淺談渠道管理單位水利工程科技檔案管理的現(xiàn)狀及建議

文/寧夏漢延渠管理處　何曉媛

淺談渠道管理單位水利工程科技檔案管理的現(xiàn)狀及建議

文/寧夏漢延渠管理處何曉媛

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)與管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的原始記錄，本文針對渠道管理單位近年來的水利工程科技檔案管理現(xiàn)狀，闡述了水利工程科技檔案的特點以及在管理中存在的一些問題，提出幾點建議。

水利工程；科技檔案；管理

隨著2011年中央一號文件《關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》的出臺，國家對水利工程建設(shè)的投入越來越大，各渠道管理單位對基礎(chǔ)設(shè)施維修改造的工程建設(shè)也越來越多，所產(chǎn)生的水利工程檔案比前幾年翻了幾番。作為信息資源的水利工程科技檔案發(fā)揮著其前所未有的巨大作用。不但可以為水利事業(yè)提供查考依據(jù)和實例，優(yōu)化水利建設(shè)方案，對水利工程質(zhì)量進行監(jiān)管和論證，還能在水災(zāi)害發(fā)生時為領(lǐng)導(dǎo)在最短時間內(nèi)作出正確的決策提供有利的一手資料，從而保障人民群眾的生命及財產(chǎn)安全。可見水利工程檔案的重要性日益凸顯。近幾年渠道管理單位雖然加強了對科技檔案工作的重視，但在檔案管理中對各項制度的落實、建立健全安全體系保障上還不夠完善，所以，做好渠道管理單位水利工程科技檔案的管理工作將是一項重要的長期性工作。

一、渠道管理單位水利工程科技檔案的特點

（一）渠道管理單位水利工程科技檔案的安全關(guān)乎國家和人民財產(chǎn)的安危。水利是農(nóng)業(yè)的命脈、生態(tài)安全的源頭保障，是經(jīng)濟發(fā)展的基礎(chǔ)支撐、民生改善的緊迫要務(wù)。隨著經(jīng)濟社會持續(xù)快速發(fā)展，我國水資源形勢深刻變化，水安全狀況日趨嚴(yán)峻，《關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》文件中指出：“水資源是基礎(chǔ)性的自然資源和戰(zhàn)略性的經(jīng)濟資源?！睆闹锌梢钥吹?，水利事業(yè)不僅關(guān)系著防洪安全、供水安全、糧食安全，而且關(guān)系著經(jīng)濟安全、生態(tài)安全、國家安全。所以涉及的水利工程已提高到一個戰(zhàn)略級的高度，相對應(yīng)產(chǎn)生的水利工程科技檔案在保障經(jīng)濟社會安全，促進工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，保護水土資源和改善生態(tài)環(huán)境等方面影響力重大，成為水利工程建設(shè)及管理中一個不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

（二）水利工程科技檔案具有一定的經(jīng)濟價值和科研價值。

1.水利工程檔案具有經(jīng)濟價值。由于水利工作是一個發(fā)展的持續(xù)過程，完整的水利工程科技檔案也必將是一種融匯多方且具有連續(xù)性的豐富史料。水利工程科技檔案見證著一項工程建設(shè)的全部歷程，有著非常重要的研究保存價值。通過查找相關(guān)檔案，可以以史為鑒，做到防微杜漸，避免重蹈覆轍，進而可以節(jié)約開支，降低成本，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟價值。如渠道治理、防洪排澇、工程建設(shè)、灌溉管理、供水收費等多方面的資料記載，對在根治水患、抵御水旱災(zāi)害、水利工程的維修等方面，也將會發(fā)揮其重要作用。水利工程科技檔案作為資料性、憑證性的特性，還可用以維護單位的合法權(quán)益和經(jīng)濟利益。

2.水利工程科技檔案具有較強的科研價值。渠道管理單位主要任務(wù)是為灌區(qū)農(nóng)業(yè)用水做好服務(wù)，所以，在灌溉管理以及渠道維修、渠道的砌護等各類工程建設(shè)過程中，必然會產(chǎn)生和形成一些可供后人查考和取證的各種形式的原始資料。渠道管理單位對于自己掌握的這些第一手資料，經(jīng)過收集、鑒定、加工、整理、保存以后，就會成為該單位最齊備、最寶貴的水利工程科技檔案。教學(xué)科研單位在自己的工作過程中有可能借助水利工程檔案，參考前人所記載的豐富歷史資料，從而更好、更快地取得科研成果。

二、當(dāng)前渠道管理單位水利工程科技檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

（一）個別單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理工作相對滯后。水利工程科技檔案管理工作是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強的工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)給予高度重視，但個別單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作是檔案管理人員的事，致使對檔案工作缺乏及時、有效、準(zhǔn)確地領(lǐng)導(dǎo)，雖然制定了相關(guān)的責(zé)任制，但大多卻流于形式。傳統(tǒng)意義上的檔案管理，具有臨時性和相對滯后的特點，業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政，檔案部門被動等待，業(yè)務(wù)部門敷衍交差，容易形成資料積累殘缺不全，這樣既給整理歸檔工作帶來了困難，又使得形成的檔案材料保存和利用價值不高。例如：就近年的渠道水利基礎(chǔ)設(shè)施改造工程而言，從項目的申報到工程竣工，工程形成的文件材料涉及面廣、涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長，加之施工人員組成復(fù)雜，隨著工程施工結(jié)束，臨時機構(gòu)解散，檔案材料也隨之消失。而一般的小型水利工程由于施工建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，未引起檔案人員的足夠重視。

（二）有的單位未制定相應(yīng)的工程檔案管理制度，工程檔案管理安全性欠缺。由于資金、辦公條件等影響，個別單位沒有健全或完善工程檔案管理規(guī)章制度；有些單位雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但在工作中缺乏嚴(yán)格的管理制度，沒有嚴(yán)格合理的考核辦法和健全的規(guī)章制度作保障，工作的隨意性很大，管理人員在工作中相互推諉、敷衍塞責(zé)導(dǎo)致了部分檔案不能及時存檔，如：渠道管理單位大部分檔案為文書檔案，水利工程科技檔案占的份額并不大，還有一些是大型重點工程檔案，雖然這些單位建筑物主權(quán)在本單位，但施工單位不一定是本單位，還有近幾年來，涉水工程逐年增多，一些工程直接由涉水單位來做，所以形成在本單位施工過程產(chǎn)生的水利科技檔案無法收集或收集不齊全，造成這些檔案外流，這就給檔案管理的安全埋下了隱性的伏筆。

（三）個別單位檔案室硬件設(shè)施配備不齊全，檔案管理人員不穩(wěn)定、素質(zhì)層次不齊。近年來，渠道管理單位從原有的對檔案室的防盜、防火、防水的外部設(shè)備的配備延伸至給保密文件配備保密文件柜。大多數(shù)單位檔案保管條件的確有了明顯改善，但仍有部分單位的檔案保管條件比較落后，達(dá)不到安全標(biāo)準(zhǔn)，與整齊、規(guī)范、統(tǒng)一的要求還有一定的差距。有的單位綜合檔案室雖然曾經(jīng)達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)，但在達(dá)標(biāo)后漸漸變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，不能適應(yīng)起碼的安全要求；有的盡管有綜合檔案室，但設(shè)備不齊全，檔案柜五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。在影響檔案安全的各種因素中，人是決定性的因素。檔案安全的最大保障是人的認(rèn)真，檔案安全的最大危險是人的疏忽。各單位檔案管理專、兼職人員情況也不容樂觀，有的單位根本沒有落實專職檔案人員，檔案業(yè)務(wù)工作雖歸口于機關(guān)辦公室，但檔案人員一崗兼多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時間和精力從事檔案管理工作；大多數(shù)檔案管理人員不是具有檔案專業(yè)的專職人員，業(yè)務(wù)知識缺乏，有的僅憑經(jīng)驗來整理檔案，也沒有參加過檔案局的專業(yè)培訓(xùn)；有的單位檔案人員因業(yè)務(wù)變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，檔案平時疏于管理，應(yīng)對檢查敷衍了事，有的干脆臨時花錢雇人上門整檔，檔案入柜后也不去查閱利用。

三、做好渠道管理單位水利工程科技檔案工作的建議

（一）強化工程檔案的重要性，把檔案管理工作滲透到工程建設(shè)的全過程。首先，作為檔案管理人員，一方面要通過各種合理的、靈活的方式向領(lǐng)導(dǎo)闡明工程科技檔案工作的重要性和緊迫性，讓他們了解檔案工作的重要性，以取得單位領(lǐng)導(dǎo)及其他職能部門的認(rèn)同和配合；其次，應(yīng)成立專門的檔案管理組織機構(gòu)，建成一把手參與，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，有人員、有經(jīng)費、有設(shè)施完善的保密環(huán)境，如有人員調(diào)整時及時調(diào)整檔案小組成員，并堅持做到檔案工作與業(yè)務(wù)工作同時部署，同落實，讓檔案工作成為單位的一項重要專項工作。對于施工周期短，形成檔案材料快的工程，專職或兼職檔案人員可主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。對于大型水利工程及某些跨年度的水利工程，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)始終保持與兼職檔案員及監(jiān)理、施工單位的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，以確保工程檔案的連續(xù)性、完整性。

（二）建立健全水利工程檔案各類管理制度及安全管理體系。要想做好單位檔案安全體系建設(shè)，最重要的就是制定出一系列可靠的檔案保管制度及檔案保護安全防范措施，并嚴(yán)格執(zhí)行。各單位應(yīng)當(dāng)執(zhí)行水利科技檔案的專項管理制度，明確相應(yīng)的責(zé)任辦公室和責(zé)任人，認(rèn)真落實檔案安全責(zé)任制，做到有領(lǐng)導(dǎo)管、有專人抓。

（三）加強檔案人員素質(zhì)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。由于水利工程檔案具有“次性”和不可回復(fù)性的特點，客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程科技檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，懂不同類別檔案的分類整理。因此，為達(dá)到水利工程科技檔案整理規(guī)范化的要求，一是需要檔案管理員多學(xué)習(xí)檔案規(guī)章制度及專業(yè)知識，多參加上級專業(yè)主管機關(guān)、各級檔案學(xué)會及其高等院校舉辦一些水平較高的、帶有一定研究性和前沿性的關(guān)于檔案管理的繼續(xù)教育培訓(xùn)班、研討班，以不斷更新知識、提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力；二是檔案專職人員經(jīng)常進行現(xiàn)場指導(dǎo)，對各業(yè)務(wù)科室兼職檔案管理人員就水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案，今后需歸檔及歸檔范圍。使大家對檔案內(nèi)容有所了解，注意積累資料，使檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化做好歸檔資料的收集工作。

（四）做好檔案室的硬件設(shè)施投入及安全性保障。一是強化檔案室的環(huán)境控制，創(chuàng)造良好的保存環(huán)境，延長檔案的自然壽命。應(yīng)不斷更新檔案保護技術(shù)設(shè)備，按照國家制定的各種保護技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和檔案保護的具體要求，達(dá)到檔案室的安全保管條件；二是繼續(xù)做好檔案室外圍設(shè)施的防護措施，如沒有加裝防盜、防火設(shè)施的盡量加裝防盜窗、監(jiān)控器、滅火器等防盜、防火設(shè)備；三是對于計算機存儲的電子工程檔案，如一些水利工程圖紙等，要明確責(zé)任，專人管理，對于重要文檔絕對遵守保密規(guī)定不能外流，做好電子檔案源頭保護的控制。對于載體或者內(nèi)容已經(jīng)遭受損害的檔案要進行修復(fù)，修復(fù)之前必須制定檔案修復(fù)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，必要時要進行實驗，確保在修復(fù)時不造成新的損壞。

水利工程科技檔案不僅是水利事業(yè)的重要組成部分，還是水利建設(shè)的歷史記錄，也是水利工程建設(shè)的重要依據(jù)。作為渠道管理單位檔案工作者，從整理檔案到管理檔案的過程中，不僅要整理好、保管好檔案，更要對檔案的保密性及安全性負(fù)總責(zé)。因此，只有加強工程科技檔案的科學(xué)管理、安全管理，才能確保其被準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、有效地利用，使其能全方位地為水利事業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)，才能使其自身的價值得以彰顯，才能更加有效地幫助水利事業(yè)健康、快速地發(fā)展。

[1]吳海安.怎樣管理好水利工程技術(shù)檔案［j］.檔案時空，1994（2）