辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院電子檔案管理

文/浙江省溫嶺市婦幼保健院 朱丹平 徐敏

隨著科學技術(shù)和醫(yī)療水平的快速發(fā)展，醫(yī)院管理的要求也不斷提高，醫(yī)院實行辦公自動化建設(shè)已成為提高整體工作效率、整體素質(zhì)、綜合能力至關(guān)重要的任務(wù)。在辦公自動化模式下，積極推動檔案管理信息化，不斷促進檔案管理水平的提升，實行檔案電子化與紙質(zhì)化同步，實現(xiàn)信息化、自動化的辦公模式代替?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的辦公方式，管理水平的完善和服務(wù)功能的強化使工作人員可以及時地獲取信息、共享信息和處理信息，實現(xiàn)快速傳遞文件、交流資料，提高醫(yī)院檔案管理水平，以滿意醫(yī)院的需求，更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

一、電子檔案是醫(yī)院辦公自動化的發(fā)展趨勢

電子文件最早出現(xiàn)在歐美等發(fā)達國家，是西方國家互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢催生的必然性。不但可以提高辦公效率，而且使辦公信息的處理顯現(xiàn)出高效率、高速度和低費用的優(yōu)勢，辦公自動化是提高管理效率的重要手段,以通訊和協(xié)同操作、協(xié)調(diào)運行為技術(shù)基礎(chǔ)，解決日常行政事務(wù)，如會議管理、日程安排、手機短信通知、查詢、統(tǒng)計等功能都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)，收發(fā)文也從傳統(tǒng)的方式向自動化方式進行。科室間傳遞信息的重要工具，及時了解醫(yī)院發(fā)展動態(tài)的主要平臺，對文件進行系統(tǒng)性地管理，快速、準確地為領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)作重要決策提供依據(jù)。辦公自動化系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子檔案，對醫(yī)院的發(fā)展有著舉足輕重的地位，只有充分認識到電子檔案的價值，才能對醫(yī)院檔案管理工作的開展起到推動作用。

二、辦公自動化環(huán)境下電子檔案管理的優(yōu)點

辦公自動化環(huán)境下，電子文件與紙質(zhì)文件相結(jié)合，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)點，辦公文本同步整理和歸檔，令醫(yī)院辦公從手工到網(wǎng)絡(luò)、從文檔的人工處理到工作流的自動化的轉(zhuǎn)變，最明顯的效果是提高了工作效率，節(jié)約辦公成本，最大化的利用醫(yī)院資源。

（一）提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理運用手工操作管理檔案，既費時又費力，還存在一定的差錯，以至于檔案工作煩瑣。辦公自動化運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息處理能力，更好地收集文件，儲存，統(tǒng)計數(shù)據(jù)和查閱信息，使檔案工作變得簡單，井然有序，有效地提高了工作人員的辦事效率。由傳統(tǒng)的集中立卷改變?yōu)殡S時立卷，使文檔不積存，及時歸檔。

（二）資源共享便利。傳統(tǒng)的文件查找會有一定的局限性，造成資源浪費。通過辦公自動化平臺可隨時隨地進行信息的交流和共享，使檔案的利用變得更加方便和高效，可及時、同時了解各部門的工作動態(tài)，以便做出及時準確的決策。檔案利用過程中對文檔做出及時的響應(yīng)和處理，保證了檔案的查全率和查準率。

（三）信息傳遞及時。文件以往通過人工傳遞、郵政傳遞，受到了距離、時間上的阻礙，影響了信息無法及時傳達，也有因為工作人員疏忽導(dǎo)致文件滯留、傳遞丟失等現(xiàn)象以致此項工作無法正常運行。通過辦公自動化后，電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)可進行傳遞信息，提高了文件傳遞的時效性，使醫(yī)院及時完成工作。

（四）利用方便快捷。以往查閱檔案都是手工調(diào)卷，辦公自動化可提供多渠道、多路徑的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的在線服務(wù)，可通過部門查詢、關(guān)鍵字查詢、日期查詢等多種方式，向利用者提供在線目錄查詢和全文瀏覽服務(wù)。

三、辦公自動化環(huán)境下電子檔案管理的存在問題及對策

（一）電子檔案的統(tǒng)一標準，規(guī)范管理

1.文書管理與檔案管理基本上是不同部門管理的，文書部門處理文件的前期工作，檔案部門負責接收，整理，歸檔工作。在管理上要規(guī)范體制，實行文書管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，同步發(fā)展。檔案部門與文書部門要相互配合共同處理，確保各工作環(huán)節(jié)都能順利進行。

2.制定業(yè)務(wù)流程標準，必須實行電子檔案與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一、規(guī)范管理，電子文件以檔號命名，在紙質(zhì)檔案整理編目過程中使用相同的檔號進行歸檔，檔案系統(tǒng)中以同一存址，同一文件按檔號對該文件進行掛接，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決檔案的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的,使檔案更好的發(fā)揮其作用。

3.統(tǒng)一技術(shù)操作標準。在進行流程設(shè)計時，采用兼容性強、應(yīng)用性能好的系統(tǒng)，并對關(guān)鍵技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標準進行統(tǒng)一處理，包括數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)安全標準以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標準等，確保不同類型的電子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉(zhuǎn)和安全管理。

（二）電子檔案的安全因素

1.電子檔案給用戶帶來利用便利和快捷的同時，其信息安全也面臨著威脅。電子檔案共享是通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)的，然而當前網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出，增加了文件的安全隱患。醫(yī)院應(yīng)積極應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段，建立檔案安全預(yù)警預(yù)報信息網(wǎng)絡(luò)，建立健全應(yīng)急指揮和保障體系。

2.辦公自動化下的電子檔案雖然有很多優(yōu)點，但紙質(zhì)檔案同樣重要，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電腦容易感染病毒，破壞文件內(nèi)容，導(dǎo)致文件無法打開，給醫(yī)院造成損失。由于電子檔案信息記錄的原理和紙質(zhì)文件不同，對載體的選擇和保護僅僅是保護電子文件的基礎(chǔ)，還需采取多種先進的信息安全技術(shù)和措施進行保護，考慮到計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)以及電子文件的特性，還應(yīng)采取信息安全防范、信息加密技術(shù)、信息認證技術(shù)、防治計算機病毒、信息備份、網(wǎng)絡(luò)安全等手段來防護。

3.與紙質(zhì)檔案不同，電子檔案可以不留痕跡地進行修改，將文件通過網(wǎng)絡(luò)同時發(fā)送給多位用戶，造成文件信息泄密。工作人員在處理文件時應(yīng)該將文檔轉(zhuǎn)化成PDF格式，添加防偽水印，加蓋電子公章，采取電子簽名，對需要加密文件進行加密保存。采用訪問控制、權(quán)限控制、防寫等技術(shù)手段和嚴格的管理措施，加強對電子文件的全程監(jiān)管。以限制用戶只能讀取信息，無法對電子文件進行修改、復(fù)制等操作，以確保電子檔案的真實性，安全性。

（三）對工作人員的要求。辦公自動化環(huán)境下，檔案工作發(fā)生了變化，檔案部門不再是獨立的，需要與各部門溝通，與其他工作人員配合，才能更好地做好檔案工作。要提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)，幫助提高對電子檔案的意識，加強檔案專業(yè)知識、檔案軟件、辦公自動化軟件的學習，提高對文字的處理能力，熟練辦公自動化操作流程，從而增強業(yè)務(wù)能力和管理水平。使工作人員既具備全面的檔案專業(yè)素質(zhì)，又具有較強的計算機信息系統(tǒng)操作能力。

（四）電子文件的歸檔工作中的措施。明確歸檔范圍，嚴格執(zhí)行歸檔制度。按照歸檔時間要求，做到及時歸檔。只要電子文件已經(jīng)完成處理程序，構(gòu)成其證據(jù)價值的信息便已齊備，就可以實施歸檔。歸檔應(yīng)分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。在歸檔工作過程中，要充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素，確保歸檔電子文件的真實、完整、規(guī)范、有效。

四、結(jié)束語

辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院電子檔案實行資源共享，提高了工作效率，保證了檔案的真實、完整性，提升了文檔管理水平。工作人員應(yīng)該不斷更新知識，從而提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，更好地利用辦公自動化的平臺，把檔案管理工作推向更高的階層。

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