淺談檔案工作中服務(wù)與管理的相輔相成

文/大港油田采油三廠(chǎng)滄州實(shí)業(yè)公司 張英慧

企業(yè)檔案作為企業(yè)管理的一部分，是公司成長(zhǎng)榮譽(yù)的積累，是領(lǐng)導(dǎo)決策制定的依據(jù)，是員工辛勤歷練的證明。而檔案管理作為企業(yè)管理工作的一部分，更是維護(hù)歷史真容，提供服務(wù)依托的重要工作。

一、擺正位置，端正思想，積極投身工作崗位

檔案工作大多數(shù)時(shí)候是默默無(wú)聞的，而它的職責(zé)又是細(xì)致入微的，上至公司下至個(gè)人統(tǒng)統(tǒng)都是它的服務(wù)對(duì)象。拿人事檔案來(lái)說(shuō)，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷方面的證明依據(jù)，與員工工資待遇、社保、組織關(guān)系等聯(lián)系緊密，是個(gè)人生活工作積累的重要證明，更與員工自身的榮譽(yù)利益息息相關(guān)。從管理方面來(lái)說(shuō)，員工申報(bào)職稱(chēng)，申報(bào)企業(yè)年金，確定退休年齡，代繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌，工資調(diào)檔晉檔等等都需要人事檔案提供相關(guān)的個(gè)人數(shù)據(jù)材料給單位，做好支撐工作。從服務(wù)方面來(lái)說(shuō)，人事檔案部門(mén)也可以依據(jù)個(gè)人檔案向本人提供婚姻狀況依據(jù)、家庭成員關(guān)系證明、入黨政審手續(xù)材料、身份確認(rèn)證明等等信息。它是對(duì)職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活經(jīng)歷的原始記錄，亦是職工享受各種社會(huì)待遇的憑證依據(jù)。由此，檔案工作的重要性不言而喻。而如何將檔案管理工作做深做細(xì)、做好做實(shí)，秉著以服務(wù)為宗旨做好本職工作是每個(gè)檔案人應(yīng)該思考的重要問(wèn)題。作為檔案管理人員，我們首先得擺對(duì)自己的位置，端正自己的態(tài)度，確立服務(wù)意識(shí)，從企業(yè)與員工實(shí)際利益出發(fā)，將企業(yè)與員工的現(xiàn)實(shí)需要作為工作的第一信號(hào)，服務(wù)群眾、甘做人梯。這才是一個(gè)管理者應(yīng)有的工作態(tài)度和行為準(zhǔn)則。

二、情系員工，真誠(chéng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)自身挖潛增效

有一個(gè)故事對(duì)我啟發(fā)很深，哲學(xué)家蘇格拉底的學(xué)生問(wèn)他，怎樣才能學(xué)到他博大精深的學(xué)問(wèn)。蘇格拉底聽(tīng)了以后沒(méi)有直接作答，只是說(shuō)：“我們今天就學(xué)一件最容易最簡(jiǎn)單的事情?！碧K格拉底將胳膊向前甩又轉(zhuǎn)向后甩，說(shuō)：“從今天開(kāi)始，每天重復(fù)這個(gè)動(dòng)作300下，大家能做到嗎？”學(xué)生們哄堂大笑，這么簡(jiǎn)單的事情有什么困難的。一個(gè)月過(guò)去，蘇格拉底問(wèn)學(xué)生們：“那個(gè)動(dòng)作都有哪些人堅(jiān)持下來(lái)了？”九成的學(xué)生驕傲地舉起了手。一年過(guò)去了，蘇格拉底再一次問(wèn)大家：“請(qǐng)告訴我，那個(gè)最容易最簡(jiǎn)單的甩手動(dòng)作還有誰(shuí)堅(jiān)持下來(lái)了?”只有一人舉起了手。他就是后來(lái)被大家熟知的古希臘另一位偉大的哲學(xué)家柏拉圖。檔案工作看起來(lái)并不難，但是每日每月每年的持之以恒，滿(mǎn)腔熱忱才是他對(duì)于從事者的磨礪。抱怨檔案材料收集不及時(shí)，員工缺乏歸檔意識(shí)的時(shí)候，首先想想你的宣傳工作有沒(méi)有突出重點(diǎn)，有沒(méi)有本著員工的利益角度出發(fā)，向他們講解材料歸檔對(duì)于自身工作、生活的重要性；訴苦工作任務(wù)繁重，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高的時(shí)候，首先想想你的工作效率是不是有待提高，現(xiàn)階段工作量有沒(méi)有明確任務(wù)、立足當(dāng)前，有沒(méi)有突出的工作業(yè)績(jī)可以展示上報(bào)。多反思、多總結(jié)、多溝通才是解決問(wèn)題，提高效率的良方。

在管理中，我一直在努力詮釋一組推理公式：意愿+行動(dòng)=意志；意志+方向=堅(jiān)持；正確的堅(jiān)持+執(zhí)著=忠誠(chéng)；忠誠(chéng)+行動(dòng)=成功。只有自主地進(jìn)行提升，把握正確的努力方向，在實(shí)際的工作中采取切實(shí)有效的舉措，完善工作思路、創(chuàng)新工作手段、提升工作效率、強(qiáng)化工作質(zhì)量，并且持之以恒、統(tǒng)籌兼顧、心無(wú)旁騖，才能真正地服務(wù)好員工，做好管理工作。

三、勤奮學(xué)習(xí)，坦誠(chéng)做人，逐步提高業(yè)務(wù)能力

檔案管理是一門(mén)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)性的技術(shù)學(xué)科。而檔案工作既是一門(mén)業(yè)務(wù)性的工作，又是一門(mén)管理服務(wù)性的工作。它以紙質(zhì)檔案為主要載體，以檔案實(shí)體為管理中心，以手工操作為主要方式，以靜態(tài)信息為服務(wù)手段。油田檔案管理由于ERP系統(tǒng)的加入，使得檔案的管理服務(wù)模式與信息技術(shù)接軌。這就要求檔案管理者既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。對(duì)于自身的業(yè)務(wù)水平需要精益求精，不斷學(xué)習(xí)，用現(xiàn)代化的管理手段、管理辦法、管理理念，規(guī)范對(duì)于檔案材料的監(jiān)督、收集、整理、審核、入庫(kù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作步驟，從而提高檔案工作的服務(wù)水平，也更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)，領(lǐng)導(dǎo)的決策、參照，員工的查詢(xún)、確認(rèn)提供服務(wù)依托。不斷學(xué)習(xí)，努力提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力是檔案管理人員的一項(xiàng)重要指標(biāo)。

學(xué)習(xí)是為了使自身達(dá)到理想的思想境界，而管理是與實(shí)際相結(jié)合的一個(gè)實(shí)踐過(guò)程。首先，要認(rèn)真履行管理者的職責(zé)之一——學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)貴在堅(jiān)持與執(zhí)著，貴在影響與帶動(dòng)。鉆研業(yè)務(wù)、夯實(shí)基礎(chǔ)是管理者必備的能力。當(dāng)然，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、鉆研專(zhuān)業(yè)知識(shí)是學(xué)習(xí)，掌握技巧、熟悉工作流程是學(xué)習(xí)，及時(shí)總結(jié)、不斷改進(jìn)創(chuàng)新工作方式也是學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)方式不是重點(diǎn)，態(tài)度才是其中的關(guān)鍵。其次，忠誠(chéng)地信守管理者的職責(zé)之二——服務(wù)。管理不是把自己凌駕于職工之上，而是靜下心來(lái)真正地服務(wù)大眾。檔案管理說(shuō)到底還是需要全體員工都積極配合的工作，檔案填寫(xiě)時(shí)的嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心，材料歸檔時(shí)的積極主動(dòng)，整理審核時(shí)的一絲不茍，裁剪入庫(kù)時(shí)的耐心細(xì)致，看似只是檔案管理員需要的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，其實(shí)更多的還是靠各個(gè)專(zhuān)業(yè)路，各個(gè)環(huán)節(jié)的同志悉心配合才能做充分做完善。你為人人，人人為你，只有從員工的實(shí)際利益出發(fā)，將工作落實(shí)到實(shí)處，才能調(diào)動(dòng)員工的情緒，從而積極配合完成各項(xiàng)工作。所謂眾人拾柴火焰高，以小見(jiàn)大、細(xì)枝末節(jié)方能體現(xiàn)一個(gè)管理者的能力高低。