淺談如何做好高校人事檔案的開(kāi)發(fā)利用工作

文/昆明學(xué)院人事處 朱莎

一、引言

對(duì)當(dāng)前我國(guó)人事檔案利用工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，并提出有效的策略，對(duì)提高高校人事檔案的利用效果具有十分重要的意義。

二、高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作存在的問(wèn)題

（一）開(kāi)發(fā)利用的意識(shí)薄弱。隨著我國(guó)教育改革的深入發(fā)展，對(duì)高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用的需求不斷加大，其利用服務(wù)工作已經(jīng)逐步成為了體現(xiàn)檔案工作價(jià)值的重要因素。但是現(xiàn)實(shí)是，一些高校對(duì)人事檔案開(kāi)發(fā)利用的理念還比較落后和薄弱，受傳統(tǒng)的“重藏輕用”的觀念影響較大，各部門(mén)的工作人員以及檔案的專(zhuān)門(mén)管理人員對(duì)人事檔案利用意識(shí)比較欠缺，檔案管理人員對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用重視程度不高。

（二）信息傳遞不暢。因高校的人事檔案開(kāi)發(fā)利用涉及到了高校的多個(gè)職能部門(mén)，對(duì)各部門(mén)之間的聯(lián)系和信息傳遞流暢度要求較高。各部門(mén)之間的獨(dú)立性較強(qiáng)，缺乏一定的交流和溝通，信息無(wú)法得到充分傳遞，不同檔案中包含的信息相互獨(dú)立，造成了信息孤立的現(xiàn)象。

（三）信息化程度不高。高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作的現(xiàn)代化需要先進(jìn)的信息技術(shù)支撐，具有復(fù)雜性和重要性等特點(diǎn)。目前我國(guó)的一些高校建立了人事檔案開(kāi)發(fā)利用信息系統(tǒng)，但是因受各種原因和技術(shù)方面的限制，信息系統(tǒng)的價(jià)值并沒(méi)有發(fā)揮到最大化。由此可見(jiàn)，當(dāng)前我國(guó)高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作的一個(gè)重要難點(diǎn)是如何建立可操作性較強(qiáng)的人事檔案信息系統(tǒng)，提高開(kāi)發(fā)利用的信息化程度。

三、做好高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作的有效策略

（一）增強(qiáng)服務(wù)理念，提高開(kāi)發(fā)利用水平。增強(qiáng)服務(wù)理念，是做好高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作的基本保證。高校人事檔案人員要增強(qiáng)學(xué)校工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為職能部門(mén)服務(wù)、為職工服務(wù)的理念，增強(qiáng)了服務(wù)理念，在實(shí)際工作中的主動(dòng)性和創(chuàng)造性就大大增加了。同時(shí)，檔案工作人員要加強(qiáng)檔案需求的科學(xué)分析預(yù)測(cè)工作，多形式給檔案開(kāi)發(fā)利用工作的開(kāi)展提供相應(yīng)的信息。增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)理念，將被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)化成主動(dòng)服務(wù)，將人事檔案信息按照一定體系加以組織，在做好保密工作的前提下開(kāi)展形式多樣的服務(wù)工作。

（二）提高人事檔案收集質(zhì)量，確保檔案的高利用價(jià)值。在人事檔案開(kāi)發(fā)利用中，材料收集的重要性不言而喻，收集的材料不僅要充分把握好主要內(nèi)容，更要注重那些看似無(wú)關(guān)緊要的細(xì)節(jié)。以人事檔案材料的書(shū)寫(xiě)用墨為例，在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐步應(yīng)用到材料收集工作中，辦公自動(dòng)化日益普及。然而目前仍然還有用圓珠筆、純藍(lán)墨水寫(xiě)的人數(shù)檔案材料，這樣的檔案材料受潮的概率較大，字體褪色、模糊不清的問(wèn)題就會(huì)出現(xiàn)。這就要求管檔人員進(jìn)行要嚴(yán)格把好關(guān)口，注意細(xì)節(jié)，對(duì)那些缺乏耐久性字跡材料應(yīng)該退回重新編制。

（三）遵循保密制度，處理好人事檔案的保密和利用關(guān)系。對(duì)于高級(jí)干部、專(zhuān)家學(xué)者、機(jī)要人員的人事檔案利用要從嚴(yán)把關(guān)，而對(duì)一般干部和普通的基層教職工的人事檔案利用可以適度從寬。對(duì)不便向本人提供的信息，人事檔案管理人員應(yīng)該向其耐心解釋?zhuān)缘玫狡淅斫狻?duì)教職工的“三齡兩歷”信息需要細(xì)心鑒別，如果存在疑問(wèn)一定要上交給勞動(dòng)人事管理部門(mén)進(jìn)行鑒定和批示，并及時(shí)向職工反饋。這不僅能夠提高檔案歸檔材料的質(zhì)量，同時(shí)，能讓教職工切實(shí)體會(huì)到人事檔案的利用價(jià)值，增強(qiáng)了其對(duì)人事檔案工作的重視程度，提高了其對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督力度，對(duì)人事檔案作用的發(fā)揮和提高高校教學(xué)改革服務(wù)的質(zhì)量都有一定的意義。

（四）開(kāi)發(fā)檔案資源，提高檔案利用率。離退休職工檔案開(kāi)發(fā)利用不容忽視。近年來(lái)各高校退休職工的比例越來(lái)越大，許多高校歷史悠久，離退人員的數(shù)量龐大，檔案利用的需求增多，因此做好離退職工的檔案開(kāi)發(fā)利用工作，對(duì)離退人員的服務(wù)水平和高校的和諧發(fā)展具有重要的作用。為此，要及時(shí)做好離退休人員檔案的收集和補(bǔ)充作用，保證檔案的連續(xù)性和完整性；充分利用信息化手段，提高離退休職工檔案的有效性和規(guī)范性；與離退休管理部門(mén)構(gòu)建信息共享平臺(tái)，方便快捷地為老同志服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，是檢驗(yàn)高校檔案工作的重要指標(biāo)，是高校人事檔案信息資源能否充分發(fā)揮其價(jià)值的重要標(biāo)準(zhǔn)。高校的人事檔案工作者要不斷的增強(qiáng)服務(wù)理念，以提高開(kāi)發(fā)利用水平；要不斷提高人事檔案收集質(zhì)量，以確保檔案的高利用價(jià)值；要嚴(yán)格遵循保密制度，以更好的處理人事檔案的保密和利用關(guān)系；要充分開(kāi)發(fā)檔案的信息資源，以提高檔案的利用率。做到了這些，就能促使高校人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作的順利進(jìn)行。

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