淺談辦公室行政管理工作

文/中鐵建工集團(tuán)有限公司國際工程公司 白莉

辦公室行政管理具有多層次、綜合性以及具體任務(wù)多樣化的特點(diǎn)，為了科學(xué)有效地開展工作，必須遵循服務(wù)第一原則、制度化原則、科學(xué)化原則和勤儉辦事原則。辦公室行政管理的根本目的，是為行政機(jī)關(guān)有效地工作提供各方面的服務(wù)。首先，搞好服務(wù)是辦公室行政管理的主要任務(wù)，也是辦公室行政管理工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。要堅(jiān)持服務(wù)第一的原則，為領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要和公司的正常運(yùn)作提供服務(wù)。其次，由于行政機(jī)關(guān)的行政事務(wù)繁雜，要使工作順暢有序地進(jìn)行，就必須建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，保證公司管理工作有章可循，人員各司其職，做到事事有人管，件件有落實(shí)，從而提高工作效率和質(zhì)量。第三，辦公室管理工作千頭萬緒，要采取科學(xué)化的方法，使工作定量化、條理化、系統(tǒng)化，同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，有效地提高辦事效率。第四，要厲行節(jié)約，反對浪費(fèi)，堅(jiān)持勤儉辦事。要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，合理使用經(jīng)費(fèi)，在提高辦事效率的同時(shí)，降低管理成本。辦公室作為一個(gè)綜合的、全面的辦事機(jī)構(gòu)，既擔(dān)負(fù)著執(zhí)行、調(diào)研等宏觀管理職能，又擔(dān)負(fù)著文件起草、督辦協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)接待、通訊收發(fā)等微觀服務(wù)任務(wù)，是一個(gè)公司承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”。新的形勢對辦公室強(qiáng)化政務(wù)、搞好事務(wù)、規(guī)范服務(wù)等方面提出了更高的要求。結(jié)合工作實(shí)際，筆者就做好新時(shí)期辦公室行政管理工作發(fā)表一些觀點(diǎn)。

一、充分認(rèn)識辦公室工作的重要地位

辦公室是一個(gè)公司的“窗口”。一方面，從辦公室的地位來看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個(gè)公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“橋梁”和“紐帶”，大量地、經(jīng)常性的聯(lián)系工作是通過辦公室及其工作人員來進(jìn)行的。行政管理崗位通常被設(shè)在辦公室的“窗口”位置上，它擔(dān)負(fù)著日常的辦公室事務(wù)工作，人們也是從這個(gè)“窗口”來看待和評價(jià)公司工作的。另一方面，從提高辦公室的整體效率來看，機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門只負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作，而每一項(xiàng)工作各個(gè)環(huán)節(jié)合理、準(zhǔn)確、及時(shí)地銜接，都要靠辦公室綜合協(xié)調(diào)、處理和解決。業(yè)務(wù)部門的單一性要靠辦公室來完成，辦公室人員不僅要掌握自己辦公的職能，還要懂得各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)準(zhǔn)則，只有認(rèn)識、找準(zhǔn)行政管理工作特定的位置和職能，才能樹立全方位為民服務(wù)的觀念；只有積極努力、耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，才能以良好的“窗口”形象樹立起辦公室的威信，提高辦事效率，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作有序、穩(wěn)定、正常地開展。

二、正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看，辦公室的工作主要是上級部門以及本公司下達(dá)的各項(xiàng)行政工作，對象主要是領(lǐng)導(dǎo)和各部門工作人員。辦公室的行政管理職能主要有以下四個(gè)方面：

（一）助手作用。辦公室對上級機(jī)關(guān)的部署結(jié)合本公司領(lǐng)導(dǎo)的意見貫徹執(zhí)行，并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行，對加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理、維護(hù)工作秩序、保證工作質(zhì)量起到組織、執(zhí)行的作用。

（二）參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見，作好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

（三）協(xié)調(diào)作用。辦公室在管理工作中需要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，以維持正常的工作秩序，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)傳送上級主管部門以及本公司領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)指示精神，主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的“樞紐”作用。

（四）保障作用。辦公室既要保證上級主管部門以及本公司分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同公司內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)。

三、辦公室工作要處理的三個(gè)矛盾

（一）大局和小局的矛盾。辦公室作為一個(gè)綜合部門，其性質(zhì)和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務(wù)大局”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，當(dāng)部門工作與機(jī)關(guān)的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時(shí)盡力做好小局工作，因?yàn)樾【止ぷ魇亲龊么缶止ぷ鞯幕A(chǔ)和前提。

（二）主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務(wù)性職能決定了其工作的被動性，但是要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手、提前準(zhǔn)備；對領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)、應(yīng)急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到忙而不亂。同時(shí)要積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，主動做好超前服務(wù)。

（三）“過”與“不及”的矛盾。為領(lǐng)導(dǎo)出主意、當(dāng)參謀，一定要把握“度”，即掌握分寸。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。

四、做好辦公室行政管理工作的關(guān)鍵

要想發(fā)揮好辦公室的整體功能，關(guān)鍵是提高辦公室人員的整體素質(zhì)，培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，在行政管理崗位上做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻(xiàn)。

（一）要增強(qiáng)服務(wù)意識，敢于面對矛盾和問題。在繁雜的事務(wù)中保持清醒的頭腦，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、甘于吃苦、樂于奉獻(xiàn)，講究原則性、規(guī)范性。要保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的作風(fēng)，嚴(yán)格用各種紀(jì)律和規(guī)章制度要求自己。無論是大事小事，都要時(shí)刻堅(jiān)持認(rèn)真細(xì)致的原則，做到不漏辦、不誤辦、不錯辦。

（二）要努力提高能力，主動適應(yīng)辦公室工作的新要求。辦公室工作面廣、綜合性強(qiáng)，行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務(wù)，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。要始終保持良好的工作心態(tài)，在被動服務(wù)中尋找主動，探索做好行政管理工作的新路子。要注重對新知識、新問題的學(xué)習(xí)研究，在規(guī)范服務(wù)、搞好事務(wù)等方面主動地去思考和執(zhí)行。

（三）要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)觀念，注重與同事建立良好的合作關(guān)系。辦公室工作雖然各有分工、各有職責(zé)，有些依靠個(gè)人力量是能夠完成的，但更多要依靠群體的力量合作完成。因此，要保證辦公室的整體合力，就必須建立起同事間良好的工作關(guān)系，最大限度地發(fā)揮潛力。辦公室工作“事無巨細(xì)皆大事”，工作分工不分家，要取長補(bǔ)短，多與同事溝通，在完成自己本職工作的同時(shí)，做好與其他同事的協(xié)調(diào)銜接，集思廣益，共同進(jìn)步，不斷提高工作質(zhì)量和效率。

（四）要提升創(chuàng)新意識，學(xué)文件、想問題、出主意要有新思路和新理念。做事有前瞻性，制定工作計(jì)劃要新穎、獨(dú)特，要結(jié)合本單位的特點(diǎn)，有時(shí)代和時(shí)效特點(diǎn)而不是照搬照抄；工作要走一步想三步，做到通盤考慮，要按照“PDCA”循環(huán)做到“計(jì)劃—執(zhí)行—檢查—處理”；同時(shí)學(xué)習(xí)方法也要不斷創(chuàng)新，利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和各類辦公室軟件學(xué)習(xí)運(yùn)用，不斷提升工作能力，與時(shí)俱進(jìn)。

總而言之，作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機(jī)構(gòu)，辦公室要善于統(tǒng)籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協(xié)調(diào)工作，使領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統(tǒng)一，從而最大限度地調(diào)動公司和個(gè)人的積極性，在相互配合、減少內(nèi)耗的情況下發(fā)揮整體的最優(yōu)效能。

[1] 秦懷茂.從行政管理角度談做好辦公室工作的認(rèn)識[J].新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)，1999(4).

[2] 段根良.努力適應(yīng)新形勢需要，不斷提高辦公室工作整體水平[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會科學(xué)版)，2001(2).