淺述公文處理工作中應(yīng)把握的五個(gè)重要環(huán)節(jié)

文/天津國(guó)華盤(pán)山發(fā)電有限責(zé)任公司 陳少文

淺述公文處理工作中應(yīng)把握的五個(gè)重要環(huán)節(jié)

文/天津國(guó)華盤(pán)山發(fā)電有限責(zé)任公司 陳少文

本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了公文處理工作中應(yīng)把握的五個(gè)環(huán)節(jié)，有助于提高公文處理質(zhì)量。

公文處理；環(huán)節(jié)；把握

按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，公文處理工作的原則是“實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密”。其中規(guī)范是指公文處理的每一項(xiàng)程序、操作都要遵循一定的規(guī)則、方式和要求，辦理結(jié)果要達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格；公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)符合公文處理的規(guī)律和實(shí)際；公文處理工作中應(yīng)當(dāng)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段，以提高公文處理的質(zhì)量和效率。同時(shí)，公文處理，從文種的確定到行文的方式方法、標(biāo)印格式、處理的程序等，都要堅(jiān)持統(tǒng)一的原則，不能隨心所欲、另行其事。此外，還應(yīng)采用一切必要的手段，確保公文在政治上、物質(zhì)上的安全保密。為確保上述原則的統(tǒng)一和實(shí)現(xiàn)，在公文處理中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下五個(gè)環(huán)節(jié)：

一、發(fā)文辦理

以本單位名義制發(fā)公文的過(guò)程，一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記、編號(hào)、打字、校對(duì)、印刷、蓋印、裝訂和分發(fā)等。

（一）規(guī)范“主送單位”擬寫(xiě)。主送單位，是指公文送達(dá)的主辦單位。擬寫(xiě)主送單位應(yīng)注意準(zhǔn)確、規(guī)范、有序。準(zhǔn)確，特別是上行文的主送單位一定是具有該公文受理權(quán)限的單位，若涉及若干單位職能的事項(xiàng)，公文的主送單位應(yīng)是主辦單位，其他單位可采取抄送形式。規(guī)范，是指主送單位要寫(xiě)全稱(chēng)、規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)或統(tǒng)稱(chēng)。主送單位較少時(shí)，應(yīng)將單位列全，寫(xiě)全稱(chēng)或規(guī)范簡(jiǎn)稱(chēng)；主送單位較多時(shí)，應(yīng)寫(xiě)規(guī)范統(tǒng)稱(chēng)或簡(jiǎn)稱(chēng)；若寫(xiě)“有關(guān)單位”，則應(yīng)將有關(guān)單位名稱(chēng)逐一列明，另附名單一并存檔。有序，是指公文的主送單位超過(guò)一個(gè)時(shí)，一般應(yīng)按主要執(zhí)行單位在前并兼顧編制序列和管理層級(jí)的原則排列。下行文的受文單位應(yīng)有固定的順序，此順序一經(jīng)確定，就應(yīng)相對(duì)固定，不能隨意變更。

（二）“請(qǐng)示”和“報(bào)告”重點(diǎn)區(qū)分。行文功能不同?！罢?qǐng)示”主要是請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示和解決問(wèn)題；報(bào)告主要是匯報(bào)情況、反映問(wèn)題等。處理方式不同?！罢?qǐng)示”屬辦件，需要辦理、批復(fù)；“報(bào)告”屬閱件，可只閱不批。時(shí)間要求不同?！罢?qǐng)示”應(yīng)在事前行文，即“事前”請(qǐng)示；“報(bào)告”一般是報(bào)告辦理結(jié)果或有關(guān)情況，即“事中”或“事后”報(bào)告。

（三）規(guī)范結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的寫(xiě)法。正確寫(xiě)法應(yīng)是：一、××××…… 。（黑體）；（一）××××……。（楷體）；1. ××××……。（仿宋）；（1）××××……?；颍阂?、××××……。（黑體） ；1. ××××……。（楷體）。

（四）正文中的用詞用語(yǔ)需規(guī)范。一是易混淆的詞語(yǔ)。如：增長(zhǎng)，制訂，臺(tái)賬，印發(fā)、發(fā)布，落實(shí)等詞語(yǔ)的正確用法。二是易寫(xiě)錯(cuò)的計(jì)量單位。如：米、兆、千、伏、帕、千瓦?時(shí)等。

（五）結(jié)尾處不規(guī)范。包括結(jié)束語(yǔ)、成文時(shí)間、印發(fā)時(shí)間、印章使用、附注。請(qǐng)示件的結(jié)束語(yǔ)應(yīng)為“妥否，請(qǐng)批示?！弊⒁狻芭尽焙鬄椤熬涮?hào)而不是嘆號(hào)”；成文時(shí)間應(yīng)早于或與印發(fā)時(shí)間相同，不能晚于印發(fā)時(shí)間。印章日期為阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2014年11月10日”，在正文結(jié)尾后空一行，加蓋印章，正文和落款日期之間不能留白太多。

二、收文辦理

收文辦理包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等。

（一）來(lái)文細(xì)致審核。審核文件是否由本單位辦理；公文種類(lèi)、體例格式是否規(guī)范，有關(guān)附件是否齊全等。為減少OA辦公系統(tǒng)的存儲(chǔ)量，時(shí)效性的地方政府會(huì)議通知、非上級(jí)單位（股東方、合作方）單位的文件一般不做電子收文處理。

（二）深入領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)。承辦部門(mén)要認(rèn)真細(xì)致地研讀領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)，確保文件向下一層級(jí)流轉(zhuǎn)時(shí)遵循“確有必要、保密”的原則。由多個(gè)部門(mén)合辦的文件，由批示領(lǐng)導(dǎo)分管的部門(mén)牽頭辦理；部門(mén)均為此領(lǐng)導(dǎo)分管時(shí)，由位于批示意見(jiàn)第一位置的部門(mén)牽頭辦理。單位總經(jīng)理有可能在傳閱環(huán)節(jié)對(duì)文件進(jìn)行再次批示（文件之前已由主管領(lǐng)導(dǎo)批示過(guò)），需要文件管理員密切關(guān)注單位總經(jīng)理的批示意見(jiàn)，及時(shí)將信息傳遞給相關(guān)部門(mén)。

（三）承辦人員傳閱及時(shí)。每份公文都有時(shí)效性，公文在特定的時(shí)間內(nèi)才能產(chǎn)生效用?！把援?dāng)其時(shí)，一字千金；言背其時(shí)，一文不值。”急件、特件優(yōu)先處理，縮短公文的運(yùn)轉(zhuǎn)周期，及時(shí)、適時(shí)、高效地處理好每份公文。所以應(yīng)該要求單位各部門(mén)經(jīng)理在每個(gè)工作日瀏覽文件，并迅速傳達(dá)文件精神、落實(shí)文件任務(wù)。

（四）催辦是文件落實(shí)的關(guān)鍵因素。文件管理人員應(yīng)時(shí)時(shí)了解每個(gè)公文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，對(duì)于擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)督促，避免出現(xiàn)文件登記后不了了之、任其發(fā)展的狀況。文件在每個(gè)環(huán)節(jié)的處理時(shí)間均應(yīng)有明確的規(guī)定，對(duì)每個(gè)文件的狀態(tài)都了然于胸，確保工作形成回路，有效運(yùn)行。

（五）文件及時(shí)歸檔閉環(huán)管理。所有在OA辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的文件，都采用電子文件即時(shí)歸檔，紙質(zhì)文件定期歸檔相結(jié)合的辦法。按照檔案管理的相關(guān)要求，保管期限為永久或長(zhǎng)期的文件，歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件打印成紙質(zhì)一同歸檔，其他期限的文件電子歸檔即可。歸檔文件必須完整、齊全。文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)等必須保證完整無(wú)缺，對(duì)于無(wú)批復(fù)或復(fù)函的請(qǐng)示性文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人在文件第一頁(yè)的空白處注明該文件最終處理結(jié)果意見(jiàn)，閉環(huán)后歸檔。裝訂時(shí)，應(yīng)把整合好的文件按正文在前附件在后；批復(fù)在前請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前復(fù)印件在后的順序排列裝訂。