辦公室信息的收集與檔案應(yīng)用

文/西安航天動(dòng)力測(cè)控技術(shù)研究所 周鴻

單位辦公室作為單位內(nèi)部的中心樞紐部門，在整個(gè)單位運(yùn)作中占有十分重要的位置，是單位對(duì)外的窗口，并起到了上情下達(dá)、下情上報(bào)的連接作用。單位信息的收集和檔案作為單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，對(duì)促進(jìn)單位的未來(lái)發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用，為此，在新時(shí)期，現(xiàn)代單位必須充分認(rèn)識(shí)到信息檔案在單位發(fā)展中的重要作用，積極做好辦公室的信息收集和檔案應(yīng)用工作，以不斷提升辦公室的工作水平和工作效率。

一、單位辦公室信息收集以及檔案管理工作的特點(diǎn)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，單位辦公室的信息管理工作已經(jīng)開始以計(jì)算機(jī)為中心，并通過各類現(xiàn)代化的辦公設(shè)備對(duì)各類信息進(jìn)行快速的收集、整理、儲(chǔ)存與使用。單位辦公室信息收集工作的具體特點(diǎn)可以從以下幾方面分析。首先，信息的來(lái)源廣，數(shù)量多，傳播速度快。單位在其日常的運(yùn)營(yíng)工作中，必須進(jìn)一步增強(qiáng)信息收集工作的敏銳性，對(duì)于單位內(nèi)外部的重要信息進(jìn)行及時(shí)地報(bào)送，以確保單位管理層能夠及時(shí)掌握情況，作出反應(yīng)。其次，單位辦公室的信息收集工作具有很強(qiáng)的參謀性。單位辦公室對(duì)真實(shí)可靠信息的收集，可以及時(shí)反映單位問題，幫助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)快速掌握單位發(fā)展?fàn)顩r，并有針對(duì)性地制定解決問題的對(duì)策。但是，單位辦公室還必須主動(dòng)對(duì)信息的深度進(jìn)行開發(fā)，不斷挖掘信息的深度和廣度，并及時(shí)做好檔案存儲(chǔ)工作，為單位的發(fā)展提供真實(shí)的信息記錄。最后，單位辦公室的信息收集工作和檔案管理工作逐漸向著信息化方向發(fā)展，單位需要制定完善的檔案利用信息收集標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)對(duì)檔案的利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，以便為單位的未來(lái)發(fā)展提供更加真實(shí)可靠的信息依據(jù)。

二、新時(shí)期加強(qiáng)單位辦公室信息收集與檔案管理的對(duì)策

加強(qiáng)單位辦公室的信息收集和檔案應(yīng)用管理工作可以有效提升單位管理效率，打破單位封閉的信息收集局面，在單位內(nèi)部形成全方位、多視角的信息檔案系統(tǒng)，提高單位內(nèi)部的信息傳遞效率。為此，筆者從以下幾方面分析加強(qiáng)單位辦公室信息收集與檔案管理的對(duì)策。

（一）現(xiàn)代單位必須創(chuàng)新單位發(fā)展理念，高度重視信息收集和單位檔案應(yīng)用工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該始終將信息的收集和檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來(lái)抓，并在單位內(nèi)部形成共同做好檔案管理工作的良好氛圍，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為單位檔案工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。為此，單位辦公室的檔案室必須制定嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)信息收集和檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)一步改進(jìn)辦公室的檔案管理?xiàng)l件，通過引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)單位信息的電子化處理，提高單位檔案的查全率和查準(zhǔn)率。比如，為了提高檔案應(yīng)用的有效性，辦公室可以將信息的收集進(jìn)行分類歸納，將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)加以有效整合，充分發(fā)揮單位檔案的作用和功能。

（二）單位辦公室要注意提高信息檔案的利用效率。辦公室可以通過豐富單位辦公室的檔案門類以及內(nèi)容等，不斷完善單位內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)單位檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。除此之外，單位還必須加強(qiáng)信息檔案的安全管理工作，提高單位信息數(shù)據(jù)的安全意識(shí)，比如，單位可以依照檔案工作規(guī)范，在辦公室開展檔案分類大綱的編修工作，確保各類信息檔案數(shù)據(jù)的完整性、安全性和系統(tǒng)性。

（三）單位辦公室必須注重對(duì)單位內(nèi)部各類日常信息資源的收集工作，為檔案存儲(chǔ)奠定基礎(chǔ)。單位要想提高檔案應(yīng)用的效率，就必須確保信息資源的完整性，對(duì)收集到的信息資源進(jìn)行及時(shí)的存儲(chǔ)保存，并做好相關(guān)的移交工作；對(duì)于委托人的文件內(nèi)容，必須按照國(guó)家的相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行保存，不能隨意公開或者泄露單位內(nèi)部的工作機(jī)密；除此之外，單位辦公室的檔案服務(wù)部門對(duì)檔案的整理工作也應(yīng)該符合國(guó)家規(guī)定的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。比如，在單位信息的日常收集工作中，相關(guān)工作人員必須要有積極的參與意識(shí)，深入了解單位各項(xiàng)活動(dòng)的內(nèi)容，了解單位各個(gè)部門的工作進(jìn)展和具體安排，以更加快速地為單位發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。

（四）單位辦公室應(yīng)該創(chuàng)新信息收集和檔案管理理念，注重信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用?，F(xiàn)階段很多單位辦公室的信息資源存在信息收集不全面，部門之間缺乏有效溝通的問題，為此，單位辦公室的主管部門可以通過采用相關(guān)信息技術(shù)，在單位內(nèi)部實(shí)行信息收集、管理、鑒定、檢索的信息化建設(shè)，對(duì)于工作中存在的信息數(shù)量過大、內(nèi)容籠統(tǒng)等問題，借助信息技術(shù)手段對(duì)其進(jìn)行細(xì)化分類，優(yōu)化檔案的種類，以更方便相關(guān)工作人員快速查找所需要的信息資源。

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