檔案工作安全管理初探

文/上?？颂敳讳P鋼有限公司 陸珠英

筆者擬通過對安全管理的應(yīng)用與方式進(jìn)行研究，結(jié)合檔案室安全管理特性，分析檔案機(jī)構(gòu)的安全管理模式，探索新興技術(shù)、管理手段在檔案機(jī)構(gòu)安全體系建設(shè)運(yùn)用中的必要性、可行性及具體實施路徑，達(dá)到保護(hù)檔案安全、維護(hù)社會穩(wěn)定的目的。

一、現(xiàn)代安全管理的內(nèi)涵

現(xiàn)代安全管理是一門技術(shù)科學(xué)，它是介于基礎(chǔ)科學(xué)與工程技術(shù)之間的綜合性科學(xué)。它強(qiáng)調(diào)理論與實踐的結(jié)合，更重視科學(xué)與技術(shù)的全面發(fā)展?，F(xiàn)代安全管理的特點(diǎn)是把人、物、環(huán)境三者進(jìn)行有機(jī)聯(lián)系，試圖控制人的不安全行為、物的不安全狀態(tài)和環(huán)境的不安全條件，解決人、物、環(huán)境之間不協(xié)調(diào)的矛盾，排除影響工作效益的人和物質(zhì)的阻礙事件。從科學(xué)性和技術(shù)性這兩方面，給現(xiàn)代安全管理下定義：現(xiàn)代安全管理是研究人、物、環(huán)境三者之間的協(xié)調(diào)性，對安全工作進(jìn)行決策、計劃、組織、控制和協(xié)調(diào)；在法律制度、組織管理、技術(shù)和教育等方面采取綜合措施，控制人、物、環(huán)境的不安全因素，以實現(xiàn)安全生產(chǎn)為目的的一門綜合性學(xué)科。安全管理在解決系統(tǒng)中的安全問題上從兩個方面考慮：一是借助于法律制度、組織管理和教育控制人的不安全行為。二是借助于技術(shù)措施和管理控制物的不安全因素，改善作業(yè)環(huán)境。安全管理實質(zhì)上就是對人、物、環(huán)境的系統(tǒng)管理。

二、現(xiàn)代安全管理在檔案機(jī)構(gòu)管理中的應(yīng)用

檔案室的安全管理作為檔案安全的組成部分之一，既遵循管理的普遍規(guī)律、服從管理的基本原理，又有其特殊的原理。檔案室的安全管理逐步由原來的事故管理發(fā)展到現(xiàn)在的隱患管理，凸出強(qiáng)化超前和預(yù)防管理，從建立在事故致因理論基礎(chǔ)上的管理發(fā)展到現(xiàn)代科學(xué)管理，從傳統(tǒng)的行政手段、經(jīng)濟(jì)手段以及常規(guī)的監(jiān)督檢查發(fā)展到現(xiàn)代的法治手段、科學(xué)手段和文化手段，從基本的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理發(fā)展到以人為本、科學(xué)管理的技巧與方法，使檔案室在安全管理上有質(zhì)的飛躍。同時，檔案室還需通過制定一系列安全管理法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)和較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩芾眢w系，如：安全管理組織體系、安全責(zé)任體系、安全管理信息體系、安全管理制度體系等，確立了“安全第一、預(yù)防為主”的安全方針，通過建立健全檔案部門、檔案室安全管理組織架構(gòu)，對促進(jìn)檔案安全管理起重要作用。下面以企業(yè)單位檔案部門、室為例來談?wù)剻n案安全管理。

現(xiàn)今，各大企業(yè)單位檔案室也是我國檔案管理體系和網(wǎng)絡(luò)中不可忽視的分支，它既豐富了檔案資源、又便于收集、保管和利用，是公共檔案館外的補(bǔ)充與延伸。它不但是企業(yè)檔案的重要組成部分，也直接關(guān)系企業(yè)的傳承與創(chuàng)新。目前企業(yè)檔案部門、檔案室的安全管理防火、防盜、防災(zāi)害事故工作均由企業(yè)安全職能部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)。由于多數(shù)企業(yè)檔案庫房由辦公室改建而成，往往因資金問題修建不達(dá)標(biāo)，造成線路老化、消防設(shè)施缺損等安全隱患。雖制定了各類安全管理制度，但有章不循、有法不依，使制度多流于形式，淪為表面文章。此外，檔案交接時手續(xù)不嚴(yán)格，易造成檔案損壞和散失。檔案部門、檔案室工作人員安全意識淡漠，責(zé)任心不強(qiáng)，也是企業(yè)檔案的安全問題之一。目前，企業(yè)檔案部門已意識到了自身的不足，基本加強(qiáng)了防盜設(shè)施建設(shè)，安裝了防盜門窗，有些檔案室在重點(diǎn)部位加設(shè)紅外線防盜報警系統(tǒng)及防盜視頻監(jiān)控系統(tǒng)。企業(yè)安全職能部門也加大了夜間值班巡邏，對庫房管理嚴(yán)格實行雙人制，對電氣設(shè)備和電線電路進(jìn)行統(tǒng)一管理，加大了檢查力度，強(qiáng)化了安全管理。如：我公司在檔案安全管理上做得比較好，在檔案室進(jìn)出的門上設(shè)有專職人員的門禁卡及紅外線報警裝置系統(tǒng)，并在主要通道上裝有探測點(diǎn)，8小時以外有公司保安人員每隔1小時定點(diǎn)刷卡，做好巡視檢查記錄。檔案室的安全要素不僅僅限于傳統(tǒng)意義上的選址安全、室?guī)旖ㄖ?、門禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)、給排水設(shè)施、電源電器、檔案裝具、信息化管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)安全、機(jī)構(gòu)人員、規(guī)章制度、管理措施等，還應(yīng)增添突發(fā)應(yīng)急防范預(yù)案、安防技術(shù)革新運(yùn)用等關(guān)鍵要素。在結(jié)合現(xiàn)代安全管理理念的基礎(chǔ)上，打造行之有效的安全管理體系，從而確保檔案安全與社會穩(wěn)定。構(gòu)建與完善安全管理體系。檔案部門、室的安全建設(shè)原則是“以防為主，防治結(jié)合”。保障安全、防范風(fēng)險是實踐之所需的各項工作之前提。

一是提高技術(shù)防范手段，加強(qiáng)安全管理。門禁系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、防盜監(jiān)控系統(tǒng)為檔案室筑起了三道安全防護(hù)屏障，構(gòu)成了檔案室技防的堅實基礎(chǔ)。然而檔案室由于室藏數(shù)量大、類目繁多、齊全，進(jìn)出人員頻繁等特點(diǎn)，對三大系統(tǒng)的安全指數(shù)又提出了更為嚴(yán)苛的要求?，F(xiàn)行的門禁按識別方式可分為感應(yīng)ID/IC卡門禁；生物識別門禁如：指紋識別門禁、人臉（面相）識別門禁、掌紋（掌形）識別門禁和虹膜識別門禁等；磁卡識別門禁和密碼識別門禁。門禁按數(shù)據(jù)的處理方式可分為獨(dú)立式門禁（無門禁數(shù)據(jù)存儲和智能控制管理功能）和聯(lián)網(wǎng)式門禁（具有門禁數(shù)據(jù)存儲功能，配備管理軟件，可進(jìn)行智能控制管理），聯(lián)網(wǎng)式門禁主機(jī)又分為門禁一體機(jī)和門禁分體控制器。由于計算機(jī)處理指紋時，只是涉及了指紋的一些有限信息，而且比對算法并不是精確匹配，其結(jié)果也不能保證100%準(zhǔn)確。但其安全性比相同可靠性級別的“用戶ID+密碼”方案的安全性高得多。在現(xiàn)實工作中，我們較多采用一個有效的辦法是比對兩個或更多的指紋，從而在不損失易用性的同時，極大地提高了系統(tǒng)安全性。目前檔案室內(nèi)較多采用雙指紋門禁系統(tǒng)和獨(dú)立式門禁。如：人臉識別是門禁管理系統(tǒng)信息技術(shù)、電子通訊技術(shù)和生物識別技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，是實現(xiàn)安全防范管理的有效措施，它具有獲取信息直接、隱蔽、安全性高等特點(diǎn)，是一種易被人們接受的非侵犯人權(quán)識別方法，將其使用于門禁系統(tǒng)，能進(jìn)一步加強(qiáng)安全管理，消除安全隱患。人臉識別的引入，能規(guī)范外來人員出入，做好員工進(jìn)出辦公樓及庫房記錄、甚至可以完善考勤功能。門禁系統(tǒng)的技術(shù)革新，不僅能有效預(yù)防外來人員隨意進(jìn)出現(xiàn)象，更能使安全級別上升，提高員工遵章守紀(jì)意識，大大提升工作效能。目前檔案館的防盜監(jiān)控系統(tǒng)多以視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)為主，采用硬盤錄像機(jī)為核心的第二代準(zhǔn)數(shù)字化視頻監(jiān)控系統(tǒng)，利用視頻探測技術(shù)、監(jiān)視設(shè)防區(qū)域并實時顯示、記錄現(xiàn)場圖像，它主要包含前端設(shè)備、傳輸設(shè)備、處理/控制設(shè)備和記錄/顯示設(shè)備四部分。與傳統(tǒng)的模擬監(jiān)控模式相比，基于數(shù)字硬盤錄像機(jī)的準(zhǔn)數(shù)字化視頻監(jiān)控系統(tǒng)不亞于一次飛躍，擺脫了傳統(tǒng)模擬監(jiān)控必須敷設(shè)光纜的局限性，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)大為簡化。但是，由于其本身技術(shù)架構(gòu)的局限性，數(shù)字硬盤錄像機(jī)始終無法解決基于網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程集中監(jiān)控應(yīng)用中的圖像傳輸延時過長、無法實現(xiàn)多路同時監(jiān)控、集成性差等問題。

二是在消防系統(tǒng)方面，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)要求辦事。按照檔案室建筑性質(zhì)、面積和高度，設(shè)置室內(nèi)外消防栓系統(tǒng)、水噴淋系統(tǒng)及重要部位的氣體滅火系統(tǒng)，按設(shè)置要求配備消防水箱、消防泵、消火栓、報警閥組、噴頭、水流指示器、壓力開關(guān)及煙霧報警系統(tǒng)等。在2014年2月，美國數(shù)據(jù)安全企業(yè)鐵山公司(Iron Mountain)位于阿根廷首都布宜諾斯艾利斯市的檔案資料倉庫于當(dāng)?shù)貢r間5日上午起火坍塌，致9人遇難、6人重傷。2014年，藏有大量英國官方歷史文獻(xiàn)的英國國家檔案館附近發(fā)生火災(zāi)，該檔案館隨后宣布暫時停止對公眾開放，以進(jìn)一步處理善后工作。所以檔案部門、檔案室消防設(shè)置時，應(yīng)充分結(jié)合科技強(qiáng)消，通過物聯(lián)網(wǎng)、云計算，強(qiáng)化防范和監(jiān)督管理措施的技術(shù)含量，確保檔案室消防標(biāo)準(zhǔn)有一定的前瞻性；并結(jié)合消防安全“四個能力”的建設(shè)，在強(qiáng)化檔案部門、檔案工作人員自身消防安全能力上下功夫，從人防、技防，硬件、軟件等方面制定管用的措施，切實增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的有效性。

三是構(gòu)建各類規(guī)章制度，落實責(zé)任。檔案工作的收集準(zhǔn)確性與完整性也和企業(yè)的生存有著密切的關(guān)系，它為企業(yè)生產(chǎn)的盈利穩(wěn)定做出了積極貢獻(xiàn)。也許很多人會不甚理解，檔案工作不就是保管一下文件資料嗎？顯然，這個觀點(diǎn)已不合時宜。隨著時代的發(fā)展、社會的進(jìn)步，無論是企業(yè)單位還是廣大民眾，他們對檔案工作提出了更多的服務(wù)要求。也越來越依賴查閱檔案的真實記錄。因此，檔案工作的職能不僅僅局限于保管，更重要的是將檔案資源進(jìn)行開發(fā)和利用，將“死檔案”變成“活檔案”，讓有限的檔案資源充分發(fā)揮作用。所以，我作為一名企業(yè)基層檔案工作人員，不僅是保管檔案資料，更重要的是如何準(zhǔn)確地、完整地提供檔案的信息，為廣大利用者服務(wù)。也是鑒定我平時檔案工作中收集質(zhì)量的重要依據(jù)，其重要性是不言而喻的。提供正確的信息，直接影響檔案的內(nèi)在利用效果，檔案資料收集后必須安全保管，制訂詳細(xì)的計劃，做到有章可循，有法可依。明確責(zé)任主體，來強(qiáng)化檔案工作人員的責(zé)任性，不斷地提高自身素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

不斷加強(qiáng)檔案工作軟件和硬件建設(shè)。面對辦公條件有限、經(jīng)費(fèi)有限等狀況，因地制宜，想方設(shè)法，把檔案部門、室建設(shè)得小而精、功能全，小中見大，小中透雅，服務(wù)于廣大利用者。同時必須提前規(guī)劃重要檔案重要區(qū)域的安全防護(hù)體系，做到“人防、物防、技防”三合一。在資源可控、經(jīng)費(fèi)允許的前提下，適時引用新技術(shù)，超前布防，消除隱患、降低災(zāi)禍，達(dá)到守護(hù)檔案萬無一失的最終目的。

[1] 張鵬.高校數(shù)字化檔案安全管理體系研究.蘭臺世界，2013(29).

[2] 楊安蓮.論電子文件信息安全保障體系的構(gòu)建.檔案學(xué)研究，2010(5).