淺談電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

文/河北省秦皇島市山海關(guān)區(qū)就業(yè)服務(wù)局 夏丹

淺談電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

文/河北省秦皇島市山海關(guān)區(qū)就業(yè)服務(wù)局 夏丹

本文介紹了電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)社保檔案管理現(xiàn)代化。

電子檔案；條形碼技術(shù)；社保檔案管理

目前，我國檔案管理中存在很多問題，紙質(zhì)版的檔案保存起來有很大的難度，還需要占用很大的儲(chǔ)存空間，甚至經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，這對于個(gè)人和社會(huì)都是一個(gè)很大的損失，為了更好地保管檔案，國家必須加強(qiáng)對于檔案管理工作的管理，并且不斷更新和完善社保檔案管理的手段，這樣才能更好地為人民服務(wù)。

一、電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用

（一）社保檔案管理。社保檔案的建立和保管流程是首先收集個(gè)人的相關(guān)信息，確定信息無誤以后，會(huì)使用打印機(jī)打出相對應(yīng)的條形碼，然后把條形碼貼在相對應(yīng)的個(gè)人檔案上，檔案管理的工作人員再把條形碼掃描成為電子檔案，就完成了社保檔案的管理工作。條形碼是唯一的，也就是說一個(gè)條形碼只能對應(yīng)一份檔案，不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象，這樣就方便了社保檔案的管理和查找。

（二）檔案備份。正是因?yàn)槿缃裆绫I(yè)務(wù)量比較大，條形碼才得到廣泛的應(yīng)用，條形碼不僅可以保管社保檔案，也可以為社保檔案進(jìn)行備份，這樣就能夠避免出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。檔案備份可以方便檔案的使用，避免出現(xiàn)因?yàn)橥饨铏n案遺失，就徹底丟失檔案的可能性。

二、電子檔案和條形碼技術(shù)

（一）提高工作效率。社保檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版到電子版，大大提高了檔案管理的工作效率。條形碼在檔案管理中的使用，形成電子社保檔案，可以更方便社保人員查詢和使用，通過掃描條形碼可以準(zhǔn)確地確定社保檔案的儲(chǔ)存位置，節(jié)省了很多查找的時(shí)間。使用條形碼就可以對社保檔案進(jìn)行管理，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理工作相比，大大降低了檔案管理的成本，節(jié)省了很多人力物力。通過掃描條形碼形成電子檔案，可以實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)，無論在任何地區(qū)都可以查詢到需要的社保檔案，這樣就實(shí)現(xiàn)了社保檔案的共享，查詢和使用都會(huì)更加方便。

（二）確保檔案安全。在傳統(tǒng)的手工記錄的檔案中，很容易出現(xiàn)檔案錯(cuò)誤和保管不當(dāng)導(dǎo)致檔案丟失的現(xiàn)象。使用條形碼形成電子社保檔案，可以讓社保檔案工作人員隨時(shí)掌握檔案的情況，對于外借的檔案也可以起到監(jiān)督的作用，這樣就提高了檔案管理的安全性。紙質(zhì)版的社保檔案管理需要占用很大的儲(chǔ)存空間，查找起來也比較耗時(shí)，很多紙張因?yàn)槟攴萏脮?huì)出現(xiàn)變質(zhì)的現(xiàn)象，這樣檔案就會(huì)破損，沒辦法保證檔案的安全性，條形碼電子檔案完全不存在這個(gè)問題。

（三）工作流程規(guī)范化。條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用可以讓社保檔案管理工作更加有條不紊，也更加規(guī)范化。使用條形碼進(jìn)行管理有一套比較簡便的保管和查詢流程，這樣就使檔案管理工作形成一個(gè)科學(xué)的工作流程，不會(huì)因?yàn)楣ぷ骰靵y浪費(fèi)時(shí)間。

三、電子檔案和條形碼技術(shù)的應(yīng)用中需要注意的問題

（一）提高工作人員素質(zhì)。我國條形碼社保檔案管理實(shí)行的時(shí)間并不長，很多工作人員對于條形碼檔案管理的工作流程還不是很熟悉。目前，很多條形碼社保檔案管理的工作人員都是傳統(tǒng)社保檔案管理的工作人員，這些工作人員已經(jīng)習(xí)慣了進(jìn)行手工記錄檔案，對于條形碼技術(shù)了解的不多。因此，對于條形碼社保檔案管理的工作人員應(yīng)該加強(qiáng)技術(shù)和崗位培訓(xùn)，讓工作人員更加熟悉條形碼檔案管理的工作流程，只有提高工作人員的素質(zhì)，才能提高社保檔案管理的工作效率。如果社保檔案管理工作人員對于工作流程不熟悉或者不熟練，就沒辦法提高社保檔案管理的工作效率，甚至?xí)霈F(xiàn)錯(cuò)誤。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防盜措施。檔案對于每個(gè)人都是至關(guān)重要的，如果出現(xiàn)社保檔案被盜的現(xiàn)象，那后果是很嚴(yán)重的，雖然條形碼檔案管理的使用可以提升社保檔案管理的安全性。但是，條形碼檔案管理畢竟是需要使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行社保檔案的管理，這就避免不了會(huì)有不法分子想通過非法手段竊取計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息。因此，對于這一情況，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)防盜措施，避免出現(xiàn)社保檔案遺失的情況。

（三）完善相關(guān)法律法規(guī)。社保檔案管理需要國家制定相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行管理，讓檔案管理工作有法可依。社會(huì)管理工作只有在國家的大力支持下，才可以有條不紊地進(jìn)行。

四、結(jié)語

社保檔案管理是國家社會(huì)管理工作中很關(guān)鍵的一項(xiàng)，我國社保檔案管理已經(jīng)從紙質(zhì)版的檔案管理改變成為條形碼電子檔案管理，不僅可以節(jié)省很多人力物力，也可以大大提高檔案管理的工作效率。但是，在檔案管理中還需要注意一些問題，首先就是要不斷提升工作人員的素質(zhì)，跟上時(shí)代的步伐。其次就是要完善相關(guān)的法律法規(guī)，社保檔案管理只有國家做后盾，才能更順利地進(jìn)行。在條形碼檔案管理工作中一定要注意細(xì)節(jié)問題，避免出現(xiàn)檔案錄入錯(cuò)誤。

[1]邱聯(lián)鵬. 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)在社保行業(yè)中的應(yīng)用研究[D].電子科技大學(xué),2010.

[2]王怡. 我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理法律問題研究[D].西南大學(xué),2011.

[3]李瓊潔. 城市社區(qū)檔案利用服務(wù)優(yōu)化的構(gòu)想[D].福建師范大學(xué),2014.