醫(yī)院檔案分類管理芻議

文/山東省棗莊市婦幼保健院 李偉 謝娟

做好醫(yī)院檔案管理工作，對(duì)了解醫(yī)院發(fā)展變化、總結(jié)與借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作開展具有重要意義；同時(shí)為提高領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院管理水平、提高醫(yī)護(hù)技術(shù)水平和服務(wù)能力、解決醫(yī)患糾紛等方面提供材料支撐。參照衛(wèi)生部、國家檔案局頒發(fā)的《中華人民共和國檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等重要文件精神，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案可分為通用和專業(yè)兩個(gè)大的門類共計(jì)七個(gè)類目。通用檔案是指各個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位普遍存在、可以使用通用名稱的檔案。通用類檔案分為六個(gè)類目，即文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案和實(shí)物檔案，代號(hào)分別為W、K、KJ、S、D、SW。專業(yè)檔案是指各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在其專業(yè)職能活動(dòng)中形成，具有特定名稱、格式、內(nèi)容和構(gòu)成規(guī)律，在同級(jí)機(jī)關(guān)不具備共性特點(diǎn)的檔案。專業(yè)檔案一級(jí)類目的代號(hào)為Z，二級(jí)類目代號(hào)由立檔單位根據(jù)專業(yè)檔案名稱漢語拼音的首個(gè)字母確定，其中一級(jí)類目用漢語拼音的大寫字母表示，二級(jí)類目用漢語拼音的小寫字母表示，如醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)管理檔案可用Zyj表示。現(xiàn)將各門類檔案的分類內(nèi)容及管理事項(xiàng)簡(jiǎn)要介紹如下：

一、文書檔案

文書檔案亦稱黨政工團(tuán)檔案，可大致分為上級(jí)文件和本院文件。歸檔文件材料的收集應(yīng)重點(diǎn)收集反映本單位職能活動(dòng)、歷史面貌、單位和個(gè)人權(quán)益的文件材料，具體收集范圍按照國家檔案局第8號(hào)令公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。本單位制發(fā)的文件材料應(yīng)保存發(fā)文中的修改、審批過程性信息，無紙化辦公的單位（科室），應(yīng)將只有電子簽章的電子文件打印出紙質(zhì)文件蓋章后與電子文件一并歸檔。

歸檔文件材料的整理按照以件為單位，通過分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒、排架等步驟完成整理工作。一般醫(yī)院應(yīng)按照“年度——機(jī)構(gòu)或問題——保管期限”分類，歸檔文件少的基層醫(yī)院可按照“年度——保管期限”分類。在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)一般按“事由——時(shí)間”排列歸檔文件，在最低一級(jí)類目下從“1”開始編制件號(hào)。歸檔章蓋在文件首頁右上角或上方，保管期限分別用“Y、永或永久”“30或30年”“10或10年”表示。

二、科技檔案

科技檔案可具體分為基建檔案和設(shè)備檔案。基建檔案主要內(nèi)容有：工程項(xiàng)目建設(shè)、規(guī)劃許可證、工程預(yù)（結(jié)）算材料、施（竣）工（土建、給排水、供電、消防、市政配套等）圖紙，竣工驗(yàn)收資料、工程施工招標(biāo)申請(qǐng)書、施工承包合同等材料。基建檔案按工程項(xiàng)目立卷，一個(gè)項(xiàng)目作一卷或數(shù)卷，其中具有實(shí)質(zhì)依據(jù)性的文件材料劃為永久保管，其他次要的輔助性材料劃為定期保管。案卷的排列應(yīng)先排文字材料如可行性研究報(bào)告、專項(xiàng)批復(fù)等，再排圖紙類。設(shè)備檔案主要內(nèi)容有：設(shè)備的購置申請(qǐng)表、設(shè)備開箱驗(yàn)收清單、設(shè)備安裝使用說明書（手冊(cè)、圖紙）、設(shè)備調(diào)試（運(yùn)行、檢修）記錄等材料。設(shè)備檔案按設(shè)備名稱立卷，只定期保管，長(zhǎng)期使用的設(shè)備保管期限劃為30年，短期使用設(shè)備劃為10年，設(shè)備報(bào)廢后檔案可以適當(dāng)延長(zhǎng)保管一段時(shí)間。

三、會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案分為憑證類、賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其它類，主要內(nèi)容包括會(huì)計(jì)報(bào)表（年報(bào)、月季報(bào)）、賬簿（現(xiàn)金日記賬、總賬、分類明細(xì)賬）、記賬憑證、會(huì)計(jì)檔案銷毀移交清冊(cè)等。

四、聲像檔案

聲像檔案分為照片、錄音帶、錄像帶等，收集范圍主要包括反映本單位職能活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、記錄本單位重大事件事故及其他各種公務(wù)活動(dòng)中形成的聲像材料。其中，照片在同一全宗內(nèi)按“保管期限——年度——問題”進(jìn)行分類，即將照片分為永久、30年、10年，將每年度照片分到相應(yīng)保管期限中，同一年度照片再按問題分類。醫(yī)院?jiǎn)挝讳浺翡浵駲n案一般不多，內(nèi)容比較單一，無必要分類，需強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)的是，錄音錄像檔案對(duì)存放地點(diǎn)及溫濕度有較高要求，一般來說，庫房溫度應(yīng)保持在15℃～25℃，濕度在45%～60%為宜，最好存放在防磁柜內(nèi)。

五、電子檔案

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤，電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。需要注意的是，不宜將購買的光盤作為電子檔案歸檔，作為檔案歸檔的應(yīng)是本單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的資料。

六、實(shí)物檔案

實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有形物品，它是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分，它具有其他檔案所具有的原始性、直觀性、確定性等特征，能真實(shí)地記載社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，并生動(dòng)地反映出社會(huì)發(fā)展歷史。實(shí)物檔案可具體包括：本單位的集體或個(gè)人在各類公務(wù)活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、錦旗、榮譽(yù)證書等；公務(wù)活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知名人士的題詞字畫等；本單位使用過的牌匾、停用的印章、各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品和宣傳品；其它有保存價(jià)值的實(shí)物。

實(shí)物檔案整理按時(shí)間順序進(jìn)行排列，編大流水號(hào)，需注意的是，獎(jiǎng)品證書題名的擬寫不是直接將獎(jiǎng)品證書標(biāo)題文字照抄，而是要揭示出獎(jiǎng)品證書的內(nèi)容，如“XX單位頒發(fā)（授予）的XX工作或活動(dòng)獎(jiǎng)牌（榮譽(yù)證書）”；此外，實(shí)物檔案對(duì)存放地點(diǎn)及環(huán)境有較高要求，需妥善處理溫度、濕度、光線、污染物等自然因素對(duì)實(shí)物檔案保存壽命的影響。

七、醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)管理檔案

醫(yī)療技術(shù)管理檔案是全宗內(nèi)一個(gè)重要門類，屬于醫(yī)療機(jī)構(gòu)專業(yè)檔案，通常由醫(yī)學(xué)科研、醫(yī)教管理、護(hù)理管理、婦幼保健管理、出生醫(yī)學(xué)證明記錄等方面材料組成。醫(yī)療技術(shù)管理檔案對(duì)規(guī)范醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)臨床應(yīng)用、保證醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療安全等具有現(xiàn)實(shí)意義。

近年來，隨著醫(yī)療服務(wù)行業(yè)的蓬勃發(fā)展、公立醫(yī)院改革的不斷深化及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也逐步走向規(guī)范化、信息化、集成化軌道，檔案管理的最終目的是提供利用，因此檔案分類管理模式也應(yīng)不斷創(chuàng)新完善，不斷提高檔案管理效率及利用率，為醫(yī)院發(fā)展發(fā)揮更大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

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