“互聯(lián)網(wǎng)+”高校物資集中采購與財務管理融合創(chuàng)新

李洋

摘 要：高校信息化校園建設，實現(xiàn)了財務與業(yè)務的協(xié)同發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)、物流產(chǎn)業(yè)與高校物資采購、財務核算的融合發(fā)展，必將推動高校財務管理和物資采購的全面創(chuàng)新，成為不可阻擋的時代潮流。文章重點介紹了蘇州大學財務處在“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購模式下的財務管理工作探索，并提出優(yōu)化改進建議，以期為高校信息化校園建設有所裨益。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+ 物資集中采購 財務信息化

中圖分類號：F230 ?文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）08-201-02

伴隨我國電子商務的迅猛發(fā)展，高校不斷拓展物資采購的新渠道，規(guī)范物資集中采購的內部控制。利用電子商務與物流快遞協(xié)同效應，開發(fā)高?；ヂ?lián)網(wǎng)物資集中物資采購平臺，平臺提供日常辦公物資采購、科研實驗材料采購、儀器設備采購等，滿足師生員工個性化需求，實現(xiàn)網(wǎng)絡化物資采購管理新模式。

一、高校物資采購模式變遷過程

（一）傳統(tǒng)的物資統(tǒng)一采購模式

在計劃經(jīng)濟時代下，高校教育經(jīng)費大部分來源于政府撥款，高校物資采購小到筆墨紙張、大到儀器設備都是由其行政部門統(tǒng)一掌管。當時的情況下，第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展緩慢，物流業(yè)不發(fā)達，采購人員需要逐一商品自行上門采購，且采購什么物資，師生員工只能使用什么物資，這種模式的特點是缺乏對采購物資的選擇性，且在物資采購過程中耗用大量的時間、人力和財力。

（二）現(xiàn)代的分散自主采購模式

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和完善，高校已經(jīng)形成了政府投入為主，全方位、多渠道的籌集經(jīng)費，高校師生的物資需求也呈現(xiàn)出分散、品種繁多的特點。本世紀初，我國陸續(xù)完成高校社會化改革，高校后勤保障部門從行政序列中分離出來，定位為服務性經(jīng)濟實體，按照市場經(jīng)濟原則實行企業(yè)化管理，不再負責高校物資采購工作。高校物資采購除了大型的儀器設備、工程建設、大額的服務類項目等實行集中采購外，大多數(shù)物資采購由師生員工根據(jù)自身需求分散自主采購。這種采購模式的特點是采購相對靈活，節(jié)約人力成本，但是采購過程中缺乏監(jiān)督。

（三）新型的“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中模式

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，高校借助互聯(lián)網(wǎng)在生產(chǎn)要素配置中的信息集成優(yōu)勢，不斷規(guī)范和優(yōu)化物資采購行為，建立集中物資采購平臺，促進以云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術與高校物資采購高度整合。充分滿足教學、科研、后勤保障等不同的需求，為師生員工提供成本低廉、服務高效的“陽光采購”。這種模式的特點是高效、公平、節(jié)約采購成本。

二、高校物資分散采購的缺陷

（一）分散自主采購容易滋生“腐敗”現(xiàn)象

分散自主采購往往因為單次采購數(shù)量較少，金額較小，有效規(guī)避政府采購制度和公開招投標制度，采購人和供應商可直接確定采購商品品類和單價，容易出現(xiàn)收受回扣、手續(xù)費等違規(guī)行為，為“腐敗”提供了“溫床”。例如，高?？蒲薪?jīng)費和專項經(jīng)費審計中發(fā)現(xiàn)，部分項目負責人以采購實驗材料費和儀器設備的名義，虛構經(jīng)濟業(yè)務套取經(jīng)費或是購置與項目無關的設備、材料，類似的案例在項目審計中屢見不鮮。據(jù)不完全統(tǒng)計，2003年至2010年教育系統(tǒng)圖書教材和設備采購領域違紀違法案件占27.3%，發(fā)案率居首位。

（二）分散自主采購不利于降低采購成本

成本控制方面，分散自主采購存在兩方面的局限性，一是難以獲得批量采購的優(yōu)惠價格。分散自主采購的分散性特殊，往往單次采購數(shù)量和金額較小，難以獲得“大客戶”采購的優(yōu)惠價格;二是增加采購投入成本。高校教師平時忙于教學和科研事務，分散自主采購過程中因為尋找貨源、評估供貨商、樣品試用等產(chǎn)生費用支出，從而加大采購成本。若高校缺乏整體考慮時，分散自主采購因隨意性強，師生盲目購買儀器設備和實驗材料等物資，必然會造成物資使用效率低下的風險。

（三）分散自主采購增加了財務核算壓力

隨著國家科教興國的戰(zhàn)略部署，國家和地方政府逐年提高對高校教育經(jīng)費的投入，重點高校自主籌措科研經(jīng)費能力呈現(xiàn)大幅增長趨勢。以江蘇省為例，教育經(jīng)費生均定額撥款由2011年的5600元/年提高到2015年的10800元/年，五年間增長93%，各級財政專項經(jīng)費撥款也逐年遞增。另外，高校物資采購數(shù)量成倍增長，大到科研設備、辦公設備、家具，小到實驗材料、普通辦公用品，加上學院類型、學科門類、專業(yè)特性等存在較大差異，部分設備無法實現(xiàn)批量采購，高校采購呈現(xiàn)面廣、品種多、復雜多樣的特點。

在高校經(jīng)費逐年遞增和采購物資大幅增長的背景下，財務人員需要花費大量精力核算和管理，成倍地增加了財務核算壓力。分散自主采購行為無法及時跟蹤教師的用款時間、用款金額，不利于財務資金的管理和控制，不能滿足財務管理的科學化和精細化。同時與集中采購相比，分散自主采購的零散性、不規(guī)范性，增加了后期財務核算的壓力，增大了財務人員核算負擔。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購模式下的財務管理工作探索

以蘇州大學財務管理信息化發(fā)展為例，在財務信息化建設中不斷探索、有益嘗試，通過系統(tǒng)地不斷交叉疊加式開發(fā)，使財務信息化建設不斷向縱深發(fā)展、向橫向拓展。2012年我校完成了實驗動物管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)無縫對接，2013年研發(fā)了實驗材料管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)無縫對接，進一步提高實驗動物與材料采供、結算等服務能力和工作效率。2014年實現(xiàn)了儀器設備采購系統(tǒng)、辦公物資采購系統(tǒng)、實驗材料采購系統(tǒng)與財務管理中預算控制和財務核算的無縫對接。

目前，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，我校將充分利用互聯(lián)網(wǎng)和物流業(yè)的優(yōu)勢，積極推進財務管理與現(xiàn)代信息技術的有效結合，以技術創(chuàng)新帶動財務管理創(chuàng)新，建立以財務系統(tǒng)為控制中心，整合物資采購系統(tǒng)功能，具體如圖1所示（見第201頁）。

高校物資采購主要涉及國有資產(chǎn)與實驗設備管理部門、財務部門、紀委監(jiān)察審計部門、驗收專家組和使用單位等部門或角色。我校建立的財務——資產(chǎn)一體化信息共享平臺，實現(xiàn)了高校物資采購多方面的優(yōu)化和升級。

（一）有利于節(jié)約時間成本

高校采購各參與主體操作由過去線下操作變?yōu)榫€上操作，需求部門可以通過物資采購平臺7×24小時發(fā)起物資采購申請，資產(chǎn)使用部門可以定期通過“無等候”物流網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)進行預約報賬，財務人員可以通過審核后采購信息和發(fā)票生成智能憑證、財務報表。財務管理信息化系統(tǒng)與物資采購管理平臺的信息集成和資源共享，實現(xiàn)財務管理與學校教學和科研業(yè)務一體化目標，大大改變了財務管理系統(tǒng)與物資采購系統(tǒng)的信息孤島局面，不斷提高實用性、穩(wěn)定性、操作性，有效提高工作效率。

（二）有利于縮短空間距離

我?，F(xiàn)有3個校區(qū)，校區(qū)間平均距離20公里以上，物資采購各參與主體分布在不同校區(qū)，物理空間上天然分割。師生通過在線申報、在線招投標管理、在線自主選擇供應商、在線按需確定采購物資的數(shù)量，有效地解決師生多次往返奔波才能完成物資采購全流程的困難。

（三）有利于降低存儲成本

在物流業(yè)高速發(fā)展的時代，除實驗動物等少數(shù)特殊物資外，師生隨時發(fā)起物資送貨需求，供應商按照指令將采購物資送達指定地點，從而實現(xiàn)全校物資“零庫存”管理。采購平臺操作的便捷性，實驗材料的采購也可以在可控范圍內采購，這樣“零庫存”的管理模式，有效地節(jié)約采購物資的存儲成本。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購的對策和建議

（一）內控制度嵌入采購系統(tǒng)平臺，規(guī)范采購的內部控制

目前高校根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招投標法》以及各省出臺的政府集中采購目錄及限額標準，制定和出臺了適用本校的《招標投標管理暫行辦法》、辦公物資、實驗材料、實驗動物、大型儀器設備的采購管理實施細則。高校應將內部控制規(guī)章制度定量化嵌入互聯(lián)網(wǎng)采購平臺，使采購流程在“公平、公正、公開”運行環(huán)境下執(zhí)行，避免或者減少人為因素的控制和干預，有效防止腐敗現(xiàn)象。

（二）強化預算控制，提高物資采購效率

高校應通過預算控制這種手段充分發(fā)揮財務監(jiān)督管理的職能，嚴格按照經(jīng)費預算執(zhí)行采購的申請制度，堅持“無預算不采購”的原則，杜絕“超預算”和“預算外”采購。采購部門應會同財務部門，采取事前預防、事中監(jiān)督、事后反饋的措施，優(yōu)化在線審批流程，實現(xiàn)依托“互聯(lián)網(wǎng)”、校園網(wǎng)的申購審批和財務結算審批，縮短物資采購的時間，師生切實感受到物資集中采購的實用性和便捷性。

（三）建立采購“大數(shù)據(jù)”，提高財務管理水平

高校物資集中采購應充分利用采購管理系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云計算等分析手段，建立高校物資采購檔案數(shù)據(jù)庫，為高校的資產(chǎn)管理、財務管理、審計監(jiān)督提供真實完整的數(shù)據(jù)信息。在物資集中采購模式下，定期與協(xié)議供應商進行集中財務結算，有效地整合了報銷單據(jù)的數(shù)量，大大降低財務核算的壓力。從資金管理的角度，財務人員可以通過財務——資產(chǎn)一體化平臺分析和處理采購的進度，實時掌握學校未來現(xiàn)金流量，合理選擇流動資金結構，降低資金成本。此外，高校還可以通過對歷史采購數(shù)據(jù)的分析，為今后高校物資采購決策提供有效依據(jù)。

（四）建立平臺“防火墻”，加強信息安全管理

互聯(lián)網(wǎng)+的本質是連接一切，而安全是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的基石，安全將成為互聯(lián)網(wǎng)連接點的重要一環(huán)。如今的信息技術使得系統(tǒng)之間的連接更為簡便，但PC、平板電腦、智能手機等設備的安全結構卻過于簡單，操作系統(tǒng)更是存在天生的安全缺陷。此外財務系統(tǒng)、招投標管理系統(tǒng)、物資采購平臺涉及到高校不同密級的核心數(shù)據(jù)，而移動辦公和移動信息化面臨著病毒、木馬入侵，移動終端被竊、設備丟失，惡意軟件、后門軟件，惡意網(wǎng)頁等各種安全威脅，很容易導致核心數(shù)據(jù)泄露，高校必須利用“防火墻”完善的安全措施進行保障。

參考文獻：

[1] 喬春華.高校內部控制研究.蘇州大學出版社，2014

（作者單位：蘇州大學財務處 江蘇蘇州 215021）（責編：賈偉）