論項(xiàng)目管理方法在提高綜合管理工作效率和質(zhì)量中的重要作用

文/中國航天科技集團(tuán)公司第一研究院研究發(fā)展中心辦公室 程斌 張超 王昊陽

一、綜合管理工作的含義

辦公室綜合管理就是通過組織、溝通、落實(shí)、反饋等一系列環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)議、事項(xiàng)、人力、政工和行保工作的綜合管理目標(biāo)。辦公室作為中心綜合管理和領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，工作錯(cuò)綜復(fù)雜，頭緒多，戰(zhàn)線長，涉及面廣，研發(fā)中心辦公室綜合管理服務(wù)體系建設(shè)以“規(guī)范、高效、協(xié)同”為目標(biāo)，以“小機(jī)關(guān)、大研發(fā)”為理念，體現(xiàn)研發(fā)特色，適應(yīng)研發(fā)特點(diǎn)，充分借鑒現(xiàn)代管理方法和手段，依托職業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，以規(guī)范的制度流程和夯實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為抓手，通過高效的工作運(yùn)行為中心提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障。

二、項(xiàng)目管理方法簡介

項(xiàng)目管理就是以項(xiàng)目為對(duì)象，由項(xiàng)目組織對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過程。項(xiàng)目綜合集成管理是指為保證項(xiàng)目各項(xiàng)工作能夠協(xié)調(diào)配合而展開的綜合性和全局性的管理工作。項(xiàng)目管理包括若干專項(xiàng)管理，項(xiàng)目目標(biāo)管理、時(shí)間管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等，由于各專項(xiàng)管理之間存在著關(guān)聯(lián)性，當(dāng)某項(xiàng)管理活動(dòng)發(fā)生變化時(shí)，就可能引起其他管理活動(dòng)的變化，這時(shí)就需要從全局出發(fā)，進(jìn)行協(xié)調(diào)和統(tǒng)一。

三、引入項(xiàng)目管理方法的背景和思路

隨著研發(fā)中心管理模式從受中國航天科技集團(tuán)公司第一研究院直接管理到逐步接受指導(dǎo)、自主管理的轉(zhuǎn)變，研發(fā)中心所面臨的內(nèi)外部環(huán)境也必將繼續(xù)發(fā)生很多、很大、很深的變化，必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、積極應(yīng)對(duì)，以院本部的調(diào)整變化為著力點(diǎn)，大膽探索，采取相應(yīng)的措施，確保中心健康、快速發(fā)展，這也給中心的綜合管理機(jī)關(guān)——辦公室的服務(wù)保障工作帶來了巨大壓力，也對(duì)服務(wù)保障水平和管理能力提出了更高的要求，在這種情況下，亟需探索出一種管理方法更加高效、高質(zhì)量地處理繁雜的事務(wù)。

為解決中心綜合業(yè)務(wù)管理中面臨的制定科學(xué)、實(shí)用工作計(jì)劃，覆蓋到所有業(yè)務(wù)和提高工作效率、高質(zhì)量地推進(jìn)任務(wù)完成兩大亟待解決的問題，需要編制辦公室綜合管理服務(wù)工作“一本計(jì)劃”，并實(shí)施進(jìn)程控制：在辦公室層面制定節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，根據(jù)工作進(jìn)展情況動(dòng)態(tài)調(diào)整，及時(shí)預(yù)警；在班組層面制定實(shí)施計(jì)劃，明確計(jì)劃完成人，按日推進(jìn)實(shí)施計(jì)劃完成；在員工層面領(lǐng)受計(jì)劃安排，通過日常工作記錄卡控制單項(xiàng)工作的輸入、匯報(bào)、執(zhí)行、布置、檢查、反饋等環(huán)節(jié)。

四、實(shí)施方案和效果

依托Proj ect工作計(jì)劃表統(tǒng)籌安排全年工作計(jì)劃，并將每日的重點(diǎn)工作和臨時(shí)工作錄入工作計(jì)劃表，便于動(dòng)態(tài)管控和調(diào)整工作計(jì)劃，合理調(diào)配人力資源。實(shí)施過程中，在安排編寫本崗位、本組工作計(jì)劃的同時(shí)，立足工作實(shí)際，著眼未來發(fā)展，在完成日常工作的前提下，不斷探索亮點(diǎn)工作，培養(yǎng)創(chuàng)新思維能力，使各項(xiàng)工作安排得更加科學(xué)有效，在這個(gè)過程中鍛煉每個(gè)人的全局把控能力，增強(qiáng)大局意識(shí)，培養(yǎng)處理重點(diǎn)工作和日常工作的統(tǒng)籌能力。

通過一年的實(shí)踐，效果良好。實(shí)現(xiàn)了工作計(jì)劃的程序化管理，有效規(guī)避了漏項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。通過項(xiàng)目管理方法，鍛煉了每個(gè)人的全局把控能力，增強(qiáng)大局意識(shí)，培養(yǎng)處理重點(diǎn)工作和日常工作的統(tǒng)籌能力。

五、創(chuàng)新點(diǎn)

首次將項(xiàng)目管理辦法引入綜合管理工作。改變了傳統(tǒng)的工作計(jì)劃表達(dá)方式，采用Project工作計(jì)劃表編寫工作計(jì)劃；為量化考核的科學(xué)性和人力資源的合理調(diào)配提供參考依據(jù)；改變了過去工作計(jì)劃的隨機(jī)性和無序性，實(shí)現(xiàn)了各項(xiàng)工作的閉環(huán)和規(guī)范。

六、應(yīng)用情況及前景

Project工作計(jì)劃表使每個(gè)人、每個(gè)組的工作量和全年工作計(jì)劃一目了然，為量化考核的科學(xué)性和人力資源的合理調(diào)配提供參考依據(jù)，也真正實(shí)現(xiàn)了對(duì)各項(xiàng)工作的閉環(huán)管控和科學(xué)管理。在綜合管理事務(wù)較多的其他中央企業(yè)、事業(yè)單位機(jī)關(guān)部門應(yīng)用項(xiàng)目管理辦法，通過合理安排工作計(jì)劃，動(dòng)態(tài)更新工作計(jì)劃，及時(shí)督辦工作計(jì)劃，每天更新工作記錄，能有效地提高工作效率和工作質(zhì)量，后續(xù)可以進(jìn)一步推廣。