研究生招生管理信息化建設(shè)的路徑及策略研究

薛磊++崔勇++范俊++李平

摘 要：通過安徽醫(yī)科大學(xué)研究生招生管理信息化建設(shè)的實(shí)踐探索，總結(jié)了研究生招生管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑；在理論分析的基礎(chǔ)上，指出研究生招生管理信息化的意義并對其管理信息系統(tǒng)進(jìn)行評價(jià)；對研究生招生管理信息化建設(shè)的策略進(jìn)行分析，提出針對性的建議和今后發(fā)展的方向。

關(guān)鍵詞：研究生招生；管理；信息化建設(shè)；路徑；策略

中圖分類號：G643 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號：1673-8454（2015）13-0057-03

一、研究生招生管理信息化建設(shè)路徑探索

1.研招管理信息化建設(shè)的實(shí)踐探索

在研究生招生（以下簡稱“研招”）管理信息化建設(shè)方面，安徽醫(yī)科大學(xué)進(jìn)行了不斷的探索，從單機(jī)走向網(wǎng)絡(luò)，從分散的業(yè)務(wù)系統(tǒng)走向集成化的業(yè)務(wù)平臺(tái)，經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展階段——單機(jī)版系統(tǒng)階段、獨(dú)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)階段、業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合階段。（詳見表1）目前，已基本實(shí)現(xiàn)了研招管理的全程信息化，從編報(bào)專業(yè)目錄、初報(bào)及下達(dá)招生計(jì)劃、初試、復(fù)試到錄取工作等各個(gè)環(huán)節(jié)。考生可以查詢成績、復(fù)試錄取結(jié)果等各類信息，可以進(jìn)行成績單打印，可以在線修改通訊地址、聯(lián)系方式等。我校研招管理平臺(tái)還與第三方支付平臺(tái)連接，實(shí)現(xiàn)了博士報(bào)名網(wǎng)上繳費(fèi)。信息化使我校研招管理效能、規(guī)范化水平、便捷度都得到了極大提高。

我校研招管理平臺(tái)采用了基于角色的訪問控制方法（Role Based Access Control，RBAC），權(quán)限分配遵循最小權(quán)限原則和權(quán)限一致性原則，很好地分類管理用戶和配置權(quán)限。[1]孔德琳[2]、包祎[3]等提出了基于C/S和B/S混合模式的研招信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，筆者以為比較合理。因我校數(shù)據(jù)量不是特別大，而且學(xué)生查詢模塊是相對獨(dú)立的，我校研招管理平臺(tái)采用的是B/S結(jié)構(gòu)。這種模式統(tǒng)一了客戶端，將系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)的核心部分集中到了服務(wù)器上，簡化了系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)和使用。[4]

2.研招管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

研招管理信息化建設(shè)一般要經(jīng)過如下路徑：“工作（數(shù)據(jù)）標(biāo)準(zhǔn)化-系統(tǒng)開發(fā)（需求調(diào)研-系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)-系統(tǒng)編程-編制用戶手冊）-技術(shù)測試-（用戶使用-反饋修改意見-修改）-（再次使用-再次修改）……”（見圖1）一個(gè)較大的信息系統(tǒng)一般要經(jīng)過兩至三個(gè)招生年度的磨合，才能比較穩(wěn)定和成熟。如果購買較成熟的軟件，不用從頭進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，但也要根據(jù)一個(gè)學(xué)校的具體要求進(jìn)行相應(yīng)的修改和測試。要實(shí)現(xiàn)研招管理信息化，首先要有一個(gè)明確的目標(biāo)，就是信息系統(tǒng)要解決什么問題、實(shí)現(xiàn)哪些功能，然后才能按照上述路徑進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。

二、研究生招生管理信息化的評價(jià)

1.研招管理信息化的意義

（1）發(fā)揮數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢，提高工作效率

研招管理涉及的數(shù)據(jù)量大，需要處理的數(shù)據(jù)多，如專業(yè)目錄及科目采集數(shù)據(jù)、網(wǎng)報(bào)及現(xiàn)場確認(rèn)數(shù)據(jù)、推免生數(shù)據(jù)、初試成績數(shù)據(jù)、復(fù)試名單數(shù)據(jù)、調(diào)劑考生數(shù)據(jù)、復(fù)試結(jié)果及錄取數(shù)據(jù)等。而且這些數(shù)據(jù)信息量較大，比如2014年碩士報(bào)名庫有70個(gè)字段，博士報(bào)名庫有87個(gè)字段。采用信息化的管理手段，可以發(fā)揮信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理方面的比較優(yōu)勢，提高效率，確保準(zhǔn)確。

（2）方便各級各類用戶，提高管理效能

信息化管理模式下，可以通過基于角色的訪問控制方法（RBAC），有效實(shí)現(xiàn)分級管理，可以在同一平臺(tái)共享數(shù)據(jù)，更好地方便各級各類用戶，如校級、院系級、學(xué)科級管理人員、導(dǎo)師、考生等。應(yīng)利用信息化技術(shù)使系統(tǒng)具備較高的自動(dòng)化程度，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，從而大量減少重復(fù)性的勞動(dòng)，節(jié)省人力、物力。[2]

（3）為決策提供服務(wù)，使政策制定更科學(xué)

信息系統(tǒng)可以提供研招管理的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也可以通過統(tǒng)計(jì)分析提供更多信息，如報(bào)考考生信息分析，可以得到考生來源情況、考生成績情況以及各專業(yè)生源情況、是否需要調(diào)劑等信息。這些信息可以為學(xué)校制定招生政策、復(fù)試錄取辦法、分配招生計(jì)劃等，提供決策依據(jù)。信息化應(yīng)對研招信息作深度挖掘，找尋規(guī)律，為人才選拔提供可靠依據(jù)。[5]

（4）促進(jìn)教育信息公開，確保公平公正

《教育部關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)高校招生信息公開工作的通知》[6]對高校招生信息公開提出了明確的要求。而信息化的管理手段能夠促進(jìn)研招信息的公開、透明?；诂F(xiàn)代信息技術(shù)的研究生招生為招生信息公開、透明的多樣化提供了成熟的技術(shù)環(huán)境。[7]信息化的管理手段使招生單位與考生之間的信息更加對稱。同時(shí)，信息化的管理可以促進(jìn)公平公正。通過在信息系統(tǒng)中設(shè)置一定的規(guī)則和校驗(yàn)，使有違招生紀(jì)律和影響公平公正的行為得到限制，使各級各類用戶的操作更加規(guī)范。

2.研招管理信息系統(tǒng)的評價(jià)

系統(tǒng)建成后要對其進(jìn)行評價(jià)，一個(gè)好的研招管理信息系統(tǒng)主要從以下兩個(gè)方面看：

一是系統(tǒng)本身方面：功能是否齊全、是否具有可拓展性，以滿足研究生招生管理信息化可持續(xù)發(fā)展的需求。用戶使用是否簡單，操作界面是否友好，與其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否兼容或共享。系統(tǒng)維護(hù)是否方便，報(bào)表的打印模式是否穩(wěn)定和易維護(hù)，數(shù)據(jù)的安全性是否有保障等。

二是研招工作方面：數(shù)據(jù)處理能否滿足研招工作的業(yè)務(wù)需求，導(dǎo)入、導(dǎo)出數(shù)據(jù)的格式是否與研招工作的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)一致，統(tǒng)計(jì)分析功能是否全面、準(zhǔn)確，是否具備安全完善的用戶管理模式和靈活有效的權(quán)限分配方式，年度研招工作結(jié)束后歷史數(shù)據(jù)如何妥善保存等。

三、研究生招生管理信息化建設(shè)的策略分析

1.進(jìn)行工作規(guī)劃是信息化可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力

信息化建設(shè)要有長遠(yuǎn)的工作規(guī)劃，不能碎片化、低水平、重復(fù)性地建設(shè)，造成人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，信息資源不能有效共享、充分利用。研招管理信息化建設(shè)要進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。首先，要把功能需求分析清楚，并借鑒國內(nèi)外高校的成功經(jīng)驗(yàn)；其次，要由研招辦牽頭，組織、集合各方面的專家，包括教育管理、招生管理、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面的專家和一線研招管理人員，進(jìn)行總體規(guī)劃與具體設(shè)計(jì)。[8]規(guī)劃方案還應(yīng)征求校、院、學(xué)科管理人員、導(dǎo)師、學(xué)生等不同角色代表的意見。在規(guī)劃中要明確建設(shè)目標(biāo)和分步實(shí)施的階段，而且要考慮到與更高層級平臺(tái)及其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接。在建立工作規(guī)劃的同時(shí)，要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，對單位和個(gè)人都要給予鼓勵(lì)，以促進(jìn)信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.抓好“四個(gè)要素”是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

研招管理信息化建設(shè)必須要具備一定的條件，可以歸納為四個(gè)要素——管理隊(duì)伍、工作（數(shù)據(jù)）標(biāo)準(zhǔn)化、信息技術(shù)和經(jīng)費(fèi)保障。

（1）強(qiáng)化研招管理人員信息素養(yǎng)：具有信息化素養(yǎng)的管理隊(duì)伍是研招管理信息化建設(shè)的核心要素。首先，要讓招生隊(duì)伍尤其是管理層的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念；其次，加強(qiáng)培養(yǎng)招生隊(duì)伍的信息化管理意識。[7]從學(xué)校、學(xué)院到學(xué)科，研招工作人員大多不是計(jì)算機(jī)專業(yè)出身，要加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用實(shí)踐。如果研招管理人員對信息技術(shù)方面一無所知，則無法與技術(shù)人員進(jìn)行有效溝通交流，無法用“信息化的語言”去表達(dá)研招管理工作的需求。系統(tǒng)建好后，管理人員要能熟練使用和常規(guī)維護(hù)。

（2）推進(jìn)工作（數(shù)據(jù)）的標(biāo)準(zhǔn)化：研招管理人員要投入專門的時(shí)間和精力把實(shí)際工作（數(shù)據(jù)）標(biāo)準(zhǔn)化。紛繁復(fù)雜的研招工作要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，才能在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，如包括哪些環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)包括哪些工作，每項(xiàng)工作怎樣建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程。有國家標(biāo)準(zhǔn)的工作（數(shù)據(jù)）按照國家標(biāo)準(zhǔn)，校內(nèi)自主的工作（數(shù)據(jù)）也要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。比如我校采用“專業(yè)代碼+英文字母”的方法為內(nèi)科學(xué)、外科學(xué)所含三級學(xué)科設(shè)置三級學(xué)科代碼，使技術(shù)人員能在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，也要考慮到一些可能出現(xiàn)的特殊情況，系統(tǒng)應(yīng)具有一定的包容性和拓展性。

（3）加強(qiáng)信息技術(shù)的研究和應(yīng)用：一方面，專業(yè)技術(shù)人員要對編程的語言、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)、報(bào)表打印工具、數(shù)據(jù)庫的類型、服務(wù)器硬件配置、系統(tǒng)的安全保障等掌握得非常熟練，并且要不斷研究和應(yīng)用新的技術(shù)和開發(fā)工具；另一方面，研招管理工作人員也要不斷學(xué)習(xí)，掌握或了解基本的信息技術(shù)，了解軟、硬件方面的基本知識，掌握招生常用的數(shù)據(jù)庫，如DBF、EXCEL等。

（4）加大對信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入：無論作為項(xiàng)目從頭開發(fā)，還是購買較為成熟的軟件，都要有一定經(jīng)費(fèi)的投入，包括硬件的配備、軟件的購置、人員的費(fèi)用等。政府、高校都要重視教育信息化，加大對信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入。經(jīng)費(fèi)的投入要建立在信息化建設(shè)科學(xué)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，才能更有效，才能避免重復(fù)投入、盲目建設(shè)的短視行為。經(jīng)費(fèi)投入除了作為建設(shè)經(jīng)費(fèi)，也要建立獎(jiǎng)勵(lì)性的基金，引導(dǎo)鼓勵(lì)單位、個(gè)人勇于打破舊的管理模式，在信息化管理方面進(jìn)行探索創(chuàng)新。

3.加強(qiáng)有效溝通交流是信息化建設(shè)的關(guān)鍵

無論從頭開發(fā)，還是購買較為成熟的軟件，都需要研招管理人員和技術(shù)人員的有效溝通。研招工作環(huán)節(jié)多、任務(wù)雜，如果搞信息技術(shù)的人不懂研招業(yè)務(wù)，而搞研招的人又不懂信息技術(shù)，就難以溝通。因此，要做到雙向有效溝通，才能更好地實(shí)現(xiàn)研招管理的信息化。

管理人員通過充分溝通交流，要讓技術(shù)人員明白研招工作流程和一個(gè)學(xué)校的具體要求，測試系統(tǒng)并向技術(shù)人員提出修改意見。技術(shù)人員要盡可能熟悉研招工作，才能知道如何設(shè)計(jì)系統(tǒng)，比如研招工作分為哪些階段，每一階段有哪些流程，如何在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)這些流程，如何在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)用戶的管理、權(quán)限的配置、各模塊的關(guān)聯(lián)，如何使操作界面更友好，如何使研招管理人員自主、便捷地進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。

4.推進(jìn)更高水平的信息化是信息化建設(shè)的方向

對于一個(gè)高校的研究生教育甚至全校信息化，也將經(jīng)歷上述“三個(gè)階段”。實(shí)現(xiàn)全校研究生教育甚至全校的業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合階段，還需要一個(gè)復(fù)雜的過程?，F(xiàn)階段，一方面，要加強(qiáng)對信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，由專門的部門牽頭組織規(guī)劃并整體推進(jìn)。同時(shí)完善已有系統(tǒng)的功能，并做好各系統(tǒng)的適當(dāng)整合和數(shù)據(jù)銜接。如再進(jìn)行新的信息化建設(shè)，必須服從學(xué)校整體的信息化建設(shè)規(guī)劃。另一方面，信息化要逐步實(shí)現(xiàn)，不要搞“一刀切”，把現(xiàn)有系統(tǒng)全部推倒重建。要逐步推進(jìn)全校統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的大業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。待新平臺(tái)功能完善后，原有的獨(dú)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)再推倒廢棄，即具體實(shí)施要“先立后破”、平穩(wěn)過渡。同時(shí)，原有獨(dú)立業(yè)務(wù)系統(tǒng)如果有比較完善并能接入平臺(tái)的可直接接入，該部分不再重復(fù)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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（編輯：王天鵬）