做好電力建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔質(zhì)量審核

文/華能沁北電廠　郭團(tuán)衛(wèi)

做好電力建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔質(zhì)量審核

文/華能沁北電廠郭團(tuán)衛(wèi)

【摘要】只有掌握和明確電力項(xiàng)目文件歸檔審核的內(nèi)容和流程，才能做好項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量審核工作，才能保證電力項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目文件；歸檔；質(zhì)量；審核

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案是指在電力工程建設(shè)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的項(xiàng)目文件。歸檔項(xiàng)目文件的范圍是否齊全完整、內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確、整理是否規(guī)范系統(tǒng)，都將直接影響項(xiàng)目檔案在今后生產(chǎn)、運(yùn)行、檢修、改擴(kuò)建的有效利用。只有做好了項(xiàng)目文件的歸檔質(zhì)量審核，把不符合要求的文件拒之門外，才能確保歸檔項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。筆者參與了華能沁北電廠4×600MW工程和2×1000MW工程項(xiàng)目檔案管理工作，認(rèn)為做好電力建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔質(zhì)量審核工作，應(yīng)重點(diǎn)掌握歸檔審核內(nèi)容和明確審核流程。

一、掌握項(xiàng)目文件歸檔審核的內(nèi)容

項(xiàng)目文件的審核，從文件形成的角度和歸檔整理的角度看，應(yīng)分兩個(gè)方面進(jìn)行，即由職能部門負(fù)責(zé)人與技術(shù)人員負(fù)責(zé)的專業(yè)技術(shù)方面審核和由檔案人員負(fù)責(zé)的檔案專業(yè)方面審核。

（一）項(xiàng)目文件的技術(shù)審核。項(xiàng)目文件的技術(shù)審核是指職能部門負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)人員對(duì)項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、有效性的審查。職能部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員是項(xiàng)目建設(shè)的直接參與者，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)程序、施工工序及應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范非常熟悉，同時(shí)他們又是項(xiàng)目文件形成的主體，對(duì)文件的形成過(guò)程，文件所記錄的內(nèi)容、技術(shù)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性、施工工序、質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定程序以及現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況最為了解。因此，由職能部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)人員負(fù)責(zé)審查與工程技術(shù)有關(guān)的內(nèi)容，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行專業(yè)技術(shù)方面的把關(guān)，是保證項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、有效的關(guān)鍵措施。

1.完整性審核。建設(shè)單位各職能部門形成的項(xiàng)目文件的審核。對(duì)于建設(shè)單位各職能部門形成的前期文件、管理性文件及竣工驗(yàn)收文件等，其完整性應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。如招投標(biāo)過(guò)程中形成的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招標(biāo)邀請(qǐng)、登記表、澄清、報(bào)價(jià)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、打分表、定標(biāo)的會(huì)議紀(jì)要及審批文件、中標(biāo)通知等；合同簽訂中形成的合同文件、技術(shù)協(xié)議、合同會(huì)談紀(jì)要、授權(quán)委托書、補(bǔ)充合同協(xié)議等；專項(xiàng)驗(yàn)收文件中的驗(yàn)收會(huì)議文件、問(wèn)題整改閉環(huán)文件及批文等。職能部門負(fù)責(zé)人熟悉工作流程，知道本部門形成有哪些文件，哪些是重要文件，結(jié)合歸檔范圍，對(duì)本部門形成的應(yīng)歸檔的項(xiàng)目文件完整性負(fù)責(zé)。當(dāng)經(jīng)辦人向檔案部門辦理移交手續(xù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)檢查，查漏補(bǔ)缺，確保歸檔的每批次的項(xiàng)目文件齊全完整。

施工文件的審核。對(duì)于施工文件完整性的審查，主要是指根據(jù)施工文件形成過(guò)程、施工工序和驗(yàn)收程序，對(duì)其完整情況進(jìn)行的審查。如在土建工程中，由混凝土施工記錄編制的竣工文件，按照施工工序形成有配合比、攪拌、澆筑、養(yǎng)護(hù)、測(cè)溫等記錄。對(duì)于質(zhì)量驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收程序和審批的《施工質(zhì)量驗(yàn)收范圍劃分表》中的單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程和檢驗(yàn)批的項(xiàng)目進(jìn)行審查，檢查相應(yīng)的質(zhì)量驗(yàn)收記錄是否齊全完整。

竣工圖的審核。對(duì)照施工圖卷冊(cè)目錄，審查竣工圖的編制是否齊全完整。特別是對(duì)于多臺(tái)機(jī)組同時(shí)建設(shè)施工的工程，要注意檢查是否已按不同機(jī)組編制了相應(yīng)的竣工圖。

監(jiān)理文件的審核。應(yīng)根據(jù)《電力建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》和《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定的歸檔范圍，對(duì)歸檔監(jiān)理文件的齊全性進(jìn)行審核。

設(shè)備文件的審核。根據(jù)與供貨單位簽訂的合同及技術(shù)協(xié)議，檢查開(kāi)箱或由廠家寄送的設(shè)備文件是否齊全。設(shè)備文件應(yīng)主要包括設(shè)備說(shuō)明書、圖紙、質(zhì)量證明文件、合格證、裝箱單、發(fā)貨單及配套的設(shè)備文件等，重點(diǎn)檢查主要設(shè)備的合格證及質(zhì)量證書的數(shù)量是否齊全。

2.準(zhǔn)確性審核。對(duì)項(xiàng)目文件準(zhǔn)確性的審核，主要是根據(jù)工程實(shí)際情況，對(duì)職能部門文件內(nèi)容及數(shù)據(jù)、施工文件記錄內(nèi)容及數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，以及設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖是否修改到位、設(shè)備文件說(shuō)明書與圖紙數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確性方面問(wèn)題進(jìn)行審核。

3.有效性（符合性）審核。對(duì)項(xiàng)目文件有效性（符合性）進(jìn)行審核，主要是依據(jù)行業(yè)有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔項(xiàng)目文件是否符合簽發(fā)流程、施工工序、驗(yàn)收程序及要求的審查。同時(shí)，還應(yīng)對(duì)施工文件用表是否符合有關(guān)國(guó)家、行業(yè)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行審查。

項(xiàng)目前期及管理性等紅頭文件的形成和流轉(zhuǎn)應(yīng)符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-2012）》和《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)[2012]14號(hào)）的規(guī)定和要求。

技術(shù)文件一般需經(jīng)編制、審核及審批的流程，如果審簽不齊全則為無(wú)效文件。

施工文件中施工、試驗(yàn)及驗(yàn)收表式應(yīng)根據(jù)中電建協(xié)頒布的《電力建設(shè)工程施工、試驗(yàn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)表式》的格式和填寫要求進(jìn)行編制。如施工中檢測(cè)報(bào)告應(yīng)經(jīng)檢測(cè)人員簽字、檢測(cè)機(jī)構(gòu)法定代表人或者其授權(quán)的簽字人簽署，并加蓋檢測(cè)機(jī)構(gòu)公章和檢測(cè)專用CMA章后方可生效；材料出廠證明應(yīng)加蓋供貨單位印章才能作為有效文件。

（二）項(xiàng)目文件的檔案審核。檔案審核是指由檔案人員對(duì)項(xiàng)目文件的完整性、有效性、系統(tǒng)性的審核。檔案審核應(yīng)從便于檔案保管與利用的角度出發(fā)，按照系統(tǒng)整理和規(guī)范管理的要求，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、成套性、有效性以及項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)整理情況進(jìn)行審查。

1.完整性的審核。對(duì)項(xiàng)目文件完整性的審核，主要應(yīng)從每批次文件、每份歸檔文件的個(gè)體兩方面進(jìn)行檢查。

（1）對(duì)照每批次移交的項(xiàng)目文件，檢查是本批次移交的是否齊全。如前期文件歸檔接收時(shí)，可根據(jù)初步可行性研究報(bào)告、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、項(xiàng)目核準(zhǔn)報(bào)告后的附件清單，檢查主送和抄送本單位的紅頭文件是否收集齊全。招投標(biāo)文件可依據(jù)招標(biāo)臺(tái)賬，檢查每一批次或每個(gè)設(shè)備（材料）的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)過(guò)程及來(lái)往文件是否收集齊全。合同文件可依據(jù)合同臺(tái)賬，按類別和編號(hào)檢查合同文件是否收集齊全。施工文件可根據(jù)單位工程一覽表，檢查每個(gè)單位工程的綜合管理文件、施工記錄文件、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件三大部分文件是否收集齊全。

（2）檢查單份文件是否齊全完整。單份文件是歸檔文件的最小細(xì)胞，其完整性是構(gòu)成項(xiàng)目檔案完整性的基本條件，審查項(xiàng)目文件的完整性應(yīng)從審查單份文件的完整性開(kāi)始，如正文與附件、正文與附圖，合同與合同審批單、收文與收文處理單、發(fā)文與發(fā)文稿紙（定稿）以及歸檔文件是否存在缺張少頁(yè)的情況。只有保證每份文件的完整性，才能確保整個(gè)項(xiàng)目檔案的完整性。

2.系統(tǒng)性的審核。對(duì)項(xiàng)目文件的系統(tǒng)性的審查，主要包括對(duì)項(xiàng)目文件的分類、組卷、排列、編目等系統(tǒng)整理情況進(jìn)行檢查。因大部分項(xiàng)目文件是在歸檔后由建設(shè)單位檔案人員按分類表重新排列組卷的，所以不存在歸檔整理不系統(tǒng)現(xiàn)象。這里主要指的是審核施工文件，內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

（1）不顧文件的形成規(guī)律和階段，把兩個(gè)或多個(gè)有密切聯(lián)系的文件按文種隨意分割，分別組卷。如把原材料質(zhì)量文件的報(bào)驗(yàn)單、出廠質(zhì)量證明文件（合格證、廠家提供的試驗(yàn)報(bào)告等）、材料復(fù)試報(bào)告，按文種分別組卷。

（2）不顧文件內(nèi)容的完整和成套性特點(diǎn)，把一組相對(duì)獨(dú)立內(nèi)容（如專業(yè)、問(wèn)題、內(nèi)容或部件等）的文件隨意分割成兩卷。如硬性規(guī)定案卷的張數(shù)或裝具的厚度，破壞文件的獨(dú)立與完整，隨意組卷，或者不顧文件形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，排列混亂。

（3）不顧文件之間的有機(jī)聯(lián)系，不按規(guī)律隨意排列。如作業(yè)指導(dǎo)書是用以指導(dǎo)正確、規(guī)范、科學(xué)施工的技術(shù)性文件，是工程技術(shù)人員在單位工程開(kāi)工前向施工人員作技術(shù)交底的依據(jù)性文件，而技術(shù)交底是在交底過(guò)程中形成的記錄，兩者之間有密切的聯(lián)系。施工單位在編制項(xiàng)目檔案時(shí)，經(jīng)常把這些文件分開(kāi)排列，割裂了文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

（4）案卷題名審查。案卷題名是卷內(nèi)文件的提示，是為利用者查詢提供案卷及卷內(nèi)文件信息的重要索引。因此，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案編目的規(guī)范要求，以方便檔案的檢索和利用為前提，重點(diǎn)檢查卷內(nèi)文件題名和案卷題名是否簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示了卷內(nèi)文件的內(nèi)容，是否符合有關(guān)的規(guī)范。

3.有效性的審核。有效性的審核主要是對(duì)項(xiàng)目文件的原件、簽章手續(xù)完備情況及文件的閉環(huán)情況的檢查。重點(diǎn)審查以下四方面：

（1）檢查因故沒(méi)有原件而用復(fù)印件歸檔的文件，是否按檔案管理要求由原件存檔單位簽署意見(jiàn)并蓋章確認(rèn)。由于一些特殊原因，建設(shè)（法人）單位的歸檔文件不是原件，如項(xiàng)目核準(zhǔn)文件（不是主送單位）、原材料質(zhì)量證明文件（代理商或經(jīng)銷商提供）。對(duì)于這些沒(méi)有原件歸檔的文件，應(yīng)按檔案管理要求由原件存檔單位簽署意見(jiàn)并蓋章確認(rèn)。

（2）檢查歸檔文件印章手續(xù)是否完備，且具有有效性。在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件沒(méi)有經(jīng)審批及責(zé)任人簽字或作為正式文件蓋有責(zé)任單位的公章，有效性大打折扣。

（3）檢查歸檔文件的閉環(huán)情況。項(xiàng)目在施工過(guò)程中形成了大量需要閉環(huán)文件，如監(jiān)理發(fā)出整改通知單、質(zhì)量監(jiān)督檢查形成的整改問(wèn)題單、設(shè)計(jì)變更執(zhí)行后的回復(fù)單等等。這些文件如果沒(méi)有閉環(huán)，將直接影響檔案有效性和檔案的保存價(jià)值。

（4）審核卷內(nèi)文件的質(zhì)量。對(duì)卷內(nèi)文件質(zhì)量的審核，主要包括以下幾個(gè)方面：按字跡清楚、圖樣清晰、圖標(biāo)整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備（簽字必須是責(zé)任人的親筆簽字，并要注明日期，不能以蓋章和打印代之）的要求，檢查文件質(zhì)量；對(duì)紙質(zhì)文件的書寫字跡、歸檔文件的載體及制成材料是否利于永久保存，符合耐久性要求，打印、復(fù)印、掃描等圖文字跡是否符合形成文件設(shè)備的標(biāo)稱質(zhì)量要求進(jìn)行檢查；對(duì)文字材料打印件字號(hào)、字體是否統(tǒng)一，進(jìn)行檢查；對(duì)非紙質(zhì)（照片、錄音、錄像等）文件，是否按檔案管理規(guī)定編制文字說(shuō)明并一起歸檔的要求進(jìn)行檢查；外文材料若有中文譯文的是否一并歸檔，無(wú)譯文的是否按歸檔要求譯出了標(biāo)題，這些文件是否符合歸檔的質(zhì)量要求進(jìn)行檢查。

二、明確項(xiàng)目文件歸檔審核的流程

建設(shè)單位應(yīng)明確規(guī)定項(xiàng)目文件的歸檔審核流程，只有做到層層把關(guān)審核簽字，才能使最終歸檔的項(xiàng)目文件質(zhì)量得到保證和落實(shí)。項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)填寫《項(xiàng)目歸檔文件審核表》，經(jīng)相關(guān)的責(zé)任部門和責(zé)任人檢查審核，并經(jīng)閉環(huán)整改后，才能正式移交檔案部門。

1．建設(shè)單位各職能部門形成的項(xiàng)目文件的審核流程：職能部門負(fù)責(zé)人審核→檔案人員審核。

2．施工文件審核流程：施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審核→監(jiān)理單位專工審核→安質(zhì)部門專工審核→工程部門專工審核→檔案人員審核。

3．竣工圖審核流程：設(shè)計(jì)院工代→監(jiān)理單位專工審核→安質(zhì)部門專工審核→工程部門專工審核→檔案人員審核。

4．監(jiān)理文件審核流程：總監(jiān)理工程師審核→安質(zhì)部門專工審核→工程部門專工審核→檔案人員審核。

5．設(shè)備文件審核流程：物資部門專工審核→監(jiān)理單位專工審核→安質(zhì)部門專工審核→工程部門專工審核→檔案人員審核。

三、總結(jié)

總之，電力項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量審核是一個(gè)系統(tǒng)工程，牽涉部門多、人員多、時(shí)間緊，但是只要建設(shè)單位認(rèn)真組織落實(shí)，參與審核的技術(shù)人員和檔案人員富有責(zé)任心，那么就一定能夠做好歸檔質(zhì)量審核這項(xiàng)工作，就一定能夠保證電力建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量。

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