辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

文/山東省萊蕪市人民醫(yī)院 汪亞瓊

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，不管是政府機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位都開(kāi)始利用辦公自動(dòng)化完成檔案管理工作。辦公自動(dòng)化和傳統(tǒng)檔案管理相比，在管理理念和管理方式上來(lái)說(shuō)給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)了很大的沖擊和挑戰(zhàn)，將辦公自動(dòng)化運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，且對(duì)于進(jìn)一步完善檔案管理有很大的實(shí)際意義。下文就基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作特點(diǎn)和要求進(jìn)行分析，就如何運(yùn)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作展開(kāi)討論。

一、基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理要點(diǎn)

（一）辦公自動(dòng)化與醫(yī)院檔案管理一體化。檔案管理工作發(fā)展至今，由單一的檔案管理方式發(fā)展為多類型的綜合檔案。隨著醫(yī)院的改革不斷深入，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)每天極速增加的檔案數(shù)量，在管理的體制上、方法和觀念上就已經(jīng)落后于當(dāng)今快速、自動(dòng)和數(shù)字存儲(chǔ)化的時(shí)代了，更加滿足不了人們對(duì)檔案管理高速度以及高質(zhì)量的需求，導(dǎo)致新的問(wèn)題不斷產(chǎn)生。相反，自動(dòng)化辦公擁有的快速、高效、標(biāo)準(zhǔn)和全面系統(tǒng)等特點(diǎn)和檔案檔案管理結(jié)合起來(lái)，必然能帶來(lái)更加完善的服務(wù)，高效完成工作，實(shí)現(xiàn)檔案一體化的管理。

（二）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案歸檔。檔案的歸檔主要會(huì)分為紙質(zhì)檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案歸檔工作，以實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，著眼于建立高標(biāo)準(zhǔn)、高性能的系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，歸檔工作需要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行明確的規(guī)范，使各個(gè)層面達(dá)到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢(shì)。

（三）醫(yī)院部門之間的共同協(xié)作。在辦公自動(dòng)化的背景下，檔案自身是相對(duì)獨(dú)立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個(gè)人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，醫(yī)院的自動(dòng)化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個(gè)檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個(gè)檔案都是不完整的。而且在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立起來(lái)的前端時(shí)期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計(jì)階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統(tǒng)性的特點(diǎn)。

二、改善辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的方式，促進(jìn)高效檔案管理。在辦公自動(dòng)化的背景下，文件自身是相對(duì)獨(dú)立的。與傳統(tǒng)歸檔工作由個(gè)人或者部門承擔(dān)歸檔管理不同的是，自動(dòng)化檔案管理以文件為單位，處理好的文件 直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個(gè)部門的工作，需要檔案部門和信息技術(shù)部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個(gè)檔案檔案都是不完整的。而且在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)建立起來(lái)的前端時(shí)期，就應(yīng)該將管理工作延伸到設(shè)計(jì)階段，系統(tǒng)的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統(tǒng)性的特點(diǎn)。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度。辦公自動(dòng)化下的檔案管理具有及時(shí)、方便、快捷等的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)伴隨著這些優(yōu)點(diǎn)下的問(wèn)題就是檔案管理工作必須要標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一和規(guī)范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會(huì)存在越權(quán)問(wèn)題，尤其是文件歸檔的前期容易發(fā)生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的管理工作。第二，在業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作過(guò)程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應(yīng)制定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。

（三）建立專業(yè)檔案管理隊(duì)伍。雖然辦公自動(dòng)化很便捷，但也要由人來(lái)執(zhí)行管理工作，這就要求管理檔案人員的綜合素質(zhì)了。一方面，辦公自動(dòng)化的發(fā)展越來(lái)越快，檔案管理工作就需要跟上科技的步伐，企業(yè)應(yīng)不斷培養(yǎng)和更新管理人才，適時(shí)通過(guò)學(xué)習(xí)或者培訓(xùn)更新管理人員的知識(shí)。另一方面，管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)也是關(guān)鍵因素，企業(yè)可以實(shí)行激勵(lì)制度，將業(yè)績(jī)與職稱掛鉤，充分調(diào)動(dòng)人才的工作積極性，建立一個(gè)整體水平高的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)。

總的來(lái)說(shuō)，面對(duì)新的形式，醫(yī)院的檔案管理工作應(yīng)做到一定的調(diào)整，以適應(yīng)全新的形式，通過(guò)建立和完善相關(guān)檔案管理制度，改變傳統(tǒng)的方式，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與手段，建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，并不斷提高其綜合素質(zhì)，并制定出標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的自動(dòng)化檔案管理制度，全面的提高醫(yī)院檔案管理工作效率，更好的服務(wù)于工作。

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