辦公室文書檔案管理的缺陷及對策研究

文/中國石油化工股份有限公司東北油氣分公司 李文姝

一、辦公室文書檔案管理的特征

眾所周知，所謂的文書檔案管理，其內(nèi)容主要是指以書寫文件的形式記錄企事業(yè)單位在發(fā)展的過程中所發(fā)生的事情，其管理的重點和難點就在于收集整理和分類保管。因為這些文書檔案資料通常都是由不同的部門各自保管存放的，而在這個管理環(huán)節(jié)當(dāng)中，最為主要的就是文件信息的整合與收集，以及相應(yīng)的分類保存。文書檔案的內(nèi)容眾多而復(fù)雜，其內(nèi)容包含了企事業(yè)單位發(fā)展的方方面面。文書檔案和辦公室文書這兩個工作在性質(zhì)上有一定的聯(lián)系性，其中，辦公室文書的主要工作是收集企事業(yè)單位的相關(guān)資料信息，對這些信息進(jìn)行整理處理，做好分類編號，而文書檔案管理工作主要是文件的書寫、歸檔等等。

二、辦公室文書檔案管理的狀況

（一）辦公室文書檔案管理隊伍建設(shè)滯后，管理方式單一傳統(tǒng)。一般來說，辦公室文書檔案是由辦公室的一個或者多個工作人員代為管理，往往沒有較好的存放地點，一些檔案室甚至用廢棄的辦公室，這樣一來，檔案就沒有較好的存放地點，進(jìn)而造成文書檔案管理的工作職責(zé)模糊不清，出現(xiàn)大量的管理亂象，嚴(yán)重不符合相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由于各個單位大多不重視檔案管理工作，對管理資金的劃撥也較為有限，進(jìn)而造成整個檔案管理工作建設(shè)始終止步不前。

（二）辦公室文書檔案工作認(rèn)識較為落后。在許多企事業(yè)單位中，員工對文件管理工作缺乏了解，根本不知道自己還有管理檔案文書的職責(zé)，加上檔案管理工作較為繁瑣，工作量大，許多的人不愿意去做，加上領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，進(jìn)而造成企事業(yè)單位文書檔案管理工作始終落后于企事業(yè)單位的發(fā)展。要想一項工作切實有序地開展，首先相關(guān)的部門和領(lǐng)導(dǎo)必須要足夠重視，而未來企事業(yè)單位的檔案管理工作要想有所改善，領(lǐng)導(dǎo)必須重視起來，在思想上讓單位全體員工重視起來，參與到其中，擺脫原有的懶散思維，加大宣傳力度。

（三）文書檔案管理工作還存在不規(guī)范和不積極。在當(dāng)前的企事業(yè)單位文書檔案管理過程中，在積極性方面主要表現(xiàn)在管理人員都缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗，專業(yè)知識和專業(yè)技術(shù)不夠，理論水平也欠佳。一些單位的檔案管理工作人員甚至不是相關(guān)專業(yè)出身。因此，在實際的工作中，責(zé)任意識不夠強(qiáng)烈。這部分人員因為不容易受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，加上薪酬待遇和其余部門的工作人員有極大的差距，這樣一來，積極性不高，其工作積極性就大受影響，因沒有上進(jìn)心，最終造成整個辦公室文書檔案管理工作始終較為落后。

三、完善辦公室文書檔案管理的有效對策

（一）完善文書檔案管理工作。在開展文書檔案管理工作的過程中，應(yīng)當(dāng)逐漸讓文書工作和檔案管理工作二者有效地結(jié)合起來，在收集和整理文件時，應(yīng)當(dāng)考慮到文件管理工作時的便捷性，比如：使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張等等，這樣一方面保障了文件信息的質(zhì)量，同時方便了文書檔案管理的順利進(jìn)行，讓整個辦公室文書檔案管理工作得以順利開展。

（二）采取多種方式激發(fā)文書檔案管理工作者的積極性。第一，在挑選文書檔案管理工作人員時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格從工作的性質(zhì)和重要性出發(fā)，把控好應(yīng)聘人員的綜合素質(zhì)，保證挑選的人員都具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)和理論知識，只有把控好人才關(guān)口，才能讓整個企事業(yè)單位的辦公室文書檔案管理工作人員具有很強(qiáng)的責(zé)任意識和緊迫意識。第二，多方努力，做好辦公室文書檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，保證其硬件設(shè)施的完整性，讓辦公室文書檔案管理工作能順利進(jìn)行，發(fā)揮其職能部門的積極作用。第三，推行崗位責(zé)任制，結(jié)合自身單位的實際情況，不斷健全單位辦公室文書檔案管理工作的相關(guān)制度，加強(qiáng)該工作的監(jiān)督和檢查，全面提升工作人員的思想意識，推動文件材料的有效收集。為了保障檔案工作隊伍的穩(wěn)定性，還需要健全相關(guān)的工作激勵制度，讓工作人員工作時積極主動。

四、總結(jié)

綜上所述，要想讓企事業(yè)單位的相關(guān)文件信息得到有效利用和保管，必須要從思想上和行動上高度重視檔案管理和文書管理工作，在開展辦公室文書管理的過程中，應(yīng)當(dāng)著重強(qiáng)調(diào)檔案管理和文書管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和理論素質(zhì)，讓管理人員認(rèn)識到自身工作的責(zé)任和使命，讓企業(yè)的有效資源得到最大化地利用，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位歷史信息資源的全面優(yōu)化，同時也從根本上體現(xiàn)出企事業(yè)單位的綜合管理水平，推動企事業(yè)單位全面穩(wěn)定發(fā)展。

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