電子文檔管理的現(xiàn)狀、特點以及建議

文/西安航天動力測控技術研究所　周鴻

電子文檔管理的現(xiàn)狀、特點以及建議

文/西安航天動力測控技術研究所周鴻

目前，電子文檔管理的現(xiàn)狀不容樂觀，其中存在的問題亟待解決，同時電子文檔管理有著自身的特點，要根據(jù)其特點開展工作，才能實現(xiàn)對電子文檔的有效管理。

電子文檔；管理；現(xiàn)狀；特點；建議

隨著電子文檔的日益增多，文檔管理工作面對著嚴峻的挑戰(zhàn)。文中將對電子文檔管理的現(xiàn)狀進行分析，同時介紹電子文檔管理的特點。為了解決電子文檔管理中存在的不足，文中將提出具體的建議，旨在促進電子文檔管理的工作效率，提高電子文檔管理的工作質量。

一、電子文檔管理的現(xiàn)狀

電子文檔通過計算機的運用，實現(xiàn)對材料的記錄。電子文檔的形式較多，如：電子文字、電子圖紙、電子表格等，同時電子文檔有著自身的優(yōu)勢，如：大容量、小體積、易復制等。隨著信息技術的逐步發(fā)展，電子文檔成為了人們工作與學習生活中重要的一部分，電子文檔管理逐漸被人們所重視，電子文檔管理要實現(xiàn)其安全性、科學性、規(guī)范性管理，才能滿足人們的需求。但現(xiàn)階段，電子文檔管理還存在諸多的問題，電子文檔管理發(fā)展比較緩慢，不能滿足電子文檔日益增長的需求，同時，電子文檔自身存在諸多的不足，具有一定的局限性，致使電子文檔管理日益嚴峻，電子文檔管理缺乏秩序，嚴重影響著對電子文檔的查詢與保存。電子文檔管理的問題要進行深入的研究與分析，才能對其進行有效地解決。

二、電子文檔管理的特點

電子文檔管理有著自身的特點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：其一，自動化管理。電子文檔管理主要是通過對計算機及信息技術的應用而開展工作的，在計算機上通過必要的軟件對其文檔進行審核、簽發(fā)、歸檔等，從而對電子文檔實現(xiàn)電子化、自動化管理；其二，數(shù)碼化保存。電子文檔通過網(wǎng)絡技術的運用，將材料轉換為數(shù)碼，通過必要的軟件對其進行識別、錄入與保存。數(shù)碼化保存實現(xiàn)了對材料的長久性保存，它具有較大的存儲空間，將實現(xiàn)對資源的合理利用；其三，網(wǎng)絡化傳輸。電子文檔實現(xiàn)了網(wǎng)絡化傳輸，通過計算機，其傳輸更加便捷、更加迅速，利于對電子文檔管理的科學化、系統(tǒng)化、及時化；其四，公開化形式。電子文檔管理逐漸公開化，通過網(wǎng)絡監(jiān)控，利于對電子文檔的鑒別、歸類、整理與歸檔等，提高了文檔管理的工作效率。同時保證了文檔管理的工作質量；其五，在線化利用。電子文檔管理具有共享性、復制性、交互性等，電子文檔的利用將不受時間與空間的限制，通過網(wǎng)絡平臺，便可以對其進行利用，促進了電子文檔的使用率。

三、電子文檔管理的建議

電子文檔管理工作有著重要的作用，其管理問題日益嚴峻，要迅速開展電子文檔管理工作，積極促進電子文檔管理的規(guī)范化、秩序化、科學化、系統(tǒng)化與同步化等。下文將闡述幾點建議，旨在提高電子文檔管理的工作水平。

（一）健全電子文檔管理制度。電子文檔管理的規(guī)范化與秩序化，需要建立健全電子文檔管理制度，電子文檔管理制度的建立要根據(jù)其實際情況，結合電子文檔管理的特點，從而制定嚴謹?shù)墓芾碇贫?。在電子文檔管理過程中，依據(jù)其制度，進行規(guī)范的電子文檔登記、鑒定、歸檔、保存等。同時電子文檔管理的過程中，要采用必要的技術手段，進而提高電子文檔的質量，保證其信息的可靠性、完整性與真實性等。

（二）完善電子文檔歸檔方式。電子文檔管理要完善其歸檔方式，可以采用邏輯歸檔與物理歸檔，其中邏輯歸檔是運用計算機技術，電子文檔由檔案部門直接通過計算機進行綜合利用與管理，這種方式對網(wǎng)絡環(huán)境要求較高，要對其進行全方位的安全管理，才能保證其安全性；物理歸檔由檔案部門進行拷貝或刻錄，再進行移交管理，這種方式相對安全，利于電子文檔的長久管理與保存。

（三）確定電子文檔歸檔內(nèi)容。電子文檔在管理過程中要明確其歸檔的內(nèi)容，才能保證電子文檔管理的有效性。電子文檔歸檔的內(nèi)容主要涉及歸檔的范圍、時間、數(shù)量、要求以及方法等，其中歸檔的范圍要全面，才能提高電子文檔管理的質量，其范圍主要有文字、圖像、聲音、數(shù)據(jù)等眾多文件；歸檔的時間是由電子文檔運用的技術與環(huán)境等諸多因素共同決定的，其時間不宜過長，可以進行年度歸檔或季度歸檔；歸檔的數(shù)量決定著電子文檔管理的安全性，最為基礎的數(shù)量為兩套拷貝，一套保存和一套借閱；歸檔的要求要根據(jù)電子文檔管理的實際需求進行調整與規(guī)定；歸檔的方法眾多，可以采用備份歸檔，也可以采用壓縮歸檔。

（四）提高文檔管理人員的綜合素質。隨著信息技術的發(fā)展，電子文檔管理對技術的要求也在不斷提升，要求其管理人員的綜合素質要有所保證。提高電子文檔管理人員的綜合素質，才能實現(xiàn)電子文檔管理的科學性，才能保證電子文檔管理的質量，才能提高保證電子文檔管理的效率。提高管理人員的綜合素質，要求管理人員要通過學習或培訓，提高自身的管理專業(yè)技能，同時還要提高自身的職業(yè)道德素質，才能運用現(xiàn)代化的手段進行電子文檔管理，才能促進電子文檔管理工作的進一步發(fā)展。

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