關(guān)于新時期企業(yè)文秘工作的探討

龐千意

貴州發(fā)耳煤業(yè)有限公司 貴州六盤水 553017

關(guān)于新時期企業(yè)文秘工作的探討

龐千意

貴州發(fā)耳煤業(yè)有限公司 貴州六盤水 553017

文秘工作涉及企業(yè)經(jīng)營和管理的方方面面，對企業(yè)的正常運行起著重要的協(xié)調(diào)和推動作用，因此企業(yè)的發(fā)展離不開文秘隊伍水平的提升和文秘工作的強化和規(guī)范。本文從文秘工作在企業(yè)活動中所扮演的角色和文秘人員所應具備的素質(zhì)出發(fā)，探討了提升企業(yè)文秘工作的新途徑和新方法。

企業(yè)；文秘工作；新時期

1.引言

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍也在不斷地拓展，企業(yè)辦公室面臨著更多更復雜的經(jīng)營和管理問題需要處理。文秘工作作為企業(yè)辦公室的重要工作，是企業(yè)各項活動有條不紊進行的紐帶。隨著新時期企業(yè)經(jīng)營的壯大，文秘所面對的工作種類不斷增多，同時需要考慮的工作流程也更加復雜，這對企業(yè)文秘的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。一個合格的文秘，能夠靈活快速的處理各項企業(yè)事務(wù)，保證企業(yè)辦公室工作高效運轉(zhuǎn)，同時發(fā)揮自身的能力將各項工作做到盡善盡美，是企業(yè)各項事業(yè)開展的巨大助力。因此，在新的時期，企業(yè)在著眼于戰(zhàn)略發(fā)展的同時，應該重視辦公室文秘工作的開展情況，提升文秘團隊的綜合素質(zhì)和工作效率。本文從文秘人員所應具備的能力和所從事的工作特點出發(fā)，闡述了增強企業(yè)文秘工作的新舉措。

2.企業(yè)文秘工作的性質(zhì)分析

文秘工作跟企業(yè)其他員工的工作有著很大的不同，首先，文秘工作具有服務(wù)性，文秘工作是企業(yè)中連接普通員工和領(lǐng)導階層的重要紐帶，起著傳達信息和工作溝通的作用，因此，文秘工作開展的是否順利，直接決定了企業(yè)領(lǐng)導層的決策和意見能否準確快速地傳遞給基層員工，以及基層員工的意見能否及時地反饋給領(lǐng)導階層。其次，文秘的工作具有綜合性，不同于一般部門員工的專一性，文秘所要面對的是公司經(jīng)營各方各面的事務(wù)，這類工作與企業(yè)的經(jīng)營活動開展和利益息息相關(guān)，是企業(yè)工作的重要組成，這就要求文秘人員具有嚴肅認真的態(tài)度和細致入微的工作習慣，同時要能夠隨機應變，能夠應對不同工作和各類突發(fā)性事件。綜上所述，文秘工作是企業(yè)工作的重要部分，企業(yè)的良好發(fā)展離不開良好的文秘工作支撐。

3.企業(yè)文秘工作人員所應該具備的能力探討

3.1 企業(yè)文秘人員應該具備基本的工作能力

文秘人員的基本工作能力，是指其在企業(yè)工作中能夠勝任文秘職位的基本能力。文秘人員的基本能力，首先包括扎實的文字功底。文秘人員主要從事文字相關(guān)的工作，文字功底是開展這類工作的前提。其次要具備良好的語言表達能力。文秘人員在企業(yè)中工作的重要部分是負責領(lǐng)導層與基層員工間的交流和溝通紐帶，因此良好的語言表達能力能夠使得將訊息的傳達更加準確。此外，良好的理解能力也是文秘人員應具備的基本能力之一，能夠準確理解領(lǐng)導和員工的意思并進行傳達，是文秘的重要職責。

3.2 企業(yè)文秘人員應該具備良好的工作態(tài)度

企業(yè)文秘的工作具有多樣、繁雜的特點，文秘人員所要處理的是公司經(jīng)營的日常事務(wù)，因此涉及企業(yè)經(jīng)營的各種細微之處，需要在工作中秉持著嚴肅認真和細致入微的態(tài)度，對于每一份文件、每一份報告都要仔細的確認其用途，對于每一項需要領(lǐng)導審批的文件則要確認其中的內(nèi)容，防止疏漏，以避免給企業(yè)造成損失。文秘的工作更像是企業(yè)日常流水的審查員，負責監(jiān)督各項事務(wù)是否順利進行，這要求文秘人員一定要有良好的工作態(tài)度，認真不懈怠、靈活不放松，確保公司各項事務(wù)有條不紊地進行。

3.3 企業(yè)文秘人員應該具備一定的責任心

文秘工作經(jīng)常涉及到企業(yè)的各項核心決策和戰(zhàn)略計劃，在處理這些事務(wù)時，要以高度的責任心將各項計劃落實于文字，并將其傳達到企業(yè)的各部門。不僅針對重要的工作，在開展各類工作中，文秘人員都應保持著良好的責任心，將自己負責的工作做到盡善盡美，不逃避職責，不在崗位上懈怠，時刻從解決企業(yè)實際問題的角度出發(fā)開展各項工作。在這過程中，不斷錘煉自身解決問題和處理問題的能力，為更好的勝任工作打下堅實的基礎(chǔ)。

4.新時期做好企業(yè)文秘工作的思路分析

4.1 應該樹立起服務(wù)意識

新時期企業(yè)的文秘人員需要樹立起自己的服務(wù)意識，這主要體現(xiàn)在三個方面。首先，文秘人員要竭力輔佐好領(lǐng)導。對于領(lǐng)導的意圖和決策向員工進行傳達的過程中要全面和詳細，不漏傳、不錯傳；其次，要服務(wù)好企業(yè)員工。文秘人員必須要樹立起良好的個人形象，耐心的解答員工在工作中所遇到的各種問題，確保員工反映問題的渠道能夠通暢，提升企業(yè)員工對于文秘工作的滿意度。第三，要服務(wù)好自己的部門。為各個部門的工作提供準確的資料和信息，同時要應用自身的良好處事能力對各個部門之間的關(guān)系進行協(xié)調(diào)，減少工作中的推諉現(xiàn)象。

4.2 應該在工作中加強學習

新時期文秘工作的復雜性和多樣性對文秘人員的能力提出了新的要求，這要求文秘人員應該抓緊一切時間和精力提升自身的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能。為此在工作中加強學習時今后企業(yè)加強文秘工作的重要思路。通過深入學習檔案管理知識、檢索技術(shù)和數(shù)據(jù)庫構(gòu)建等等，提升文秘工作開展的效果。此外，學習新的知識不僅僅是要學習信息技術(shù)，也要學習蘊涵在信息技術(shù)中的信息意識和現(xiàn)代意識，使得自身能夠更好的認識到文秘工作的意義。

5.總結(jié)

文秘人員是聯(lián)系企業(yè)高層和基層員工的重要紐帶，也是保證企業(yè)內(nèi)部各項事務(wù)有條不紊進行、各項政策貫徹落實和意見反饋的執(zhí)行者和監(jiān)管者。文秘人員的綜合素質(zhì)水平、文秘團隊的業(yè)務(wù)能力在很大程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營運作情況。在新的發(fā)展時期，企業(yè)的業(yè)務(wù)的拓展離不開文秘工作的增強，隨著文秘工作的規(guī)范化和高效化，定能為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的內(nèi)部基礎(chǔ)。

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