高校場所資源借用共享平臺探討

盧志堅++彭劍斌++張智龍++代紹穎

摘 要：高校場所資源往往存在“資源利用不充分和資源使用緊張”的悖論。本文深入分析了該悖論產(chǎn)生的主要原因及理論根源，提出解決該悖論的思路在于建設(shè)場所資源借用共享平臺及配套制度，最后以上海財經(jīng)大學(xué)為例，從流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)集成和制度建設(shè)四個方面對如何建設(shè)高校場所資源借用共享平臺進行了探討。

關(guān)鍵詞：場所資源；資源借用；共享平臺

中圖分類號：C931 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-8454（2015）13-0048-03

一、引言

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大和師生學(xué)習(xí)生活設(shè)施條件的改善，配套的場所資源日益豐富，很多高校存在“在正常教學(xué)計劃外部分場所資源處于閑置狀態(tài)；同時又存在師生提出的場所資源使用緊張”的悖論。

經(jīng)過不完全統(tǒng)計，高校存在場所資源使用悖論，主要有以下幾方面原因：

（1）場所資源借用流程復(fù)雜，周期長

為加強場所資源管理，使場所資源得到有效合理的利用，場所資源借用申請和審核程序往往比較復(fù)雜。 教師使用教室、會議室等場所資源需要填寫申請單，經(jīng)學(xué)院部門審批；學(xué)生活動使用場所需要填寫申請單，經(jīng)團委或?qū)W院審批；申請單由院級部門或團委審核之后再交到后勤管理部門、體育教學(xué)部、其他相關(guān)學(xué)院部門以及保衛(wèi)處審核后進行查找場所安排，最后物業(yè)或相關(guān)工作人員根據(jù)場所安排情況提供相應(yīng)服務(wù)。 整個過程所涉及管理部門多、行政人員多，使得場所借用困難、辦理周期長。

（2）多部門、多校區(qū)、多系統(tǒng)管理

很多高校存在多個校區(qū)，且各類場所資源又由研究生院、教務(wù)處、體育教學(xué)部、后勤管理處等多個管理部門分別管理。有些場所資源已經(jīng)通過系統(tǒng)進行管理，有些場所管理還是手工申請模式，即需要申請人前往多個管理部門查詢申請，使得場所借用變得困難。不同場所資源涉及管理部門和流程不同，師生往往無所適從，工作效率較低，場所資源利用不高。

（3）場所使用信息共享程度不高

很多高校的各類場所資源使用信息由于管理部門和信息系統(tǒng)的不同，特別還有一些場所資源還停留在手工管理階段，因此場所使用信息共享程度不高。在沒有統(tǒng)一平臺和信息充分共享時，廣大師生、管理部門和物業(yè)人員都難以及時掌握借用申請、審批情況，從而導(dǎo)致場所借用效率不高。

（4）場所使用績效評價缺失、難以監(jiān)管，導(dǎo)致場所管理部門不情愿借出

院系部門往往由于當(dāng)前會議室等場所資源都配有多媒體等設(shè)備，考慮存在部分借用人員使用不當(dāng)可能會導(dǎo)致?lián)p壞等情況，以及手工管理難以對使用過程進行監(jiān)管和績效評價，從而導(dǎo)致資源管理部門不情愿借出使資源閑置。

當(dāng)然，也存在由于大量的場所借用需求使得學(xué)校相關(guān)管理部門需要有專門的人員處理日常場所資源借用申請，特別是多校區(qū)的高校，使得學(xué)校整體管理成本變高。

總體來說，場所資源存在多頭管理、信息化程度不一、借用申請流程復(fù)雜、監(jiān)管難度高等原因?qū)е碌馁Y源利用不充分和部分資源使用緊張。

二、理論分析及系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

該悖論說明高校公共性資源同時存在“公地悲劇”和“反公地悲劇”現(xiàn)象。高校全校性的資源，具有公共資源產(chǎn)權(quán)范圍的不明確或空缺的性質(zhì)，所以在利用的過程中可能產(chǎn)生“公地悲劇”；而對于院系性、部門性資源，其分屬于不同的主體，而又沒有真正擁有有效的使用權(quán)，導(dǎo)致資源的閑置和使用不足，造成浪費，這就產(chǎn)生了“反公地悲劇”；此外，院系部門在高校公共資源的使用中，往往以部門利益為首選，而使學(xué)校整體利益受損，難以實現(xiàn)校內(nèi)資源的充分共享從而達到資源利用效率最大化，這也容易造成所謂的“反公地悲劇”。[1]

因此，解決此悖論的途徑在于建設(shè)場所資源借用共享系統(tǒng)及配套的管理制度，有助于改善資源利用不充分和資源使用緊張的雙重局面。

隨著師生的場所資源借用服務(wù)需求日益遞增，為了更好地服務(wù)師生，上海財經(jīng)大學(xué)提出“增加學(xué)生社團活動場地并實現(xiàn)網(wǎng)上申請使用，提高場地使用率”。

上海財經(jīng)大學(xué)經(jīng)過多年信息化建設(shè)，目前基本形成覆蓋各類業(yè)務(wù)管理的信息系統(tǒng)，但還沒有綜合的場所資源管理系統(tǒng)。學(xué)校原教室借用在教學(xué)管理信息系統(tǒng)中進行，部分會議室借用在OA系統(tǒng)中進行，其他場所資源基本上依托手工管理。而由于學(xué)?，F(xiàn)有教室借用信息系統(tǒng)開發(fā)時間過早，底層設(shè)計依據(jù)傳統(tǒng)教室排課需求而定，已無法滿足現(xiàn)有多類別場所借用需求。且經(jīng)過全國高校抽樣調(diào)查，筆者們發(fā)現(xiàn)目前還沒有成熟的綜合場所資源借用管理系統(tǒng)。

因此學(xué)校為了改善場所資源借用服務(wù)，提升場館資源利用率，針對各類場所資源借用、各類活動網(wǎng)絡(luò)查詢需求和現(xiàn)有系統(tǒng)無法滿足多層次場地借用要求，提出建設(shè)覆蓋不同類型場所和不同活動類別的多層次場所資源管理信息系統(tǒng)，以改善服務(wù)效率，提升場所資源利用率，降低場所資源管理成本。

三、平臺設(shè)計

1.流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化

一般來說，不同的場所資源類型涉及的管理部門和流程都不一樣，同時不同場所的用途和具體服務(wù)的內(nèi)容也不一樣。

各類場所資源的面向?qū)ο蠛褪褂靡?guī)則雖然都不一樣，但各個場所借用流程上相似，主要流程為師生申請、所在院系部門審批（團委）、場所相關(guān)管理類部門審批、服務(wù)提供、績效評價。信息化程度上，目前只有借教室和行政樓會議室等部分通過系統(tǒng)走，其他場所還是依托人工管理，因此需要對所有流程進行梳理和標(biāo)準(zhǔn)化。

上海財經(jīng)大學(xué)現(xiàn)行教室借用管理模式已經(jīng)比較成熟，經(jīng)過綜合分析，確定在教學(xué)管理信息系統(tǒng)借教室流程基礎(chǔ)上對各類場所資源流程進行梳理，進行流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。

筆者主要運用工作流技術(shù)，從業(yè)務(wù)視角和服務(wù)視角，對不同場所在借用工作流涉及的用戶（師生和管理部門人員）、服務(wù)和工作環(huán)節(jié)進行梳理和標(biāo)準(zhǔn)化。場所借用涉及主要環(huán)節(jié)及相應(yīng)部門經(jīng)梳理和標(biāo)準(zhǔn)化后如表1所示；場所借用包括的服務(wù)及服務(wù)部門如表2所示。

2.系統(tǒng)功能設(shè)計

總的來說，場所資源共享平臺是以資源合理使用為核心，面向服務(wù)為目標(biāo)，深入推進信息化，優(yōu)化流程，提高服務(wù)水平。對教室、會議室、體育場所等公共場所資源進行整合。

因此，場所資源借用共享平臺主要包括教室、會議室、體育場所、室外場地、學(xué)生中心活動室等場所的借用申請、審核、審批、服務(wù)提供、費用管理、績效分析等功能。

3.系統(tǒng)集成

場所資源借用共享平臺主要是在正常的教學(xué)安排之外，對空閑的場所資源進行充分利用，以及對會議室的管理。該系統(tǒng)主要是對場所借用信息的管理，與教學(xué)管理信息系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、第二課堂系統(tǒng)、機房管理系統(tǒng)、房產(chǎn)管理系統(tǒng)等存在高度的數(shù)據(jù)相關(guān)。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)的成功很大程度上依賴于與其他相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步是否及時和業(yè)務(wù)集成是否充分。在場所資源借用共享平臺中，主要明確三個方面的集成關(guān)系，即基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、場所使用數(shù)據(jù)、活動信息。

4.制度建設(shè)

場所資源借用共享平臺系統(tǒng)是解決“資源利用不充分和資源使用緊張”悖論的基礎(chǔ)，但是只有用好系統(tǒng)才能真正解決資源閑置與使用緊張同時存在的問題。當(dāng)然首先信息系統(tǒng)的使用需要滿足可用性、易用性，讓院系部門和師生在使用過程中享受到了便捷，對場所使用的效率有了實實在在的提升，其次學(xué)校有要制度保障，使得院系部門和師生的場所借用管理必須通過系統(tǒng)進行，做到場所資源借用通過系統(tǒng)進行有動力、有約束，最終形成場所資源借用共享的長效機制。

要達到以上要求，制度設(shè)計必須滿足資源使用權(quán)、管理權(quán)的統(tǒng)籌管理，形成包含運行、動力、約束三機制合一的管理機制。為此，上海財經(jīng)大學(xué)明確了由后勤管理處負(fù)責(zé)學(xué)校場所資源使用的全面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，對具體場所管理進行分級授權(quán)管理，并擬定了“上海財經(jīng)大學(xué)場所資源借用管理辦法（試行）”。

四、結(jié)束語

本文分析了高校場所資源存在的利用不充分與資源使用緊張同時存在的悖論及其原因，并從理論根源上進行了探討，提出解決該悖論的主要途徑是建設(shè)場所資源借用共享系統(tǒng)及配套的管理制度，最后以上海財經(jīng)大學(xué)為例，從流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)功能設(shè)計、系統(tǒng)集成和制度建設(shè)四個方面來研究平臺系統(tǒng)的構(gòu)建。

上海財經(jīng)大學(xué)場所資源借用共享平臺于2014年初啟動?，F(xiàn)在已經(jīng)進入測試階段，于2015年4月份投入試運行。

參考文獻：

[1]盧志堅.高校節(jié)約型校園建設(shè)管理機制探討[J].上海節(jié)能，2013（9）：48-52.

（編輯：楊馥紅）