謀求新常態(tài)下人事檔案工作新發(fā)展

文/宜昌市夷陵東城試驗(yàn)區(qū)管委會(huì) 唐西春；宜昌市柑桔科學(xué)研究所 余宗樺

干部人事檔案是全面了解干部和正確選用干部的基礎(chǔ)，提升檔案工作的整體效能已成為一個(gè)重要課題，夷陵區(qū)人社部門主動(dòng)作為，充分發(fā)揮職能作用，積極探索檔案工作新途徑，緊緊圍繞中心工作，有效提升檔案工作服務(wù)大局的能力。

一、干部人事檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

干部人事檔案室成立以來，在局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，制定了完善的檔案管理制度，配置了相對(duì)完善的檔案管理軟硬件設(shè)施，配備了專職檔案管理干部1名、兼職人員2名檔案，健全了收集、鑒別、整理等檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)組織，形成了常抓不懈的治理體制，檔案管理水平迅速提升，達(dá)到省一級(jí)檔案管理工作制度化、規(guī)范化的要求。目前，檔案庫房建筑面積150余平方米，其中，庫房52平方米，閱檔室26平方米，辦公室26平方米，室內(nèi)配有完備的柜式空調(diào)機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、照相機(jī)、溫濕度記錄儀、取暖器、打孔器、切紙機(jī)等設(shè)施設(shè)備。庫存檔案3599卷，其中，在職干部檔案1577卷，離退休人員檔案2022卷。

二、存在的主要問題及成因分析

（一）信息化程度不高。必要的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理科學(xué)化、信息化的基礎(chǔ)，也是創(chuàng)新發(fā)展和綜合利用的前提條件。計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施，高標(biāo)準(zhǔn)配備必要縮微復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、干部人事管理系統(tǒng)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備至今仍未落實(shí)到位，場地有限、資金不到位等等因素在一定程度上影響了檔案工作的開展。

（二）利用價(jià)值較低。人事檔案管理重保密，但在利用上明顯不夠，主要表現(xiàn)在范圍的利用上，大多為人事檔案，如個(gè)人簡歷、職稱、個(gè)人工資、退休審批等等，歷史檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、社會(huì)檔案利用較少，并且利用的方式也比較單一，有需要的時(shí)候才會(huì)去找一下資料，平時(shí)就堆放在那里，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。開發(fā)服務(wù)意識(shí)差，在培養(yǎng)干部、后備選拔、職位升遷、能力考核等方面未能銜接，粗放型檔案管理和激活專業(yè)人才使用相脫節(jié)，使人事檔案功能越來越弱化。

（三）管檔基礎(chǔ)薄弱。部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的管理知識(shí)，對(duì)檔案的重要性、保密性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)于檔案如何收集、整理、歸檔、裝訂等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)不太了解，有的還是“門外漢”，自覺收集、整理意識(shí)較差，容易造成管檔工作底子不清，情況不明。主要表現(xiàn)以下方面，一是有些部門干部人事檔案材料的收集內(nèi)容不規(guī)范，不全面，不徹底，在審核干部個(gè)人材料形成時(shí)走過場，應(yīng)進(jìn)必進(jìn)，并未按要求必須篩選事項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)檔管理和摒棄；二是有些單位根本沒有專業(yè)性檔案管理員，而是由從事辦公室工作的人員替代，日常動(dòng)態(tài)管檔程序雜亂無章，無工作計(jì)劃安排，缺乏全程監(jiān)控防范機(jī)制和創(chuàng)新機(jī)制，查詢?nèi)耸聶n案時(shí)容易出現(xiàn)“兩頭辦，多頭跑”的現(xiàn)象，發(fā)生問題時(shí)造成相互推諉責(zé)任。三是部分檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，沒有及時(shí)整理歸檔。有些為了節(jié)省經(jīng)費(fèi)，不愿意購買更新設(shè)備，有的抱著湊合著能用就行的態(tài)度，有的甚至將辦公場所、閱覽場所、倉庫整合使用，沒有分開，安全系數(shù)較低。在防火、防潮、防盜上，缺乏相應(yīng)的技術(shù)手段，水平較低。有些在查閱檔案的過程中，還停留在原始的手工操作上，方法落后，效率低下，管理成本大大增加。查閱過程中，由于保護(hù)工作做得不夠，日光多次照射，反復(fù)將原件調(diào)出來使用，時(shí)間一長，磨損就很嚴(yán)重，容易造成紙張褪色，字跡模糊，有褶皺現(xiàn)象，嚴(yán)重的甚至出現(xiàn)掉頁、撕破，嚴(yán)重影響檔案的完整與安全。

（四）檔案意識(shí)欠缺。一直以來，檔案保管人員甚至領(lǐng)導(dǎo)都對(duì)檔案工作在認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，認(rèn)為就是一些文字記載，沒有認(rèn)識(shí)到檔案是這一種珍貴的信息資源、文化遺產(chǎn)，而是認(rèn)為利用檔案是職工自己的權(quán)利，有的認(rèn)為檔案工作是粘不上筷子的小事，平時(shí)就是剪刀、漿糊、抄抄寫寫，上不了臺(tái)面，與本單位的中心工作無關(guān)，也不是什么主要工作，更不能給單位創(chuàng)造什么實(shí)質(zhì)性的效益，不用費(fèi)太大精力，工作差不多、過得去，能夠應(yīng)付檢查、外調(diào)、查檔，不丟失、不泄密、不出現(xiàn)什么問題就行了，長期被動(dòng)應(yīng)付，難以高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。

（五）機(jī)制制度不全。在立卷、歸檔、保管、利用等方面缺乏有效制約機(jī)制，既沒有建立系統(tǒng)完善的管理組織，也沒有明確管理職責(zé)，更沒有建立起靠制度管人管事的具體措施，導(dǎo)致存在檔案資料收集不齊全，存在無檔可查的問題，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，甚至存在有些干部檔案在年齡、工齡、黨齡時(shí)間上的形成材料和第一手歸檔材料不一致的現(xiàn)象。

三、對(duì)策與建議

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)。檔案管理部門要進(jìn)一步制定信息化實(shí)施計(jì)劃，并將信息化的各項(xiàng)工作任務(wù)分解到各個(gè)科室和每一個(gè)具體管檔人員，并對(duì)工作開展情況實(shí)施督查，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高工作效率和準(zhǔn)確度，提高管理的時(shí)效性和針對(duì)性。一是要加大經(jīng)費(fèi)投入，集中購買一批先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，熟練掌握操作技術(shù)，將文字性的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)手段，將文字、圖片、聲像等轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)兩種形式并存。二是要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)整理整合工作，建成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)“同人同城同庫”，增強(qiáng)干部人事檔案信息網(wǎng)站功能，提供網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理和信息查詢服務(wù)。三是開發(fā)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，橫向?qū)崿F(xiàn)與人事檔案中心、用人單位、管檔和考核單位等相關(guān)部門的連接，縱向?qū)崿F(xiàn)與省局和縣、市、區(qū)檔案管理部門的連接，做到信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的互連互通，數(shù)據(jù)共享。

（二）提高利用水平。積極轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，在接待上要熱情，仔細(xì)詢問、了解查檔目的、分析檔案產(chǎn)生的來源、認(rèn)真查找所需檔案，做到接待生人熟人一個(gè)樣、路遠(yuǎn)路近一個(gè)樣，做到不厭其煩細(xì)致周到。在方式上要改變過去單一、坐地的服務(wù)方式，采取電話、信函、電子郵件等多種方式查檔，做到有電必復(fù)、有信必查。在時(shí)間上做到短期服務(wù)與長期服務(wù)相結(jié)合，在做好隨訪隨查即時(shí)服務(wù)的同時(shí)，對(duì)長時(shí)期在館內(nèi)查檔的對(duì)象一如既往地做好服務(wù)工作，以體現(xiàn)“全心投入、全面周到、全程熱情、利用者滿意”的服務(wù)理念。通過多角度、全方位地提供服務(wù)，既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量，將大大提高檔案的利用效率。

（三）強(qiáng)化工作基礎(chǔ)。積極爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，做好檔案管理設(shè)施的更新，加大硬件和軟件設(shè)施的投入，配置先進(jìn)設(shè)備更新?lián)Q代。實(shí)行辦公場所、閱覽場所、存放倉庫各自分開，保證建筑質(zhì)量，確保具有極強(qiáng)的防火、防潮功能。在內(nèi)部，要配備鐵質(zhì)的檔案柜，確保牢固，同時(shí)還要安裝空調(diào)、除濕、滅火設(shè)備，要確保防高溫、防火、防潮、防蛀、防盜、防光，還要保持通風(fēng)透氣，并且落實(shí)專門檢查人員，進(jìn)行不定期的檢查。加大資金投入，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，達(dá)到檔案使用者能及時(shí)高效使用。

（四）打造一流隊(duì)伍。要抽調(diào)素質(zhì)高、原則性強(qiáng)和有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人負(fù)責(zé)具體工作。培養(yǎng)一支政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)檔案隊(duì)伍，關(guān)心他們的工作、生活，要積極開展計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，提供方便和經(jīng)費(fèi)支持，鼓勵(lì)管理人員開展自學(xué)或參加培訓(xùn)，熟悉掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。

（五）完善機(jī)制制度。逐步豐富完善干部人事管理制度，在日常管理中，要求每一個(gè)管檔人員建立工作臺(tái)賬，同時(shí)建立清單制度，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案可追溯管理，便于考核問責(zé)。完善《檔案管理制度》《檔案員制度》《立卷歸檔制度》《檔案查（借）閱制度》等一系列規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理責(zé)任，檔案柜全部落鎖封閉，鑰匙實(shí)行專人專管，檔案管理人員的變換必須經(jīng)由部門主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，確保檔案管理始終有人抓、有人管。檔案資料借進(jìn)借出要隨時(shí)登記，便于查閱，堅(jiān)決杜絕借用不還、借用不按時(shí)歸還現(xiàn)象發(fā)生。

干部人事檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既不會(huì)一蹴而就，也不會(huì)一勞永逸。我們要不斷發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新精神，既要在制度上進(jìn)行創(chuàng)新，又要在手動(dòng)方式上創(chuàng)新，更要在觀念上創(chuàng)新，按照干部發(fā)展的基本規(guī)律，采取積極有效的措施，積極探索適應(yīng)現(xiàn)代干部人事檔案管理的新路子，推動(dòng)干部人事檔案科學(xué)發(fā)展。