淺析計劃生育檔案管理信息化建設(shè)

文/武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院　張紅

淺析計劃生育檔案管理信息化建設(shè)

文/武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院張紅

【摘要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計劃生育工作也在不斷改革，其中計劃生育檔案的管理也逐漸信息化，本文從管理設(shè)備、管理機制和管理團(tuán)隊三個方面簡述了計劃生育檔案管理的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】計劃生育檔案管理；信息化；建設(shè)

檔案主要是相關(guān)部門對個人或者單位的有效信息的一種記錄和保存。但是當(dāng)前很多單位尤其是計劃生育部門，由于檔案數(shù)量繁多、保管條件較差或是檔案管理人員素質(zhì)較低，導(dǎo)致很多后期信息查找效率低甚至是找不到的現(xiàn)象。因此要通過檔案管理信息化更好的解決這些問題。

一、采用先進(jìn)統(tǒng)一的計算機管理設(shè)備

我國是一個人口大國，因此計劃生育檔案管理的任務(wù)相當(dāng)繁重，如果繼續(xù)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄計劃生育檔案信息，那么將會給管理工作人員帶來很大的困難。因此要緊跟信息技術(shù)發(fā)展的潮流，將傳統(tǒng)紙質(zhì)的計劃生育檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，借助網(wǎng)絡(luò)，采用先進(jìn)的管理設(shè)備，更好的讓計劃生育檔案信息成為流動的資源，更好的實現(xiàn)數(shù)字化在檔案工作的全面鋪設(shè)。合理運用計算機檔案管理系統(tǒng)可以更好的實現(xiàn)檔案編目、存儲、檢索、標(biāo)引的自動化，檔案業(yè)務(wù)工作管理、文檔一體化管理等，同時還可以利用計算機進(jìn)行輔助立卷。因此，需要在計劃生育檔案信息管理建設(shè)中實現(xiàn)統(tǒng)一的計算機管理設(shè)備，只有這樣才能有效的管理計劃生育檔案信息。計算機擁有很大的儲存容量，因此可以應(yīng)對不斷增加的計劃生育檔案信息，同時更好的解決了之前紙質(zhì)檔案信息需要更多的庫房進(jìn)行存放，以及紙質(zhì)檔案的自然老化和人為損害的問題。同時利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)或是光盤存儲系統(tǒng)，都可以很好地解決檔案信息存儲難的問題，尤其是當(dāng)前的光盤存儲系統(tǒng)應(yīng)用較為廣泛。利用計算機管理系統(tǒng)不僅可以大大減少管理人員的工作量，提升他們的工作效率，同時對于后期的查找搜索也提供了很大的方便。飛速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)將人們帶進(jìn)了數(shù)字化信息時代，信息檔案管理也應(yīng)該緊跟這一潮流，采用先進(jìn)的、穩(wěn)定的、安全有保障的檔案管理系統(tǒng)，更好的促進(jìn)計劃生育檔案管理的信息化建設(shè)。

二、制定規(guī)范的、完善的管理機制

在計劃生育檔案信息化建設(shè)過程中，還應(yīng)該制定規(guī)范的、完善的管理機制，這樣可以使得管理的具體工作責(zé)任到人，確保信息網(wǎng)絡(luò)和檔案信息的安全運行。必須根據(jù)當(dāng)前計劃生育檔案管理的現(xiàn)狀制定出恰當(dāng)、合理的檔案管理制度，首先必須將信息檔案記錄環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行細(xì)化，并明確檔案管理業(yè)務(wù)的具體流程、步驟以及技術(shù)要求；其次還要求對電子文件和電子檔案進(jìn)行必要的安全防護(hù)措施，保證電子信息的安全性和完整性。并且每個檔案管理人員都需要具備較高的責(zé)任感，以更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待檔案信息管理的工作。在工作過程中，提高效率，保證質(zhì)量，為計劃生育檔案管理信息化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。最后還應(yīng)該有統(tǒng)一、嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化主要包含檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、記錄標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及每項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它在一定程度上可以反映出管理人員的工作效率。倘若沒有這些檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員就無法有序的建立這些檔案數(shù)據(jù)；倘若每個單位都不依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范去管理檔案，那么所有的檔案信息就獨立了，也就無法發(fā)揮出計算機信息管理的優(yōu)勢，同時就很難實現(xiàn)資源的共享了。因此應(yīng)該以標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理去制約管理人員的工作，更好的促進(jìn)計劃生育檔案管理信息化建設(shè)。

三、建設(shè)專業(yè)的、科學(xué)的管理團(tuán)隊

實現(xiàn)計劃生育檔案信息化建設(shè)最為核心重要的就是檔案管理人員配置，它直接決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到當(dāng)前的計算機信息化保存，一直都比較重視對計劃生育檔案的管理工作。不僅應(yīng)該對相關(guān)的工作流程進(jìn)行規(guī)范，還應(yīng)該不斷加強管理人員的綜合素質(zhì)。首先必須要讓檔案管理人員對信息化管理有一個清楚的認(rèn)識，其次需要不斷加強檔案管理人員的信息化意識。當(dāng)前很多信息都是通過計算機來儲存的，從登記、立卷、歸檔到后期的查找、索引、傳遞以及安全保存都是在計算機上實現(xiàn)的。因此檔案管理人員不但要對電子檔案的整個過程的規(guī)范管理有熟悉的認(rèn)識，還應(yīng)該具備計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的防護(hù)知識，保證管理活動記錄的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，積極參加信息化教育培訓(xùn)，提高自己的專業(yè)知識和工作技能。檔案管理人員不僅要明確自己的職責(zé)，做好檔案記錄和保管工作，還應(yīng)該為基層和群眾提供最完善的檔案服務(wù)，同時還應(yīng)該加強自己的檔案信息化意識。檔案部門也應(yīng)該定期給管理人員提供一些專業(yè)的培訓(xùn)，或是找一些檔案學(xué)專家來進(jìn)行新知識的講解和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還可以具體安排一些專職管理檔案的干部適時上門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對具體工作中的收集、整理、保管等方面進(jìn)行詳細(xì)的分類指導(dǎo)，同時對檔案員提出的問題進(jìn)行針對性地講解。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極的與其他檔案管理員相互討論、交流工作方法和經(jīng)驗，共同進(jìn)步，共同提高。

四、結(jié)語

總之，計劃生育檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前具體的檔案管理現(xiàn)狀，引進(jìn)科學(xué)、合理的硬件管理設(shè)施，制定完善、規(guī)范的管理制度，建設(shè)專業(yè)、科學(xué)的管理團(tuán)隊，只有這樣才能更好地推動計劃生育檔案管理的信息化建設(shè)。

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