賬外固定資產(chǎn)檔案管理探析

文/浙江省林業(yè)后勤管理服務(wù)中心 劉志慧 浙江省林產(chǎn)品質(zhì)量檢測站 胡單

賬外固定資產(chǎn)是指各單位以各種形式形成的未在賬內(nèi)核算的各種固定資產(chǎn)。隨著固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用和電子檔案建設(shè)步伐的加快，固定資產(chǎn)檔案管理逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、動態(tài)化，但對賬外資產(chǎn)管理的重視不夠、制度缺失等問題影響了檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化進(jìn)程。通過對部分行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)清查結(jié)果調(diào)研，引發(fā)本文對改進(jìn)和加強(qiáng)賬外固定資產(chǎn)檔案管理途徑的探討。

一、行政事業(yè)單位賬外固定資產(chǎn)檔案管理問題分析

本次調(diào)研發(fā)現(xiàn)，賬外固定資產(chǎn)檔案管理通常不被重視，再加上資產(chǎn)來源復(fù)雜、管理難度較大，檔案管理存在不少突出問題。

（一）缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔要求和程序。在購置賬外固定資產(chǎn)時，沒有注意收集原始資料，部分單位房屋建筑物無資產(chǎn)項目建議書、項目批文、可行性研究報告、竣工驗收報告等檔案資料；對歸檔后的檔案資料沒有及時跟蹤管理，致使維護(hù)、修理、改建等使用過程中的信息不能及時歸檔，導(dǎo)致歸檔資料不完整或檔案與實(shí)際情況不一致；沒有按照檔案的價值和真?zhèn)芜M(jìn)行歸檔，在檔案鑒定時把將來有可能發(fā)揮作用的檔案排除在外。

（二）缺乏對賬外資產(chǎn)檔案管理的規(guī)定。不少單位的資產(chǎn)管理制度較多，但涉及賬外資產(chǎn)檔案管理的卻寥寥無幾。對固定資產(chǎn)檔案管理的全過程缺乏規(guī)劃，責(zé)任不清；在資產(chǎn)檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求、責(zé)任主體權(quán)責(zé)、資產(chǎn)檔案評估、監(jiān)督檢查等方面缺少針對性的規(guī)定。

（三）缺乏專業(yè)人員間的溝通協(xié)作。資產(chǎn)管理員、財務(wù)管理員及檔案管理員的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)技術(shù)水平直接影響資產(chǎn)檔案的科學(xué)規(guī)范歸檔。據(jù)調(diào)研，檔案管理員、資產(chǎn)管理員多來自后勤部門，而財務(wù)管理員多來自計財部門，他們各自承擔(dān)著較繁重的事務(wù)性工作，往往缺乏溝通與協(xié)作，導(dǎo)致賬外資產(chǎn)檔案散存于不同部門；有的檔案管理員即是資產(chǎn)管理員，沒有接受系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，憑著主觀意識歸檔。

二、賬外固定資產(chǎn)檔案管理途徑

賬外固定資產(chǎn)檔案是固定資產(chǎn)檔案管理的一部分，要完善資產(chǎn)檔案管理，筆者認(rèn)為應(yīng)考慮下面幾點(diǎn)：

（一）促進(jìn)賬外資產(chǎn)歸檔長效化。重視賬外固定資產(chǎn)管理工作，對遺漏、虛假的資產(chǎn)信息要督促盡快正確歸檔；加強(qiáng)支出管理，規(guī)范核算，杜絕違規(guī)購買賬外資產(chǎn)；定期考核、評價賬外檔案管理情況，促進(jìn)賬外資產(chǎn)歸檔長效化。

（二）健全資產(chǎn)檔案管理體系。認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，研究和制定本單位資產(chǎn)檔案收集、整理、歸檔、評估、出租等規(guī)章制度、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，將賬外資產(chǎn)納入賬內(nèi)，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)檔案統(tǒng)一管理；由于特定原因，不能納入賬內(nèi)的，建立專門的賬外資產(chǎn)檔案管理規(guī)章，并嚴(yán)格管理、形成科學(xué)規(guī)范的資產(chǎn)檔案管理體系。

（三）嚴(yán)格賬外資產(chǎn)檔案管理程序。建立全過程的賬外固定資產(chǎn)管理程序，按申購、審批、購置、驗收、入庫、使用、變更、領(lǐng)用、清理、盤點(diǎn)、外借、歸還、轉(zhuǎn)讓、維修、出租、報廢等全生命周期建庫管理，建立固定資產(chǎn)卡片檔案，將固定資產(chǎn)按類分項進(jìn)行統(tǒng)一編號，落實(shí)責(zé)任，及時歸檔，保證資產(chǎn)檔案真實(shí)可信。同時，強(qiáng)化對實(shí)際運(yùn)行環(huán)節(jié)的管理，促進(jìn)資產(chǎn)檔案管理與資產(chǎn)管理部門間的協(xié)調(diào)，確保資產(chǎn)檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。

（四）建立專業(yè)化的資產(chǎn)檔案管理團(tuán)隊。專業(yè)化的資產(chǎn)檔案團(tuán)隊既精通檔案管理工作、掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，又是熟悉資產(chǎn)申報、驗收、登記、保管、檢查等環(huán)節(jié)的多面手。采取對資產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)骨干“傳、幫、帶”作用等渠道推動資產(chǎn)檔案管理逐步走向?qū)I(yè)化。

[1] 浙江省檔案局.檔案工作事務(wù)［M］.北京：中國檔案出版社，2009（6）.

[2] 浙江省檔案局.檔案事業(yè)概論［M］.北京：中國檔案出版社，2009（6）.

[3] 劉清生，該校無形資產(chǎn)檔案建設(shè)淺析［J］.浙江檔案，2013（06）.

[4] 付杰，做好新形勢下國有資產(chǎn)檔案管理［J］.黑龍江檔案。2001（2）.

[5] 曾海萍，試論高校資產(chǎn)檔案信息化建設(shè)［J］.云南檔案，2009（05）.