淺談辦公室如何“升級(jí)”信息工作

文/渤海鉆探工程公司 江濤 田金利 尚佳 季偉

新形勢(shì)下，辦公室如何更好地發(fā)揮信息工作“服務(wù)決策、溝通情況、推動(dòng)工作”的職能作用？這就需要辦公室在“優(yōu)化服務(wù)、精細(xì)管理、完善機(jī)制”上下功夫，創(chuàng)新方法，嚴(yán)細(xì)管控，精心打造信息工作“升級(jí)版”。

一、發(fā)揮“三個(gè)作用”，凸顯信息工作新作為

參政設(shè)謀是辦公室的一項(xiàng)重要職能，而信息工作是體現(xiàn)水平和成效的重要工作之一。辦公室要高度重視并充分發(fā)揮信息的重要作用，努力在三個(gè)方面狠下功夫，不斷提升信息服務(wù)水平。

（一）以文輔政，發(fā)揮“參謀部”作用。一是輔助決策要力求設(shè)謀全局。要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去挖掘和編寫信息，既做到“參之有道、謀之有方”，又做到“言之有效”，更做到“領(lǐng)導(dǎo)未思有所謀，領(lǐng)導(dǎo)未聞?dòng)兴I(lǐng)導(dǎo)未示有所行”，實(shí)現(xiàn)信息工作與企業(yè)的中心工作和領(lǐng)導(dǎo)思路合拍共振。要注重調(diào)查研究，摸清實(shí)情，找準(zhǔn)與本單位、本部門工作實(shí)際的“結(jié)合點(diǎn)”，深入挖掘高質(zhì)量信息，不斷提高參謀輔政質(zhì)量。二是信息服務(wù)要力求高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。信息工作的著力點(diǎn)是讓領(lǐng)導(dǎo)掌握真實(shí)的情況，為決策打基礎(chǔ)，是領(lǐng)導(dǎo)的“千里眼”。必須把領(lǐng)導(dǎo)時(shí)刻關(guān)注的、正在思考的、有待了解的問題，作為信息工作的切入點(diǎn)，切實(shí)把握各階段重點(diǎn)工作，有選擇性地采編能夠帶動(dòng)全局的信息，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供第一手資料。渤海鉆探公司辦公室每年集中一個(gè)多月的時(shí)間，編發(fā)基層單位貫徹落實(shí)年度工作會(huì)議精神情況，幫助領(lǐng)導(dǎo)了解面上工作進(jìn)展，為公司調(diào)整有關(guān)政策、采取針對(duì)性措施提供依據(jù)。三是信息編寫力求精益求精。要樹立精品意識(shí)，盡可能地用最明確的形式反映最真實(shí)的情況，用最簡(jiǎn)短的篇幅容納最豐富的內(nèi)容，用最樸實(shí)的語(yǔ)言表達(dá)最深刻的道理，不斷增強(qiáng)信息的指導(dǎo)性、針對(duì)性和有效性。編寫信息要突出時(shí)代特征，避免老生常談、舊話連篇，要充分體現(xiàn)新思想、新語(yǔ)言、新風(fēng)格。要緊緊抓住實(shí)際工作中的亮點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)和盲點(diǎn)，深入挖掘信息的價(jià)值，不斷提升信息質(zhì)量，使信息更好地服務(wù)決策。

（二）精優(yōu)服務(wù)，發(fā)揮“情報(bào)部”作用。信息作為領(lǐng)導(dǎo)的“情報(bào)部”，既能夠使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地了解決策實(shí)施、工作部署的情況，及時(shí)調(diào)整決策，使之更加科學(xué)有效；也可以使領(lǐng)導(dǎo)精準(zhǔn)全面地了解基層單位、基層職工的心聲和想法，有針對(duì)性地解決問題。要充分發(fā)揮好信息的“情報(bào)部”作用，必須在“三點(diǎn)”上尋求突破。一是緊扣“關(guān)注點(diǎn)”。要“圍繞中心、宣傳中心、服務(wù)中心”，準(zhǔn)確把握上級(jí)機(jī)關(guān)、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、關(guān)注的事項(xiàng)，挖掘和提煉有價(jià)值、有深度的信息，全面服務(wù)重點(diǎn)工作。二是抓住“閃光點(diǎn)”。要把挖掘特色信息作為提高信息質(zhì)量的重要抓手，緊緊抓住本行業(yè)的特色亮點(diǎn)、引人注目的工作經(jīng)驗(yàn)、成果等信息進(jìn)行編報(bào)，不斷提高信息的“含金量”。2014年，渤海鉆探公司針對(duì)國(guó)際市場(chǎng)開發(fā)特色和新疆市場(chǎng)提速經(jīng)驗(yàn)，先后編報(bào)了《渤海鉆探國(guó)際市場(chǎng)推進(jìn)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展》《渤海鉆探出實(shí)招助力“新疆大慶”建設(shè)成效顯著》等多篇信息，引起上級(jí)部門關(guān)注，分別被集團(tuán)公司值班信息轉(zhuǎn)發(fā)。三是捕捉“熱難點(diǎn)”。要每天關(guān)注新聞，及時(shí)了解國(guó)際突發(fā)事件和重大社會(huì)動(dòng)態(tài)中可能對(duì)本單位產(chǎn)生影響的情況，第一時(shí)間了解本單位應(yīng)對(duì)措施，第一時(shí)間編寫上報(bào)，確保時(shí)效。同時(shí)，注重捕捉本單位工作中隱藏或逐步暴露出來的一些事關(guān)全局的矛盾和問題，編報(bào)各種潛在性、苗頭性和傾向性的信息，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策。

（三）深挖細(xì)尋，發(fā)揮“信息部”作用。深入開展“精品信息工程”，在精挑細(xì)選收集信息，精雕細(xì)刻編寫信息，精益求精報(bào)送信息上下功夫，加大綜合信息、調(diào)研信息編報(bào)比例，實(shí)現(xiàn)信息由數(shù)量向質(zhì)量數(shù)量并舉、由單一信息向調(diào)研類綜合性信息、由“等”信息向“找”信息的升級(jí)轉(zhuǎn)變。一要扣準(zhǔn)“上情”。緊緊圍繞上級(jí)中心工作、重點(diǎn)工作和信息報(bào)送要點(diǎn)，準(zhǔn)確、及時(shí)編報(bào)反映本單位重點(diǎn)工作動(dòng)態(tài)、重大項(xiàng)目進(jìn)展等信息，確保上報(bào)的信息質(zhì)量高、路子對(duì)。二要吃透“企情”。圍繞本單位中心工作，主動(dòng)服務(wù)大局，及時(shí)反映領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注重點(diǎn)、基層工作亮點(diǎn)、工作熱點(diǎn)難點(diǎn)。三要把脈“下情”。全面服務(wù)基層一線，按照每個(gè)時(shí)期公司確定的工作主線，采取“層層剝筍”的辦法，深挖信息，深究根源，在提升、增厚、拓寬上做文章，不斷增強(qiáng)采編信息的深度。

二、完善“四個(gè)機(jī)制”，開創(chuàng)信息工作新境界

機(jī)制活則滿盤皆活。搞好信息工作，創(chuàng)新機(jī)制是引得“活水”的關(guān)鍵。要善于發(fā)現(xiàn)信息工作中存在的共性問題，有針對(duì)性地加以解決。通過對(duì)基層信息工作的分析研究，可以完善四個(gè)方面的工作機(jī)制，確保信息工作高效高質(zhì)開展。

（一）資源共享機(jī)制。信息工作的重要一環(huán)就是搜集材料，讓巧婦“有米”下鍋。但要拓寬信息的渠道，多渠道“找水”“尋米”，必須要建立“大信息”格局，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。有條件的單位可以整合資源，盡力實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息、黨務(wù)信息、網(wǎng)絡(luò)信息等各類信息的歸口管理，統(tǒng)一由一個(gè)部門負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)抓總。如一時(shí)無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類信息的統(tǒng)一歸口管理，也可組織與信息業(yè)務(wù)有關(guān)的部門，定期召開聯(lián)系會(huì)議，共商信息要點(diǎn)，共建信息資源庫(kù)，共通工作經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息、黨務(wù)信息、新聞報(bào)道的互享互通，使信息的“源”更多、“流”更廣。

（二）目標(biāo)考核機(jī)制。要提高信息工作人員的積極性和質(zhì)優(yōu)性，必須推行目標(biāo)考核機(jī)制。每年都要結(jié)合本單位實(shí)際，給信息工作人員下達(dá)信息量化考核指標(biāo)。指標(biāo)既要考核數(shù)量，更要考核質(zhì)量。每年給各基層單位下達(dá)報(bào)送信息最低指標(biāo)，同時(shí)，通過考核報(bào)送數(shù)和采用率兩個(gè)指標(biāo)，并對(duì)采用率實(shí)施加權(quán)計(jì)分方法，推動(dòng)信息報(bào)送數(shù)量與質(zhì)量同步運(yùn)行。同時(shí)，對(duì)考核結(jié)果實(shí)行季度通報(bào)、年度評(píng)比、年終表彰的方法，每季度對(duì)各部門、各單位信息采用情況進(jìn)行排名通報(bào)。每年評(píng)出“十佳信息工作先進(jìn)集體”和優(yōu)秀信息員，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，并將信息工作作為各部門、各單位辦公室年度績(jī)效考核和評(píng)先的重要依據(jù)之一，充分調(diào)動(dòng)各部門和各單位報(bào)送深層次、精品信息的積極性。

（三）素質(zhì)提升機(jī)制。人員素質(zhì)的高低決定了信息工作的質(zhì)量。在提高信息工作人員素質(zhì)方面，要突出做到“四個(gè)結(jié)合”。一是堅(jiān)持綜合培訓(xùn)與單項(xiàng)培訓(xùn)相結(jié)合。在集中組織綜合培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，采取一對(duì)一、上門式的培訓(xùn)方式，針對(duì)需求開展特色化培訓(xùn)，找準(zhǔn)短板補(bǔ)短板，提升專項(xiàng)工作能力。二是堅(jiān)持內(nèi)培與外培相結(jié)合。每年召開一次信息工作會(huì)，舉辦一期信息部門負(fù)責(zé)人和信息骨干培訓(xùn)班。與此同時(shí)，堅(jiān)持走出去，多參加上級(jí)部門、兄弟單位、業(yè)務(wù)部門組織的外部培訓(xùn)，開拓視野，擴(kuò)充知識(shí)面。三是堅(jiān)持現(xiàn)場(chǎng)交流與觀摩學(xué)習(xí)相結(jié)合。組織各片區(qū)辦公室之間在業(yè)務(wù)上進(jìn)行交流、觀摩，相互學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同提高。四是堅(jiān)持崗位實(shí)習(xí)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合。組織有崗位業(yè)務(wù)提升需求的基層辦公室工作人員到本單位辦公室進(jìn)行崗位實(shí)習(xí)交流，以輪訓(xùn)的方式，專項(xiàng)指導(dǎo)和快速提升辦公室工作人員素質(zhì)。經(jīng)過“四個(gè)結(jié)合”，實(shí)現(xiàn)基層信息員培訓(xùn)全覆蓋。

（四）全員辦信息機(jī)制。人多力量大、心齊泰山移。要注重發(fā)揮全員參與信息編報(bào)的積極性，在以信息工作人員為主收集、編報(bào)信息的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持全員辦信息制度不動(dòng)搖，集中群策、凝結(jié)群力、發(fā)揮群智，多渠道、全方位編報(bào)信息，形成上到辦公室主任、下到辦公室系統(tǒng)每名工作人員“人人肩上有膽子、人人參與搞信息”的全員辦信息格局，確保好的信息及時(shí)發(fā)現(xiàn)、高質(zhì)量編寫、快速度上報(bào)。

三、搭建“五個(gè)平臺(tái)”，打造信息工作新載體

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，各種信息傳遞、傳播的載體不斷涌現(xiàn)。如何充分利用好這些新媒介為信息工作做支撐、當(dāng)保障，需要辦公室著重搭建“五個(gè)平臺(tái)”。

（一）網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)信息的傳播速度和廣度是所有信息無法比擬的。要提高信息工作的效率，必須建立自己的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。要充分利用本單位網(wǎng)站，在“擴(kuò)版、增容”上下功夫，時(shí)時(shí)篩選各部門、各單位在網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布的各類信息，將重要信息分門別類地編審至新聞欄目，依托網(wǎng)站拓展信息源，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息傳播速度快的優(yōu)勢(shì)，不斷增強(qiáng)“第一時(shí)間意識(shí)”，努力做到“四個(gè)一，兩個(gè)高，一個(gè)確?！?，即：第一時(shí)間獲得第一手資料，第一速度提煉、加工、整理出一流的信息，高效高量上報(bào)信息，確保信息“站位高、內(nèi)容實(shí)、編報(bào)精、把關(guān)嚴(yán)、報(bào)送快”。

（二）經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)。經(jīng)驗(yàn)類的信息最能體現(xiàn)信息的質(zhì)量。要善于總結(jié)、收集、整理本單位和基層單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀做法，匯編成冊(cè)，印發(fā)基層，共享經(jīng)驗(yàn)，互學(xué)做法。渤海鉆探公司辦公室2011年至2013年，先后編著《精細(xì)管理經(jīng)驗(yàn)匯編》《平安之路——渤海鉆探公司安全文化建設(shè)與實(shí)踐》《工法創(chuàng)新集》3本書，收錄、整理、編撰了精細(xì)管理、安全文化建設(shè)、管理創(chuàng)新等方面的經(jīng)驗(yàn)200余篇，起到了互學(xué)經(jīng)驗(yàn)、共同提升的良好作用。

（三）專題簡(jiǎn)報(bào)平臺(tái)。專題簡(jiǎn)報(bào)是動(dòng)態(tài)總結(jié)、反映階段性工作進(jìn)展、工作經(jīng)驗(yàn)的一種信息媒介，是掌握基層動(dòng)態(tài)的“顯示屏”，反映各類問題的“預(yù)警器”，推進(jìn)工作落實(shí)的“助推器”。要結(jié)合上級(jí)部門重點(diǎn)工作部署，圍繞本單位全年重點(diǎn)工作，編寫專題簡(jiǎn)報(bào)，烘托活動(dòng)氛圍，提升工作效果。2014年，渤海鉆探公司辦公室圍繞公司開展的“節(jié)支降耗、挖潛增效”活動(dòng)，編發(fā)專題簡(jiǎn)報(bào)13期；結(jié)合公司開展的“三比”勞動(dòng)競(jìng)賽，分大港、華北、冀東3個(gè)市場(chǎng)推出“三比”勞動(dòng)競(jìng)賽專題簡(jiǎn)報(bào)30余期，為領(lǐng)導(dǎo)掌握基層動(dòng)態(tài)，單位之間相互學(xué)習(xí)提供了依據(jù)。

（四）行業(yè)專報(bào)平臺(tái)。行業(yè)專報(bào)是讓領(lǐng)導(dǎo)在第一時(shí)間了解到最新行業(yè)信息而設(shè)立的內(nèi)參信息，對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要意義。辦公室可以結(jié)合實(shí)際，緊盯行業(yè)發(fā)展前沿，創(chuàng)辦《行業(yè)信息參考》，及時(shí)對(duì)國(guó)內(nèi)外本行業(yè)市場(chǎng)開發(fā)、科技進(jìn)步、管理創(chuàng)新、工作成果、技術(shù)指標(biāo)、安全管理等方面重要信息進(jìn)行跟蹤搜集分析，為公司決策層和所屬單位提供有價(jià)值的專報(bào)，成為管理者的“千里眼”“順風(fēng)耳”。

（五）電子雜志平臺(tái)。與傳統(tǒng)媒體相比，電子雜志具有表現(xiàn)形式多樣、內(nèi)容反映生動(dòng)、發(fā)行傳播快、面廣、互動(dòng)性強(qiáng)、成本低等優(yōu)勢(shì)，既有利于企業(yè)各種群體之間的信息交流和信息發(fā)布，又有利于宣傳企業(yè)、助推營(yíng)銷。企業(yè)辦公室可根據(jù)實(shí)際情況，創(chuàng)辦圖文并茂、生動(dòng)活潑、視覺沖擊力強(qiáng)的內(nèi)部電子期刊雜志，及時(shí)反映一線生產(chǎn)前沿不同時(shí)期改革發(fā)展、市場(chǎng)開發(fā)、經(jīng)營(yíng)管理、安全環(huán)保、隊(duì)伍建設(shè)等方面的經(jīng)驗(yàn)和成果，增強(qiáng)信息的受眾面，吸引更多的眼球，進(jìn)一步提升信息工作的綜合效能。