以檔案室搬遷為契機(jī)提高人事檔案管理水平

文/吉林省四平市鐵西區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 李濱

以檔案室搬遷為契機(jī)提高人事檔案管理水平

文/吉林省四平市鐵西區(qū)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 李濱

本文重點(diǎn)分析了一些單位存在的人事檔案管理的問題，提出了以檔案室的搬遷為契機(jī)提高單位人事檔案管理的具體建議。

檔案室；人事檔案；管理

現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案由具有人事權(quán)利的單位自己管理，沒有采用現(xiàn)在社會(huì)上普遍使用的人事代理方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的集中化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理。但是這種老的人事檔案管理方式也有著它自己的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于人事代理的檔案，很多單位沒有掌控權(quán)，放在人才交流中心的人事檔案具有流動(dòng)性，對(duì)于相對(duì)比較固定的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，需要這種單位自主管理員工人事檔案的方式，這樣很多不必要的人員流動(dòng)才能進(jìn)一步被控制。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）管理的方式相對(duì)落后。一些單位的人事檔案管理制度相對(duì)比較松散，沒有明確的專人管理，對(duì)于人事檔案一般職工可以輕松看到，甚至自己能拿到自己檔案。這就造成了很多管理方面的隱患，很多單位利用檔案的管理阻礙正常的人才流動(dòng)。例如，明文規(guī)定允許事業(yè)單位人員參加的正常的公開招聘，很多時(shí)候就是由于原單位扣著其檔案不放，阻礙了優(yōu)秀人才的正常流動(dòng)，這就是一種管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相對(duì)單一。很多單位由于辦公條件的影響，造成了很多地方的人事檔案管理缺乏手段，沒有專門的人事檔案管理的場(chǎng)所，甚至沒有專門的密碼柜。嚴(yán)重影響了人事檔案的嚴(yán)肅性和保密性，由于辦公條件所限，很多單位人員的檔案甚至出現(xiàn)了丟失，很多管理人事檔案的人員不是專業(yè)人員，對(duì)人事檔案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的錯(cuò)誤和問題。很多單位的人事檔案沒有相對(duì)應(yīng)的電子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事檔案的常規(guī)管理。

二、利用搬遷機(jī)會(huì) 進(jìn)一步提升單位人事檔案管理

檔案室的搬遷是提高人事檔案管理的好機(jī)會(huì)，需要進(jìn)一步提高管理的理念和思想。檔案室條件的改善有利于人事檔案的有序管理，有利于人事檔案調(diào)閱、增減的規(guī)范化，有利于避免因?yàn)槿耸聶n案造成的管理糾紛，進(jìn)一步維護(hù)了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，保障了人事檔案的真實(shí)性、可靠性。

（一）進(jìn)一步加大培訓(xùn)力度，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。

人事檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)管理人員的要求十分嚴(yán)格，不僅是業(yè)務(wù)能力方面，更是管理人員的政治性、黨性的體現(xiàn)，需要進(jìn)一步加大對(duì)管理人才的政治思想教育，要求其以對(duì)黨、對(duì)單位高度負(fù)責(zé)的態(tài)度管理人事檔案，不能因?yàn)榕c誰(shuí)的關(guān)系好，就私自給誰(shuí)看檔案，甚至篡改檔案。政治立場(chǎng)在保持高度的堅(jiān)定的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步增加業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，一個(gè)有著高度思想覺悟的人沒有專業(yè)的管理方法和手段，人事檔案還是會(huì)出現(xiàn)不必要問題的，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部的人事檔案管理的培訓(xùn)，組織專業(yè)的教師開展培訓(xùn)，進(jìn)一步開展人事檔案互查活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)兄弟單位之間的取長(zhǎng)補(bǔ)短。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理，促進(jìn)人事檔案管理的有序進(jìn)行。隨著檔案室的搬遷，管理?xiàng)l件的改善，可以進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理相應(yīng)規(guī)章制度的完善，原來(lái)沒有條件的，現(xiàn)在有條件了，可以實(shí)現(xiàn)有序管理了。因此，可以以此為機(jī)會(huì)，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案調(diào)閱增減等操作的流程，對(duì)于需求調(diào)閱人事檔案的，需要有專門的文件，需要調(diào)出檔案的，需要有調(diào)檔函。需要查閱相應(yīng)檔案信息的，要有兩個(gè)人在場(chǎng)方可調(diào)閱，這些管理制度都可以借助檔案室條件的改善，進(jìn)一步規(guī)范起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的有序管理。

（三）進(jìn)一步拓展管理手段，實(shí)現(xiàn)電子管理的可能。檔案室的搬遷是一種硬件大環(huán)境的改善，由此可以進(jìn)一步提出電子化人事檔案管理的可行性方案，實(shí)現(xiàn)管理手段的進(jìn)一步拓展。因?yàn)楹芏鄦挝蝗藛T眾多，各種身份人員檔案管理有著不同要求，人工管理人事檔案的難度很大，一旦將主要的人員檔案信息電子化，將有利于人事檔案的調(diào)取和查閱，大大降低了人員的工作量。

三、結(jié)語(yǔ)

由于各種原因，有歷史遺留的問題、有人員管理更替的問題等等，造成了一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理出現(xiàn)很多問題，埋下了很多不必要的隱患。以檔案室的搬遷為機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的政治敏感性、專業(yè)素養(yǎng)，不斷增加規(guī)范化操作流程，有效拓展電子檢索管理，將有利于單位科學(xué)、合理地管理人事檔案。

[1]王恩軍,李娜,白八斤等. 新時(shí)期地方院校人事檔案管理工作的問題與對(duì)策——以河西學(xué)院人事檔案管理為例[J]．河西學(xué)院學(xué)報(bào),2011,18（10）:112～113．

[2] Rasmussen，C. H., Jochumsen H. Problems and Possibilities: The Public Library in the Borderline between Modernity and Late Modernity [J]. Library Quarterly,2007,77,（1）.