試論基于信息化時(shí)代背景下工程檔案管理

文/廣東惠州天然氣發(fā)電有限公司　黃宇翔

試論基于信息化時(shí)代背景下工程檔案管理

文/廣東惠州天然氣發(fā)電有限公司黃宇翔

【摘要】本文從信息化時(shí)代背景分析入手，說(shuō)明信息化時(shí)代背景對(duì)工程檔案管理的影響，并為工程檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展提出建議。希望本文能夠?yàn)榻ㄖ髽I(yè)的工程檔案管理工作提供幫助。

【關(guān)鍵詞】信息化；工程檔案管理；信息管理

一、引言

工程檔案是建筑施工單位最重要的工作檔案。工程檔案不僅是對(duì)建筑施工全過(guò)程的記錄和存儲(chǔ)，也是對(duì)建筑單位發(fā)展歷程的歸納和總結(jié)。在信息化時(shí)代下，工程檔案的發(fā)展還關(guān)系到建筑施工單位的利益獲得，因此，有必要對(duì)工程檔案管理進(jìn)行探討。

二、信息化時(shí)代背景的特征

信息時(shí)代背景的首要特征，是一切文件資料都以信息的方式呈現(xiàn)出來(lái)，由于信息傳播的速度非常快，使資料流通的速度大幅度提升，這體現(xiàn)在目前施工建筑單位的各種文件傳播大多使用電子郵件傳輸、單位各項(xiàng)工作安排都公布在單位網(wǎng)站等方面；信息時(shí)代的另一個(gè)特征就是資料儲(chǔ)存的方式十分多樣，除了格式不同的文檔之外，與建筑工程各項(xiàng)工作相關(guān)的信息還以圖片、視頻、音頻以及其他格式的軟件生成文件呈現(xiàn)出來(lái)。存儲(chǔ)方式多樣的資料能夠?yàn)閱挝坏臋n案提供更多的應(yīng)用形式。

三、信息化時(shí)代背景對(duì)工程檔案管理的影響

（一）工程檔案管理的內(nèi)容發(fā)生變化。以往工程檔案管理的內(nèi)容主要是對(duì)建筑工程各個(gè)環(huán)節(jié)中的主要文書和合同等資料進(jìn)行收集和管理，但是在信息化時(shí)代背景下，可以作為工程檔案的資料十分豐富，不僅包括各類文檔，還包括施工過(guò)程中拍攝的圖像、照片等。以建筑工程設(shè)計(jì)圖為例，以往工程檔案管理所要進(jìn)行的是建筑設(shè)計(jì)圖收集和儲(chǔ)存，這些資料都是紙質(zhì)文件，只要分類并保存妥善就可以了，而在信息時(shí)代，建筑工程設(shè)計(jì)圖包括了紙質(zhì)、3Dmax文件和圖像處理文件等多種形式，檔案管理需要對(duì)這些資料進(jìn)行分類匯總性的存儲(chǔ)及管理。

（二）工程檔案管理的方法發(fā)生變化。在信息化時(shí)代背景下，工程檔案的管理方法也發(fā)生了巨大變化。以收集檔案資料為例，以往的工程檔案管理采用的收集資料方法有兩種，一種是跟施工項(xiàng)目收集，另一種是在施工竣工之后統(tǒng)一收集。前者浪費(fèi)人力物力資源，后者則容易造成資料不足。在信息化時(shí)代，遠(yuǎn)程控制為工程檔案收集提供了新的方法，使檔案管理工作人員能夠在節(jié)省人力物力的情況下，對(duì)工程資料進(jìn)行細(xì)節(jié)性的、統(tǒng)一的收集。

（三）檔案管理工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移。在信息技術(shù)的支持下，工程檔案資料能夠被進(jìn)行科學(xué)的分析，而基于數(shù)據(jù)精確計(jì)算下的檔案則能夠成為判定工程施工狀態(tài)和企業(yè)盈利狀態(tài)的重要資料；參與施工的工作人員，也能夠從工程檔案中找到有助于他們個(gè)人發(fā)展的資料內(nèi)容?？梢?jiàn)，信息化時(shí)代背景下的工程檔案管理工作的重點(diǎn)，從整理和儲(chǔ)存建筑工程檔案轉(zhuǎn)移到利用建筑工程檔案，提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量上。

四、信息化時(shí)代背景下開(kāi)展工程檔案管理工作的策略

（一）制定符合信息時(shí)代需要的檔案管理工作制度。為了確保檔案管理工作人員能夠借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案的遠(yuǎn)程收集和管理，制定相應(yīng)的檔案管理制度是必要的。首先，應(yīng)該確保工程竣工文件在移交時(shí)做到格式統(tǒng)一，檔案管理部門要編制相應(yīng)的各分類工程的編制模版，并對(duì)編制模版進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定和說(shuō)明；其次，要求工程招標(biāo)及與勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合作單位在簽訂協(xié)議、合同時(shí)，對(duì)工程檔案的套數(shù)、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確的要求；最后，由工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人告知各自分管的工程施工單位、設(shè)備廠家、監(jiān)理單位等合作單位，在建設(shè)單位通過(guò)驗(yàn)收的工程在提交工程竣工文件的同時(shí)，按照建設(shè)單位檔案管理部門的要求提供工程竣工文件電子版（PDF格式）。這樣既為公司節(jié)約聘請(qǐng)第三方的成本，也大大減輕了檔案管理人員掃描工作的負(fù)擔(dān)。

（二）進(jìn)一步提升檔案信息化管理效力。為了保證信息時(shí)代工程檔案的管理方法能夠被有效實(shí)施，進(jìn)一步提升檔案信息化管理效力是十分必要的。首先，檔案工作人員應(yīng)該確定適合本企業(yè)的檔案管理ERP的類型，并且注意更新檔案管理ERP，使其能夠始終符合檔案管理的需要；其次，檔案管理效力由檔案管理的工作結(jié)果和時(shí)間的比例組成，因此，不斷提高工作效率也是必須的，建議檔案管理部門按照管理目標(biāo)和建筑企業(yè)的常用檔案類型，制定精細(xì)化操作規(guī)則，保證檔案資料的收集、格式轉(zhuǎn)化和存儲(chǔ)、保管之間的密切銜接；最后，還應(yīng)注意保證檔案管理工作中所應(yīng)用的硬件設(shè)備運(yùn)行良好，要經(jīng)常進(jìn)行設(shè)備檢查和檢修，防止檔案損壞或丟失。

（三）重視檔案工作人員職業(yè)技能的發(fā)展。檔案工作人員職業(yè)技能的發(fā)展，是保證工程檔案管理發(fā)揮其服務(wù)作用的基礎(chǔ)。無(wú)論是對(duì)工程檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的科學(xué)化處理，還是建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)方便單位員工從工程檔案中獲取有用的信息，都需要檔案工作人員具備相應(yīng)的技能。因此，除了參加建設(shè)單位提供的業(yè)務(wù)培訓(xùn)之外，檔案工作人員還應(yīng)該積極主動(dòng)地去接觸和學(xué)習(xí)新的檔案管理技能，以求在檔案管理工作中進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。

五、結(jié)語(yǔ)

工程檔案管理在信息化時(shí)代背景下有著新的發(fā)展空間和發(fā)展任務(wù)，只要建筑企業(yè)檔案管理部門能夠在檔案管理制度、信息化管理效力和工作人員職業(yè)技能方面加以重視，工程檔案就一定能夠?yàn)榻ㄖ┕挝惶峁┛茖W(xué)的檔案資料，成為單位發(fā)展的動(dòng)力之一。

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