檔案管理對(duì)中職整體工作的有效性

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檔案管理對(duì)中職整體工作的有效性

文/包頭機(jī)械工業(yè)職業(yè)學(xué)校宋月紅

【摘要】本文針對(duì)中職學(xué)校檔案管理工作的重要性進(jìn)行了分析，并就提高中職學(xué)校檔案管理工作有效性提出了建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;中職;有效性

在中職學(xué)校發(fā)展中，檔案資料是學(xué)校進(jìn)行教研和管理工作的重要信息來(lái)源，能夠有效提高教師的工作效率以及學(xué)校的競(jìng)爭(zhēng)力。由于檔案管理在中職學(xué)校的教育教學(xué)、發(fā)展改革、教師隊(duì)伍建設(shè)中起著越來(lái)越多的作用，因此，中職學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，讓檔案管理工作在學(xué)校改革中發(fā)揮更多的推動(dòng)優(yōu)勢(shì)。

一、檔案管理在中職整體工作中的作用

（一）檔案管理促進(jìn)了教學(xué)工作的發(fā)展。學(xué)校的檔案管理工作主要是收集教學(xué)工作中的教學(xué)課件或錄像、課堂實(shí)踐總結(jié)、教學(xué)研究成果等材料。這些材料是學(xué)校在教研和管理等活動(dòng)中形成的文字、圖表等，對(duì)學(xué)校和社會(huì)有一定的保存價(jià)值和參考價(jià)值。檔案管理人員通過(guò)收集整理、鑒定保管，為學(xué)校提供反饋信息；而教師通過(guò)資料，掌握和借鑒好的教育方法和教育經(jīng)驗(yàn)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)則可以參考資料設(shè)計(jì)校本培訓(xùn)活動(dòng)，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的發(fā)展。

（二）檔案管理保證了教育評(píng)估的進(jìn)行。開展教育評(píng)估是學(xué)校改進(jìn)工作、開展教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作。而檔案能為評(píng)估學(xué)校教育、評(píng)估學(xué)校工作提供可靠的依據(jù)，增加評(píng)估過(guò)程的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。檔案管理記錄的檔案信息全面而準(zhǔn)確，學(xué)校根據(jù)檔案材料對(duì)教育內(nèi)容、教學(xué)程序等進(jìn)行評(píng)價(jià)判斷，進(jìn)而對(duì)學(xué)校做出全面客觀的評(píng)估，因此，實(shí)行檔案管理有力地保證學(xué)校教育評(píng)估的進(jìn)行。

（三）檔案管理全面記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程。學(xué)校的檔案管理通過(guò)兩個(gè)方面記錄學(xué)校的發(fā)展歷史：一方面對(duì)學(xué)校的每一次發(fā)展都做了記錄：包括學(xué)校的教學(xué)改革及教育演變，通過(guò)對(duì)教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，推動(dòng)教學(xué)工作的不斷發(fā)展；另一方面記錄了學(xué)校自身的演變情況：通過(guò)總結(jié)學(xué)校建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為新時(shí)期的學(xué)校建設(shè)提供了合理有效的依據(jù)。因此，中職學(xué)校的檔案管理是對(duì)學(xué)校發(fā)展情況的總結(jié)和反思，能夠幫助學(xué)校樹立良好的校風(fēng)，檔案管理也成為了推動(dòng)中職學(xué)校發(fā)展的重要工作，在維護(hù)歷史的真實(shí)面貌方面起到了重要作用。

（四）檔案管理促進(jìn)了學(xué)校教師的隊(duì)伍建設(shè)。教育主管部門經(jīng)常下發(fā)大量的教育文件和政策法規(guī)，學(xué)校的檔案管理工作負(fù)責(zé)收集這些文件，作為學(xué)校組織教師學(xué)習(xí)的材料，讓教師通過(guò)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)文件精神，了解教育政策及教育法規(guī)，從而提高思想政治覺(jué)悟和職業(yè)道德，使教師更加愛(ài)崗敬業(yè)。此外，檔案管理中全面記錄了教師的發(fā)展歷程，對(duì)全面考察教師資質(zhì)起著重要的參考作用，不但能幫助教師制定合理的職業(yè)規(guī)劃，在進(jìn)行教師聘任或職稱評(píng)定時(shí)，還能發(fā)揮檔案管理的資源優(yōu)勢(shì)，為學(xué)校提供充分的參考依據(jù)。因此，檔案管理工作促進(jìn)了中職學(xué)校教師的隊(duì)伍建設(shè)。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理有效性的建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度。中職學(xué)校應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，在檔案管理工作中加入創(chuàng)新理念，開發(fā)檔案管理的新途徑，建立并完善檔案管理制度，保障檔案管理工作的開展。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理法律法規(guī)的宣傳力度，強(qiáng)化教師的檔案意識(shí)，讓檔案工作人員轉(zhuǎn)變工作理念，完成教學(xué)任務(wù)的同時(shí)還要加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理，并及時(shí)解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，使檔案管理工作能逐步適應(yīng)中職學(xué)校的教學(xué)體制改革。

（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)。中職學(xué)校的檔案管理普遍存在管理人員不足，人員專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)低的問(wèn)題。因此，必須加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，擴(kuò)充檔案管理人員數(shù)量，并對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，使其快速掌握辦公應(yīng)用軟件和檔案管理軟件等現(xiàn)代管理技術(shù)。

同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員法律法規(guī)和管理制度方面的培訓(xùn)，提高其責(zé)任意識(shí)和政治素養(yǎng)，使其能夠嚴(yán)格遵守各項(xiàng)管理制度、查閱制度和保密制度，保證檔案管理工作的有效開展。另外，中職學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，并配備完整的檔案管理設(shè)施，對(duì)不同的檔案進(jìn)行編檔并分類存放，落實(shí)防火、防潮、防盜、防蟲等各項(xiàng)工作措施，使檔案材料的管理符合安全規(guī)范且便于查詢。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。中職學(xué)校的檔案管理工作必須要樹立現(xiàn)代化觀念，制訂科學(xué)的現(xiàn)代化管理體系和管理制度，并在檔案管理工作中推廣計(jì)算機(jī)、掃描儀和信息檢索終端等現(xiàn)代化設(shè)備的使用，從而加快信息的收集、處理和傳遞，提高檔案管理工作的效率，使中職院校的檔案管理工作更加適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）強(qiáng)化檔案的收集和整理，提高學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)前，中職學(xué)校正處于高職、高校雙面夾擊的環(huán)境當(dāng)中，各學(xué)校間的競(jìng)爭(zhēng)非常激烈。中職學(xué)校想要在教育市場(chǎng)上立足，必須重視宣傳本校在教育教學(xué)方面的優(yōu)勢(shì)，檔案管理工作能為學(xué)校宣傳提供真實(shí)的資料。

中職學(xué)校應(yīng)重視并加強(qiáng)檔案的收集和整理，重點(diǎn)收集在學(xué)校直接形成的文件材料，包括：上級(jí)部門針對(duì)學(xué)校下發(fā)的文件材料和學(xué)校公務(wù)活動(dòng)中的協(xié)議書、重要會(huì)議材料和校園建設(shè)材料等，收集完成后根據(jù)類別和日期進(jìn)行歸檔整理，保證學(xué)校歷史檔案的完整和便于查閱，提高中職學(xué)校在教育市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是中職學(xué)校管理工作中重要的組成部分，對(duì)中職學(xué)校的發(fā)展建設(shè)有著重要的意義。中職學(xué)校必須不斷完善檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，使自身能夠適應(yīng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和新時(shí)代的發(fā)展要求。

參考文獻(xiàn)：

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