工程項(xiàng)目檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用分析

文/國家新聞出版廣電總局五八二臺(tái) 劉敏

一、引言

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的過程中，不僅給人們帶來了較大的便利，同時(shí)，也改變了人們生活和工作的方式。尤其是在檔案管理的過程中，逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存檔管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?、?shù)字化的檔案管理。不僅將檔案管理工作簡單化，也節(jié)約了大量的資源。在工程項(xiàng)目中，其項(xiàng)目的管理文件較多，傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，因此，急需要加強(qiáng)檔案信息數(shù)字化管理在工程項(xiàng)目中的應(yīng)用。

二、檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用于工程項(xiàng)目的必然性

（一）在工程項(xiàng)目中使用檔案信息數(shù)字化管理模式是社會(huì)發(fā)展的必然需求。當(dāng)今是信息化時(shí)代，其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展給人們的生活和工作帶來了較大的便利。同時(shí)，其也成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中應(yīng)用最為廣泛的技術(shù)。檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)中的各個(gè)方面占有重要作用，例如文化、政治、經(jīng)濟(jì)等方面的發(fā)展均離不開檔案管理。由于當(dāng)今社會(huì)是信息化的社會(huì)，其科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度迅猛，在信息技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，檔案管理事業(yè)也必須要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母?，以便更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。因此，檔案管理需要朝著檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。在工程項(xiàng)目中，由于其項(xiàng)目涉及到的文件較多，工作比較復(fù)雜多樣，通過檔案信息數(shù)字化的管理應(yīng)用，可以有效的減少工作難度，提高工作效率。

（二）辦公自動(dòng)化為檔案信息數(shù)字化管理提供條件。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用，在計(jì)算機(jī)和通訊線路中就可以完成文件的起草、簽發(fā)以及歸檔等工作。檔案信息化的建立已經(jīng)成為檔案行業(yè)為了適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的必然要求。另外，由于紙質(zhì)文檔案管理需要耗費(fèi)較大的人力和物力，并且工作流程復(fù)雜，通過檔案信息數(shù)字化管理的應(yīng)用可以有效的減少人力和物理的耗費(fèi)。

三、檔案信息數(shù)字化管理在工程項(xiàng)目中的應(yīng)用

（一）工程項(xiàng)目文檔編碼應(yīng)用原則。工程項(xiàng)目中文檔的編碼需要就具備標(biāo)準(zhǔn)要求，以便確保工程項(xiàng)目能夠順利的開展，保障信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。通過對(duì)工程項(xiàng)目以及相關(guān)企業(yè)情況進(jìn)行分析，同時(shí)，需要對(duì)國內(nèi)外相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，可以制定出一套科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)、可擴(kuò)展并且能夠適合企業(yè)內(nèi)部使用的工程檔案編碼原則。其中工程項(xiàng)目中各種類型的文檔需要嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)要求來制定編碼，確保編碼是唯一的身份認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，可以簡化應(yīng)用流程，節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率。為了讓企業(yè)各個(gè)部門以及工程施工現(xiàn)場能夠自主的管理好文件編碼，工程項(xiàng)目研究部門需要制定各個(gè)部門的編號(hào)或者代碼，其中還需要包括工作地點(diǎn)、文件類型等信息。其中發(fā)送文件時(shí)，需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求來進(jìn)行，發(fā)文的規(guī)格要求是：填寫好項(xiàng)目的名稱、確定文件類型、填寫地點(diǎn)代碼、接收方的單位代碼、發(fā)送文件的時(shí)間以及流水號(hào)等內(nèi)容。例如，針對(duì)傳真類型的文件發(fā)送標(biāo)準(zhǔn)是：填寫項(xiàng)目名稱的縮寫、確定文件類型（FX）、地點(diǎn)代碼、接收方的單位代碼、發(fā)送文件的時(shí)間（2015）、流水號(hào)（0001）。企業(yè)內(nèi)部備忘錄的發(fā)文要求是：發(fā)文時(shí)間（2015年）、項(xiàng)目名稱縮寫、調(diào)整項(xiàng)目組的編碼（01號(hào)）。另外，接收到的文件編號(hào)可以從對(duì)方發(fā)送過來的文件中提取就可。

針對(duì)工程項(xiàng)目的各個(gè)承包商所提交的各種文件，工程項(xiàng)目研究部門也需要制定出一套統(tǒng)一規(guī)格要求的編碼原則。在工程項(xiàng)目中，每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)編碼原則大致上需要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：工程地理信息的編碼、工程設(shè)計(jì)圖紙的編碼、工程所需材料的編碼、工程所需設(shè)備的編碼、工程完工后的資料編碼、工程模型編碼以及工程的供應(yīng)商設(shè)備完工后的資料編碼等。

（二）工程項(xiàng)目信息集成平臺(tái)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用。通過制定出標(biāo)準(zhǔn)化的工程項(xiàng)目檔案管理編碼原則之后，工程項(xiàng)目的檔案管理平臺(tái)在使用的時(shí)候可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的文檔編碼來進(jìn)行。其中工程項(xiàng)目信息集成平臺(tái)的主要功能有文檔的管理、文檔版本的追蹤、文檔的發(fā)送和接收管理等。其中文檔的管理功能主要是為工程項(xiàng)目中文檔的統(tǒng)一查找提供一個(gè)搜索的界面，可以通過全文搜索、高級(jí)搜索功能在所有的文檔中以及特定范圍的文檔中查找自己所需的文檔，并對(duì)其進(jìn)行有效的管理。文檔的管理這一模塊還包括以下幾個(gè)方面的輔助功能：文檔的歸檔處理、文檔的目錄管理、文檔的權(quán)限設(shè)置和管理、新增文檔的管理等功能。文檔版本的追蹤功能主要是通過對(duì)文件的傳送以及審批過程進(jìn)行追蹤管理，同時(shí)，還需要對(duì)文件的版本升級(jí)過程進(jìn)行有效的追蹤管理，追蹤管理之后形成追蹤報(bào)表，以便能夠快速查詢文檔資料，方便工作人員操作。其中文件的傳送單可以自動(dòng)生成，無需工作人員人工處理，從而可以極大的降低工作人員的工作量，提高工作效率，同時(shí)，也可以有效的降低差錯(cuò)的出現(xiàn)。其中設(shè)計(jì)圖紙的審批流程為：登記處理文件傳送單，通過技術(shù)部門經(jīng)理審批通過之后轉(zhuǎn)交給專業(yè)工程師進(jìn)行審圖，通過之后就可以發(fā)文擬稿。另外，發(fā)送以及接收文件管理主要是由項(xiàng)目研究部門對(duì)發(fā)送給外單位的文件進(jìn)行擬稿、審批過程的管理，同時(shí)，對(duì)接收外單位的來文進(jìn)行登記、審批以及追蹤等管理。

（三）檔案信息數(shù)字化管理的應(yīng)用原則。其一，工程項(xiàng)目檔案信息數(shù)字化管理過程中需要遵循規(guī)范性原則。在工程項(xiàng)目中，檔案信息數(shù)字化的管理應(yīng)用是一種全新的工作方式，在應(yīng)用的過程中或多或少會(huì)出現(xiàn)一些不足和缺陷，為了有效的避免差錯(cuò)和缺陷的發(fā)生，為今后更好的應(yīng)用信息數(shù)字化管理，需要制定出相關(guān)的應(yīng)用原則，并確保檔案信息數(shù)字化管理的規(guī)范性。在制定數(shù)字化管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中，需要包括字符內(nèi)部編碼的標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)以及信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。以便更好的處理文件的歸檔問題。同時(shí)，需要確保數(shù)字化的檔案信息在保管、傳送以及利用等過程中均可以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作。其二，工程項(xiàng)目檔案信息數(shù)字化管理需要重視技術(shù)的應(yīng)用，以便確保信息的安全性和保密性。針對(duì)檔案管理事業(yè)來說，其中檔案的保密性和安全性是尤其需要注意的問題，由于信息技術(shù)是檔案信息保密和安全性的保障，因此，在檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用的時(shí)候需要重視先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，以便有效的確保信息的安全和保密。需要加大對(duì)檔案信息數(shù)字化管理的投資，開發(fā)出完善的檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)，在檔案信息傳輸、審批、歸檔的時(shí)候需要設(shè)置加密裝置，以便確保信息的保密性和安全性。其三，工程項(xiàng)目中檔案信息數(shù)字化管理的應(yīng)用需要復(fù)合型人才。檔案信息數(shù)字化管理需要操作人員具備良好的計(jì)算機(jī)處理知識(shí)和技能，同時(shí)，還需要工作人員熟練掌握檔案管理的專業(yè)技能。因此，在人才的培養(yǎng)方面，需要加大對(duì)工作人員專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，以便確保工作人員能夠更好的適應(yīng)該項(xiàng)工作?？梢赃m當(dāng)?shù)拈_展檔案管理專業(yè)課程的學(xué)習(xí)，舉辦檔案信息數(shù)字化培訓(xùn)活動(dòng)，讓工作人員及時(shí)掌握相關(guān)知識(shí)和技能。同時(shí)，工程項(xiàng)目部門需要建立科學(xué)的檔案信息數(shù)字化研究機(jī)構(gòu)，不斷的完善和優(yōu)化數(shù)字化管理系統(tǒng)，以便更好的應(yīng)用于工程項(xiàng)目事業(yè)中。

四、檔案信息數(shù)字化管理在工程項(xiàng)目中的應(yīng)用效果和發(fā)展前景

（一）檔案信息數(shù)字化管理在工程項(xiàng)目中的應(yīng)用效果。其一，通過信息數(shù)字化來管理檔案文件，可以有效的改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。尤其是工程項(xiàng)目信息集成平臺(tái)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用，不僅改變了原有的線下辦公管理模式，還將原有的獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一歸入到檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)中，有效的降低了工作量，減少重復(fù)管理的發(fā)生，在一定程度上降低了管理成本，提高了資源的利用效率。其二，檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在工程項(xiàng)目中，通過使用檔案信息數(shù)字化的管理，在文件的形成到發(fā)送和歸檔的過程中，均可以通過管理系統(tǒng)對(duì)文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，從而有效的確保了文件管理的質(zhì)量。其三，可以有效的促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)發(fā)展。通過使用數(shù)字化的管理模式，使得工程企業(yè)內(nèi)部的交流不再受到空間的限制，可以讓項(xiàng)目研究部門與工程施工現(xiàn)場保持緊密的聯(lián)系，從而可以更好的達(dá)到資源共享的目的，提高文件以及各類資料的傳輸速度，充分發(fā)揮出檔案信息數(shù)字化管理的作用，能夠有效的確保企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)發(fā)展。

（二）工程項(xiàng)目中檔案信息數(shù)字化管理的發(fā)展前景。在工程項(xiàng)目中，檔案信息數(shù)字化管理是一種全新的輔助性工具，尤其是信息集成平臺(tái)的推廣使用，極大的提高了工作效率。但是在應(yīng)用的過程中仍然會(huì)出一些不足和缺陷，還需要相關(guān)人員對(duì)其不斷的優(yōu)化和完善，在確保信息集成平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的基礎(chǔ)上，制定和研發(fā)出符合工程項(xiàng)目實(shí)際情況的數(shù)字化管理應(yīng)用模式，以便提高數(shù)字化管理的功能和作用，更好的為工程項(xiàng)目服務(wù)。通過研發(fā)人員不斷的研究和優(yōu)化，可以讓數(shù)字化管理系統(tǒng)更加完善和成熟，能夠形成一套完整的、使用方便、易操作、高效的檔案管理系統(tǒng)，為工程項(xiàng)目提供更多的便利和服務(wù)。

五、總結(jié)

在當(dāng)今信息時(shí)代中，檔案信息數(shù)字化管理是檔案管理事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，在工程項(xiàng)目中，需要擴(kuò)大數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并且需要對(duì)其不斷的優(yōu)化和完善，以便更好的為工程項(xiàng)目服務(wù)，為工程項(xiàng)目提供更加便捷、高效、規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮出其最大化的應(yīng)用價(jià)值。

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