加強農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案管理新探索

文/衢州市衢江區(qū)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)辦公室　華云蘭

加強農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案管理新探索

文/衢州市衢江區(qū)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)辦公室華云蘭

農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案管理是指政府為保護、支持農(nóng)業(yè)發(fā)展，改善農(nóng)業(yè)生產(chǎn)基本條件，優(yōu)化農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟結(jié)構(gòu)，提高農(nóng)業(yè)綜合生產(chǎn)能力和綜合效益，設(shè)立專項資金對農(nóng)業(yè)資源進行綜合開發(fā)利用的活動，包括土地治理項目和產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目，在項目實施過程中產(chǎn)生資料形成的項目檔案。

農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目；檔案管理；探討

衢州市衢江區(qū)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)辦公室自1988-2014年以來，共實施農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目72個，其中土地治理項目48個，產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目24個。為加快農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目實施進度，必須做好農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目工程資料的及時收集工作，此舉對做好項目檔案管理起著關(guān)鍵的作用，項目工程檔案分為實施前、實施中、實施后3步驟。實施過程中主要有以下幾個環(huán)節(jié)。

一、農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案管理的基本情況

衢州市衢江區(qū)面積1748平方公里，轄10個鎮(zhèn)、8個鄉(xiāng)、2個街道、1個辦事處、272個行政村、3個社區(qū)，總?cè)丝?99198人。1988—2014年實施農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目72個，其中土地治理項目48個，產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目24個。在推進項目建設(shè)同時，認真做好農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目工程檔案管理，及時收集資料，項目工程檔案收集管理工作分為實施前、實施中、實施后3步驟。

（一）農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目的政策與立項資料。衢江區(qū)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目是根據(jù)國家農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)扶持政策和浙江省優(yōu)勢農(nóng)產(chǎn)品區(qū)域布局規(guī)劃，結(jié)合當(dāng)?shù)刭Y源優(yōu)勢，進行特色優(yōu)勢農(nóng)產(chǎn)品區(qū)域布局規(guī)劃。對確定規(guī)劃的優(yōu)勢主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目將通過擇優(yōu)選項、競爭立項的原則，集中資金進行重點扶持，使農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)更好地發(fā)揮支持我省農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化發(fā)展的作用，提高財政資金的使用效率。農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目目前主要分為土地治理和產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目，區(qū)農(nóng)發(fā)辦根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、專業(yè)合作社和產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)申報的項目建議書，經(jīng)審查將符合條件的項目納入項目庫，并對項目庫中項目進行實地考察、評估論證，擇優(yōu)選擇項目，經(jīng)區(qū)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組同意，確定擬申報項目過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。

（二）農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目評審、設(shè)計資料。區(qū)農(nóng)發(fā)辦根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、專業(yè)合作社、產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)申報的項目申報書、可行性報告，經(jīng)審查確定符合條件的項目，并對項目進行實地考察、評估論證，擇優(yōu)選擇項目，經(jīng)區(qū)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組同意確定擬申報項目所形成而收集的資料，完成實施方案、施工設(shè)計文本、施工圖集等資料，經(jīng)省農(nóng)發(fā)辦評審確定后，上報計劃，省農(nóng)發(fā)辦給予批復(fù)。

（三）農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目設(shè)施建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)資料。為保證項目工程建設(shè)質(zhì)量，做到公開、公平、公正地選擇施工單位，主要工程實行公開招投標(biāo)，零星和掃尾工程采用邀請招投標(biāo)，招投標(biāo)工作均委托咨詢公司代理完成。公開招標(biāo)公告在衢州市（區(qū)）公共資源交易網(wǎng)、衢江區(qū)政府信息公開網(wǎng)、衢江區(qū)陽光工程等網(wǎng)上發(fā)布，招標(biāo)工程均在衢江區(qū)建設(shè)工程交易所開標(biāo)，衢江區(qū)招標(biāo)辦為招標(biāo)監(jiān)督單位，衢江區(qū)監(jiān)管辦依法對招投標(biāo)活動實施監(jiān)督。水利、機耕道路和林業(yè)工程建設(shè)交易均符合《衢江區(qū)公共資源交易管理暫行辦法的通知》規(guī)定的范圍和形式，50萬元以上一律采用公開招標(biāo)，50萬元以下10萬元以上采用公開或邀請招標(biāo)，10萬元以下采用直接發(fā)包。邀請招標(biāo)和直接發(fā)包工程建設(shè)交易均經(jīng)主管部門和區(qū)監(jiān)管辦審批同意。

（四）農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目建設(shè)公示資料。1.事前公示資料：項目申報前，以文件形式通過區(qū)公文交換系統(tǒng)下發(fā)到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道“申報指南”和產(chǎn)業(yè)化項目選項結(jié)果，在區(qū)公文交換系統(tǒng)進行公示，衢江區(qū)政府信息公開、衢江區(qū)陽光工程等網(wǎng)上發(fā)布。2.事中公示資料：為了明確任務(wù)，落實職責(zé)，接受廣大群眾的監(jiān)督，取得社會各界對項目建設(shè)的關(guān)心和支持，工程施工招標(biāo)后，在項目施工現(xiàn)場設(shè)立公示牌和圖像資料，公示內(nèi)容包括工程建設(shè)內(nèi)容、工程布置、質(zhì)監(jiān)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位及監(jiān)督舉報電話。3.事后公示資料：項目實施后，在項目區(qū)設(shè)立告示牌，公示項目建設(shè)規(guī)模、主要工程建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)資金來源等相關(guān)情況的圖像資料。

（五）農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目工程建設(shè)資料。1.合同資料：區(qū)農(nóng)發(fā)辦與中標(biāo)單位簽訂施工合同，建設(shè)過程中嚴格按照合同規(guī)定支付工程款。2.質(zhì)監(jiān)資料：為加強工程的質(zhì)量監(jiān)督管理，確保工程建設(shè)質(zhì)量，我區(qū)2010年以后土地治理項目納入水利質(zhì)量監(jiān)督管理，質(zhì)監(jiān)單位為衢江區(qū)水利水電工程質(zhì)量監(jiān)督站提供質(zhì)量監(jiān)督報告。3.建設(shè)監(jiān)理資料和一般田間工程質(zhì)量管理資料：工程建設(shè)均實行監(jiān)理制。2009年以前項目建設(shè)監(jiān)理采用直接委托，2010年項目工程建設(shè)監(jiān)理通過招標(biāo)確定，同時項目鄉(xiāng)鎮(zhèn)成立田間工程質(zhì)量管理小組，由有責(zé)任心、懂技術(shù)的老干部老黨員組成，并建立完善的項目管理制度。根據(jù)項目工程建設(shè)需要，區(qū)農(nóng)發(fā)辦指派專職技術(shù)員按項目區(qū)或施工標(biāo)段明確責(zé)任范圍，并于年終進行考核，確保工程建設(shè)質(zhì)量。4.工程聯(lián)系單、簽證資料：施工過程中聯(lián)系單、簽證按設(shè)計變更：由項目鄉(xiāng)鎮(zhèn)或施工單位提出，監(jiān)理單位同意后報區(qū)農(nóng)發(fā)辦，經(jīng)區(qū)農(nóng)發(fā)辦和設(shè)計單位確認同意后，由設(shè)計單位出具變更聯(lián)系單（或變更施工圖），監(jiān)理和建設(shè)單位聯(lián)合簽發(fā)工程變更通知。施工完工后施工單位出具工程簽證單，注明工程量和費用等。工程增變更程序合規(guī)，申請和審批簽證手續(xù)完整。5.工程變更資料：因不可預(yù)見產(chǎn)生的合同金額范圍之內(nèi)的工程量增加或減少，由施工單位出具《工程簽證單》，經(jīng)現(xiàn)場監(jiān)理（監(jiān)督）員和區(qū)農(nóng)發(fā)辦技術(shù)人員（2人以上）復(fù)核簽字確認。合同金額范圍之外的增加工程，根據(jù)實際確需增加的，由項目所在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村出具要求增加工程的書面申請，上報區(qū)農(nóng)發(fā)辦批準，并簽訂工程施工補充合同。6.工程單價變更資料：由于工程變更或新增工程內(nèi)容造成工程單價變更的，按合同約定由監(jiān)理單位出具農(nóng)發(fā)辦和施工單位同意的《變更項目價格簽認單》。7.隱蔽工程驗收資料：由施工單位口頭或書面提出隱蔽工程驗收申請，填報《隱蔽工程檢查驗收記錄》，區(qū)農(nóng)發(fā)辦技術(shù)人員和監(jiān)理（監(jiān)督）員到現(xiàn)場驗收合格后，由施工單位、監(jiān)理（監(jiān)督）單位、區(qū)農(nóng)發(fā)辦等簽字（必須2人以上簽字）認可，否則隱蔽工程不予認可。2009年以前（含2009年）實施的項目聯(lián)系單主要有監(jiān)理、施工、農(nóng)發(fā)辦3方簽證；2010年以后（含2010年）實施的項目聯(lián)系單主要有項目鄉(xiāng)鎮(zhèn)、監(jiān)理、施工、農(nóng)發(fā)辦共4方簽證。8.施工日志：施工日志施工管理的科學(xué)性工程。施工日志也是反映施工質(zhì)量的依據(jù)。施工日志應(yīng)能全面反映施工情況，如地段設(shè)計編號、天氣、溫度、時間、設(shè)備、人員、工程質(zhì)量、技術(shù)要點、記錄人、施工詳細內(nèi)容與施工質(zhì)量及主要問題，特別應(yīng)對施工質(zhì)量部分認真做好記錄。9.監(jiān)理日志：監(jiān)理日志真實、準確、全面且簡要地記錄與工程相關(guān)的問題。凡是主要事件、施工活動、其他技術(shù)資料中未記錄的均應(yīng)記錄。監(jiān)理日志必須每天不間斷記錄，停工應(yīng)記錄原因、時間及復(fù)工時間。所用詞語專業(yè)、規(guī)范、嚴謹，把監(jiān)理工作中所關(guān)注的內(nèi)容，如發(fā)生的問題、解決問題的過程和結(jié)果記錄清楚。

（六）農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)設(shè)施建設(shè)的后期管理資料。1.竣工、驗收檔案資料：合同工程完工后，施工單位向農(nóng)發(fā)辦提交完工資料，由監(jiān)理和施工單位對合同工程完工進行初驗。初驗通過后，施工單位書面申請農(nóng)發(fā)辦驗收，農(nóng)發(fā)辦、項目鄉(xiāng)鎮(zhèn)會同質(zhì)監(jiān)、設(shè)計、監(jiān)理、施工等相關(guān)單位組成驗收組參加驗收。年度項目竣工后，由區(qū)農(nóng)發(fā)辦牽頭，組織財政、審計、水利、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等部門相關(guān)人員組成驗收組進行項目自驗。由省農(nóng)發(fā)辦組成項目驗收小組，對項目實施現(xiàn)場、資金撥付、檔案資料進行檢查驗收。2.移交管護檔案資料：農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目實施完工后，辦理與實施鄉(xiāng)鎮(zhèn)交接手續(xù)，移交工程清冊和鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立工程管護制度等。

二、農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案管理存在的問題及制約因素

衢江區(qū)農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)檔案管理是農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目管理中的組成部分，是項目管理的重中之重，包括土地治理項目和產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營項目，主要以農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為主，涉及項目工程管理。農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案管理的特點是周期長、范圍廣、土層結(jié)構(gòu)復(fù)雜。一個項目區(qū)內(nèi)涉及幾個鄉(xiāng)鎮(zhèn)和各家各戶的政策處理；項目建設(shè)根據(jù)農(nóng)作物播種期來安排，以及天氣變化直接影響項目建設(shè)周期；在建設(shè)過程碰到土層結(jié)構(gòu)復(fù)雜會產(chǎn)生工程設(shè)計變化。因此，項目檔案收集資料完整，關(guān)系到項目申報、招標(biāo)、設(shè)計、工程質(zhì)量檢查，工程建設(shè)周期、結(jié)算驗收，工程管護移交。項目檔案資料收集的及時關(guān)系到項目工程質(zhì)量檢查，工程建設(shè)周期的監(jiān)督、資金撥付進度、驗收結(jié)算是否合理，做到有據(jù)可依、有據(jù)可查。目前已逐步形成整套規(guī)范的項目檔案，但在歸檔的過程中，發(fā)現(xiàn)有不足之處。

（一）項目工程檔案資料不夠及時。在項目施工過程中形成的工程聯(lián)系單、簽證資料、設(shè)計變更、工程變更資料、隱蔽工程驗收資料、工程單價變更資料應(yīng)在形成時7個工作日內(nèi)將會議紀要或紙質(zhì)報送給業(yè)主，如不送達，則造成資料與資金撥付進度款相脫節(jié)，無法及時掌握項目資金的使用情況，對項目施工進度也難以把握。

（二）項目工程檔案資料不夠完善。1.工程混凝土澆筑工序質(zhì)量評定表及混凝土單元工程質(zhì)量評定表等資料及檢驗日期、評定日期存在用涂改液涂改現(xiàn)象；2.有些施工單位隨意使用“蘭筆”等非耐久性材料填寫竣工圖，甚至出現(xiàn)空白竣工圖印章，竣工圖印章空白意味著無法追究施工單位項目經(jīng)理、技術(shù)負責(zé)人、總監(jiān)及現(xiàn)場監(jiān)理人員責(zé)任。3.監(jiān)理日記氣溫不填，無法判斷澆筑混凝土?xí)r工程質(zhì)量是否因氣溫造成質(zhì)量問題。有些施工日記存在復(fù)印現(xiàn)象

（三）項目工程施工照片檔案缺失。施工單位、監(jiān)理單位對內(nèi)部工程結(jié)構(gòu)和隱蔽工程照片檔案不能同步形成積累，一個項目工程建設(shè)過程中沒有形成一張照片檔案，影響隱蔽工程質(zhì)量監(jiān)督和驗收的準確性。

三、加強農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目檔案管理工作的建議

（一）重視項目文件材料積累。建設(shè)單位應(yīng)認真履行組織、協(xié)調(diào)項目各參建單位檔案工作職能，將建設(shè)工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程計劃管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)中；納入經(jīng)濟責(zé)任制。落實項目管理技術(shù)人員“三參加”制度，要參加工作例會和工程質(zhì)量評定會；參加設(shè)備開箱驗收；參加工程合同的驗收和項目交工驗收，嚴格控制工程質(zhì)量，確保試驗檢測資料的真實性、準確性，并以此確保檔案的形成質(zhì)量。

（二）注重項目工程資料完整。1.竣工圖由施工單位負責(zé)編制，監(jiān)理單位負責(zé)審核，施工單位和監(jiān)理單位應(yīng)認真履行審核和簽字認可責(zé)任，禁止代簽、代填寫結(jié)論。2.工程驗收前，建設(shè)單位應(yīng)組織、督促和協(xié)助各設(shè)計、施工單位檢驗各自負責(zé)的竣工圖編制工作，發(fā)現(xiàn)有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊，竣工圖要作為工程交工驗收的條件之一。要保證竣工圖的質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、字跡清楚，不得用圓珠筆或其它易于褪色的墨水繪制。竣工圖應(yīng)完整、準確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實反映項目竣工驗收的實際情況。3.利用施工圖更改的，應(yīng)在變更處蓋修正章（修正章可直接刻上具有修正權(quán)限的責(zé)任人姓名），并在空白處用碳素墨水標(biāo)注變更依據(jù)（變更通知編號）及有關(guān)數(shù)據(jù)、修改日期，修改時應(yīng)用正確的修改方法并修改到位；重新繪制的竣工圖也應(yīng)標(biāo)注重新繪制的原因或有關(guān)變更依據(jù)（變更內(nèi)容應(yīng)在竣工說明中一并反映）。編制竣工圖應(yīng)有施工合同的竣工說明和本冊竣工圖中說明；并設(shè)置設(shè)計與竣工圖數(shù)量一覽表；變更一覽表；重新出竣工圖時按行業(yè)竣工圖框格式，嚴禁粘貼標(biāo)題欄后作為竣工圖；移交復(fù)印部分的竣工圖應(yīng)先復(fù)印后簽字和蓋章，保證手寫簽認，禁用藍筆等非耐久性材料。

（三）注重圖片、影像等動態(tài)資料管理。施工工程照片檔案應(yīng)按規(guī)定同步積累并及時整理，照片應(yīng)該標(biāo)注年度、項目名、拍攝者、拍攝日期、專題、機構(gòu)或問題（場地名和人物名）體現(xiàn)真實性和規(guī)范性，驗收時結(jié)算資料應(yīng)與隱蔽工程照片、現(xiàn)場結(jié)合，把握隱蔽工程施工的準確性。

通過照片檔案做到有據(jù)可查、有據(jù)可依，在農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)工程質(zhì)量管理中起到重要地位，實現(xiàn)管好項目工程質(zhì)量，用好項目資金，充分發(fā)揮照片檔案的作用。

[1]汪繼寧.基公路建設(shè)項目檔案的常見問題及處理措施[].浙江檔案,2006(05).