高校檔案信息化管理思考

文/臨滄師范高等?？茖W(xué)校教務(wù)處 楊韶妍

一、檔案管理信息化簡介

（一）檔案管理的內(nèi)容。高校檔案管理是指對學(xué)校日?；顒又挟a(chǎn)生的記錄資料以及學(xué)生學(xué)籍檔案信息等進(jìn)行歸檔管理。隨著時代的進(jìn)步，目前很多高校的檔案館中都開辟了一些新的項(xiàng)目類別，如特色實(shí)物檔案、名人檔案等。例如校院士的書法畫作，或者學(xué)校在以往所取得的成績和獎勵等。對這些信息進(jìn)行歸檔保存，是為了記錄學(xué)校的教學(xué)成果，凸顯教學(xué)實(shí)力的同時，為學(xué)校未來的教育指明方向。

（二）高校檔案信息化管理的作用。檔案主要有兩個作用，其一是為后續(xù)工作提供參考資料，其二檔案是一種憑證。同理，高校檔案同樣具有這兩個主要的作用。對檔案的管理就是為了合理有效的發(fā)揮它的作用，給人們提供工作上的參考的同時，為未來的目標(biāo)指明方向。

（三）高校檔案管理應(yīng)注意的問題。檔案的管理應(yīng)注意保持其動態(tài)性，例如對學(xué)籍檔案的管理來說，由于每個學(xué)生都是不斷成長變化的，因此學(xué)籍信息必須不斷更新。如果學(xué)籍檔案一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其存儲意義。需要根據(jù)學(xué)生經(jīng)歷情況的變化，不斷地加以調(diào)整，及時補(bǔ)充新資料，不斷地對學(xué)生的變化進(jìn)行跟蹤記錄。此外還要注意對檔案的管理應(yīng)遵循“用重于管”的原則，提高檔案的質(zhì)量，保證應(yīng)用效率，而不是將其束之高閣。重視對檔案的利用，同時還要對其進(jìn)行分析，靈活應(yīng)用。

二、高校檔案信息化中存在的問題

（一）信息管理不規(guī)范。檔案管理信息化的首要條件就是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。高校檔案數(shù)字化的資料非常少，而經(jīng)常被查閱和使用的資料還沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的存儲和管理，這樣一來就限制了檔案資源的利用。此外，從目前情況來看，高校檔案業(yè)務(wù)的水平普遍較低，尤其對于檔案細(xì)則的著錄細(xì)則來說，相容性尤為差。這樣一來，系統(tǒng)軟件的相容性也就會隨之變低，工作人員無法對檔案進(jìn)行電子化統(tǒng)一。進(jìn)而限制了檔案信息電子化發(fā)展和建設(shè)。由于對檔案的管理和軟硬件標(biāo)準(zhǔn)上都不能統(tǒng)一，雖然在單機(jī)狀態(tài)下使用時還沒有遇到什么大的問題，但是一旦建立覆蓋面較廣的集成系統(tǒng)，那么在安全性以及功能性上都會存在很多的問題，不能滿足用戶的需要。這也是限制了檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要因素之一。

（二）信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)較低。從我校檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來看，非常不適于計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展。文檔的存儲形式大多是光盤、磁盤，這與檔案信息技術(shù)建設(shè)中所要求的十分不符。不僅如此，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，教學(xué)部門也沒有對檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾暎瑱n案只重在收藏，卻輕視了對它的使用。很大一部分管理人員對檔案的利用和管理意識相當(dāng)?shù)牡?，缺少認(rèn)真的態(tài)度。

（三）管理思想落后。檔案信息化管理是對計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各高校的普及，人們逐漸意識到了科技技術(shù)的重要性，它不僅簡化了工作流程，并且大大縮短了工作時間。但是，不能忽視的是目前還有相當(dāng)一部分的管理者對檔案信息化管理重視不足，甚至沒有意識到信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用。即便有些高校實(shí)現(xiàn)了對檔案的信息化管理，但是其主要內(nèi)容不過是電子存儲和查詢等一些簡單操作，而沒有對這項(xiàng)信息技術(shù)進(jìn)行功能性拓展，對計(jì)算機(jī)的利用還很不充分。

（四）檔案的安全性問題。從目前的檔案的組織程序以及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)上來看，有很大的安全隱患。這是因?yàn)?，信息網(wǎng)絡(luò)是一個開放性的資源，深入到各個領(lǐng)域，一旦管理不善，就會造成檔案丟失或者泄露。究其原因，主要有以下幾點(diǎn)：

1.技術(shù)問題?，F(xiàn)在無論是黑客的惡意攻擊還是各種電腦病毒，都能夠侵入檔案系統(tǒng)，這極大的威脅到了檔案信息的安全。

2.人為因素。首先，一些檔案管理人員的安全意識不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，沒有對發(fā)布的信息作認(rèn)真的審查；其次，是缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識，操作不規(guī)范，沒有及時的對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，致使檔案數(shù)據(jù)丟失以后不能找回；最后，檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及管理理念都和檔案信息化的發(fā)展不協(xié)調(diào)，沒有對檔案工作予以相當(dāng)?shù)闹匾暋?/p>

三、解決的辦法

（一）增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理的意識。由于檔案管理工作復(fù)雜，工作量大，并且不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案資料整理工作一直沒有被人們所重視。實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，首先要從思想觀念開始改變，只有領(lǐng)導(dǎo)層重視對檔案工作的管理工作，引起基層工作者們對檔案整理的重視。必要時還需要制定相應(yīng)的管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理打好基礎(chǔ)。

（二）管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。管理必須要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為了發(fā)揮檔案的社會效能，高校檔案管理必須參照國家相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。此外，高校檔案管理由其特殊性，具體表現(xiàn)在對檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)要求較高，特別是科研檔案和教育檔案，因此，高校應(yīng)該根據(jù)未來的發(fā)展方向和其自身的特點(diǎn)制定規(guī)范化的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)。首先,政府和高校應(yīng)該加大投入力度，盡快實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理見識。對于那些必要的設(shè)備設(shè)施一定要配置齊全；其次，要使用適合我國高校檔案管理的軟件系統(tǒng)，操作界面不僅要清晰，還要易學(xué)易用，操作簡單；最后，主要操作的規(guī)范性。要求檔案人員在進(jìn)行資料的錄入時，一定要遵循現(xiàn)有的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣做可以直接實(shí)現(xiàn)資源共享，不會給他人帶來“看不懂”的問題，避免資源浪費(fèi)。

（四）加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。每一次技術(shù)的更新都離不開人才的培養(yǎng)，同樣，檔案信息電子化的發(fā)展也急需一批懂信息技術(shù)的人。為了實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理，還必須要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)素質(zhì)和思想觀念。如果條件允許，可以對現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，優(yōu)化人才的培養(yǎng)體系。與此同時還要多多引進(jìn)一些高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)人才，對他們進(jìn)行再教育，這樣可以縮短培訓(xùn)教育的時間。此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織崗位學(xué)習(xí)討論會，或者選送一些優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)，保證每一位檔案管理人員都能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的節(jié)奏，提高檔案管理水平。

（五）做好檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案部門在對各種資料進(jìn)行收集和整理的時候，應(yīng)注意對資料進(jìn)行科學(xué)的分類，不同類別的檔案按照重要性先后順序分開存儲，這樣做方便以后的檔案庫建設(shè)。此外還要重視對檔案管理軟件的選擇，好的軟件可以起到事半功倍的作用，提高工作效率。

（六）保證檔案管理的原真性和保密性。現(xiàn)代化的檔案管理雖然可以將原來紙質(zhì)的文件掃描轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源，但是在文件的整理掃描過程中很可能會丟失部分文件內(nèi)容，改變文檔的原有面貌。因此，為了保證一些重要文件的完整性和原真性，除了對檔案進(jìn)行掃描之外，還要保存原有的紙質(zhì)文件，以備不時之需。此外，電子數(shù)據(jù)檔案在傳輸?shù)倪^程中有丟失和泄密的危險(xiǎn)，所以必須做好檔案的加密工作，采用最先進(jìn)的加密技術(shù)，防止黑客對檔案進(jìn)行解密和網(wǎng)絡(luò)攻擊。想要發(fā)揮電子信息化檔案的優(yōu)勢，就必須要將目光放長遠(yuǎn)，實(shí)行全部電子化，從資料的收集、錄入再到管理、查找等一系列流程，建立一整套系統(tǒng)；此外，還要制定出一套嚴(yán)格的規(guī)章和制度，目的就是為了建立檔案信息化的安全保障體系，要責(zé)任到人。督促檔案管理人員提高安全意識，對信息進(jìn)行嚴(yán)格的管理和審查。

（七）決策的科學(xué)性和民主性。目前，我國各個高校的檔案信息電子化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個新階段，重點(diǎn)突破和整體推進(jìn)已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。在這種情況下，合理的協(xié)調(diào)和正確的領(lǐng)導(dǎo)就顯得尤為的重要了。所以必須要提高行政決策的民主化和科學(xué)性，主要體現(xiàn)在：校行政領(lǐng)導(dǎo)在做重大決策之前，應(yīng)該和學(xué)校各部門共同商議、研究，集思廣益才能作出一個好的決策；與此同時還要加強(qiáng)對檔案信息電子化建設(shè)的協(xié)調(diào)管理，保證系統(tǒng)建設(shè)的各個方面都能齊頭并進(jìn)，為系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)制定出一個科學(xué)的指導(dǎo)方針；此外，對系統(tǒng)建設(shè)過程中取得的每一個階段性目標(biāo)都要進(jìn)行審定，對技術(shù)路線以及項(xiàng)目的執(zhí)行工作要進(jìn)行監(jiān)測和審查，還要成立專家小組，保證在進(jìn)行重大問題的決策之前能夠做出充分的論證，提高行政決策水平。

四、高校檔案信息化管理的創(chuàng)新途徑

創(chuàng)新源于信息的獲取。同樣，高校檔案信息化管理的創(chuàng)新，首先,要全面的學(xué)習(xí)和利用最新信息技術(shù)。舉例來說，在進(jìn)行檔案歸檔時，可以采用手動錄入、掃描、或者膠片轉(zhuǎn)換等方式將信息輸入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，用最簡便、最快捷的方式達(dá)到我們想要的目標(biāo)是信息化的目的；其次，管理模式必須要創(chuàng)新，高校檔案信息化管理其實(shí)主要體現(xiàn)在對計(jì)算的硬件管理和軟件管理上，學(xué)校不僅要重視檔案的信息管理，還應(yīng)該對檔案的歸檔、查詢方面拓展相應(yīng)的程序，實(shí)現(xiàn)對檔案的高校利用；最后，在管理機(jī)制上也要進(jìn)行創(chuàng)新，將傳統(tǒng)的集中化統(tǒng)一處理轉(zhuǎn)變成開放式管理，實(shí)現(xiàn)高校檔案的網(wǎng)絡(luò)化高速率傳遞。

五、總結(jié)

信息社會給學(xué)校檔案的管理工作推向了電子化，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工程已經(jīng)步入了一個新階段，重點(diǎn)突破和整體推進(jìn)已經(jīng)緊密的結(jié)合了起來，一方面推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程刻不容緩，另一方面又是繁重的任務(wù)和不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題。但是這也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的必然要求，因此所有的難題都是必須要克服的。面對著信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，想要實(shí)現(xiàn)真正的信息電子化，要做的工作還有很多。但是一旦完成了檔案管理信息化的建設(shè)，高校的檔案資源也就實(shí)現(xiàn)了共享，這必將會為我國高校教育提供一個更加豐富的資源以及更方便快捷的服務(wù)。高校檔案管理者應(yīng)該意識到現(xiàn)代化檔案管理的重要性，提高對檔案管理的重視，保證檔案的安全、準(zhǔn)確、完整，提高檔案資源的利用率。

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