淺談高校本科教學(xué)合格評(píng)估前期準(zhǔn)備中的檔案管理工作

文/山東萬杰醫(yī)學(xué)院　宋本玉

淺談高校本科教學(xué)合格評(píng)估前期準(zhǔn)備中的檔案管理工作

文/山東萬杰醫(yī)學(xué)院宋本玉

【摘要】高等學(xué)校本科教學(xué)合格評(píng)估是檢驗(yàn)一個(gè)學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量、教育教學(xué)水平的重要手段。評(píng)估前學(xué)校開展迎評(píng)工作，尤其是做好檔案資料的準(zhǔn)備工作顯得尤為重要。本科評(píng)估又有效的推動(dòng)了高校檔案的體系化建設(shè)，提高了學(xué)校檔案管理工作水平。

【關(guān)鍵詞】高校評(píng)估；前期準(zhǔn)備；檔案工作

2012年,教育部頒布實(shí)施《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估實(shí)施辦法》和《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評(píng)估指標(biāo)體系》,促使新建本科院校按照評(píng)估實(shí)施辦法和指標(biāo)體系的內(nèi)涵要求進(jìn)一步規(guī)范和完善管理。在對(duì)評(píng)估指標(biāo)體系及內(nèi)涵要求深入理解的基礎(chǔ)上,更應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到,收集齊全完整、整理科學(xué)規(guī)范的高校檔案是開展評(píng)估工作的重要基礎(chǔ),是評(píng)估專家系統(tǒng)準(zhǔn)確了解學(xué)校各項(xiàng)工作進(jìn)而作出科學(xué)評(píng)價(jià)的必不可少的重要依據(jù)。因此,如何從評(píng)估前期準(zhǔn)備工作實(shí)際出發(fā),有條不紊的對(duì)照評(píng)估指標(biāo)體系將學(xué)校評(píng)估檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔，是每所新建本科院校所面臨的重要課題。

一、高校檔案管理工作對(duì)本科合格評(píng)估的作用

本科合格評(píng)估是教育行政部門加強(qiáng)國家對(duì)高等學(xué)校的宏觀管理與指導(dǎo),促使各級(jí)教育部門重視和支持學(xué)校,促進(jìn)高等學(xué)校自覺地貫徹執(zhí)行國家教育方針的重要措施。在迎接評(píng)估前所做的主要工作就是收集和整理高校在辦學(xué)過程中所積累的信息檔案材料。評(píng)估是對(duì)院校辦學(xué)水平與教育教學(xué)能力的全面檢閱，同時(shí)促進(jìn)了高校檔案工作的規(guī)范化與制度化建設(shè)。

二、高校檔案在評(píng)估前期準(zhǔn)備工作中的基本特征

高校檔案是學(xué)校在發(fā)展歷程中積累形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，在高校本科合格評(píng)估前期準(zhǔn)備工作中起著舉足輕重的導(dǎo)向與佐證作用。評(píng)估指標(biāo)體系中的支撐材料目錄是評(píng)估前期準(zhǔn)備工作的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，是收集、整理、分類評(píng)估檔案材料的內(nèi)涵要求。高校檔案作為基礎(chǔ)性資料能夠客觀準(zhǔn)確地反映學(xué)校教育教學(xué)的主要信息，是形成學(xué)校自評(píng)報(bào)告的最原始內(nèi)容，是評(píng)估前專家調(diào)閱的重要指標(biāo)支撐材料。

三、切實(shí)加強(qiáng)高校本科合格評(píng)估前的檔案管理工作

（一）進(jìn)一步增強(qiáng)高校全員檔案日常積累意識(shí)。結(jié)合評(píng)估指標(biāo)體系的內(nèi)涵要求，通過深入開展檔案法規(guī)專題講座、檔案編目知識(shí)問卷等主題宣傳活動(dòng)，為評(píng)估前期準(zhǔn)備工作提供更加詳實(shí)準(zhǔn)確的第一手資料。以山東萬杰醫(yī)學(xué)院為例，在學(xué)校評(píng)估動(dòng)員大會(huì)之后，廣泛開展評(píng)估檔案問卷調(diào)查、評(píng)估檔案知識(shí)60問等主題活動(dòng),以增強(qiáng)廣大教職員工對(duì)檔案收集、整理工作重要性的認(rèn)識(shí)與理解，并根據(jù)評(píng)估指標(biāo)體系要求，成立多個(gè)項(xiàng)目建設(shè)組，針對(duì)7個(gè)一級(jí)指標(biāo)、19個(gè)二級(jí)指標(biāo)以及44個(gè)觀測(cè)點(diǎn)進(jìn)行了全面梳理，按照要求將支撐材料整理歸檔，確保檔案信息的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和實(shí)效性。

（二）完善校系兩級(jí)檔案管理體制，充分發(fā)揮評(píng)估建設(shè)辦公室在評(píng)估檔案材料整理歸檔中的樞紐作用，切實(shí)建立健全檔案管理制度。根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的相關(guān)要求，按照評(píng)估指標(biāo)體系內(nèi)涵標(biāo)準(zhǔn)，建立校系兩級(jí)檔案管理體制，深入落實(shí)“三納入、四同步”檔案管理制度，把學(xué)校檔案管理和建設(shè)納入部門領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任體系之中。同時(shí)在完善評(píng)建檔案管理的基礎(chǔ)上，形成評(píng)建辦、職能部門、教學(xué)系部三級(jí)“階梯”式的檔案管理體系。“一級(jí)階梯”是存放在各教學(xué)系部的所有教學(xué)工作計(jì)劃、試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)等原始材料；“二級(jí)階梯”是存放在相關(guān)職能部門的聽課記錄、課程、人事、學(xué)生就業(yè)、團(tuán)學(xué)等常規(guī)檔案；“三級(jí)階梯”是存放在評(píng)建辦根據(jù)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案（試行）》設(shè)計(jì)的支撐材料和其他專項(xiàng)評(píng)估的匯總檔案材料，評(píng)建辦在檔案管理體系中發(fā)揮著管理和協(xié)調(diào)職能。通過建立三級(jí)“階梯”式的檔案管理體系，使學(xué)校逐步形成了一套較為完整的評(píng)估檔案管理工作模式。

（三）創(chuàng)新檔案工作管理機(jī)制，不斷提高檔案管理人員的工作積極性。首先，引入監(jiān)督和信息反饋機(jī)制，根據(jù)評(píng)估建設(shè)實(shí)施方案的具體要求，對(duì)學(xué)校層面布置的工作任務(wù)和目標(biāo)的執(zhí)行情況，進(jìn)行定期檢查，把檢查結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)在檢查中基層人員提出的建議虛心接受采納，并根據(jù)工作實(shí)際落實(shí)到檔案管理工作中，對(duì)在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)掌握并予以糾正，充分發(fā)揮這兩套機(jī)制的監(jiān)督協(xié)調(diào)作用。以山東萬杰醫(yī)學(xué)院為例，部分基層人員反映評(píng)估支撐檔案材料中有數(shù)據(jù)信息有不一致的情況，比如在填報(bào)雙師型師資隊(duì)伍數(shù)據(jù)時(shí)，有的部門上報(bào)的數(shù)據(jù)不一樣，導(dǎo)致前后數(shù)據(jù)矛盾，影響了統(tǒng)計(jì)結(jié)果。針對(duì)這一問題建議讓提供部門出具材料數(shù)據(jù)來源確認(rèn)單，由評(píng)建辦負(fù)責(zé)核查備案，所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一口徑、一進(jìn)一出由評(píng)建辦管理，收到良好效果。相關(guān)責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)要尊重檔案管理人員的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，在各方面關(guān)心愛護(hù)他們，以增強(qiáng)他們的事業(yè)心和責(zé)任心，從而充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

通過合格評(píng)估前檔案管理工作的開展，使檔案管理人員深刻領(lǐng)會(huì)了評(píng)估指標(biāo)體系內(nèi)涵,規(guī)范完善了相關(guān)檔案管理制度,為迎接評(píng)估專家組進(jìn)校檢查,做好相關(guān)評(píng)估檔案的先期準(zhǔn)備工作，確保高校檔案管理工作在本科教學(xué)合格評(píng)估中發(fā)揮更大的作用。

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