對高校基建檔案管理工作的思考

文/瀘州醫(yī)學(xué)院檔案館 陳敏 張晨 史國培

高?；n案是指高校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)活動過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表以及聲像載體材料等，主要包括綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)文件、工程竣工管理、施工、竣工驗(yàn)收、基建財(cái)務(wù)和器材管理以及生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試生產(chǎn)這八大類。高?；n案記載了高校基本建設(shè)的發(fā)展歷程，是高校建設(shè)發(fā)展的歷史寫照。如果高?；n案管理工作不到位，就會在以后的日常維修和改造工程中缺乏依據(jù)，勢必會造成人力、物力、財(cái)力的巨大損失。因此，做好基建檔案的管理工作，應(yīng)該引起高校檔案管理部門的高度重視。

一、高校基建檔案的特性和作用

（一）高?；n案的特性。高?；n案是一個相對獨(dú)立的檔案門類，它除了和一般檔案一樣具有原始性、信息性和價(jià)值性以外，還具有三個自身特有的屬性。首先，基建檔案具有專業(yè)性?；n案是基本建設(shè)過程中的規(guī)劃、建設(shè)、管理等各項(xiàng)活動所產(chǎn)生的材料，這些材料既相互獨(dú)立，又有一定的聯(lián)系。如果缺少建筑方面的專業(yè)知識，就難以對工程項(xiàng)目進(jìn)行正確分類，更不用說對其中的材料作出正確的鑒定與劃分。其次，基建檔案具有成套性?；üこ虖那捌诘臏?zhǔn)備、決策、施工到竣工驗(yàn)收以及后期的維護(hù)和改造，必然會形成一系列相關(guān)的成套文件。再則，每一個單項(xiàng)工程和整體工程的檔案材料是一個相對獨(dú)立而又不可分割的整體。最后，基建檔案時(shí)間跨度長，涉及單位多。高校一般檔案按年度歸檔，年度結(jié)束后即按要求立卷并移交檔案管理部門。然而，基建工程從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收少則在一年之內(nèi)，多則幾年，牽涉的部門有建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位和城建檔案館等，因此，做好高?；n案工作，需要多個單位長時(shí)間通力合作。

（二）高?；n案的作用。高?；n案的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔并得到安全保管，不僅能為高校節(jié)約大量資金，還能讓高校的基本建設(shè)健康有序發(fā)展。高?；n案客觀反映高?；?xiàng)目的總體規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、構(gòu)建設(shè)計(jì)、組織施工、后期維護(hù)和改建等方面的情況，也如實(shí)記載了校園基建工程從立項(xiàng)到竣工、交付、使用及運(yùn)行管理全過程的情況，具有歷史憑證作用，是考究高?；üぷ鳉v史和研究高?；üぷ髑熬暗目茖W(xué)依據(jù)；同時(shí)，高校基建檔案對高?；üぷ饔兄笇?dǎo)意義?；üこ痰母鞣N統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、維修、擴(kuò)建等離開基建檔案都將寸步難行。缺乏基建檔案，后續(xù)的維護(hù)和改建缺乏依據(jù)，不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力還費(fèi)財(cái)。此外，高?；n案還能解決由基建引起的糾紛，具有維權(quán)作用。

二、高校基建檔案管理工作存在的主要問題

（一）高校對基建檔案歸檔無硬性要求，導(dǎo)致基建檔案不完整。按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的要求，學(xué)?；ú块T應(yīng)從基建總投資中扣留5%，作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔驗(yàn)收合格后返還。在簽訂基建項(xiàng)目合同時(shí)，應(yīng)在合同條款中增加檔案材料驗(yàn)收合格才能驗(yàn)收竣工基建項(xiàng)目的條款，以便督促施工單位等部門重視檔案材料的搜集和立卷?，F(xiàn)實(shí)工作中，很多高校沒有對此項(xiàng)工作作明文規(guī)定，只是口頭提示，約束力不夠，導(dǎo)致基建項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，建設(shè)方找借口搪塞，基建檔案搜集不齊全，甚至出現(xiàn)空白的現(xiàn)象。

（二）基建檔案產(chǎn)生部門和檔案管理部門銜接不到位，致使歸檔檔案質(zhì)量不高?；n案是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的管理工作。雖然目前很多高校的基建部門都設(shè)了專人負(fù)責(zé)整理基建檔案，但是他們對檔案的規(guī)范要求了解得不多，很多時(shí)候是按照自己的想法在進(jìn)行檔案的立卷歸檔。同時(shí)，高校檔案管理部門人員對基建工作了解不夠，對基建檔案的歸檔一直以來參照的是國家教委辦公廳1994年出版的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，這本書已有20年歷史，不能全面概括目前的高?；n案工作?；ü芾聿块T和檔案管理部門缺乏溝通，造成基建檔案的歸檔工作是移交什么就接收什么，難以保證基建檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。

（三）紙質(zhì)檔案和電子檔案未同步歸檔，基建圖紙損毀嚴(yán)重。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案歸檔成了必然。但是，很多高校沒有實(shí)現(xiàn)基建檔案的紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔。沒有電子檔案，基建檔案的利用服務(wù)工作只能依靠手工翻閱，不但加速了珍貴紙質(zhì)檔案的磨損，而且查閱速度很慢，完全跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐。值得一提的是，基建檔案中使用率最高的是基建圖紙，基建圖紙面積大，疊痕多，多次翻閱，更容易損壞。因此，基建檔案，特別是基建圖紙，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案同步歸檔，以保護(hù)檔案的安全，延長檔案壽命。

三、加強(qiáng)高?；n案管理工作的對策

（一）提高重視程度，約束基建檔案歸檔的系統(tǒng)、齊全和完整。首先，學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)及基建管理部門應(yīng)充分認(rèn)識到基建檔案的重要性，要引起高度重視并給予大力支持，認(rèn)真研究和解決檔案工作中的實(shí)際問題，從而建立起完善的基建檔案管理制度體系，才能切實(shí)有效地保證高?；n案管理的規(guī)范發(fā)展。其次，實(shí)際工作中要嚴(yán)格遵守“三同步”的原則，在基建項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，就要將檔案工作納入到工程的各個階段，納入基建人員職責(zé)范圍之中。在基建工程建設(shè)過程中，檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)對檔案資料進(jìn)行跟蹤。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案工作人員要對施工單位所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收，督促其提供一套合格的基建檔案。最后，也是最有效的辦法，就是利用合同約束手段，在合同簽訂之時(shí)即寫明條款，如未按相應(yīng)的管理辦法歸檔，或歸檔檔案不規(guī)范，即可采取經(jīng)濟(jì)手段制裁，從其工程款中扣除相應(yīng)保障金，或者不對其工程進(jìn)行驗(yàn)收，以此確保基建檔案歸檔的系統(tǒng)、齊全和完整。

（二）加強(qiáng)溝通和學(xué)習(xí)、提高歸檔質(zhì)量。高校基建檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，作為檔案管理部門的人員和基建部門的檔案管理人員，不僅要熟悉一般檔案業(yè)務(wù)知識，還要熟悉工程項(xiàng)目的建設(shè)過程，要有建筑工程方面的知識。因此，參與基建檔案工作的管理人員都必須努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。除了具有檔案業(yè)務(wù)知識和基建工作知識，加強(qiáng)部門之間的溝通與合作也是做好高?；n案工作的重要方面。在整個基建活動過程中，檔案管理部門的人員與學(xué)校基建部門的兼職檔案員要加強(qiáng)互動與交流。在工程項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，基建部門的工作人員要書面告知檔案管理部門該項(xiàng)目可能涉及到多少檔案材料。在工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理部門要主動了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，對后期要交的基建材料做到心中有數(shù)。在項(xiàng)目完工收集檔案材料時(shí)，要起到指導(dǎo)、督促檔案完整系統(tǒng)歸檔的作用。

（三）多渠道，實(shí)現(xiàn)基建檔案，特別是基建圖紙的電子化存儲和利用。隨著電子信息化、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也從傳統(tǒng)手工管理向現(xiàn)代的電子化管理轉(zhuǎn)變，必須將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到基建檔案的管理中，從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。高校檔案管理部門可以充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，通過信息化處理系統(tǒng)，完成電子版基建檔案材料的歸檔，將基建檔案的保管、檢索、查詢與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問，這樣用戶就可以足不出戶地查詢到自己所需要的圖紙或者其它基建材料。這樣一來，不僅方便了檔案利用者，借閱查閱時(shí)間，更能減少因?yàn)槎啻畏喸斐杉堎|(zhì)檔案的損毀，更好地保護(hù)檔案的安全，延長檔案壽命。對于館藏已年久的重要基建檔案，如圖紙等，可以利用現(xiàn)代技術(shù)，如通過掃描、拍照等方式，實(shí)現(xiàn)老舊基建檔案的電子化存儲和利用，保護(hù)檔案安全。

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