高校檔案工作的現(xiàn)狀、問題及對策

文/廣東開放大學(xué) 梁建梅

2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，做好檔案工作，不僅是當前社會各項工作的需要，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)?！兑庖姟诽岢隽诵滦蝿菹录訌姾透倪M檔案工作的新要求，包括完善檔案工作體制機制，建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系，確保檔案安全保密的檔案安全體系，以及加大對檔案工作的支持保障力度等五個方面。面對新形勢新任務(wù)新要求，高校要與時俱進，開拓創(chuàng)新，加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，改進檔案工作方法和技術(shù)，提高檔案管理規(guī)范化、存檔信息化、服務(wù)大眾化的水平，推動檔案工作的持續(xù)發(fā)展。

一、高校檔案工作現(xiàn)狀

（一）學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視。一直以來，高校各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作給予了很大的關(guān)心與支持。檔案一般由一名校領(lǐng)導(dǎo)分管，成立檔案館或檔案室，配備相應(yīng)的專職人員，檔案經(jīng)費專款專用。檔案工作被列入學(xué)校工作的年度計劃和總結(jié)，各級領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)?，F(xiàn)場調(diào)研，定期了解檔案工作情況，及時解決檔案工作中遇到的實際困難，確保檔案工作所需的人員、經(jīng)費、設(shè)施和設(shè)備到位，檔案工作不斷發(fā)展。

（二）強化督導(dǎo)和培訓(xùn)。高校有一套健全的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，建立了較完善的學(xué)校、單位（部門）、兼職檔案員三級檔案管理體系，為做好檔案工作打下了堅實的基礎(chǔ)。為保障檔案工作網(wǎng)絡(luò)的規(guī)范有序，高校有意識地加強對專兼職檔案員的督導(dǎo)和培訓(xùn)。專職檔案員定期參加檔案行政管理機構(gòu)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新工作理念和管理方法，掌握最新的檔案技術(shù)。對兼職檔案員則是年度培訓(xùn)和隨時指導(dǎo)相結(jié)合，培訓(xùn)檔案有關(guān)知識，對檔案資料的收集、鑒定、整理、利用等業(yè)務(wù)進行手把手的輔導(dǎo)。

（三）推行“前端控制，全程管理”理念。所有文件資料在發(fā)文蓋章時，均保存一份正稿、簽發(fā)稿和草稿，文件資料年底以部門為單位進行匯總、立卷、錄入檔案系統(tǒng)、移交、歸檔。對于科技項目檔案或?qū)ｍ棙I(yè)務(wù)檔案，則推行“四同步”管理，項目結(jié)束或竣工后歸檔。集中收集與平時收集結(jié)合的方式，保證了學(xué)校產(chǎn)生的有保存價值的文件資料收集齊全。整理方面，按照高校檔案分類法，準確分類，整理有序，裝訂美觀，安全保管。

（四）積極開展檔案利用服務(wù)。檔案工作始終圍繞學(xué)校中心工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。如：提供大量涉及學(xué)校定位、財政撥款、人員定編等檔案文件，維護學(xué)校合法權(quán)益，有效解決債務(wù)、產(chǎn)權(quán)等各種糾紛；協(xié)助紀檢、監(jiān)察處核查各部門處級干部簽署合同和經(jīng)手的規(guī)章制度；為學(xué)校周年慶典、人才教育教學(xué)評估等工作提供參考和憑證資料；查閱學(xué)籍檔案提供學(xué)歷認證，為歷屆畢業(yè)生提供核實學(xué)歷、學(xué)籍證明等等。檔案工作為師生提供了大量的查閱服務(wù)，成為了學(xué)校工作不可缺少的參謀助手。

（五）加大檔案資源編研開發(fā)。檔案編研一直是高校檔案工作的重點之一。高校一般有組織機構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等基礎(chǔ)編研資料，學(xué)校特色編研資料和專題材料、發(fā)文匯編等等。檔案部門認真總結(jié)檔案編研經(jīng)驗，在學(xué)校范圍內(nèi)征求意見，分析需求，有針對性地開發(fā)檔案信息資源，編纂新專題。檔案編研在學(xué)校人才培養(yǎng)、科研和社會服務(wù)中發(fā)揮重要作用。

（六）積極推進檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理質(zhì)量和水平的重要抓手，也是時代發(fā)展的要求。高校通過購買或合作開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，檔案目錄電子化率達100%，近年來許多高校開始實行OA辦公，電子文件即時歸檔。而且，學(xué)校對存量檔案進行數(shù)字化掃描，逐步實現(xiàn)全文網(wǎng)上檢索利用。

二、高校檔案工作存在問題

近年來，高校檔案工作取得了較大的發(fā)展和進步，然而，在新形勢下，高校檔案工作尚存在一些問題。

（一）檔案制度有待完善。高校檔案收集范圍和檔案保管期限的相關(guān)規(guī)定，需要重新定義和修改。專職人員崗位職責考核制度、兼職人員崗位職責和依法治檔制度、檔案工作依法檢查制度、檔案信息安全管理制度等有待建立和完善。

（二）檔案意識有待加強。存在檔案意識淡薄、責任心弱的現(xiàn)象，有些重點項目建設(shè)未能與檔案工作做到“四同步”，部門預(yù)立卷制度執(zhí)行和開展較難。

（三）檔案信息化建設(shè)有待加快。學(xué)校檔案信息化建設(shè)雖取得了一定成效，但電子文件的歸檔管理、黨群、行政類永久保管的檔案掃描工作尚未啟動，學(xué)籍檔案數(shù)量龐大，數(shù)字化掃描進度慢。檔案全文數(shù)據(jù)網(wǎng)上檢索利用尚需權(quán)限，并未全面開放。

（四）檔案信息資源整合利用不夠。校內(nèi)部門之間缺乏系統(tǒng)協(xié)調(diào)意識，各個部門的信息化各自為政，采用的軟件系統(tǒng)不一致，數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一，缺乏統(tǒng)一的信息資源管理平臺，導(dǎo)致校內(nèi)大量數(shù)據(jù)的重復(fù)建設(shè)和資金浪費，形成多個“信息孤島”，資源無法共享，也增加了以后檔案數(shù)據(jù)兼容、對接和歸檔的難度和成本。

三、高校檔案工作持續(xù)發(fā)展的對策

（一）開展檔案規(guī)章制度的廢、改、立工作。認真貫徹落實《意見》有關(guān)部署和任務(wù)，高校要進一步開展檔案規(guī)章制度的廢、改、立工作，修訂各類檔案制度，制定檔案信息安全管理及檔案管理應(yīng)急預(yù)案，建立專兼職檔案員崗位責任制及獎懲制度，建立健全檢查、考核、評估制度等。

（二）重視檔案的形成積累，做到“四同步”。繼續(xù)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和重視，把檔案歸檔工作列入單位（部門）崗位責任考核范圍，納入相關(guān)人員的工作職責。重大基建項目、教學(xué)評估項目、科研課題、研究項目等要嚴格做到“四同步”管理，逐步規(guī)范文件檔案材料的形成、積累、收集和整理工作。

（三）持續(xù)推進檔案信息化建設(shè)。按照高校檔案信息化建設(shè)方案的規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)與學(xué)校信息化建設(shè)同步發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)無縫對接與整合，加強電子文檔的收集、管理，加快學(xué)籍檔案、黨群、行政類重要檔案的數(shù)字化掃描工作，持續(xù)推進檔案信息化建設(shè)。

（四）加快檔案資源整合。高校檔案信息資源的整合和開發(fā)利用尚處于初級階段，發(fā)展的空間比較大。

要統(tǒng)籌規(guī)劃，整體協(xié)調(diào)，加大經(jīng)費投入。按照“整合資源，共建共享”的原則，將學(xué)校內(nèi)部所有的資源體系整合，納入統(tǒng)一的開發(fā)平臺，實行統(tǒng)一的技術(shù)標準，逐步將高校教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)甚至財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都與檔案系統(tǒng)對接，真正實現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步歸檔。對所有檔案資源進行再開發(fā)、再挖掘。與此同時，建設(shè)能夠支持多方訪問與個性化利用服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)和共享，最大限度地發(fā)揮現(xiàn)有資源的作用。

（五）優(yōu)化信息化人才隊伍。首先，構(gòu)建專業(yè)的技術(shù)隊伍。檔案管理人員除了具備檔案基本知識外，還要具備一定的計算機水平，熟悉計算機操作、錄入、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、圖像處理等方面的知識，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，活到老學(xué)到老。其次，強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。開展面對全校各個層次的檔案信息技術(shù)培訓(xùn)，重點提高師生的信息技術(shù)運用能力。再次，借助于高校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門或外包服務(wù)機構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，采取合作或購買技術(shù)支持服務(wù)，優(yōu)化檔案人才隊伍結(jié)構(gòu)，提高信息化建設(shè)的效率。最后，多開展校際間的技術(shù)交流，開闊眼界，相互促進和提高。

（六）完善檔案安全管理工作。做好安全保護工作是檔案最重要的基礎(chǔ)工作之一，高校繼續(xù)強化檔案安全意識，開展安全專項督查，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證檔案實體和檔案信息的安全、系統(tǒng)和完整。

在以知識和信息為主要特征的時代背景下，高校檔案工作的關(guān)鍵是創(chuàng)新，管理創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新，利用模式創(chuàng)新。在創(chuàng)新中求發(fā)展，迎接新挑戰(zhàn)，開創(chuàng)新局面。