中國醫(yī)院管理的新探索：醫(yī)學秘書制

■ 吳云霞劉忠軍

中國醫(yī)院管理的新探索：醫(yī)學秘書制

■ 吳云霞①劉忠軍①

醫(yī)院管理 醫(yī)學秘書 骨科

目的：本研究擬探索輔助骨科醫(yī)師醫(yī)療工作的新模式，為節(jié)約人力資源成本提供依據。方法：采用對照研究，其中試驗組和對照組分別為31名和41名來自三級以上醫(yī)院的骨科臨床醫(yī)生。干預措施是在試驗組應用醫(yī)學秘書制輔助醫(yī)生工作。結果：試驗組醫(yī)生每周用于日常事務性工作的時間明顯少于對照組；試驗組醫(yī)生的自覺工作效率提高了；醫(yī)師滿意醫(yī)學秘書對其工作的輔助。結論：實行醫(yī)學秘書制有助于骨科醫(yī)生從事直接的專業(yè)工作，在骨科實行醫(yī)學秘書制是可行的。

Author’s address：Department of Orthopedic, Peking University Third Hospital, No.49, Huayuan Bei Road, Haidian District, Beijing, 100191, PRC

1　背景資料

國外醫(yī)療機構為醫(yī)療專家、科室領導以及各類病房配備醫(yī)學秘書已有數十年的歷史，早在1948年國外就已經出現了專門針對醫(yī)學秘書的手冊[1]。醫(yī)院除醫(yī)生、護士和技術員外，眾多的醫(yī)學秘書分布在醫(yī)院科室各部門，不僅科主任和部門主管有秘書，每一位副教授以上的醫(yī)師都有自己的專職秘書，他們負責上下級之間，部門之間、醫(yī)患之間、醫(yī)技之間、同事之間、部門之間、國內外之間的一切指令傳遞和信息溝通，協助醫(yī)生安排日程、預約門診或手術、隨診病人、聯系患者住院、物資、設備、經費、檔案、人事等等，熟悉醫(yī)院內外的運作機制和各部門工作流程，能及時、妥善處理困擾科室或醫(yī)生的各種繁雜事務[2]。

國內在這方面的起步比較晚，目前為科室配置專職醫(yī)學秘書的醫(yī)療機構非常少。由于我國醫(yī)院普遍輔助支持系統不健全、工作任務不清晰等原因，醫(yī)療人員承擔了大量非專業(yè)范疇的工作。而隨著醫(yī)院職業(yè)化、專業(yè)化、智能化的發(fā)展，醫(yī)務工作者的精細化分工是醫(yī)院管理改革的必然趨勢[3]。為增加我國醫(yī)生直接從事醫(yī)、教、研及管理工作的時間，特別強調是提高?？漆t(yī)生從事與其職稱、職責相匹配的臨床、科研、教學與管理的工作時間，開展了本次研究，以探索輔助骨科醫(yī)師工作的新模式，并為節(jié)約人力資源成本提供依據[4]。

2　對象與方法

2.1研究對象

本研究對72名來自三級以上醫(yī)院骨科臨床醫(yī)生進行對照研究。其中試驗組為北京大學第三醫(yī)院（下簡述北醫(yī)三院）骨科醫(yī)生31名，采用下述方法進行干預。對照組為華北地區(qū)（包括北京市、河北省、內蒙古、山西?。?，三級以上醫(yī)院骨科醫(yī)生41名。干預結束后，用經專家審閱修訂后的問卷采集以下數據：骨科臨床醫(yī)生從事日常事務性工作的時間、骨科臨床醫(yī)生對自身工作效率提高的感受、骨科臨床醫(yī)生對醫(yī)學秘書輔助工作的滿意度、骨科臨床醫(yī)生認為醫(yī)學秘書需要提高的技能。另外，對沒有設置醫(yī)學秘書的醫(yī)院，通過問卷進一步了解骨科臨床醫(yī)生對醫(yī)學秘書的了解度、骨科臨床醫(yī)生認為由醫(yī)學秘書輔助其工作的必要性以及骨科臨床醫(yī)生預期的醫(yī)學秘書的教育水平。問卷由2名經過培訓的研究助理按照統一的指導語向被調查人群發(fā)放并回收。發(fā)放72份，共收回72份問卷，回收率為100%。收集的數據用SPSS 22.0進行分析。

2.2干預方法

北醫(yī)三院骨科至今已有10名秘書分別在病房各專業(yè)組（脊柱組、顱椎組、頸椎組、腰椎組、關節(jié)組及創(chuàng)傷組）及門診復查組工作。10名秘書均選自有醫(yī)學教育背景的臨床醫(yī)學或護士專業(yè)，現學歷為8名本科，2名大專，并均經過國家級專業(yè)秘書培訓。

醫(yī)學秘書的具體工作內容是：

2.2.1各專業(yè)組工作：病房標準化資料收集、每日晨查房（包括查房前，查房中及查房后資料準備、整理、歸類）、專業(yè)組重大事件記錄，宣傳（成功實施高風險手術、獲獎、講學及時報道）、收發(fā)信件負責給本組醫(yī)師、協助填寫各種表格、財務報銷、臨床研究（GCP）、上傳下達各種文件及通知、專業(yè)組會議管理等；

表1　華北地區(qū)無秘書的三級以上醫(yī)院的醫(yī)師職稱

表2　兩組醫(yī)生每周用于日常事務性工作的時間

表3　有秘書的醫(yī)師滿意度

2.2.2門診復查工作：復查前（醫(yī)師排班確認；提前到崗加號，開檢查申請單，維持秩序等）、復查中（加號，維持秩序，協助患者評分，照、錄患者大體像資料，預約下次復查時間等）、復查后（收集、整理、分資料給各專業(yè)組等）。

2.2.3骨科平臺工作：行政事務：主要對科室主任、副主任、專業(yè)組長、主任助理配置秘書，協助填寫院行政機關要求的各種表格，上報材料整理，資深專家的照顧，協助科室規(guī)章制度整理、協助全科查房記錄考勤，網站管理，對外宣傳，書信管理，科室環(huán)境形象管理，上傳下達各種通知，領取物品，工作量統計，協助記錄骨科考勤，外出會診管理及臨時工作等。

科研：協助各種基金、獎的申請，填寫，報送，報銷等各種工作及臨時工作等；

教學：研究生答辯，全科學術查房，教學講課提醒，協助年終學分申請及臨時工作等;

醫(yī)療：醫(yī)療小組例會管理，運行病例檢查，送交醫(yī)務處報表及臨時工作等。

2.2.4會議管理: 會前、會中、會后全程管理；

2.2.5臨床研究（GCP）: 從協助研究方案制定，倫理批準，簽署合同，啟動會，原始資料收集，三級監(jiān)察，項目結束的關閉中心及上交資料等全程輔助工作。

2.2.6事務性管理: 日常接待工作，辦公室環(huán)境管理、辦公室調整、辦公設備維護、科室檔案管理等;

2.2.7學會工作: 協助有學術任職專家的日常工作，年會、常委會、全委會，學會檔案管理，協助制定工作計劃，撰寫年終總結，學會宣傳，網站建設，學分申請，通訊錄實時更新等；

2.2.8臨時工作: 協助科室完成突發(fā)事件處理（如臨時上級檢查任務，科室突發(fā)事件協助等）。

3　結果

3.1一般資料

試驗組為北醫(yī)三院骨科31名臨床醫(yī)師，其中主任醫(yī)師14名，副主任醫(yī)師5名，主治醫(yī)師8名，住院醫(yī)師4名；對照組為來自華北地區(qū)（包括北京市、河北省、內蒙古、山西?。┤壱陨厢t(yī)院且無秘書設置的骨科臨床醫(yī)師41名，詳見表1。

3.2采用兩獨立樣本t檢驗對兩組醫(yī)生每周用于日常事務性工作的時間進行比較，結果見表1。

3.2.1試驗組: 31份調查問卷中，醫(yī)生配有醫(yī)學秘書后，100%的醫(yī)師認為工作效率明顯提高。

3.2.2對照組: 41份調查問卷中，醫(yī)生未配有醫(yī)學秘書。

4　討論

4.1時間成本分析

有醫(yī)學秘書的醫(yī)師每周用于處理日常事務的時間為4.7個小時（每日用0.93小時），而沒有醫(yī)學秘書的醫(yī)師每周用于處理可授權日常事務的時間為9.5小時（每日用1.91小時），若以每年國家法定251個工作日計算，有秘書的醫(yī)師年用時間236個小時（合計29.5日），無秘書的醫(yī)師年用時間477個小時（合計59.6日）。 由此可知，醫(yī)生時間有很大一部分沒有充分利用，造成人力資源浪費和社會價值的降低。問卷統計結果表明有醫(yī)學秘書的科室醫(yī)生工作效率相對提高，醫(yī)生對于秘書的滿意度很高。而對于沒有招聘醫(yī)學秘書的醫(yī)院，醫(yī)師對于醫(yī)學秘書的了解度不高，但同樣認為輔助醫(yī)療工作需要秘書，且73%的醫(yī)師認為學歷應在本科以上。

4.2推行醫(yī)學秘書制中遇到的問題與對策醫(yī)學秘書專業(yè)在中國還是一門較年輕的專業(yè) , 北醫(yī)三院骨科在推行醫(yī)學秘書制輔助科室醫(yī)、教、研及管理工作的過程中，邊探索，邊總結，邊改進，遇見問題解決問題，下面將分別從社會認可度，量化管理與考核，醫(yī)學秘書生源，專業(yè)能力培訓，醫(yī)學秘書等級，薪酬制度及復合性高級醫(yī)學秘書培養(yǎng)等幾方面進行介紹。

4.2.1社會對醫(yī)學秘書專業(yè)的社會認可度不高。 通過調查表5可以看出，雖然醫(yī)院、醫(yī)藥類相關企事業(yè)單位對醫(yī)學秘書專業(yè)有較大需求 但對該專業(yè)的認識缺乏了解，有的用人單位還停留在文秘加醫(yī)學偏于文秘的簡單模式[5-6]。

表4　有秘書的醫(yī)師認為需要提高技能

表5　醫(yī)生對醫(yī)學秘書的了解度

對策：2004年9月北京大學第三醫(yī)院骨科成立秘書組，探索醫(yī)學秘書輔助醫(yī)、教、研及管理的實踐。經過十年專職化、專業(yè)化、標準化的培訓與管理已初具模型。工作內涵也由公共專業(yè)秘書從事的“辦會，辦事，辦文”逐漸調整為更細化更專業(yè)的工作內容[7]。骨科秘書組每年完成各種規(guī)模學術會議的規(guī)范化會務管理二十余場；制定了標準的病房資料收集流程及患者術后門診復查流程，標準的臨床研究（GCP）的三級監(jiān)察制度；在行政方面，充分熟悉了醫(yī)院，各科室及辦公室接待、溝通工作，辦公室環(huán)境管理、辦公設備維護及使用，協助科室各科研課題完成財務報銷，為臨床醫(yī)師填寫各種表格等等。在實際工作中的專業(yè)態(tài)度和能力普遍得到認可，認真、嚴謹的工作作風得到認可，同時也為科室贏得榮譽，創(chuàng)造了學術文化價值。

4.2.2專業(yè)醫(yī)學秘書生源匱乏：根據資料統計，當前國內開設醫(yī)學秘書的高校有江蘇建康職業(yè)學校、安徽醫(yī)學高等專科學校、曲靖醫(yī)學高等?？茖W校、益陽醫(yī)學高等?？茖W校、哈爾濱醫(yī)科大學(大慶)人文社會科學系及北京東方大學國際護理學院，每年招生人數僅100余名，但國內醫(yī)院的需求量來說仍是供不應求[6,8]。

對策：筆者曾與北京東方大學國際護理學院合作，成立了醫(yī)學秘書系，北醫(yī)三院做為醫(yī)學秘書實習基地。參照國內外相關經驗，根據醫(yī)院專職秘書的實際需求，設計教學課程，并授課指導實習，2012級畢業(yè)的8名醫(yī)學秘書在實習后均被在實習單位接收，可見醫(yī)院用人需求量很大。按照國內現狀，可在醫(yī)院內部招聘對醫(yī)學秘書專業(yè)有興趣的醫(yī)務工作者，經過培訓上崗[5-7]。

4.2.3工作不易量化，考核困難：專職秘書的工作內容多、廣、雜。除了例行工作以外，經常會遇到突發(fā)性、臨時性工作。醫(yī)學秘書這種事務性、輔助性和服務性的工作性質造成了工作成績不易外顯和量化，從而難以進行考核，在工資分配、評優(yōu)評獎等方面也難以得到激勵[9]。

對策：醫(yī)學秘書工作不是技術難度很高的工作，將所有工作流程化，規(guī)范化，標準化，大家輪轉，保證權重系數相對均等，每月考核，既量化工作，又考核工作完成質量。

4.2.4專業(yè)能力不足：醫(yī)學秘書崗位從業(yè)人員能力不足。調查表4的結果顯示，醫(yī)院現有文秘人員地認為英文溝通與寫作能力、公文寫作能力、辦公自動化設備操作能力及人際溝通能力不足[6,9-10]。

對策：截至2015年，北醫(yī)三院骨科全體秘書均經過GCP證書培訓和國家級專業(yè)秘書等級培訓，其中，2人考取高級秘書證書（2級），6人考取高級秘書證書（3級）；根據每個秘書的特點，鼓勵每個秘書擁有自己的特長。近年來，先后有多名秘書參加電腦維護與組裝培訓、OFFICE辦公高手、人力資源管理、會計、平面設計師、初級攝影師、英語、數據分析師等培訓，在工作發(fā)揮了重要作用，同時也使秘書組整體技術實力得到顯著提高。

4.2.5醫(yī)學秘書職稱的尷尬：醫(yī)學秘書屬于新興職業(yè)，我國目前尚無對醫(yī)學秘書專業(yè)的認定及執(zhí)業(yè)資格的準入制度，因此對未來職業(yè)規(guī)劃發(fā)展前景不明 、晉升困難，一定程度上影響了醫(yī)學秘書的積極性[9-11]。

對策：建立醫(yī)學秘書職稱體系初探。2014年，北醫(yī)三院骨科設置三級醫(yī)學秘書制，任職資格規(guī)定：“士級醫(yī)學秘書”是醫(yī)學秘書?？飘厴I(yè)生、經過國家級五級秘書等級培訓?！俺跫夅t(yī)學秘書”是醫(yī)學秘書專科畢業(yè)，考取國家級四級秘書等級證書，相關工作三年以上，考取國家初級職稱英語?！爸屑夅t(yī)學秘書”是醫(yī)學秘書?？飘厴I(yè)，考取國家級三級秘書等級證書，工作八年以上，發(fā)表相關專業(yè)學術文章一篇，考取國家中級職稱英語，相關專業(yè)全崗位輪轉半年以上。

4.2.6薪酬制度：醫(yī)學秘書職稱體系的缺失也使得薪酬體系無國家或行業(yè)標準。存在著工作多年的秘書依然領取臨時崗位薪水的問題，長此以往將嚴重挫傷專職醫(yī)學秘書的工作積極性。

對策：配合醫(yī)學秘書職稱體系，考慮工作強度，壓力系數，北醫(yī)三院骨科制定了醫(yī)學秘書薪酬等級：醫(yī)學秘書分門診復查和病房秘書兩個崗位，薪酬分別為同級護士總工資的90%和80%。如此，既考慮到護士臨床三班制度的困難，又體現醫(yī)學秘書崗位的區(qū)別，較好地滿足了科室各級、各職位工作人員的需求。

表6　醫(yī)生對醫(yī)學秘書的需要程度

表7　醫(yī)生對醫(yī)學秘書學歷的預期

4.2.7復合型高級醫(yī)學秘書人才稀缺：醫(yī)療大數據時代的來臨，國際醫(yī)院間醫(yī)聯體的合作模式，要求輔助醫(yī)療人員也要跟上，這對于醫(yī)學秘書來說，即是機遇更是挑戰(zhàn)。未來醫(yī)學秘書的崗位不僅要精通公文寫作及英語，同時也要對醫(yī)院管理知識、人力資源管理，，財務管理、醫(yī)療大數據分析、國際禮儀及網絡高手等等?，F階段醫(yī)學秘書的綜合能力尚顯不足，復合型通才秘書人才奇缺。根據調查問卷對于已有醫(yī)學秘書的醫(yī)師來說，日常事務仍占去他們周4.7個小時，可見醫(yī)學秘書工作尚有較大改進的空間。

對策：都說“一招鮮，吃遍天”，通才醫(yī)學秘書的修煉非一朝一夕之功，一個解決方案是做一個術業(yè)有專攻的醫(yī)學秘書，如設置專職專崗醫(yī)學秘書，崗位分別為：科研資料管理秘書，醫(yī)療大數據分析秘書、醫(yī)學外事秘書、醫(yī)院管理秘書、專職醫(yī)學會秘書等等。另一個成才渠道就是在有一定工作經驗后，繼續(xù)更高平臺及專業(yè)深造是考取MBA，系統學習醫(yī)院管理、統計、運籌、英文等相關知識。

5　結論

醫(yī)學秘書崗位實施標準化管理，有效有力地保證了秘書的工作質量與效率，不僅使醫(yī)師節(jié)約時間（表2），提高了工作效率，并可保證科研資料的高質量和完整性，北醫(yī)三院骨科規(guī)范化管理已使我科在醫(yī)、教、研及管理質量上有了一定程度的提高， 從而促進了學科發(fā)展。

醫(yī)學秘書制在北醫(yī)三院骨科實施的過程中，建立了醫(yī)學秘書在培訓、薪酬制度，醫(yī)學秘書職稱體系及量化管理與考核等方面進行了全面的探索，經過十年的專職化、專業(yè)化、標準化的培訓與管理已初具模型，為醫(yī)學秘書可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。成立十年來，實現了人力資源專業(yè)化的目的，把科室領導、學科帶頭人及專家從繁瑣的行政事務中解放出來，實現“人盡其才，才盡其用，專職專責”的效果。

綜上所述，醫(yī)學秘書制是輔助骨科醫(yī)生降低醫(yī)師間接工作時間的有效對策，實行醫(yī)學秘書制是醫(yī)院管理中一項新的有益探索，是可行并且是必要的。

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劉忠軍：北京大學第三醫(yī)院骨科主任，教授、主任醫(yī)師、博士生導師

E-mail ：Liuzj@medmail.com.cn

New mode of hospital management in China： medical secretary system /

WU Yunxia, LIU Zhongjun//Chinese Hospitals. -2015,19(10)：62-65

hospital management, medical secretary, orthopedic department

Objectives: To explore a new mode to assist orthopedic surgeons’ medical work, providing evidence for saving human resources costs. Methods: A comparative study in which the experimental group and the control group were 31 and 41 orthopedic surgeons who came from tertiary hospitals were implemented. The intervention was employing medical secretaries to assist orthopedic surgeons’ medical work. Results: Hours that the surgeons used to deal with non-professional work were shorter in experimental group than in control group; conscious efficiency in experimental group was increased; the surgeons were satisfied with the assistance from medical secretaries. Conclusion: The implementation of the new approach—employing medical secretaries to help orthopedic surgeons, contributed to increase direct professional hours of surgeons. The application of the assist system in orthopedic department is feasible.

①北京大學第三醫(yī)院，10019 北京市海淀區(qū)花園北路49號

2015-08-10](責任編輯 郝秀蘭)