企業(yè)檔案管理的措施和效果分析

文/廣東省湛江農(nóng)墾局 韋海貞

企業(yè)的檔案管理是一項龐大、復(fù)雜、繁瑣的工作，尤其是對于一些大型的企業(yè)來說，想要做好企業(yè)的檔案管理工作是相當(dāng)困難的，這就導(dǎo)致許多企業(yè)的檔案管理工作存在一些問題，亟須采取有效的措施進(jìn)行處理。因此，文章針對企業(yè)檔案管理措施以及效果的分析具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題分析

（一）企業(yè)檔案管理部門缺乏先進(jìn)的軟件設(shè)備。目前，我國許多企業(yè)的檔案管理依然采用最基本的檔案管理軟件，即采用局域網(wǎng)的軟件形式，該種軟件的弊端在于不能夠?qū)崿F(xiàn)跨區(qū)域的管理，導(dǎo)致該種現(xiàn)象的原因是企業(yè)不重視企業(yè)檔案管理工作，同時也沒有投入相應(yīng)的資金進(jìn)行軟件建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理軟件和設(shè)施相對落后。

（二）企業(yè)檔案管理制度不健全。企業(yè)檔案管理制度不健全主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，檔案管理制度不合理；其二，檔案更新不規(guī)范、不及時；其三，檔案管理人員不規(guī)范。這就導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理形同虛設(shè)。

（三）企業(yè)檔案管理缺乏后續(xù)更新。隨著企業(yè)的發(fā)展，員工數(shù)量的增加、企業(yè)高層的變動等，檔案管理工作需要及時更新，但是一些企業(yè)對新進(jìn)基層員工的檔案管理缺乏效力，管理效果并不理想。

二、企業(yè)檔案管理的有效措施以及結(jié)果分析

（一）創(chuàng)建完善的檔案管理制度。企業(yè)在檔案管理過程中，創(chuàng)建完善的檔案管理制度，當(dāng)制度設(shè)定之后，企業(yè)管理者以及所有員工都應(yīng)該按照制度來處理檔案問題，任何人都不能隨意借用檔案。此外，還應(yīng)該創(chuàng)建檔案管理委員會，負(fù)責(zé)檔案的安全保管、借用、更新等工作。通過創(chuàng)建完善的檔案管理制度，能夠有效地約束某些人非法用檔、擅自借檔案或者借用檔案逾期不換的現(xiàn)象，實現(xiàn)檔案管理的條理化和制度化，同時促進(jìn)企業(yè)檔案的良好發(fā)展，為企業(yè)選用人才提供更可靠的依據(jù)，保證企業(yè)能夠人盡其才。

（二）做好檔案的信息化建設(shè)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)等快速地發(fā)展（例如職位識別技術(shù)、語音識別技術(shù)、密碼計算技術(shù)等），在一定程度上增加了文件資料的安全性與保密性。因此，企業(yè)檔案管理應(yīng)該與時俱進(jìn)，檔案管理軟件應(yīng)該不斷地更新，通過借助掃描儀器、計算機(jī)等設(shè)備實現(xiàn)對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠顯著提高檔案管理效率。同時，檔案管理的軟件實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，即使不在同一個地區(qū)，甚至不在一個國家，通過網(wǎng)絡(luò)能夠?qū)崿F(xiàn)對整個檔案庫的管理，這樣能夠拋開地域的限制，實現(xiàn)檔案資源的共享，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。目前，我國許多企業(yè)都利用計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)建了電子文檔，并且隨著我國以及世界性電子文檔和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷發(fā)展與改進(jìn)，世界范圍內(nèi)的電子檔案信息的共享已經(jīng)成為一種必然趨勢，檔案資源的利用程度也會隨之實現(xiàn)最大化，從某種程度上表明，這是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一種必然結(jié)果。

（三）加大資金投入。企業(yè)的檔案管理工作和其他管理一樣，都需要資金的支持，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、人數(shù)的增加，企業(yè)的檔案以及相關(guān)的信息都在增加，企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備、儀器以及資金等都不能滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求。因此，這就需要企業(yè)增加資金投入，購置一些打印機(jī)、掃描儀以及其他功能的設(shè)備，這樣不僅能夠降低檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度和難度，還能夠為企業(yè)目的性的實現(xiàn)提供可靠的技術(shù)支持。此外，企業(yè)的檔案管理水平在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)的總體管理水平，是展現(xiàn)一個企業(yè)精神風(fēng)貌的窗口，做好企業(yè)的檔案管理工作，能夠?qū)⑵渥畲笞饔冒l(fā)揮出來。由此可見，加大資金投入力度，對于企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用，應(yīng)該引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的重視。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。目前，企業(yè)檔案管理人員分為兼職和專職，對于專職崗位與兼職崗位應(yīng)該進(jìn)行明確分工，對于檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和再教育，一方面學(xué)習(xí)檔案管理的新理論、新方法，同時還應(yīng)該學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)知識、計算機(jī)技術(shù)以及使用檔案軟件，此外還應(yīng)該學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)，這樣能夠保證每一個檔案管理人員充分、全面地了解檔案法。此外，檔案管理人員還應(yīng)該加強(qiáng)溝通和交流，這樣能夠相互學(xué)習(xí)其他檔案管理人員的先進(jìn)經(jīng)驗，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，不僅能夠提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，還能夠提高團(tuán)隊意識，有效地提高檔案管理效率。此外，通過對檔案管理人員進(jìn)行合理、明確的分工，能夠保證各司其職，并做好自身的基礎(chǔ)性工作，同時不斷地學(xué)習(xí)檔案管理的先進(jìn)理念以及方法，相互交流、溝通以及總結(jié)經(jīng)驗，有利于檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)以及提高團(tuán)隊工作能力。

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