軌道行業(yè)檔案管理措施分析

文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司　李曉喻

軌道行業(yè)檔案管理措施分析

文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司李曉喻

【摘要】軌道交通檔案管理反映了整個(gè)軌道交通工程建設(shè)的全過程，同時(shí)還為后期的維護(hù)和改造運(yùn)營管理工作提供了依據(jù)。本文對(duì)軌道交通檔案管理措施進(jìn)行了分析，提出了一些建議，希望能夠提升軌道行業(yè)檔案管理的綜合水平。

【關(guān)鍵詞】軌道行業(yè)；檔案管理；措施

一、軌道交通檔案管理特點(diǎn)

軌道交通具有投資大、環(huán)節(jié)多、周期長以及內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，其工程建設(shè)包括路線、軌道、路基、車站建筑、綜合基地以及供電、通信、報(bào)警系統(tǒng)等多個(gè)方面的內(nèi)容，是龐大的系統(tǒng)工程，因此其所形成的檔案載體多樣性、數(shù)量龐大。這些工程檔案是對(duì)工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄，也是對(duì)工程質(zhì)量、事故原因進(jìn)行鑒定的重要依據(jù)，還是工程項(xiàng)目建設(shè)、維修及管理工作開展的重要依據(jù)，對(duì)保證軌道交通項(xiàng)目的正常運(yùn)營提供了重要的信息支持。

二、軌道交通檔案管理存在的主要問題

（一）參建單位多，專業(yè)素質(zhì)差異較大。軌道交通整體工程規(guī)模較大，涉及到大量的施工單位參與其中，而各參建單位的資質(zhì)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平存在較大的差異，對(duì)工程資料的管理也是參差不齊，“重生產(chǎn)、輕檔案”的現(xiàn)象普遍存在。同時(shí)，檔案工作人員素質(zhì)差異性大且人員流動(dòng)性大，為軌道交通檔案管理工作帶來了一定的難度。根據(jù)規(guī)定，檔案管理人員需要在工程前期介入檔案管理工作中。但是部分單位對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，未設(shè)置專職的檔案人員，但部分以兼職或者臨時(shí)抽調(diào)的人員對(duì)資料進(jìn)行管理，而這些人往往未經(jīng)過專業(yè)檔案管理培訓(xùn)，容易導(dǎo)致平時(shí)工程資料收集不完整，影響檔案管理質(zhì)量。

（二）建設(shè)周期長，檔案工作缺乏連續(xù)性。部分施工單位在工程建設(shè)結(jié)束后，基于轉(zhuǎn)移到其他工程，原先負(fù)責(zé)該工程的資料管理人員也同時(shí)被調(diào)離，后期介入的資料管理人員由于沒有跟蹤到整個(gè)工程的建設(shè)過程，對(duì)原始工程檔案資料的熟悉程度不高，部分檔案內(nèi)容在建設(shè)機(jī)構(gòu)變動(dòng)的過程中丟失或者被分散，導(dǎo)致之后的檔案可能出現(xiàn)資料不完整、歸檔案卷質(zhì)量較差等問題。由于工程建設(shè)周期較差，檔案容易出現(xiàn)丟失、損壞等問題，加上工地現(xiàn)場公共條件較差，存放在工地的檔案資料容易受潮、甚至出現(xiàn)發(fā)霉、褪色等問題。

（三）檔案內(nèi)容收集不完整、缺乏真實(shí)性。軌道交通工程檔案來源于多個(gè)方面的職能活動(dòng)，檔案資料從產(chǎn)生到歸檔需要經(jīng)歷較長的時(shí)間，中間存在多個(gè)環(huán)節(jié)，而每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能對(duì)歸檔的質(zhì)量產(chǎn)生影響，影響歸檔資料的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。在前期準(zhǔn)備階段，還有部分資料文件散落在個(gè)別部門，部分資料文件因?yàn)橄嚓P(guān)的辦事事項(xiàng)而被長期借閱，影響資料收集的齊全性，尤其是征地拆遷文件被借閱最為廣泛，同時(shí)也最難進(jìn)行收集。另外，由于傳統(tǒng)觀念的影響，忽略電子檔案、聲像資料的收集，影響檔案的收集的完整性。部分施工單位忽視了檔案工作的重要性，對(duì)相關(guān)法律法規(guī)了解不多，甚至一無所知，忽視了平時(shí)對(duì)資料的積累和管理，到需要時(shí)補(bǔ)辦補(bǔ)填，出現(xiàn)資料內(nèi)容胡編亂造的情況，與實(shí)際施工情況不符，簽字手續(xù)隨意，冒名代簽現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致很多資料的真實(shí)性大幅下降，對(duì)檔案的質(zhì)量造成了嚴(yán)重的影響。

三、提高軌道行業(yè)工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)。施工單位需要在工程建設(shè)的前期即安排專人對(duì)工程資料進(jìn)行收集和整理，落實(shí)相關(guān)的責(zé)任制度，并逐級(jí)建立完善的檔案資料管理崗位責(zé)任制度。建立單位也需要履行自身的職能，充分發(fā)揮出監(jiān)理的作用，不但需要對(duì)工程的質(zhì)量、進(jìn)度已經(jīng)投資等方面進(jìn)行建立，同時(shí)還需要對(duì)檔案資料的收集和整理，并對(duì)資料的完整性和真實(shí)性情況進(jìn)行核查。建設(shè)單位應(yīng)該指派專人對(duì)檔案資料的形成以及整理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出解決方案，另外，需要定期組織各個(gè)參建單位中的檔案管理工作負(fù)責(zé)人員進(jìn)行座談交流，并學(xué)習(xí)優(yōu)秀單位的檔案管理經(jīng)驗(yàn)。在工程竣工驗(yàn)收通過之后，需要及時(shí)組織各個(gè)參建單位向城建檔案館、業(yè)主單位等辦理移交手續(xù)。

（二）推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。通過對(duì)信息技術(shù)的充分應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化，構(gòu)建“數(shù)字檔案館”，完善紙質(zhì)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫以及聲像檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作；逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化、檔案的在線接收和在線管理，提高檔案管理工作的效率，同時(shí)避免了紙質(zhì)檔案在長期查閱過程中的損毀和老化等問題。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。軌道行業(yè)檔案管理工作與普通的文書檔案、人事檔案管理工作不同，軌道行業(yè)檔案管理所涉及的專業(yè)范圍非常寬泛，這對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。檔案人員不僅需要較高的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要對(duì)工程相關(guān)的知識(shí)有較高的了解。對(duì)此，建設(shè)單位需要邀請(qǐng)相關(guān)的人員參與到檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作中，講解竣工檔案的編制要求，并通過實(shí)際指導(dǎo)提高檔案管理人員的專業(yè)技能水平。

四、結(jié)束語

軌道行業(yè)檔案管理工作是軌道行業(yè)資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，其工作內(nèi)容涉及范圍廣，這需要加強(qiáng)各個(gè)單位之間的協(xié)調(diào)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)軌道行業(yè)檔案從收集到歸檔整個(gè)過程的管理和控制，不斷提高檔案管理工作人員的綜合能力，加強(qiáng)軌道行業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)，全面保證軌道行業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，從而更好地為城市軌道交通建設(shè)工作提供支持。

參考文獻(xiàn)：

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