做好秘書工作的四個基本功

文范作惠

做好秘書工作的四個基本功

文范作惠

在新的形勢下，秘書如何強化“三服務(wù)”（為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)、為上下級和同級機關(guān)工作服務(wù)、為人民群眾服務(wù)），落實“三細化”（辦文嚴細化、辦會精細化、辦事明細化），實現(xiàn)“三滿意”（領(lǐng)導(dǎo)滿意、部門滿意、基層群眾滿意），筆者認為離不開意識、效率、能力、作風(fēng)這四個基本要素。

意識是做好秘書工作的前提

超前。超前源于對情況的了解和把握。所謂“知情早、曉事快、見事深、謀事準”，是對秘書工作的基本要求。當(dāng)前正處于信息時代，各種情況層出不窮又瞬息萬變，無形中對秘書工作提出了新的更高的要求。如果秘書不去適應(yīng)，或是對外部情況不作調(diào)查研究，不掌握了解，就不可能對事物的發(fā)展趨勢作出科學(xué)的預(yù)測和判斷，認知水平和思維方式就無法及時跟進，服務(wù)工作也就無從談起，參謀和助手等作用更是無從發(fā)揮。因此，秘書必須順應(yīng)形勢發(fā)展，做一個遇事留心、工作用心、辦事細心的有心人，自覺培養(yǎng)超前服務(wù)意識，努力做到知上情、熟下情、悉內(nèi)情、明外情。

主動。有行動才能有作為。主動性是發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性的基礎(chǔ)。凡事都要主動些，尤其要在事前將各方面因素考慮周到，多問一些為什么，多一些角度看問題，多提供一些方案，多預(yù)測一些結(jié)果，借助經(jīng)驗和縝密思考推動工作。

盡責(zé)。責(zé)任心既是思想認識問題，更是一種態(tài)度，是一個人的思想素質(zhì)、精神境界、職業(yè)道德的綜合體現(xiàn)。有了責(zé)任心，才會有積極主動的態(tài)度、深入扎實的作風(fēng)、認真負責(zé)的精神，才會有做好工作的信心、決心和恒心，才會出思路、出辦法、出成效。辦公室同志一定要有“服務(wù)工作無小事”，“做好的每件大事都是小事，做錯的每件小事都是大事”的意識，凡事從“小”、從“細”、從“微”做起。如此，才能把簡單的事做得不簡單，把平凡的事做得不平凡。

效率是做好秘書工作的核心

把握節(jié)奏。節(jié)奏慢了誤事，節(jié)奏亂了壞事，節(jié)奏太快又無濟于事。如何把握？唯在一個“度”字。其核心是三個觀念。一是適度觀念。任何事物都是與別的事物相對存在的，比如“質(zhì)量”與“效率”就是一個問題的兩個方面，“程序”與“效率”更是一對矛盾。在難以兩全的情況下，就要善于把握主要矛盾和矛盾的主要方面，力求使服務(wù)質(zhì)量與工作效率達到有機的統(tǒng)一。二是靈活觀念。原則性和靈活性相結(jié)合，辦事既要有依據(jù)，遵循基本的政策、制度、規(guī)律，又堅持實事求是，講求靈活性和機動性。不要死摳“本本”，死抱“框框”，死背“條條”。三是辯證觀念。辯證地看待和處理大與小、輕與重、緩與急的關(guān)系，不搞絕對化和極端化，確保“三辦”等服務(wù)工作有序進行。

強化質(zhì)量。質(zhì)量是服務(wù)工作的一把重要標尺，與效率相輔相成。要保質(zhì)保量完成各項工作任務(wù)，就必須在“快、準、嚴、細、實”上下功夫?！翱臁本褪强焖?，“準”就是準確，“嚴”就是嚴謹，“細”就是細致。唯細才能落實，唯細才能運作到位。無論辦文、辦會、辦事，都要有不厭其煩的精神，一絲不茍的態(tài)度?！皩崱本褪莿?wù)實。

團結(jié)協(xié)作。團結(jié)出成績，出形象，更出效率。辦公室的大多數(shù)工作都是“集體項目”，與“窗口、服務(wù)、形象”相關(guān)，與“大局、全局、中心相系。因此，辦公室工作應(yīng)“分工不分家”，“補臺不拆臺”，“站準位”，不“越位”，和衷共濟，相互溝通，相互支持配合，各項服務(wù)工作才能有條不紊、扎實有效。

能力是做好秘書工作的關(guān)鍵

謀大事。所謂謀大事，就是圍繞中心、服務(wù)大局、謀劃全局，知關(guān)節(jié)、得要領(lǐng)，當(dāng)大參謀、出大主意。就秘書而言，凡事要從大局、全局出發(fā)，經(jīng)常思考研究事關(guān)改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事，及時了解本單位、本部門、本行業(yè)的要事，以及周圍的新事，做到“身在兵位，胸為帥謀；不在其位，學(xué)謀其政；突出重點，統(tǒng)籌兼顧；大處著眼，小處入手”，這樣，才有可能當(dāng)好大參謀、出好大主意。

善協(xié)調(diào)。綜合協(xié)調(diào)是一門管理藝術(shù)，也是一種綜合能力。對上協(xié)調(diào)時要樹立全局意識。要緊緊圍繞一個時期的中心工作或所承辦的任務(wù)，堅持原則性和靈活性相結(jié)合，既注重把握上級的決策意圖，又及時掌握有關(guān)部門的最新動態(tài)，力求準確全面地向領(lǐng)導(dǎo)反饋工作進展情況，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。部門協(xié)調(diào)時要樹立協(xié)商意識。日常工作要注重先預(yù)告、早通氣，特別是重要文件的起草、重大會議與活動的組織安排等，在醞釀、處理、提供決策之前，要及時與有關(guān)部門溝通協(xié)商；遇有不同意見時，要反復(fù)協(xié)調(diào)，取得共識后再逐級呈送領(lǐng)導(dǎo)審批。對下協(xié)調(diào)時要樹立服務(wù)意識。要自覺擺正位置，掌握分寸，注意尺度，不能頤指氣使，拿領(lǐng)導(dǎo)的話壓人。要善于傾聽各方面的意見和建議，縮小分歧點，發(fā)現(xiàn)共同點，把協(xié)調(diào)工作做深、做細、做到位。

強素質(zhì)。首先，政治思想要強。辦公室工作的政治性、政策性、機要性等特點，決定了秘書必須具備一定的政治理論素質(zhì)。因此，要自覺把加強思想政治建設(shè)擺上重要位置，把理論學(xué)習(xí)和提高修養(yǎng)貫穿于工作之中，切實提高政治敏感度、政治鑒別力和政治覺悟性。其次，業(yè)務(wù)能力要精。要立足本職崗位，通過勤學(xué)苦練，努力使自己成為“張口能講、提筆能寫、無事能思、有事能辦”，精通各項業(yè)務(wù)的行家里手。再次，綜合素質(zhì)要硬。辦公室的參謀助手作用直觀地體現(xiàn)在起草文稿、提供信息、調(diào)查研究等工作中。起草文稿要出思路、出觀點；提供信息要及時、準確、適用；調(diào)查研究要“文當(dāng)其時，謀當(dāng)其用”，做到研究在領(lǐng)導(dǎo)決策之前，參謀在領(lǐng)導(dǎo)思考之中，不放“馬后炮”。最后，服務(wù)形象要好。

作風(fēng)是做好秘書工作的保證

保持良好精神狀態(tài)。良好的精神狀態(tài)是做好工作的保證。有人曾把秘書形容為“幕后一身汗，臺前靠邊站”，“默默無聞做著轟轟烈烈的事，辛辛苦苦做著風(fēng)風(fēng)光光的人”。因此，秘書工作特別需要愛崗敬業(yè)、埋頭苦干、無私奉獻、不計名利和甘當(dāng)無名英雄的“三平精神”（平凡之中的偉大追求、平靜之中的滿腔熱血、平常之中的強烈責(zé)任感）。只有認識到這一點，才能保持良好的精神狀態(tài)，兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。

保持務(wù)實工作作風(fēng)。為政之要，貴在落實。服務(wù)工作，尤應(yīng)如此。要堅持說實話、辦實事、求實效，不投機取巧；要吃得起苦，受得了“氣”，耐得住寂寞；要憑真抓實干，靠真才實學(xué)，求真功實績。文字工作要經(jīng)得起推敲，會務(wù)工作要經(jīng)得起檢驗，事務(wù)工作要經(jīng)得起端詳。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事要快辦、辦好；群眾反映的問題要分析、匯報；上級下達的指示要記錄、傳達。總之，要勤勉盡責(zé)，忠于本職，腳踏實地，扎實服務(wù)。

保持健康身心狀態(tài)。身體和心理的健康狀態(tài)能左右一個人的思想，影響一個人的行為，決定一個人的工作成敗。身體健康，心態(tài)良好，就會寧靜而安詳，就會迸發(fā)出活力與干勁，而且無論工作多么辛苦，怎么繁忙，都能夠忍耐承受。秘書崗位不僅需要秘書具備方方面面的能力，而且需要付出比別人更多的努力。這種崗位的特殊性，容易對人的身心健康造成損害。因此，從事秘書工作的同志要特別注重勞逸結(jié)合，保持身心健康，培養(yǎng)從容淡定的心態(tài)，這樣才能在平凡的崗位上沉得下心、穩(wěn)得住神、靜得下氣，在日常工作和突發(fā)性事務(wù)面前“拉得出、用得上、干得好、信得過”。

（摘自《秘書》）