新時(shí)期檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新和發(fā)展

文/唐山市豐潤區(qū)檔案局 陳艷

一、檔案利用服務(wù)工作創(chuàng)新的必要性

（一）檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新是信息社會(huì)發(fā)展的客觀要求。近年來，社會(huì)在不斷地發(fā)展和進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)也日新月異。隨著時(shí)間的推移，我國各行各業(yè)的服務(wù)已經(jīng)趨于信息化服務(wù)。而信息化的進(jìn)程又推動(dòng)了文件檔案的生成，推動(dòng)了檔案的運(yùn)用和管理方式的發(fā)展。

（二）檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新，是推動(dòng)檔案事業(yè)和檔案信息化建設(shè)的必然要求。新時(shí)代的中國已經(jīng)完全進(jìn)入了信息時(shí)代。檔案工作是用來存儲(chǔ)信息的，并且需要在必要時(shí)調(diào)取檔案來對(duì)其進(jìn)行利用，那么檔案利用服務(wù)就顯得尤為重要，需要得到強(qiáng)化。

（三）檔案利用服務(wù)工作的創(chuàng)新，是提高檔案部門社會(huì)影響的重要手段。我國改革開放以來，雖然時(shí)代在不停地進(jìn)步，但是很多人的觀念還沒有得到轉(zhuǎn)變。人們受到傳統(tǒng)意識(shí)的影響，具有比較陳舊的文化觀念，所以很多公民認(rèn)為檔案是非常神秘的。絕大多數(shù)的公民對(duì)于檔案的概念沒有清楚的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案的意識(shí)也相當(dāng)薄弱，把檔案部門當(dāng)成一個(gè)非常神秘的部門。造成這一現(xiàn)狀的原因比較多。

二、檔案利用服務(wù)工作中的漏洞

（一）檔案部門比較封閉。自從檔案開始使用，檔案部門對(duì)檔案的管理工作就比較嚴(yán)密，使得檔案部門直到目前還處于封閉狀態(tài)，并沒有主動(dòng)上門為公民服務(wù)的意識(shí)。在一部分檔案部門中，還保持比較傳統(tǒng)的工作方法，其工作比較固定，主要有四個(gè)方面，分別為接收檔案、編目立卷、入庫上架和查閱調(diào)卷等。換言之，檔案部門目前只是一個(gè)保管檔案的部門，類似于圖書館管理圖書；而在利用服務(wù)方式方面，檔案管理部門的服務(wù)也很被動(dòng)，保持在問和查兩個(gè)方面。雖然目前我國已經(jīng)強(qiáng)調(diào)檔案的利用工作，但是大多數(shù)檔案部門還沒有做好對(duì)檔案的利用工作，檔案成為不能夠利用的資源，自然就體現(xiàn)不出檔案的價(jià)值。

（二）館藏結(jié)構(gòu)單一。在我國大多數(shù)的檔案部門中，比較重視對(duì)文書方面、科技方面和專業(yè)方面的檔案，但是卻對(duì)名人方面、專利方面、實(shí)物方面和聲像方面的檔案收集不到位，甚至有一些檔案部門對(duì)后者的存儲(chǔ)量為零，這就體現(xiàn)出我國檔案部門的館藏量非常少的現(xiàn)狀，自然在利用檔案時(shí)，就會(huì)受到局限。

（三）檔案管理的技術(shù)手段比較落后。目前而言，我國大多數(shù)的檔案管理部門對(duì)檔案的接收仍然還停留在紙質(zhì)檔案，卻缺乏對(duì)一些新型載體中檔案的接收，比如光盤或是磁盤中存儲(chǔ)的檔案。然而目前我國各個(gè)服務(wù)部門都趨于信息化，如果還停留在紙質(zhì)檔案的管理，將大大降低檔案部門對(duì)檔案的管理效率。目前而言，我國的檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的操作方式中，主要依靠手工操作，所以其管理效率比較低。然而當(dāng)今信息技術(shù)在飛速發(fā)展，這一操作方法與目前信息技術(shù)的發(fā)展背道而馳。這一技術(shù)上的差距導(dǎo)致檔案工作的發(fā)展受到制約。

三、新時(shí)期檔案利用服務(wù)工作創(chuàng)新的對(duì)策

（一）檔案工作人員服務(wù)理念的更新。檔案管理部門工作人員的工作理念不能夠停留在陳舊的狀態(tài)中，還應(yīng)該不斷地更新自己的服務(wù)理念。檔案管理部門的工作人員應(yīng)該主要從兩個(gè)方面入手。其一，要轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)意識(shí)，重視起上門服務(wù)。在管理檔案的實(shí)際工作中，需要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不僅僅要對(duì)自己所服務(wù)的部門提供服務(wù)，還需要關(guān)注整個(gè)社會(huì)的服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)自己對(duì)社會(huì)各方面的服務(wù)能力。其二，檔案工作人員需要適當(dāng)?shù)貙?duì)檔案中的資料進(jìn)行開放，使得檔案不僅僅是被收藏的紙張，而是作為一種資料被廣泛傳播。同時(shí)，工作人員不能僅僅等著利用者主動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行查詢，還需要將資料在社會(huì)上開放傳遞，使得檔案成為公民的資料庫。

（二）檔案利用工作模式的創(chuàng)新。我國的很多檔案管理部門還使用傳統(tǒng)的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是傳統(tǒng)的管理方式只是停留在對(duì)檔案的查詢、借閱，使得檔案利用的發(fā)展受到極大的制約。所以檔案部門的工作人員可以從以下方面入手，在檔案利用工作模式上進(jìn)行創(chuàng)新。

其一，檔案部門的工作人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案作用的宣傳工作，利用自身的特點(diǎn)，將一些重大展覽等重要信息傳播出去，讓社會(huì)各界的人員都能夠參與其中，從而加深對(duì)檔案的了解，使得檔案在公民們心中不再是神秘的資料，而是可以隨時(shí)利用的資源。同時(shí)，有助于大家對(duì)信息進(jìn)行有效的收集。另外，工作人員還可以利用好其他載體對(duì)檔案進(jìn)行宣傳，比如通過電視或者網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、廣播等，讓社會(huì)各界的人士都可以增加對(duì)檔案的利用。

其二，在檔案部門中，供人們查閱的資料大多是檔案的原件。如果使用的時(shí)間較長，查閱的人數(shù)較多，就會(huì)使得檔案材料受到損壞。而檔案管理部門要做到完好保存材料，所以工作人員需要具有較強(qiáng)的編纂能力，將檔案材料中的文獻(xiàn)材料進(jìn)行準(zhǔn)確的編纂，這樣既保證檔案材料完好，又不影響人們查閱資料。工作人員需要保證編纂材料的準(zhǔn)確性，保證材料的結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容充分。同時(shí)，檔案管理部門也可以發(fā)展技術(shù)手段，將材料通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給利用者。