利用信息化手段提高辦公效率

文/中國(guó)石油集團(tuán)測(cè)井有限公司 王宏備 郭楊鋒

機(jī)關(guān)工作人員每天都要面對(duì)大量的數(shù)據(jù)、文件以及其他各種材料，其中有電子的，也有紙質(zhì)的，如果不進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?、歸類，查找起來(lái)肯定不方便，資源共享就更難了。工作中，我們一般都會(huì)對(duì)電子和紙質(zhì)的材料進(jìn)行適當(dāng)整理，但往往查找時(shí)還是很費(fèi)勁，甚至?xí)r間久了有些材料都不記得文件名，使用電腦自帶的搜索功能都沒(méi)辦法找到。然而，我們只要稍微系統(tǒng)地做些工作，通過(guò)EXCEL表格對(duì)工作進(jìn)行一些必要的記錄和管理，配合服務(wù)器、網(wǎng)站等硬件軟件支持，就可以輕松實(shí)現(xiàn)資料表單化、數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，做到查找方便、利用便捷、共享便利，從而大大提高辦公效率。

一、利用EXCEL建立文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，便捷保存、查閱、利用與督辦

EXCEL表格經(jīng)常用來(lái)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策等操作，對(duì)機(jī)關(guān)工作人員來(lái)說(shuō)，幾乎是天天都要打交道，而我們也可以利用EXCEL表格建立個(gè)人工作文檔數(shù)據(jù)庫(kù)，輕松實(shí)現(xiàn)文件存儲(chǔ)、查閱和利用。

方法是建立一個(gè)EXCEL表格文件，在文件中從第一列開(kāi)始依次建立“日期”“一級(jí)分類”“二級(jí)分類”“目前狀態(tài)”“文檔簡(jiǎn)述”“鏈接”“備注”等屬性列，通過(guò)這些屬性列對(duì)文檔進(jìn)行描述、跟蹤、保存，實(shí)現(xiàn)一張表格了解全部工作。“日期”屬性很明了，就是文檔產(chǎn)生的日期；“一級(jí)分類”屬性是對(duì)文檔進(jìn)行的第一次分類，可以是公司會(huì)議、公司文件、公司榮譽(yù)，或者是處室活動(dòng)，又或者是集團(tuán)文件、集團(tuán)會(huì)議等等；“二級(jí)分類”則是對(duì)文檔“一級(jí)類別”的進(jìn)一步細(xì)化，比如公司文件可進(jìn)一步劃分為制度類、任務(wù)類、通報(bào)類；“目前狀態(tài)”屬性是對(duì)文檔涉及事件目前的完成情況進(jìn)行描述，可以是準(zhǔn)備中、落實(shí)中，也可以是已完成等等；“文檔簡(jiǎn)述”屬性對(duì)文檔所涉及全部工作事件進(jìn)行簡(jiǎn)單描述，以備日后查閱時(shí)能及時(shí)了解整個(gè)工作事件的主要情況；“鏈接”則是本文檔所對(duì)應(yīng)的文件資料夾進(jìn)行鏈接；“備注”是對(duì)需要特殊說(shuō)明事項(xiàng)的補(bǔ)充。

舉例說(shuō)明，假如公司8月25日下發(fā)了關(guān)于規(guī)范公文格式的文件，并且要求9月1日起全部按新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。記錄可以是這樣的：“日期”填8月25日，“一級(jí)類別”填公司文件，“二級(jí)類別”填制度類，“目前狀態(tài)”填落實(shí)中，“文檔簡(jiǎn)述”填公司關(guān)于規(guī)范公文格式的通知，“鏈接”下填文件，把對(duì)應(yīng)的文件通過(guò)日期編號(hào)都放置在一個(gè)文件夾里并設(shè)置對(duì)應(yīng)的鏈接。通過(guò)這樣的記錄和文件管理，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的分類保存、有效鏈接，便捷對(duì)文檔的查閱和利用。

通過(guò)EXCEL表格的“篩選”功能，可以對(duì)屬性里所有的類別進(jìn)行篩選，通過(guò)勾選想要查看的類別，EXCEL表格就會(huì)篩選出該類別情況下的所有工作文檔。假如要查看所有的公司制度，只需在“一級(jí)類別”下拉框里勾選“公司文件”，“二級(jí)類別”下拉框里勾選“制度類”，這樣EXCEL表格就把所有的公司制度都篩選出來(lái)了；又或查看“落實(shí)中”文檔，只需在“狀態(tài)”下拉框里勾選“落實(shí)中”，EXCEL表格同樣就把所有落實(shí)中的文檔都篩選出來(lái)了，以便定期跟蹤督辦。通過(guò)EXCEL表格的“查找”功能，還可在“文檔簡(jiǎn)述”里對(duì)關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，便捷文檔的利用。

當(dāng)然，可以根據(jù)需要適當(dāng)增減文檔屬性，也可以對(duì)一些特別工作單獨(dú)建表管理，重點(diǎn)是適合自己的需要，方便自己的工作，從而提高辦公效率。

二、利用EXCEL建立電子工作日志，便捷查閱、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)與考核

工作日志常見(jiàn)的是寫在筆記本上，又或者一些專業(yè)的云筆記軟件，也有的是以寫日記的形式記錄。這些記載方式都有各自的優(yōu)點(diǎn)，紙質(zhì)記錄具有不可修改的特性，對(duì)于備查非常重要；云筆記軟件記錄非常方便，可以隨時(shí)隨地在有網(wǎng)的地方記錄上傳，還可以在電腦以外的終端上實(shí)現(xiàn)；寫日記的形式記錄在內(nèi)容上更加豐富。但上述的方法都有一個(gè)致命的弱點(diǎn)，就是不方便統(tǒng)計(jì)工作量。比如秘書崗位要統(tǒng)計(jì)今年起草了多少份匯報(bào)總結(jié)材料，相信在上述的記錄方式中都有記載，但是統(tǒng)計(jì)時(shí)只能是一個(gè)個(gè)去數(shù)，所以說(shuō)對(duì)于總結(jié)工作、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不是很方便。同樣利用EXCEL表格來(lái)建立工作日志，其效果就不一樣了。

EXCEL電子日志功能上主要包含兩個(gè)部分，一是常說(shuō)的工作日志，主要記載我們每天都做了什么；二是工作量記錄。從形式上主要由四部分屬性列構(gòu)成，第一列為日志生成的“日期”。第二列為“工作日志”，從功能上講，除填寫當(dāng)日所做的工作外，還需填寫年度、月度、周工作計(jì)劃，以及填寫周總結(jié)、月總結(jié)和年度總結(jié)。第三“列”（含一定數(shù)量子列）為“當(dāng)日工作量記錄”，填寫“當(dāng)日完成的工作量”，凡能量化的工作量都盡量量化。第四列為“備注”，對(duì)需要特殊說(shuō)明事項(xiàng)的補(bǔ)充?！爱?dāng)日工作量記錄”屬性列由若干個(gè)可量化的工作量項(xiàng)目構(gòu)成。比如今天起草了1篇匯報(bào)材料、上報(bào)1篇信息、參加2個(gè)會(huì)議、審核2份文件、接待2批9人次客人、歸檔4份檔案，在電子日志的第一列就填寫日志對(duì)應(yīng)的日期；在“工作日志”列就應(yīng)把上述工作進(jìn)一步細(xì)化后記錄下來(lái)，比如參加2個(gè)會(huì)議應(yīng)細(xì)化為參加了第28次總經(jīng)理辦公會(huì)和機(jī)關(guān)黨委會(huì)；在“當(dāng)日工作量記錄”屬性列對(duì)應(yīng)的“起草材料（份）”“上報(bào)信息（條）”“參加會(huì)議（次）”“審核文件（件）”“接待來(lái)賓（批）”“接待來(lái)賓（人）”“歸檔檔案（份）”7個(gè)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)里分別填寫“1”“1”“2”“2”“2”“9”“4”；在“備注”屬性里填寫需要備注的事項(xiàng)，也可以省去。當(dāng)查看或總結(jié)工作時(shí)只需把某一時(shí)期的工作量數(shù)字相加即可，EXCEL表格可以輕松實(shí)現(xiàn)，相較一篇篇日志地去數(shù)肯定是方便很多?？梢愿鶕?jù)工作需要，適當(dāng)增減一些日志屬性，以求更加方便工作。

工作日志中的年度、月度、周工作計(jì)劃分別填寫在元旦、每月1號(hào)和每周一之前的對(duì)應(yīng)行中，以便指導(dǎo)本年度、本月和本周按計(jì)劃開(kāi)展工作。工作日志中的年度、月度、周工作總結(jié)分別填寫在12月31日、每月最后1天和每周日之后的對(duì)應(yīng)行中，以便落實(shí)周、月和年度考核，肯定成績(jī)，查找不足，改進(jìn)工作。通過(guò)這樣的記載，可以隨時(shí)對(duì)全年工作計(jì)劃和完成情況一目了然，還可以根據(jù)工作完成情況隨時(shí)調(diào)整下一步工作重點(diǎn)，以全面完成年初工作計(jì)劃任務(wù)。

EXCEL電子工作日志是對(duì)全年每一天工作進(jìn)行記錄、備查、統(tǒng)計(jì)，對(duì)全年工作計(jì)劃和完成情況全面把控，實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容表單化、數(shù)據(jù)化、信息化，從而提高辦公效率。

三、利用服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)資源共享、傳輸、匯總

機(jī)關(guān)單位一般都有自己的服務(wù)器，如果需要在部門之間建立一個(gè)資源共享環(huán)境，利用服務(wù)器實(shí)現(xiàn)文件傳輸功能就比較方便了。為什么不選擇現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)大量出現(xiàn)的各種云盤呢？原因很簡(jiǎn)單，就是資源保密問(wèn)題。在自己?jiǎn)挝坏姆?wù)器上建立資源共享服務(wù)，相對(duì)而言就不用擔(dān)心這方面的問(wèn)題了。只要服務(wù)器磁盤上有空間，在服務(wù)器上實(shí)現(xiàn)文件傳輸功能很簡(jiǎn)單，客戶機(jī)可通過(guò)文件傳輸協(xié)議（File Transport Protocol）下載服務(wù)器上的文件或上傳文件到服務(wù)器上，以實(shí)現(xiàn)資源共享。

在FTP服務(wù)器上，通過(guò)FTP管理軟件建立一個(gè)部門資源共享文件夾，文件夾里再建立“共享資料”文件夾和部門每個(gè)成員的個(gè)人文件夾，個(gè)人文件夾可以以成員名字命名。顧名思義，“共享資料”文件夾里存放的是部門人員共享的資料，而個(gè)人的文件夾存放的是個(gè)人的資料，可以通過(guò)FTP管理軟件授權(quán)“共享資料”文件夾對(duì)部門全部人員可讀，對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)可以讀寫；而個(gè)人文件夾只對(duì)本人和部門領(lǐng)導(dǎo)可以讀寫，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人資料的相對(duì)保密。在“共享資料”文件夾里建立“法規(guī)制度”“工作任務(wù)”“職責(zé)規(guī)范”“總結(jié)匯報(bào)”“其他資料”等文件夾，根據(jù)文件夾名稱分別放入相應(yīng)的資料。一般可以在“法規(guī)制度”文件夾里分類存放國(guó)家、地方法規(guī)和集團(tuán)公司、公司制度等資料；在“工作任務(wù)”文件夾里分類存放集團(tuán)會(huì)議資料、公司會(huì)議資料、集團(tuán)重點(diǎn)工作、公司重點(diǎn)工作、部門重點(diǎn)工作等資料；在“職責(zé)規(guī)范”文件夾里分類存放部門職責(zé)、崗位職責(zé)、崗位工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)、績(jī)效合同以及各種責(zé)任書等資料；在“總結(jié)匯報(bào)”文件夾里分類存放各種總結(jié)、匯報(bào)材料以及專項(xiàng)工作總結(jié)匯報(bào)等資料；在“其他資料”文件夾里也分類存放其他各種資料。重點(diǎn)是要按名目分類存放，確保在查看時(shí)一目了然。通過(guò)這樣的工作，把部門可公開(kāi)資源通過(guò)FTP服務(wù)器管理員或部門領(lǐng)導(dǎo)存放在服務(wù)器“共享資料”文件夾里，需要時(shí)部門成員登陸FTP服務(wù)器后可以直接查閱或下載，實(shí)現(xiàn)資源共享。

在個(gè)人文件夾里可以存放個(gè)人EXCEL表格電子日志、個(gè)人工作總結(jié)、個(gè)人業(yè)績(jī)量化評(píng)價(jià)表、崗位工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)以及個(gè)人相關(guān)的承諾書等資料，另外建立一個(gè)“待審核工作材料”文件夾，存放提交給領(lǐng)導(dǎo)審核的文件。通過(guò)這樣的工作，個(gè)人把崗位相關(guān)的材料都存放起來(lái)，可以隨時(shí)供領(lǐng)導(dǎo)查閱，讓領(lǐng)導(dǎo)掌握崗位人員每天工作情況；領(lǐng)導(dǎo)可以在任意時(shí)間查閱部門人員提交的材料，也可以對(duì)提交的材料或近期工作提出要求或安排。

還可以根據(jù)需要把部門成員的EXCEL表格電子日志的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)匯總起來(lái)，作為部門工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，方便部門工作統(tǒng)計(jì)。

只要能登陸機(jī)關(guān)單位的服務(wù)器，就可以隨時(shí)查閱部門共享資源，也可以隨時(shí)更新個(gè)人工作日志，隨時(shí)提交材料給領(lǐng)導(dǎo)審核，領(lǐng)導(dǎo)也可以隨時(shí)查閱部門人員工作情況以及提交的材料，并提出工作要求或安排，從而實(shí)現(xiàn)信息化辦公，從根本上提高辦公效率。