交通檔案管理信息化建設(shè)研究

文/湖北省十堰市城區(qū)公路管理局　王新安

交通檔案管理信息化建設(shè)研究

文/湖北省十堰市城區(qū)公路管理局王新安

【摘要】近年來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)、科技等的發(fā)展進(jìn)步速度在世界上也是有目共睹的，已經(jīng)開(kāi)始不斷由科技大國(guó)向科技強(qiáng)國(guó)轉(zhuǎn)變。電子化信息技術(shù)的應(yīng)用在眾多工作領(lǐng)域之中顯得尤為重要與普遍。本文主要針對(duì)闡述信息化在檔案管理中的重要意義，以及目前我國(guó)交通檔案信息化管理中存在的一些問(wèn)題，提出幾點(diǎn)初步探討性的建議建設(shè)措施。

【關(guān)鍵詞】交通檔案；信息化；檔案管理

一、交通檔案管理信息化簡(jiǎn)介

檔案信息化指的是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一管理下，應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)，所有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息實(shí)行全面聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。交通檔案指的是交通系統(tǒng)中的文字資源數(shù)據(jù)庫(kù)，是交通相關(guān)材料的記錄的一種媒介，在信息化系統(tǒng)辦公的要求下，交通檔案信息化也成了一項(xiàng)必不可少的參與者之一。主要是通過(guò)收集和整理一些相關(guān)的檔案信息資源，組建成立一個(gè)完成的數(shù)據(jù)信息庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行范圍內(nèi)、權(quán)限內(nèi)的信息的傳輸與共享，在一定程度上大大節(jié)約了使用和查找時(shí)間，而且數(shù)字信息化的管理信息，可以不受時(shí)間、空間、距離、地域上的限制。在不發(fā)生網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的危害的前提下，只要是系統(tǒng)內(nèi)容自身已經(jīng)存在的檔案信息會(huì)一直存在的，甚至可以輕松快捷地調(diào)用歷史資料，極大地節(jié)約了使用成本，提高了信息資源的利用率。

二、信息化建設(shè)對(duì)交通檔案管理的重要意義

目前在工作行業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)，對(duì)于信息管理的電子化已經(jīng)非常普遍，并被廣泛應(yīng)用于很多地方。對(duì)于交通檔案管理采取的信息化建設(shè)，對(duì)于整體交通事業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

（一）適應(yīng)時(shí)代需求，滿足發(fā)展需要。隨著現(xiàn)代化發(fā)展水平的越來(lái)越快，只有對(duì)檔案信息資源的有效管理才能更好地為廣大人民服務(wù)，也才能使交通系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作不斷走向正規(guī)化的正規(guī)中來(lái)。檔案管理信息化的科技手段的使用符合高科技時(shí)代對(duì)于工作發(fā)展的需求。只有這種方式才能有效地保障信息的完整性和持續(xù)長(zhǎng)久性，減少不必要的由于信息處理帶來(lái)的人員上的經(jīng)費(fèi)投入，也才能保證在檔案信息的歸檔和使用過(guò)程中是正確而有效的，才能避免一些不必要的錯(cuò)誤的出現(xiàn)，為以后的交通發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)新管理模式，提高管理的科學(xué)化。檔案管理的信息化建設(shè)，可以提高檔案的管理水平和質(zhì)量，促進(jìn)科學(xué)化管理體系的形成。通常意義上檔案管理都是系統(tǒng)繁雜的工作，需要大量的人力、物力、財(cái)力的投入才能夠真正開(kāi)展起來(lái)的，但是使用檔案管理信息系統(tǒng)，可以更方便地將所有材料進(jìn)行歸檔、整理，快速地按照一個(gè)新的標(biāo)準(zhǔn)形成新的研究理論。這里它相當(dāng)于一個(gè)巨大的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，內(nèi)部的所有資源都是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)收錄進(jìn)去的，可以在完整化的基礎(chǔ)上進(jìn)行全面，從而進(jìn)一步提高管理的科學(xué)化。

（三）促進(jìn)檔案服務(wù)體系多樣化、寬層次發(fā)展。任何檔案都十分珍貴，一旦損毀后果將不可估量。采用信息化的檔案管理辦法，可以對(duì)整個(gè)電子資源形成共享式的多樣化服務(wù)，需要查看相關(guān)資料的人員只需要到指定的系統(tǒng)網(wǎng)站上自行查看即可，一改往日紙質(zhì)檔案只能固定借給一個(gè)或者幾個(gè)人員并且還要限定歸還日期的工作模式，使用信息化檔案管理，不同的人可以不同時(shí)間、不同地點(diǎn)的同時(shí)查看同一個(gè)內(nèi)容，而且還可以通過(guò)增添一些其他的項(xiàng)目在上面，讓沒(méi)有目的性查看的讀者也能夠從檔案中收獲一些不一樣的內(nèi)容，用戶可以查閱的范圍更加寬泛，從而可以更好地促進(jìn)檔案管理服務(wù)體系的多樣化和寬層次的發(fā)展。

三、交通檔案管理信息化建設(shè)途徑

（一）監(jiān)管交通檔案系統(tǒng)信息的完整有效性?？梢约哟筚Y金的扶持力度，引入一些需要的軟硬件系統(tǒng)設(shè)備，并且定期地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)，形成一個(gè)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并要設(shè)立密級(jí)保護(hù)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)站系統(tǒng)的建設(shè)力度，提高系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定性，避免由于黑客后者病毒的侵入導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的損壞和癱瘓。要明確整個(gè)交通檔案管理體系的各板塊內(nèi)容有專業(yè)的管理人員的整理和歸檔，有明確的崗位職責(zé)，要對(duì)多有的電子文件進(jìn)行檢查，要按照一定的抽查審核制度考核下鞭策，可以保證內(nèi)容的準(zhǔn)確無(wú)誤性，要能夠有專人對(duì)所管轄文檔負(fù)責(zé)上，避免帶有夸大的愚弄大眾的虛假信息出現(xiàn)以損害交通部門(mén)在社會(huì)輿論環(huán)境下的形象。交通檔案管理信息的完整性還表現(xiàn)多收入的檔案信息要經(jīng)過(guò)層層的刪選科學(xué)的管理，而不是雜亂無(wú)章的隨意性的堆積在移動(dòng)數(shù)據(jù)平臺(tái)之上。

（二）配備檔案管理專業(yè)化儀器設(shè)備。應(yīng)該引入一批檔案信息化所需要的專業(yè)儀器設(shè)備，比如高配置的計(jì)算機(jī)、性能良好的掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)器、互聯(lián)網(wǎng)信息審核工具等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，只要是了解到有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)和規(guī)范化的儀器都可以引進(jìn)使用，當(dāng)然還要有專門(mén)的熟悉操作的工作人員進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，避免購(gòu)置回來(lái)不用造成資源閑置的浪費(fèi)?，F(xiàn)代化儀器設(shè)備的引用可以最大限度地促進(jìn)辦公自動(dòng)化過(guò)程的實(shí)現(xiàn)，避免之前由于“巧婦難為無(wú)米之炊”的尷尬局面的出現(xiàn)，從而徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)路化、智能化、專業(yè)化。充分發(fā)揮現(xiàn)代高科技手段在實(shí)際工作中的應(yīng)用。通過(guò)及時(shí)反映整個(gè)交通系統(tǒng)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公的透明化管理水平。

（三）提高檔案管理員的綜合素質(zhì)的職業(yè)素養(yǎng)。檔案是一個(gè)部門(mén)最重要的辦公資源，具有一定的保密性，分為公開(kāi)、半公開(kāi)和不公開(kāi)三個(gè)不同層級(jí)，因此要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行宣講重申檔案的重要性，要引起工作人員的足夠重視，不能夠損公肥私更不能因小失大，要提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于檔案管理的相關(guān)的法律和法規(guī)。由于檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，完全是采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，因此檔案管理人員的專業(yè)水平要能跟得上發(fā)展的步子。

四、總結(jié)

綜上所述，在信息化高度發(fā)展的今天，交通檔案管理信息化已經(jīng)成為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的一項(xiàng)正確且必要的選擇，它的建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理與查閱方式，為交通信息的檢索提供了很大的便利，很大程度上促進(jìn)了交通運(yùn)輸管理事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

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