以提升計(jì)生檔案管理水平為抓手推進(jìn)計(jì)劃生育管理信息化建設(shè)進(jìn)程

文/北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院　孫琳

以提升計(jì)生檔案管理水平為抓手推進(jìn)計(jì)劃生育管理信息化建設(shè)進(jìn)程

文/北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院孫琳

本文致力于研究使檔案工作能進(jìn)一步適應(yīng)新時(shí)期計(jì)劃生育管理工作的需求、成為計(jì)生工作重要助力因素的努力方向。探討如何以檔案工作為抓手，促進(jìn)計(jì)生基礎(chǔ)工作展開，為計(jì)生管理信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備。

計(jì)劃生育；檔案管理；建設(shè)

2014年7月2日，國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)計(jì)劃生育基層基礎(chǔ)工作的指導(dǎo)意見》。指導(dǎo)各地堅(jiān)持以人為本、重心下移、資源整合、改革創(chuàng)新，切實(shí)加強(qiáng)基層基礎(chǔ)工作，加快推進(jìn)計(jì)劃生育治理體系和治理能力現(xiàn)代化，全面提高基層計(jì)劃生育服務(wù)管理水平。做好計(jì)生檔案管理工作，對(duì)當(dāng)前工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，而且對(duì)開展人口與計(jì)劃生育工作研究具有深遠(yuǎn)的歷史意義。在這個(gè)大形勢(shì)下，基層單位以提升檔案管理水平為抓手，夯實(shí)計(jì)生工作基礎(chǔ)，推進(jìn)計(jì)劃生育管理信息化建設(shè)是十分有必要的。

一、計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性

計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的一個(gè)重要組成部分。計(jì)生檔案是人口與計(jì)劃生育事業(yè)發(fā)展歷程的重要憑證，計(jì)生工作的方方面面都離不開檔案的支持，從轄區(qū)基本人口情況、育齡婦女情況、獎(jiǎng)勵(lì)扶助情況、藥具管理等到人事管理、生育情況、社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收、長(zhǎng)效節(jié)育等計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)檔案等，是基層計(jì)生工作者開展工作的重要依據(jù)，是建立健全責(zé)任追究體系的重要依據(jù)。雖然工作中有像流動(dòng)人口信息、孕情管理等時(shí)效性較強(qiáng)的信息，但是對(duì)于人員相對(duì)穩(wěn)定的機(jī)關(guān)、企事業(yè)基層單位來(lái)說(shuō)，計(jì)生檔案的重要意義是不言而喻的。認(rèn)定計(jì)生獎(jiǎng)勵(lì)扶助家庭、辦理生育審批，甚至人員調(diào)入調(diào)出、高校畢業(yè)生就業(yè)等項(xiàng)項(xiàng)工作都離不開計(jì)生檔案的支持。計(jì)生檔案含有大量民生信息，與維護(hù)廣大人民群眾的合法權(quán)益、構(gòu)建和諧社會(huì)息息相關(guān)，但是目前各地計(jì)生檔案管理發(fā)展水平不一，重視程度、經(jīng)費(fèi)投入普遍不足，認(rèn)識(shí)還不到位，一些單位仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，日常檔案管理的主要組成部分仍是各式各樣的老式登記簿冊(cè)。這些時(shí)間跨度較長(zhǎng)、內(nèi)容龐雜的簿冊(cè)，一般存放在計(jì)生辦公室或檔案室中，處于封閉式管理，查找信息費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且信息共享不暢，一些影像、錄音、照片等特殊載體檔案得不到有效的收集、保管,不利于穩(wěn)妥扎實(shí)地推進(jìn)工作。

二、計(jì)劃生育信息化建設(shè)的必要性

我國(guó)人口形勢(shì)當(dāng)前發(fā)生了重大轉(zhuǎn)折性變化，計(jì)生工作進(jìn)入了逐步調(diào)整完善生育政策、促進(jìn)人口長(zhǎng)期發(fā)展的新階段。依照相關(guān)政策要求，計(jì)生工作要“更加注重人文關(guān)懷，更加注重利益導(dǎo)向，更加注重宣傳引導(dǎo)，全面推進(jìn)依法行政，改革服務(wù)管理模式，實(shí)現(xiàn)工作思路和工作方法的根本轉(zhuǎn)變”。

基層計(jì)生工作要著重在加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)、加強(qiáng)依法管理、加強(qiáng)技術(shù)服務(wù)、加強(qiáng)利益導(dǎo)向、加強(qiáng)信息管理、加強(qiáng)群眾自治等方面開展。人口管理要向全員化、網(wǎng)格化、自動(dòng)化方向發(fā)展，整合資源、搭建綜合平臺(tái)是勢(shì)在必行的。計(jì)生工作相關(guān)信息的集成、共享既能方便基層工作人員在充分掌握事實(shí)依據(jù)的情況下為轄區(qū)人口更快捷地提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相關(guān)決策提供數(shù)據(jù)支持，有利于相關(guān)社會(huì)事務(wù)的管理，從而推動(dòng)人口計(jì)生綜合治理和部門協(xié)作，也是對(duì)計(jì)劃生育檔案的完整性、系統(tǒng)性的有效控制手段。

三、以檔案工作為抓手，為計(jì)劃生育管理信息化建設(shè)做好準(zhǔn)備

計(jì)生檔案信息化是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。針對(duì)上述現(xiàn)象，要順應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，做好計(jì)生檔案管理，推進(jìn)計(jì)生檔案信息化建設(shè)，在技術(shù)、服務(wù)、管理上做到科學(xué)、規(guī)范，以下6項(xiàng)工作不容小覷：

（一）落實(shí)責(zé)任，建立健全計(jì)生檔案網(wǎng)格化管理體系。要廣泛持久地大力加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)、明確領(lǐng)導(dǎo)者的崗位責(zé)任，落實(shí)相關(guān)制度、落實(shí)《財(cái)政部、人口計(jì)生委關(guān)于完善人口和計(jì)劃生育投入保障機(jī)制的意見》（財(cái)教〔2011〕558號(hào)）精神保障投入。充分認(rèn)識(shí)計(jì)生檔案工作的重要性，明確專人、落實(shí)責(zé)任、加強(qiáng)管理，堅(jiān)持計(jì)劃生育黨政一把手親自抓、負(fù)總責(zé)，堅(jiān)持目標(biāo)管理責(zé)任制考核，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，保證措施到位、投入到位、落實(shí)到位。在長(zhǎng)期計(jì)生工作實(shí)踐中，抓基層、打基礎(chǔ)，形成健全的服務(wù)管理網(wǎng)格是重要的工作經(jīng)驗(yàn)，基層工作機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍是計(jì)生事業(yè)的根基。計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的一個(gè)重要組成部分，充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性，把計(jì)生檔案工作作為一項(xiàng)重要工作，具體落實(shí)責(zé)任，明確專人，分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)格化。既落實(shí)管理工作，也為責(zé)任追究機(jī)制提供依據(jù)。

（二）要強(qiáng)化人口計(jì)生檔案管理規(guī)章制度。人口計(jì)生工作任務(wù)繁雜，要把檔案管理融入人口計(jì)生部門的各項(xiàng)工作中，需要有一套完整的制度來(lái)規(guī)范約束檔案的收集、上報(bào)、整理、存檔流程，嚴(yán)格按照制度辦事，嚴(yán)把審查、歸檔關(guān)。必須把計(jì)生檔案的管理工作納入目標(biāo)管理考核范圍，實(shí)行檔案檢查驗(yàn)收、考核、定級(jí)以及檔案工作人員的培訓(xùn)等各項(xiàng)制度，使檔案工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道。改進(jìn)考核評(píng)估，科學(xué)設(shè)定目標(biāo)管理責(zé)任制考核指標(biāo)，把黨政重視、部門協(xié)同、群眾參與、隊(duì)伍建設(shè)、經(jīng)費(fèi)保障等作為目標(biāo)考核的重要內(nèi)容。要制定覆蓋計(jì)生工作方方面面的歸檔范圍和保管期限表，明確需要收集的檔案內(nèi)容，建立健全以“七簿、一卡”為代表的完整準(zhǔn)確的計(jì)生檔案，并明確要把相關(guān)的照片及音、視頻等特殊載體檔案同步收集，為計(jì)生檔案的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）強(qiáng)化計(jì)生人員與檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。現(xiàn)在從事計(jì)生檔案管理的工作人員，有很多沒有接受過(guò)相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，和各單位主流業(yè)務(wù)人員相比，隊(duì)伍素質(zhì)普遍不高，信息化管理經(jīng)驗(yàn)不足、管理觀念不強(qiáng)，與新時(shí)期計(jì)生檔案工作的發(fā)展要求存在著一定差距。因此，要研究制訂隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，加大教育培訓(xùn)力度，以能力建設(shè)為核心推進(jìn)隊(duì)伍職業(yè)化建設(shè)；加強(qiáng)計(jì)生檔案人員的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)，培養(yǎng)強(qiáng)調(diào)奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制，以高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神熱愛計(jì)生檔案工作；熟悉所管的檔案內(nèi)容，熟悉相關(guān)法規(guī)；要能隨時(shí)總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)、不足。要以培養(yǎng)復(fù)合型人才為目標(biāo)，實(shí)行多渠道、多層次、多類型的方法培養(yǎng)人才，提高隊(duì)伍的整體素質(zhì)，對(duì)先進(jìn)人物要給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

（四）設(shè)計(jì)高水平的信息管理平臺(tái)、建立健全信息網(wǎng)絡(luò)化管理體系，規(guī)范計(jì)生檔案的收集、管理流程，開展部門間相關(guān)聯(lián)動(dòng)。人口和計(jì)生管理正以“全員化、網(wǎng)格化、自動(dòng)化”為發(fā)展目標(biāo)不斷進(jìn)步，各有關(guān)部門必須加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，綜合治理，形成齊抓共管計(jì)生工作的政策環(huán)境和工作機(jī)制, 促進(jìn)工作有機(jī)銜接。要整合人口、戶籍、計(jì)生、醫(yī)療、社保等多部門信息，以自主采集、部門交換、信息整合等方式，推進(jìn)計(jì)生工作信息化建設(shè)，服務(wù)大局。要按照“統(tǒng)一規(guī)劃、分布實(shí)施、信息共享、高效集約”的原則，強(qiáng)化高層推動(dòng)，注重資源整合，針對(duì)分散于不同部門、原本互不交流共享的信息，開發(fā)綜合信息管理系統(tǒng)。計(jì)生檔案管理需要針對(duì)計(jì)生工作的特殊要求，開發(fā)、使用融日常管理和數(shù)據(jù)管理為一體的數(shù)據(jù)庫(kù)、信息管理平臺(tái)。同步加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，不但提高工作效率，還大大減少工作人員的查檔勞動(dòng)量。信息共享，使得相關(guān)的數(shù)據(jù)信息齊全、完整，落實(shí)定期更新信息制度，及時(shí)更新變更的情況，可以更好地起到資料的交流和共享作用，把“死檔案”變成“活資料”。

（五）確保信息化建設(shè)的不斷發(fā)展和信息安全。加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全意識(shí)教育和宣傳，將數(shù)字檔案信息安全工作實(shí)行工作考核，做好信息備份、安全管理的工作，制定應(yīng)急處置預(yù)案，定期開展應(yīng)急演練，提高整體數(shù)字檔案信息安全防范水平。通過(guò)演練，進(jìn)一步了解和掌握信息系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案和流程，切實(shí)提高系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全事件應(yīng)急響應(yīng)和處置能力，加強(qiáng)應(yīng)急管理工作，提升系統(tǒng)保障能力。著重建立健全數(shù)字檔案信息安全規(guī)章制度，抓緊進(jìn)行規(guī)范體系建設(shè)。實(shí)行數(shù)字檔案信息安全管理崗位責(zé)任制，做到分工明確、層層負(fù)責(zé)，確保網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全，讓參與數(shù)字檔案信息安全保障的所有人員都能夠按照確定的要求去行動(dòng)。提升數(shù)字檔案信息安全業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（六）項(xiàng)目帶動(dòng)，借助外力，加快數(shù)字檔案信息建設(shè)。計(jì)生檔案信息化建設(shè)需要投入專門的人力、物力、財(cái)力，不能靠本就有限的計(jì)生檔案管理人員在日常工作之外增加額外工作量來(lái)進(jìn)行。以項(xiàng)目為帶動(dòng)，落實(shí)專項(xiàng)投入，在確保信息安全的前提下適當(dāng)借助外力，才能使信息數(shù)據(jù)迅速成規(guī)模，避免信息“一邊錄入一邊變”的情況發(fā)生。電子數(shù)據(jù)庫(kù)更新不及時(shí)，反而會(huì)影響工作，降低工作準(zhǔn)確度，影響工作效率。

總之，計(jì)生工作信息化建設(shè)不能得過(guò)且過(guò)也不能急功近利。要按照國(guó)家部署的以全面深化改革為動(dòng)力，推進(jìn)計(jì)劃生育管理方式方法的改革，健全管理科學(xué)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、運(yùn)行規(guī)范的計(jì)劃生育工作網(wǎng)絡(luò)，全面提高基層計(jì)劃生育服務(wù)管理水平。同時(shí)，留有余地、與時(shí)俱進(jìn)，在業(yè)務(wù)工作制度化的同時(shí)對(duì)新問(wèn)題能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、調(diào)整現(xiàn)行方案，不斷與時(shí)俱進(jìn)。進(jìn)一步發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，加大發(fā)揮檔案服務(wù)功能的宣傳，形成尊重檔案、開發(fā)和利用檔案資源的共識(shí)；堅(jiān)持正確輿論導(dǎo)向，堅(jiān)持依法管理。

[1]馮艷.河南省計(jì)劃生育數(shù)字檔案信息安全現(xiàn)狀調(diào)查報(bào)告[J]檔案管理, 2013（5）

[2]《大江晚報(bào)》，2013年2月19日 WBA15版 “我市“五項(xiàng)措施”全力推進(jìn)人口計(jì)生信息化建設(shè)”