醫(yī)院人事檔案信息審查體系的構(gòu)建

文/十堰市太和醫(yī)院 楊曉紅

醫(yī)院人事檔案信息審查體系的構(gòu)建

文/十堰市太和醫(yī)院 楊曉紅

通過明確醫(yī)院檔案部門以各科室為醫(yī)院人事檔案信息審查主體，在審查存檔的過程中遵循“先審查、后存檔”“一案一審一存”和“依法審查”原則，分析醫(yī)院人事檔案審查內(nèi)容、程序，規(guī)范審查制度，提出“高效”“問責(zé)”“主任或院長裁決”審查機(jī)制，構(gòu)建信息審查體系，確保醫(yī)院人事檔案信息準(zhǔn)確全面實(shí)時(shí)有效。

醫(yī)院；人事檔案；審查；程序；信息；體系

隨著信息數(shù)字化的發(fā)展，公眾和各級(jí)各類醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院人事檔案信息的服務(wù)需求逐漸多元且呈上升趨勢(shì)。醫(yī)院檔案信息管理部門提供服務(wù)的渠道也隨之拓展，如建立基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檔案信息收集、管理、發(fā)布系統(tǒng)。由于醫(yī)院人事檔案信息的特殊性，按知情權(quán)范圍，可分為公開、部分公開、分層次公開、保密四個(gè)檔次。醫(yī)院人事檔案信息，如果不經(jīng)過嚴(yán)格審查，隨意提供服務(wù)，就可能不當(dāng)公開，危害醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)和公眾利益。醫(yī)院人事檔案信息的存檔管理，首要任務(wù)是明確審查主體、內(nèi)容、原則、程序，規(guī)范審查制度，構(gòu)建審查體系，確保醫(yī)院人事檔案信息準(zhǔn)確全面實(shí)時(shí)有效。

一、逐步建立健全適合醫(yī)院人事檔案信息審查的制度

（一）審查主體的界定。醫(yī)院人事檔案信息審查要在來源、密級(jí)等信息基礎(chǔ)上進(jìn)行。為提高審查效率，作為審查的主體，醫(yī)院各職能科室，在上報(bào)歸檔的同時(shí)簽署明確的審查結(jié)果。醫(yī)院檔案部門作為審查的另一主體，須對(duì)信息結(jié)果復(fù)核規(guī)范后，再根據(jù)密級(jí)對(duì)外提供信息服務(wù)。在實(shí)際管理中，特別是地級(jí)以上中心醫(yī)院、?？漆t(yī)院，有相當(dāng)多的信息是由各科室產(chǎn)生后遞交院長辦公室，審查主體疊加，因此除了院長辦公室審查外，各職能科室部門審查主體也必須簽署意見。在審查過程中嚴(yán)格落實(shí)“誰審定、誰負(fù)責(zé)”的原則，各層級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)首先負(fù)責(zé)對(duì)本部門科室產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行審查，將簽名后的審查結(jié)果與信息文件同時(shí)上報(bào)院長辦公室審定。然后由上級(jí)審定主體移送歸檔，由醫(yī)院檔案管理部門根據(jù)審定結(jié)果，按規(guī)程作適當(dāng)處理后存檔并提供利用服務(wù)。

（二）遵循審查原則。醫(yī)院人事檔案信息審查應(yīng)遵循檔案管理的基本原則，并根據(jù)醫(yī)院人事檔案信息的特殊性，堅(jiān)持“先審查、再存檔、后利用”“一案一審一存”和“依法審查利用”三項(xiàng)原則要求?！跋葘彶?、再存檔、后利用”是醫(yī)院人事檔案信息審查的基本原則。審查鑒定必須在提供檔案信息服務(wù)以前進(jìn)行，職能部門審查主體對(duì)擬提供利用的醫(yī)院人事檔案信息必須加以過濾鑒定；從信息源頭杜絕或降低危害醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)和公眾利益的可能?！耙话敢粚徱淮妗笔轻t(yī)院人事檔案信息建檔利用的根本保障。即便是提供常規(guī)利用服務(wù)的檔案信息和內(nèi)容相同相似的檔案信息，都可能因利用對(duì)象、保密層級(jí)、用途方法等細(xì)微差異而出現(xiàn)不適合利用、不當(dāng)公開等情況。所以，所有的醫(yī)院人事檔案信息都要逐一進(jìn)行審查存檔，不能因?yàn)槭浅Ｒ?guī)檔案，就放松審查。更不能將相同或相似類型的信息合并審查，歸類合并存檔，應(yīng)當(dāng)“一案一審一存”?！耙婪▽彶椤笔菣n案審查的基本要求。“依法審查”，一是主體要合法，即在醫(yī)院內(nèi)明確界定各職能審查主體的功能權(quán)限。二是依據(jù)要合法，即在對(duì)醫(yī)院人事檔案信息進(jìn)行審查時(shí)，不能依照個(gè)人主觀愿望或醫(yī)院自身利益，必須依據(jù)國家法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范、醫(yī)院具體規(guī)定進(jìn)行。三是程序要合法，即醫(yī)院人事檔案信息的審查歸檔，必須嚴(yán)格按法律法規(guī)的準(zhǔn)確程序執(zhí)行。檔案管理人員必須把檔案信息管理服務(wù)工作上升到遵守法律的高度。

（三）明晰醫(yī)院人事檔案信息涉及內(nèi)容的審查策略。醫(yī)院人事檔案信息審查，應(yīng)特別注重四個(gè)方面的內(nèi)容：是否涉及公共安全和國家秘密；是否涉及醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的商業(yè)秘密；是否涉及醫(yī)患雙方個(gè)人隱私；是否涉及檔案信息的保密層級(jí)。針對(duì)不同的信息內(nèi)容，采取相應(yīng)的審查策略。1.涉及國家秘密和公共安全的信息。醫(yī)院獲取涉及國家秘密和公共安全的信息，主要有如下途徑：上級(jí)行政部門下發(fā)；同級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生單位間交流；醫(yī)院在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)過程中自身產(chǎn)生。前兩個(gè)方面獲得的信息，可由分管院長簽字后直接存檔。對(duì)醫(yī)院在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)過程中自身產(chǎn)生的涉及國家秘密和公共安全的信息，審查的關(guān)鍵是確定保密層級(jí)、上報(bào)流程、是否具備存檔權(quán)限。如需存檔的，必須根據(jù)上級(jí)指令做好降密和解密計(jì)劃，做好備案存檔。另外，所有信息，對(duì)其是否屬于涉及公共安全和國家秘密，存在不明確或有爭議的，均須首先依法上報(bào)。2.涉及醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)商業(yè)秘密和醫(yī)患雙方個(gè)人隱私信息的審查策略。醫(yī)院原則上不應(yīng)向各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)和社會(huì)公眾提供涉及商業(yè)秘密、醫(yī)患雙方個(gè)人隱私的檔案信息。但下列情況可以提供：該檔案信息所涉及的權(quán)利人同意的；醫(yī)院檔案管理部門裁定，如果不提供該該醫(yī)療信息，可能會(huì)給社會(huì)公共利益帶來危害的。因此在對(duì)這兩類檔案信息進(jìn)行審查時(shí)，首先要確定該信息是否屬于此類允許提供服務(wù)利用的兩種特例，從而選擇謹(jǐn)慎審查策略，做好備注。尤其當(dāng)醫(yī)院檔案部門認(rèn)為如果拒絕提供該信息，就有可能對(duì)社會(huì)公眾利益帶來重大影響時(shí)，必須以保障國家、公共社會(huì)和醫(yī)院安全大局為前提，同時(shí)在審查時(shí)必須遵守相關(guān)法律法規(guī)并積極主動(dòng)請(qǐng)示上級(jí)行政部門。3.涉及檔案信息的保密層級(jí)的信息。法律法規(guī)規(guī)定的，屬于不在予以提供服務(wù)利用范疇的人事檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格控制。此類信息審查的關(guān)鍵，是要確保醫(yī)院自身的相關(guān)規(guī)定遵循國家法律法規(guī)，是公正公平客觀的，是以趨利避害服務(wù)公眾為指導(dǎo)思想的。

（四）規(guī)范醫(yī)院人事檔案信息的審查程序。1.常規(guī)審查程序。常規(guī)審查程序包括下列情況。一是信息由院長辦公室產(chǎn)生，主要是傳達(dá)上級(jí)行政機(jī)構(gòu)文件，轉(zhuǎn)發(fā)各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人事檔案信息。此類信息，在源頭已經(jīng)做出審查鑒定，可直接歸檔。二是信息由各職能部門產(chǎn)生，此類信息的審查程序如下：一是信息產(chǎn)生部門人員自審，出具審查意見及理由，承擔(dān)初審責(zé)任。二是送交本科室主任審查，出具意見及理由，承擔(dān)終審責(zé)任，然后送交檔案管理部門審查，出具意見及理由，存檔。三是當(dāng)科室不能確定結(jié)論時(shí)，上報(bào)院長辦公室審查，由科室和院長共同承擔(dān)終審責(zé)任，出具意見及理由；再送交檔案管理部門審查，出具意見及理由，存檔。審查的過程和結(jié)論，不論多少，都應(yīng)

當(dāng)有文字記錄，并整理存檔。2.特殊審查程序。凡是涉及公共安全和國家秘密、涉及醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的商業(yè)秘密、涉及醫(yī)患雙方個(gè)人隱私、涉及檔案信息需保密層級(jí)的，都需進(jìn)入特殊審查程序。醫(yī)院人事檔案信息的特殊審查程序，主要是“主任或院長裁決”。對(duì)上述信息，一是由院長召集所涉及的職能科室共同合議，所有參會(huì)人員都需出具意見及理由，“院長裁決”，共同承擔(dān)審查責(zé)任。二是由主任召集所涉及的職能人員共同合議，所有參會(huì)人員都需出具意見及理由，“主任裁決”，共同承擔(dān)審查責(zé)任。然后送交檔案管理部門特殊存檔。

二、逐步建立健全適合醫(yī)院人事檔案信息審查的機(jī)制

（一）高效運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。把醫(yī)院人事檔案信息審查和信息整合成文程序統(tǒng)一結(jié)合，建立高效運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。各職能科室的部門和人員等信息產(chǎn)生主體，本身就同時(shí)是初審或復(fù)審責(zé)任人，在信息表單上注明“公開”“絕密”等字樣及理由，使下一步審查時(shí)不額外占用后續(xù)勞動(dòng)。

（二）層級(jí)問責(zé)機(jī)制。對(duì)信息終審或利用時(shí)，建立監(jiān)察糾錯(cuò)層級(jí)問責(zé)機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)三級(jí)網(wǎng)分級(jí)醫(yī)療體系的運(yùn)行實(shí)際，嚴(yán)格運(yùn)行監(jiān)察糾錯(cuò)層級(jí)問責(zé)機(jī)制。把各級(jí)職能部門和人員的醫(yī)院人事檔案信息審查工作，納入考核體系，實(shí)行“層級(jí)問責(zé)機(jī)制”，保障醫(yī)院人事檔案信息審查工作的有效落實(shí)。

（三）舉報(bào)機(jī)制。建立人事信息檔案的終極目的，是為各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)和社會(huì)公眾提供利用服務(wù)。鑒于醫(yī)院人事檔案信息的特殊性，不適合非相關(guān)人員參與對(duì)檔案信息管理工作的評(píng)議考核，為獲取對(duì)醫(yī)院人事檔案信息審查工作的真實(shí)評(píng)價(jià)，應(yīng)建立舉報(bào)機(jī)制。醫(yī)院在官方網(wǎng)站開設(shè)專門的意見反饋郵箱，接受社會(huì)公眾和其他醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院人事檔案信息使用服務(wù)的各類舉報(bào)，也可以由舉報(bào)人直接向醫(yī)院及其衛(wèi)生行政部門舉報(bào)。

（四）解決爭議機(jī)制。為解決醫(yī)院人事檔案信息提供服務(wù)與社會(huì)公眾、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)需求之間的爭議，必須建立解決爭議機(jī)制。醫(yī)院人事檔案信息的審查過程中，由于需求、立場差異，尤其是涉及公共安全和國家秘密、涉及醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的商業(yè)秘密、涉及醫(yī)患雙方個(gè)人隱私、涉及檔案信息需保密層級(jí)的信息審查時(shí)，主觀的空間極大，結(jié)果往往與公民、其他機(jī)構(gòu)的需求相左。發(fā)生爭議時(shí)，應(yīng)首先啟動(dòng)層級(jí)問責(zé)機(jī)制，進(jìn)行危機(jī)公關(guān)，最大限度保護(hù)社會(huì)公眾和醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)醫(yī)院人事檔案信息利用服務(wù)的信任度和熱情。

構(gòu)建醫(yī)院人事檔案信息審查體系，是提供準(zhǔn)確全面實(shí)時(shí)有效利用服務(wù)的保障，是醫(yī)院人事檔案信息管理的重點(diǎn)工作。建立健全醫(yī)院人事檔案信息審查的制度和機(jī)制，是首要和最根本的任務(wù)。

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