)水平。

（四）提升工作效率。檔案管理的目的之一是為了提高效率，減少漏洞。檔案文件資料紛繁復(fù)雜，程序日復(fù)一日，單調(diào)重復(fù)，要時刻牢記自己的責(zé)任，在工作中做到整理規(guī)范、存放規(guī)范、借閱規(guī)范，把工作落實到檔案保管運行所涉及的重點部位、重點人員和重點環(huán)節(jié)上，分清層次、認真思考、厘清輕重緩急，積極探索檔案管理工作的特點和規(guī)律，努力提升工作效率。

三．優(yōu)化創(chuàng)新理念，提升檔案服務(wù)水平

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案管理面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)，檔案管理正處于傳統(tǒng)手段和現(xiàn)代技術(shù)交替重疊當(dāng)中，傳統(tǒng)的經(jīng)驗式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論與現(xiàn)代信息化管理有許多不相適應(yīng)之處，僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的檔案管理時代一去不復(fù)返了。時代給檔案管理部門和人員提出了新的要求和挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)該從以下幾個方面優(yōu)化和提升創(chuàng)新理念，跟上時代前進的步伐。

一是觀念創(chuàng)新。思想觀念的創(chuàng)新是工作內(nèi)容創(chuàng)新的前提，管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。突出強化兩種意識：一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識。二是要進一步強化檔案利用的效率意識。

二是管理創(chuàng)新。按檔案管理規(guī)律建立一套符合本單位需要的科學(xué)的檔案組織管理制度，其含義是指按檔案工作一般規(guī)律要建立健全文件歸檔制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案保管制度、檔案利用制度等，用制度規(guī)范檔案管理工作。全面提升檔案管理工作。

三是方法創(chuàng)新。檔案管理的工作方法創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息等為一體的“檔案信息中心”。從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換，充分發(fā)揮檔案工作的信息支撐作用。

四是服務(wù)創(chuàng)新。信息化時代，檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，檔案工作人員首先要樹立主動服務(wù)的理念，檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶之所急，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工和轉(zhuǎn)化、變被動服務(wù)為主動服務(wù)，甚至超前服務(wù)，促進檔案管理由靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)為動態(tài)服務(wù)。

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