淺議保障歸檔電子文件原始性的有效對策

文/ 陜西凌云電器集團有限公司　石會玲

淺議保障歸檔電子文件原始性的有效對策

文/ 陜西凌云電器集團有限公司石會玲

作者根據(jù)在企業(yè)日常電子檔案管理工作中的探索和實踐，對歸檔電子文件原始性方面存在的問題進行探究，并提出相應(yīng)的解決措施。

電子文件；原始性；問題；對策

電子文件歸檔后即形成電子檔案，其出現(xiàn)為檔案管理事業(yè)注入了新的活力。但電子文件的特有屬性在帶來獨特優(yōu)勢的同時，因為種種原因不能保障其原始性，人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難，使其失去了檔案的原始憑證作用和法律效力，從而導(dǎo)致其無法有效利用，給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。筆者根據(jù)在企業(yè)日常電子檔案管理工作中的探索和實踐，對歸檔電子文件原始性方面存在的問題進行探究，并提出相應(yīng)的解決措施。

一、影響電子文件原始性的突出問題

（一）保證電子文件原始性的技術(shù)難度較大。紙質(zhì)檔案的原始性主要是附著在文字、圖像、字跡以及印章上，其內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，紙質(zhì)文件內(nèi)容的原始性很容易被確認(rèn)，人們可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性，其法律效力也是社會公認(rèn)的。電子文件無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。在電子文件的形成過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，審批人也無法在電子文件上簽發(fā)，以后也難以確定該份資料是否“原件”。因此，檔案部門在對電子檔案進行檢測時，也很難把握其原始性。

（二）電子文件容易被刪改、破壞，且不易察覺。對紙質(zhì)文件的改動、添加等都會留下明顯痕跡，通常不難察覺，必要時可進行專業(yè)鑒定加以辨別。電子文件在形成、傳輸、保存和利用過程中，容易受到外界的影響，被篡改的幾率較高且不易識別，隱蔽性強。電子文件不能被肉眼直接識別，需要通過計算機軟硬件系統(tǒng)進行處理，對電子文件內(nèi)容的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，且改動后不留痕跡；木馬病毒、黑客攻擊、非法篡改等不安全因素也都會造成電子文件內(nèi)容的變化，且“技術(shù)門檻低”，簡單易于實現(xiàn)，一旦被刪改、復(fù)制或纂改也不易被發(fā)現(xiàn)；操作失誤、惡意篡改等行為對電子文件的修改或破壞也是“踏雪無痕”。

（三）電子文件信息與載體可分離，具有相對獨立性。在傳統(tǒng)觀念中，一旦信息與載體相分離，該文件就不是“原件”了，其原始性自然也無法得到保證。電子文件是數(shù)字化形態(tài)，形式與內(nèi)容是相互獨立的，內(nèi)容信息與其載體分離，具有可變性和信息載體的可分離性。由于沒有固定的存儲載體，不僅內(nèi)容易于變化，而且無法通過載體來判定電子文件的原始性。根據(jù)工作需要，電子文件采用不同的方式以不同的介質(zhì)（常見如優(yōu)盤、移動硬盤、光盤等）輸出，特別是建立內(nèi)部局域網(wǎng)的單位，可通過網(wǎng)絡(luò)存儲、電子郵件、共享軟件等方式傳遞電子文件，從而使不同的文件利用者在不同的時間、不同的地點獲得相同的電子文件信息，在數(shù)據(jù)下載、讀取和傳輸過程中，信息存儲載體、存儲格式和顯示方式都可能發(fā)生變化，中途也有可能被非法截獲或更改，存在著潛在的信息被篡改的危險。

（四）電子文件對系統(tǒng)的依賴性強，文件信息不穩(wěn)定。紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件如果沒有相關(guān)信息證實其內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，便難以確認(rèn)它的原始性。計算機軟硬件技術(shù)的升級換代，迫使電子文件必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要改變電子文件自身結(jié)構(gòu)、格式，同時硬件系統(tǒng)故障、軟件系統(tǒng)的漏洞等也會導(dǎo)致電子文件信息內(nèi)容產(chǎn)生變化。對于一些長期保存的電子文件，還需要定期進行復(fù)制或轉(zhuǎn)換，以防信息損失。

二、保障電子文件原始性的管理措施

電子文件在其形成、處理、歸檔、保管和利用過程中，都存在被更改的可能，雖然一些技術(shù)措施可以防止對電子文件的篡改，但由于計算機技術(shù)的發(fā)展，技術(shù)上的漏洞使電子文件被增刪篡改的可能性依然很大，從技術(shù)層面對電子文件原始性進行分析和判斷的難度相當(dāng)大，不僅需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，還要面對計算機技術(shù)不斷更新所帶來的很多難題和障礙。面對技術(shù)措施尚不能完全保障電子文件原始性的現(xiàn)實情況，筆者所在企業(yè)充分利用自主可控的管理措施保障歸檔電子文件的原始性，并嘗試將紙質(zhì)檔案管理的一些工作思路和方法“移植”到電子檔案管理中，取得了良好的實際效果。

（一）規(guī)范歸檔載體。因種種原因，一些企業(yè)在檔案中還保存著軟盤、優(yōu)盤、移動硬盤以及可擦寫光盤等介質(zhì)，由于其能夠輕易進行數(shù)據(jù)刪除或讀寫覆蓋等操作，不宜作為歸檔電子文件的脫機載體使用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，使用內(nèi)部局域網(wǎng)傳輸電子檔案已在企業(yè)內(nèi)部盛行，一些企業(yè)由于使用了電子文件管理系統(tǒng)，而未將歸檔文件以脫機方式存儲在介質(zhì)上，由于存在病毒感染、惡意篡改等潛在的安全隱患，無法滿足電子文件的原始性要求。

而只讀式光盤無疑是電子文件脫機歸檔用的最佳介質(zhì)。只讀光盤可供使用者一次寫入多次讀取，供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息，其載體的不可逆性可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性。因此電子檔案不論以何種方式入庫，同時必須提供一份經(jīng)歸檔人確認(rèn)的只讀光盤，從而確保電子文件的原始性。實際工作中對于只讀光盤應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格，建議使用一次寫入式普通標(biāo)準(zhǔn)120型（外徑120mm、內(nèi)徑15mm）刻錄光盤,一般選擇容量為700MB（CD-R），當(dāng)歸檔大容量數(shù)據(jù)（單個文件容量大于700MB）時選擇4.7GB（DVD-R），當(dāng)然考慮到節(jié)約成本因素，也可根據(jù)電子文件數(shù)據(jù)容量大小采用80型光盤（外徑80mm，內(nèi)徑21mm，容量200MB）,但不可使用雙弧形、名片、異形等非標(biāo)型光盤。

（二）杜絕一次寫入盤再次添加文件。一次寫入光盤是一種不可逆的記錄系統(tǒng)，可防止被人修改已刻錄文件。但在實踐中，筆者發(fā)現(xiàn)一次寫入光盤雖無法刪改之前已寫入信息，但可以追加記錄新文件，作為歸檔載體仍然存在一定風(fēng)險。例如在電子文件刻錄過程中可選擇光盤寫入方式：若選擇寫入方式TAO（軌道一次寫入），即使是一次寫入盤也可以再添加新文件，若同時選擇了多重區(qū)段刻錄，還可將此前刻錄的文件隱藏掉，被篡改風(fēng)險更大；若選擇DAO就是（光盤一次寫入），就不能再添加新文件了。

因此要求歸檔光盤不但要使用一次寫入式光盤歸檔，而且不得在光盤刻錄過程中使用“添加新文件”功能，以杜絕潛在的覆蓋、篡改等問題。我們以常用刻錄軟件NERO 8.0刻錄歸檔光盤為例，在刻錄數(shù)據(jù)選擇后進入界面前，將“”（紅筆所圈）前的對勾去掉，否則一次寫入光盤能夠反復(fù)添加文件。此項必須經(jīng)檔案管理部門人員進行審驗，確認(rèn)該歸檔光盤選擇不能添加新文件。

（三）歸檔載體簽名確認(rèn)。目前，光盤印刷技術(shù)已經(jīng)非常成熟，絲網(wǎng)印制可以根據(jù)客戶需求將文字、圖形印在光盤盤面上，結(jié)實、耐刮、防水性能好，完全具備傳統(tǒng)紙質(zhì)文件“證據(jù)”的基本屬性。仿照傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的簽署方式，在電子檔案歸檔時，我們也采取在光盤盤面背書簽字的方式，明確了相關(guān)責(zé)任人。光盤加簽名的方式，防止相關(guān)人員弄虛作假，同時也確認(rèn)了歸檔光盤的原始性，進而有效地保障電子檔案信息載體的原始性。

光盤盤面簽名，其中注意事項有：在光盤盤面制作簽名欄，光盤要求供應(yīng)廠商統(tǒng)一印制歸檔信息簽署欄，如文件名稱、歸檔時間、歸檔人等必要信息，關(guān)鍵是在歸檔人一欄應(yīng)當(dāng)由歸檔人員本人簽名確認(rèn)。以前在光盤上簽名存在兩個問題，一是擔(dān)心影響光盤質(zhì)量，比如在簽字過程中造成筆尖劃傷盤面等；二是擔(dān)心簽名的長久性問題，因為普通簽字筆在光盤所寫的字，一方面不易附著，用勁書寫時容易在光盤盤面產(chǎn)生劃痕，對光盤安全性造成潛在影響，且遇水能夠輕易擦除。筆者經(jīng)實踐測試，油性記號筆既不傷光盤盤面又具備簽字筆不褪色的特點，若選擇合適型號可作為歸檔光盤簽名使用，如“晨光MG-2130”型的雙頭記號筆，采用其“極細(xì)”端筆頭在光盤盤面書寫時，書寫順暢、油墨快干，筆跡與一般簽字筆在紙張上書寫的效果一致。此法將傳統(tǒng)的簽名確認(rèn)與電子載體相結(jié)合，保證電子文件的關(guān)聯(lián)性、憑證性作用，從而保障了歸檔電子文件作為“歷史記錄”的原始效力。

（四）移交電子文件應(yīng)附背景信息。目前，檔案界對構(gòu)成電子文件的三要素（內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息）已形成共識，這就要求在判斷電子文件原始性時，除了驗證內(nèi)容信息，還要注重使用適當(dāng)?shù)姆椒z測電子文件的結(jié)構(gòu)信息和背景信息。電子文件移交單宜采用手工登記的方式，將歸檔人、核對人以及光盤編號等與歸檔信息之間進行關(guān)聯(lián)，如對歸檔的某電子文件，歸檔人簽字確認(rèn)電子文件原始性，在移交檔案部門歸檔時，檔案部門工作人員對電子文件的字節(jié)數(shù)、容量、產(chǎn)生文件時間等能確保文件唯一性的信息進行一一核對后，在核對人一欄簽字確認(rèn)。

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)通過手工登記和系統(tǒng)自動記錄相結(jié)合的方式，通過采集和確認(rèn)能夠?qū)崟r和長期證明電子文件原始性的構(gòu)成要素，將電子文件生命周期相關(guān)信息記錄下來，以證明電子文件的原始性。如電子文件的各類責(zé)任者（起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等），各類操作者(打字員、發(fā)文者、收文者及管理者等)，有關(guān)批示、簽名、印章、代碼等責(zé)任憑證信息，以及文件產(chǎn)生時間、修改時間等信息。

（五）建立入庫檔案的原始性檢驗文檔。必須建立歸檔電子文件檢驗機制，只有檢驗合格的電子文件才能轉(zhuǎn)入歸檔庫完成歸檔。檢驗文檔內(nèi)容主要包括對文件外觀、病毒、有效性、軟硬件檢驗。具體內(nèi)容：一是文件特征檢驗。包括文件產(chǎn)生部門、完成時間、載體類型及編號、題名、文件內(nèi)容有效性；二是設(shè)備環(huán)境特征檢驗。硬件環(huán)境包括主機、制造廠商等；軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用軟件處理平臺；三是文件記錄特征檢驗。包括文件記錄結(jié)構(gòu)、記錄字符及圖形文件格式、文件載體的型號、數(shù)量和備份數(shù)量；四是文件交接手續(xù)檢驗。包括送交部門、送交人簽名、接收部門、接收人簽名。

檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，電子文件的出現(xiàn)已經(jīng)顛覆了以往人們對文件“原件”的認(rèn)識。而檔案部門接收歸檔電子文件的首要任務(wù)就是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性進行鑒定。電子文件的自身特點使我們很難采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性。但是對這種“看不見摸不著”的原始性加以判斷和維護卻是十分困難的，確保電子文件檔案的原始性已成為21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題，而上述幾項具體措施為解決該問題而提出的可行的途徑與方法，不斷地研究、探索這方面的工作，使檔案資源得到安全、可靠的保護，加強檔案信息交流，是每一名檔案工作者義不容辭的任務(wù)。