檔案管理信息化的實踐與探索

文/秦皇島市北戴河區(qū)檔案館　付艷美

檔案管理信息化的實踐與探索

文/秦皇島市北戴河區(qū)檔案館付艷美

【摘要】近幾年來，電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理信息化提供了技術(shù)支持。然而，由于種種原因所限，我國在實現(xiàn)檔案管理信息化進(jìn)程中仍舊存在一系列亟待解決的問題，采取有效措施解決這些問題勢在必行。

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化；現(xiàn)狀；策略

檔案管理信息化的核心是科學(xué)有效地建設(shè)檔案信息資源，并實現(xiàn)資源共享。近幾年來，我國信息化的快速普及為檔案管理信息化事業(yè)的發(fā)展提供了良好的機(jī)遇，尤其是電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理信息化提供了技術(shù)支持。然而，由于種種原因所限，我國在實現(xiàn)檔案管理信息化進(jìn)程中仍舊存在一系列亟待解決的問題，采取有效措施解決這些問題勢在必行，這對實現(xiàn)檔案信息資源共享、推進(jìn)檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化具有廣泛而深遠(yuǎn)的意義。

一、我國檔案管理信息化存在的問題

實現(xiàn)檔案管理信息化的重要性不言而喻，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，另一方面可以實現(xiàn)遺漏資料的補(bǔ)漏增缺。但從目前來看，我國檔案管理信息化進(jìn)程中還存在一些問題，具體體現(xiàn)在以下幾點：

（一）對檔案管理信息化建設(shè)重視程度不足。在日常工作中，不少檔案部門只是將檔案管理信息化建設(shè)視為是檔案存儲和使用方式的改變，沒有對其予以應(yīng)有的高度重視。檔案部門只是著眼于電子檔案資料的采集、整理和保管，沒有意識到建立一個全面性的檔案管理信息化系統(tǒng)的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理信息化工作比較零散，不成體系。另外，還有一些部門是通過辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)無紙化辦公和網(wǎng)上辦公，以此進(jìn)行部分電子文檔的傳遞與處理，雖然這樣的做法能在一定程度上節(jié)約辦公成本，但是尚未將檔案管理信息化建設(shè)視作一個綜合性系統(tǒng)工程來考慮。

（二）檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。毫無疑問，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)需要管理人員具備扎實的綜合素質(zhì)，不僅要有穩(wěn)定的檔案管理能力，同時還要掌握一定的信息技術(shù)處理能力以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理能力，還要對檔案管理工作的整個流程有清晰的認(rèn)識，只有這樣，才能從容應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中出現(xiàn)的種種突發(fā)情況。但是從現(xiàn)狀來看，檔案部門管理人員的綜合素質(zhì)不盡如人意，他們僅僅憑著經(jīng)驗工作，在一定程度上會導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的無序化。

（三）信息化建設(shè)沒有規(guī)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。從目前來看，檔案管理信息化建設(shè)尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，從而在一定程度上導(dǎo)致了數(shù)據(jù)格式與系統(tǒng)的異構(gòu)。具體表現(xiàn)為檔案管理軟件在適用性、通用性等方面存在不足；計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備型號不盡相同，檔次參差不齊，尚未構(gòu)建規(guī)范統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)還需要進(jìn)一步優(yōu)化與統(tǒng)一。這些問題的存在直接影響到檔案信息交流的范圍與程度，制約著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

綜上所述，我國在實現(xiàn)檔案管理信息化方面確實還存在一些薄弱環(huán)節(jié)，解決這些問題才能保證檔案管理信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。

二、促進(jìn)檔案管理信息化的對策

（一）加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。在新時期背景下，信息技術(shù)對社會各行各業(yè)產(chǎn)生的影響已經(jīng)不言自明，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)已是大勢所趨。檔案部門要積極順應(yīng)這種形勢，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，對其予以應(yīng)有的重視，并對其加大人力、物力與財力投入，為檔案管理信息化建設(shè)工作提供必要保障。

（二）加快檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這是基礎(chǔ)條件和前提，是實現(xiàn)檔案信息傳輸、交換與共享的重要保障。一方面，檔案部門要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，配備統(tǒng)一、規(guī)范的與檔案管理信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)的軟硬件設(shè)備。另一方面，還要配置能滿足城建檔案管理軟件運(yùn)行要求的計算機(jī)硬件和處理文檔的相關(guān)軟件，以此為檔案信息的傳輸、交換與共享提供必備條件。事實證明，離開基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，沒有相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)平臺，要加快檔案管理信息化建設(shè)就猶如紙上談兵，難以落于實處。

（三）優(yōu)化檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)要貫穿于檔案資料的歸檔、標(biāo)識、描述、轉(zhuǎn)化、處理、存儲、查詢、交換、利用與共享的全過程之中，這是實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必然需要。一方面，要大力借鑒國內(nèi)外的成功經(jīng)驗，按照國家相關(guān)規(guī)定，圍繞檔案管理信息化建設(shè)的具體情況與要求，完善、健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，并探索與制定行之有效的規(guī)章制度，使標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)有章可循；另一方面，建立健全包括業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)、管理等方面技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理信息化工作質(zhì)量要求明確、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清晰，減少資源浪費(fèi)，避免重復(fù)開發(fā)、利用率低等問題。

（四）加快檔案管理信息化的資源體系建設(shè)。作為檔案信息化的核心內(nèi)容，資源體系建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)。檔案部門要進(jìn)一步完善相關(guān)的檔案信息資源體系，對新生電子文件的規(guī)范化工作加強(qiáng)監(jiān)督與管理，并加快紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫、電子檔案目錄中心和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)進(jìn)程。除此之外，檔案部門還有必要應(yīng)用多媒體技術(shù)和信息技術(shù)對各種檔案信息資源進(jìn)行橫向和縱向整合，優(yōu)化配置、有效管理，并進(jìn)一步拓寬采集檔案資源的渠道，豐富檔案信息資源內(nèi)容。

（五）完善檔案信息化建設(shè)的安全管理制度。信息化系統(tǒng)易受黑客、病毒等因素的侵襲，所以完善安全制度非常重要。一方面，要保證電子文件保存與網(wǎng)絡(luò)軟件使用的真實性與可靠性，構(gòu)建一套系統(tǒng)嚴(yán)格的安全措施。另一方面，可以采用身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)庫自動備份、查閱權(quán)限、加密保護(hù)、殺毒軟件等先進(jìn)安全措施保障檔案信息的安全性。國家相關(guān)部門也要加快檔案管理信息化的法治建設(shè)，使不良分子無可乘之機(jī)。

（六）加快檔案管理信息化的人才機(jī)制建設(shè)。鑒于檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的動態(tài)性，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍必不可少。為了適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的要求，檔案管理人員要具備扎實的理論知識、良好的職業(yè)素養(yǎng)，還要具備開拓創(chuàng)新意識，在信息化工作中不斷摸索新的方式。檔案部門要對檔案管理人員加強(qiáng)教育培訓(xùn)，使他們了解相關(guān)的法律法規(guī)與制度標(biāo)準(zhǔn)，深刻把握檔案管理信息化工作的各個流程，并促使他們掌握信息技術(shù)，主動維護(hù)本部門的局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站和軟件系統(tǒng)等。

[l]封曉玲．淺談檔案管理的信息化發(fā)展[J]．科技創(chuàng)業(yè)家，2011(07)．

[2]王維娜．如何做好檔案管理的信息化[J]．城市建設(shè)理論研究(電子版)，2013(18)．

[3]桂蓮，關(guān)于檔案管理的電子信息化發(fā)展分析[J]．環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2012(03).

[4]尹淑琴．加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理[J]．華章，2012(08)．

[5]任虹霞．檔案管理應(yīng)向信息化發(fā)展[J]．計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2010(03)．