淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/四川省樂山市犍為縣公路養(yǎng)護(hù)管理段　喻之瓊

淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率

文/四川省樂山市犍為縣公路養(yǎng)護(hù)管理段喻之瓊

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的提高，辦公室工作的高效進(jìn)行和工作水平都取決于檔案管理效率，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理途徑已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會(huì)的需求，這就迫切的需要實(shí)施辦公室檔案管理改革。本文基于我國(guó)當(dāng)前辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析了工作過程中存在的問題，并對(duì)這些問題提出針對(duì)性的解決措施，以期實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案；檔案管理；工作效率

一、引言

處在當(dāng)前信息化技術(shù)普遍應(yīng)用的形勢(shì)下，提高辦公室工作效率成為企業(yè)面臨的一項(xiàng)重要問題，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)也為其進(jìn)一步發(fā)展和完善創(chuàng)造了很大的契機(jī)。研究提高辦公室檔案管理工作效率的提高措施具有非常重要的意義，能夠使檔案管理工作更加系統(tǒng)化和規(guī)范化，降低企業(yè)管理人員的工作量，為檔案管理的發(fā)展提供理論依據(jù)。

二、辦公室檔案管理工作存在的問題分析

就我國(guó)目前辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍存在一些問題，影響工作效率的提高，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)。管理人員的資質(zhì)大部分都為職業(yè)院校，缺乏專業(yè)的教學(xué)和系統(tǒng)的培訓(xùn)，并沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，工作態(tài)度不夠端正，存在檔案管理疏漏、雜亂的問題。

（二）應(yīng)用落后的辦公室檔案管理途徑。管理人員對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握程度不夠，檔案管理途徑為人工紙質(zhì)化管理，導(dǎo)致事倍功半的后果。

（三）管理人員綜合素質(zhì)有待提升。受傳統(tǒng)觀念的影響，管理人員普遍存在檔案管理工作無關(guān)緊要的錯(cuò)誤理念，在企業(yè)中并沒有專門設(shè)置檔案管理部門，辦公室檔案管理工作地位極低，從而影響工作人員的積極性。企業(yè)沒有對(duì)員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，也會(huì)致使員工工作能力不高，檔案不能做到嚴(yán)密、統(tǒng)一的整理和保存，甚至存在遺漏的現(xiàn)象。

（四）辦公室檔案編研工作不及時(shí)。當(dāng)前企業(yè)在運(yùn)行過程中，沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行整體規(guī)劃，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光，工作模式落后，跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。通常在工作實(shí)施后不能立刻進(jìn)行檔案的處理，工作只停留在表面層次上，編研工作效果不理想，導(dǎo)致企業(yè)工作效率不高。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的具體措施

（一）構(gòu)建健全的辦公室檔案管理體制。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要提高對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，開設(shè)相應(yīng)的部門，配備充足的人力資源，應(yīng)用健全的檔案管理體制約束工作人員的行為，使得管理工作能夠按照規(guī)定，有條不紊的開展。對(duì)于檔案的詳細(xì)化管理，應(yīng)根據(jù)檔案具體類型、時(shí)間等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)標(biāo)記，分別保管于相應(yīng)的檔案室，縮短以后查看的時(shí)間，并監(jiān)測(cè)體制標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)狀況。

（二）樹立正確的管理意識(shí)。企業(yè)發(fā)展的根本目的在于追求更大的利潤(rùn)，這就很容易使企業(yè)忽視辦公室檔案的管理工作。針對(duì)這一問題，企業(yè)要轉(zhuǎn)變?cè)械睦砟睿诔浞值陌盐諜n案管理理念的基礎(chǔ)上，樹立正確的管理意識(shí)，借助研究和發(fā)展檔案管理工作的方式，進(jìn)一步提高企業(yè)的運(yùn)行效率。為了實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更加詳細(xì)的了解經(jīng)營(yíng)狀況，應(yīng)將整理后的檔案管理數(shù)據(jù)匯總報(bào)告上交，有目的的開展檔案管理工作，并為企業(yè)的高效運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。

（三）提高工作人員的專業(yè)技能和工作能力。辦公室檔案管理工作成效的高低與工作人員的綜合素質(zhì)有直接的關(guān)系，要強(qiáng)化工作人員檔案管理專項(xiàng)基礎(chǔ)知識(shí)和技能的教育和培訓(xùn)，來達(dá)到提高職工工作能力的目的，為企業(yè)的檔案管理工作打造一支專業(yè)化的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。此外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際操作業(yè)務(wù)，激發(fā)工作人員自主學(xué)習(xí)的積極性，獲取更多實(shí)時(shí)性的檔案管理知識(shí)、技術(shù)，從而為企業(yè)的發(fā)展提供充足的人力資源保障。

（四）充分發(fā)揮先進(jìn)辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢(shì)?，F(xiàn)代化社會(huì)中，辦公室檔案管理工作也要充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)有效的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得檔案管理能夠進(jìn)行電子化操作，在提高工作能力的同時(shí)，保障了檔案信息的可靠安全性，避免丟失、保管不及時(shí)等問題的發(fā)生。建立在信息技術(shù)服務(wù)平臺(tái)基礎(chǔ)上的辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄、數(shù)據(jù)信息管理的整合，大大提高了檔案管理利用率，迎合了市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)。

四、結(jié)語

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的同時(shí)，企業(yè)運(yùn)行管理體制也日趨完善，要想提升企業(yè)辦公效率，就必須從根本上加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，針對(duì)缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)、辦公室檔案編研工作不及時(shí)、辦公室檔案管理途徑相對(duì)落后等問題，可以采取構(gòu)建健全的辦公室檔案管理體制、利用辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫、樹立正確的管理意識(shí)等方式來提升辦公室檔案的利用率，提升工作效率，推進(jìn)辦公室檔案管理工作的改革進(jìn)程。

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