試論科研項(xiàng)目合同檔案的管理

文/中船重工集團(tuán)公司第七二六研究所 吳春紅

科研項(xiàng)目合同檔案是記載科研項(xiàng)目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據(jù)憑證性、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)決定了科研項(xiàng)目合同檔案的特殊性和重要性?？蒲许?xiàng)目合同檔案是維護(hù)合同雙方的合法權(quán)益，履行合同和解決糾紛的依據(jù)，同時(shí)為科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理提供依據(jù)和參考，是科研活動(dòng)不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項(xiàng)目合同檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作思路，探索新的管理模式，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

一 、類(lèi)別

我所對(duì)科研項(xiàng)目合同檔案進(jìn)行了梳理，根據(jù)不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，將我所的科研項(xiàng)目合同主要分為以下幾類(lèi)：1.科研生產(chǎn)合同：主要指型號(hào)科研、預(yù)先研究、裝備生產(chǎn)、維修保障等方面的合同。2.儀器設(shè)備合同：主要指外購(gòu)儀器設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備等方面的合同。3.基本建設(shè)合同：主要指工程建設(shè)等方面的合同。4.其他合同：主要指其他類(lèi)合同。

二、存在的問(wèn)題

由于科研項(xiàng)目合同檔案種類(lèi)繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現(xiàn)以下一些問(wèn)題。

（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給合同檔案的管理和利用帶來(lái)不便。

（二）合同簽署信息不完整。個(gè)別合同沒(méi)有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準(zhǔn)確性和有效性。

（三）存在復(fù)印件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)等現(xiàn)象。歸檔的合同中，如委托授權(quán)書(shū)等文件，經(jīng)常出現(xiàn)復(fù)印件現(xiàn)象；簽訂合同時(shí)，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。

（四）存在歸檔計(jì)劃落實(shí)性差。出現(xiàn)隨時(shí)歸檔或者集中大批量歸檔等現(xiàn)象。

三、管理的方法和措施

檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)掌握及歸納科研項(xiàng)目合同檔案管理工作中存在的問(wèn)題，采取有效的方法和措施，有針對(duì)性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業(yè)單位科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)工作對(duì)檔案管理的要求。

（一）健全制度，落實(shí)管理?？蒲许?xiàng)目合同檔案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項(xiàng)目同時(shí)歸檔，故我所檔案部門(mén)與合同相關(guān)的管理部門(mén)進(jìn)行了溝通，在執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，于2012年起，將我所把合同檔案作為專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行管理。建立并修訂完善了相關(guān)的制度來(lái)規(guī)范和實(shí)施，進(jìn)一步明確了歸檔計(jì)劃、歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，在合同規(guī)范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時(shí)、完整歸檔有了制度保證，為進(jìn)一步提高合同檔案管理水平提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

（二）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理體系。根據(jù)科研項(xiàng)目合同檔案的特點(diǎn)和要求，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、管理全所的合同文檔，同時(shí)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門(mén)應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。建立合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任，才能事半功倍；同時(shí)進(jìn)一步深化職能，加強(qiáng)檔案管理與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，有序開(kāi)展科研項(xiàng)目合同檔案管理工作。

（三）明確管理程序。我所領(lǐng)導(dǎo)非常重視科研項(xiàng)目合同的制作過(guò)程，規(guī)定了合同檔案必須如實(shí)記載合同簽訂、履行的真實(shí)情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部?jī)?nèi)容，經(jīng)過(guò)各相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的校對(duì)審核，由主管的所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，還需要法律顧問(wèn)室對(duì)法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對(duì)合同檔案的正確性、系統(tǒng)性、完整性負(fù)責(zé)，程序嚴(yán)明，要求明確，進(jìn)一步降低風(fēng)險(xiǎn)，依法維護(hù)單位的合法權(quán)益，使合同檔案充分發(fā)揮其突出的依據(jù)憑證性作用。

四、采取有效的管理措施

館藏檔案質(zhì)量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時(shí)，要充分發(fā)揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計(jì)劃性地做好收集、整理等工作，同時(shí)因地制宜做好科研項(xiàng)目合同的歸檔管理工作，才能積極主動(dòng)地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。

（一）制定歸檔計(jì)劃，主動(dòng)介入?？紤]到有些科研項(xiàng)目合同檔案有其獨(dú)特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續(xù)。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計(jì)劃，每年年初，根據(jù)合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，檔案部門(mén)要求各合同管理部門(mén)，列出預(yù)計(jì)當(dāng)年新簽合同清單，寫(xiě)明合同名稱(chēng)，合同數(shù)量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，配合業(yè)務(wù)部門(mén)有計(jì)劃、有目的地開(kāi)展未簽或新簽的合同或補(bǔ)充協(xié)議等的檢查和指導(dǎo)工作，主動(dòng)介入，保證科研項(xiàng)目合同材料完整、齊全、準(zhǔn)確。

（二）歸檔時(shí)嚴(yán)格把關(guān)。由于合同檔案的種類(lèi)繁多，所以應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)，認(rèn)真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應(yīng)當(dāng)由歸檔責(zé)任人負(fù)責(zé)并在歸檔前進(jìn)行，列出合同歸檔清單，按照所內(nèi)統(tǒng)一的合同編號(hào)進(jìn)行系統(tǒng)排列。認(rèn)真檢查，為合同的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，檢查時(shí)重申歸檔的合同必須為原件，合同的書(shū)寫(xiě)材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準(zhǔn)確，合同中提到的相關(guān)培訓(xùn)材料及驗(yàn)收依據(jù)等必須歸檔完整。加強(qiáng)對(duì)合同的檔案管理，完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運(yùn)用檔案記載的內(nèi)容，依法維護(hù)單位的權(quán)益，所以，我們必須重視科研項(xiàng)目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴(yán)把歸檔質(zhì)量關(guān)。

（三）歸檔、組卷工作。對(duì)于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開(kāi)發(fā)了一個(gè)合同管理平臺(tái)，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門(mén)按照要求，隨時(shí)錄入新簽合同信息，貼上各部門(mén)唯一的條形碼，便于檔案人員及時(shí)掌握合同信息，及時(shí)開(kāi)展檢查指導(dǎo)工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過(guò)合同管理平臺(tái)網(wǎng)上移交，檔案部門(mén)仔細(xì)檢查核對(duì)合同信息后掃入條碼，正式組卷。

對(duì)于合同檔案的分類(lèi)、組卷、編號(hào)，我所是參照文書(shū)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行的，首先將“合同檔案”設(shè)置為一級(jí)類(lèi)目，然后按照“問(wèn)題—年度”分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)、組卷、編號(hào)。這里的“問(wèn)題”，就是合同檔案的類(lèi)別。這個(gè)管理方法非常便于合同的統(tǒng)計(jì)、查找和利用，充分滿足了合同管理部門(mén)的工作需求，給檔案人員的工作也帶來(lái)了便利。與此同時(shí)，由于合同檔案不是一個(gè)獨(dú)立個(gè)體，與科研生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理各方面有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，通過(guò)建立參見(jiàn)號(hào)，關(guān)聯(lián)至各相關(guān)的案卷中去，進(jìn)一步完善整個(gè)檔案管理體系。

（四）利用管理。檔案的價(jià)值在于利用，做好檔案利用工作是檔案部門(mén)的重要任務(wù)。只有提高了歸檔質(zhì)量，才能更利于檔案的利用。由于科研項(xiàng)目合同檔案直接反映一個(gè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)運(yùn)行等情況，鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門(mén)在提供利用時(shí)，除特殊情況時(shí)一般不應(yīng)提供合同文本原件，而是提供副本或者復(fù)印件，既方便了利用又減少了磨損。同時(shí)對(duì)合同檔案的查閱也應(yīng)制度化，對(duì)于密級(jí)合同檔案應(yīng)采取保密措施，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核程序后方可利用，以免泄露單位機(jī)密。

科研項(xiàng)目合同檔案是企事業(yè)單位的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富，加強(qiáng)和重視合同檔案的管理，強(qiáng)化責(zé)任，積極探索，不斷完善合同管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，是檔案人員積極努力和探索的新方向。