大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源利用服務(wù)工作的特點(diǎn)研究

文/遼寧金融職業(yè)學(xué)院 祝彩鳳；遼寧科技大學(xué) 楊曉慧

研究大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源利用服務(wù)工作的特點(diǎn)，不得不先從大數(shù)據(jù)開始。關(guān)于大數(shù)據(jù)的概念，是一個(gè)發(fā)展中的概念，仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智。筆者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索及研讀論著發(fā)現(xiàn)，無(wú)論是大數(shù)據(jù)的先驅(qū)——麥肯錫的定義，或是亞馬遜的大數(shù)據(jù)科學(xué)家們給出的定義，再或是國(guó)際數(shù)據(jù)公司的定義，都把“大”作為大數(shù)據(jù)的基本特征。大數(shù)據(jù)就是那些大到無(wú)法通過(guò)現(xiàn)有的軟硬件設(shè)備在合理時(shí)間內(nèi)進(jìn)行獲取和整理、數(shù)據(jù)種類日益多樣化的數(shù)據(jù)集就是大數(shù)據(jù)。怎樣從海量、高增長(zhǎng)率、多樣化且蘊(yùn)藏巨大價(jià)值的信息數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代的核心問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)——挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存

（一）大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息資源利用服務(wù)工作面臨挑戰(zhàn)。就檔案信息資源利用服務(wù)工作而言，大數(shù)據(jù)帶來(lái)的首先是服務(wù)觀念的挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下的檔案信息資源利用服務(wù)工作已經(jīng)趨向社會(huì)化，檔案利用服務(wù)工作不能停留在“你來(lái)我查，你需我找”的狀態(tài)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用服務(wù)工作必須從傳統(tǒng)被動(dòng)的服務(wù)觀念中走出來(lái)，更新觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)，接受挑戰(zhàn)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)提供利用。其次是對(duì)服務(wù)人員的技能挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息資源利用服務(wù)工作對(duì)檔案服務(wù)人員的技能提出了更高的要求。檔案服務(wù)人員不僅要具備深厚的檔案專業(yè)業(yè)務(wù)功底，還必須跟上時(shí)代步伐，學(xué)習(xí)和掌握信息處理、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等信息技術(shù)，兼通網(wǎng)絡(luò)文化、法學(xué)等相關(guān)知識(shí)，更要具備前瞻的眼光，把握時(shí)代的脈搏研究大數(shù)據(jù)時(shí)代人們對(duì)檔案的需求以及檔案能夠主動(dòng)提供的社會(huì)服務(wù)和所創(chuàng)造的價(jià)值。第三是對(duì)檔案利用服務(wù)方式的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案利用服務(wù)的工作方式不僅限于面對(duì)面的利用服務(wù)形式，更多的服務(wù)行為需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，借助電腦、手機(jī)、平板等新型載體主動(dòng)即時(shí)的推送給用戶。

（二）大數(shù)據(jù)給檔案信息資源利用服務(wù)工作帶來(lái)機(jī)遇。一是從檔案信息資源的存儲(chǔ)和服務(wù)方式上，大數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)快捷、高效的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息的存儲(chǔ)和服務(wù)利用可以有效分離，避免了重要的紙質(zhì)檔案材料重復(fù)利用帶來(lái)的磨損，有效保護(hù)了檔案資源。另外也使得重要的檔案信息能夠以數(shù)據(jù)備份形式永久保存下來(lái)，保證了檔案的信息安全。二是檔案信息資源利用服務(wù)急需建立以用戶需求為導(dǎo)向的主動(dòng)式服務(wù)平臺(tái)，檔案利用服務(wù)正朝著智慧型、時(shí)效性、個(gè)性化的方向發(fā)展。在此進(jìn)程中有利于逐漸消除公眾對(duì)檔案利用服務(wù)工作的片面印象，推進(jìn)檔案服務(wù)的社會(huì)化進(jìn)程。三是大數(shù)據(jù)使檔案利用服務(wù)工作從觀念角度以及時(shí)間和空間角度多方面的走向開放，這正是大數(shù)據(jù)時(shí)代的創(chuàng)新性和包容性體現(xiàn)。檔案利用服務(wù)工作應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案服務(wù)的最佳契合點(diǎn)，借助大數(shù)據(jù)環(huán)境，最大限度發(fā)揮檔案信息資源的先天優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源利用服務(wù)工作的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代給人類社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都帶來(lái)了深刻影響。社會(huì)越發(fā)展，信息化程度越高，檔案管理越規(guī)范，檔案信息資源的利用頻率就越高，作用效果越明顯，檔案價(jià)值的發(fā)揮也就越好。大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息資源利用服務(wù)呈現(xiàn)出了如下特點(diǎn)：

（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源的利用范圍社會(huì)化和服務(wù)對(duì)象大眾化。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案利用工作最為顯著的特點(diǎn)就是利用范圍的社會(huì)化和服務(wù)對(duì)象的大眾化。檔案利用范圍的社會(huì)化是伴隨著社會(huì)的不斷發(fā)展才逐漸出現(xiàn)的，它并不是檔案產(chǎn)生之初就具備的特征。據(jù)史料記載，我國(guó)清代內(nèi)閣大庫(kù)貯藏的檔案,“三百年來(lái),除舍人省吏循例編目外,學(xué)士大夫罕有窺見(jiàn)其美富者”；即使“九卿翰林部員,有終身不得窺見(jiàn)一字者”?？梢?jiàn)，在封建社會(huì)，統(tǒng)治者把檔案作為政治統(tǒng)治的工具和君王權(quán)利的象征，對(duì)檔案利用實(shí)行非常嚴(yán)密的控制，不會(huì)向普通百姓開放。檔案工作一直處于一種封閉的神秘狀態(tài)。

隨著我國(guó)改革開放政策的實(shí)行，特別是社會(huì)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，檔案利用范圍的社會(huì)化和利用對(duì)象的大眾化趨勢(shì)日益明顯。檔案利用不再限制在機(jī)關(guān)查考和編史修志為目的，而是逐漸擴(kuò)大了利用領(lǐng)域，涉及到社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、外交等各個(gè)方面。檔案利用除了解決工作問(wèn)題以外，還被用來(lái)維護(hù)個(gè)人利益，如房產(chǎn)檔案、公證材料、學(xué)歷檔案、工齡、獎(jiǎng)勵(lì)等都是利用率較高的檔案。這既反映出社會(huì)需求的多樣性，也反映出檔案利用范圍的社會(huì)性和服務(wù)對(duì)象的大眾性，這一特征正是現(xiàn)代化信息社會(huì)快速發(fā)展的必然結(jié)果。

當(dāng)然，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息資源的利用依然存在一定的限制因素。在信息時(shí)代，信息的傳播和交流都非常便捷，人們可以通過(guò)各種手段獲取所需要的信息。但作為社會(huì)信息資源組成部分的檔案信息資源，在利用過(guò)程中是要受到一定限制的，其原因來(lái)自檔案本身的保密屬性。例如，涉及國(guó)家安全和重大機(jī)密的檔案，涉及商業(yè)機(jī)密和公民個(gè)人隱私的檔案，這些檔案在一段時(shí)間內(nèi)具有較強(qiáng)的保密性，因此不能隨意利用和傳播。在檔案信息資源利用范圍社會(huì)化和服務(wù)對(duì)象大眾化發(fā)展的趨勢(shì)下，我們需要清醒地認(rèn)識(shí)到，有些檔案信息資源的利用還需時(shí)日。但隨著時(shí)間的推移，隨著一些涉密檔案的解密處理，這些檔案信息資源終將為人們所用。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源的服務(wù)方式多樣化。檔案信息資源是一種最真實(shí)、最權(quán)威的原生態(tài)信息資源，與其他社會(huì)信息資源相比，它具有更高的利用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案信息資源服務(wù)利用方式例如檔案咨詢、檔案展覽等更傾向于大眾性，對(duì)檔案用戶的個(gè)性化需求考慮不足?，F(xiàn)代社會(huì)，檔案用戶除了對(duì)檔案信息本身的需求外，更渴望獲取這些信息背后關(guān)聯(lián)的相關(guān)知識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)不僅可以改變傳統(tǒng)的低效信息檢索服務(wù)方式，形成高效利用服務(wù)，還能揭示出海量檔案信息資源數(shù)據(jù)中蘊(yùn)藏的知識(shí)，并可以對(duì)檔案利用者的查閱習(xí)慣、興趣喜好形成數(shù)據(jù)分析，促進(jìn)檔案信息資源重新整合，形成個(gè)性化的檔案資源服務(wù)。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案利用服務(wù)的方式多種多樣。2011年9月，在全國(guó)檔案宣傳工作會(huì)議上，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)指出創(chuàng)新檔案宣傳形式要“注重發(fā)揮各種新興媒體的宣傳作用，比如動(dòng)漫的形式、網(wǎng)絡(luò)視頻的形式、手機(jī)短信的形式、電視滾動(dòng)字幕的形式、戶外電子屏信息的形式、電子書的形式、微博的形式等等，從而拓展宣傳形式、手段和載體，占領(lǐng)新興媒體陣地，進(jìn)一步豐富和創(chuàng)新傳播渠道，吸引更多的宣傳受眾?！睆臅?huì)議精神中可以看出，動(dòng)漫、網(wǎng)絡(luò)視頻、短信、電子書、微信、微博等是信息時(shí)代新媒體形式，它們是信息傳播的有力手段和途徑。對(duì)于檔案事業(yè)而言，上述新媒體形式也可以作為檔案信息資源利用服務(wù)的新途徑和新方法。充分利用這些新媒體形式可以將檔案信息、檔案工作動(dòng)態(tài)、服務(wù)內(nèi)容等直接推送出去，從而提高大眾檔案意識(shí)，使廣大用戶更加了解檔案和檔案工作。運(yùn)用這些新的媒體形式還可以建立起檔案服務(wù)人員與用戶之間的直接聯(lián)系，形成一對(duì)一的個(gè)性化智能服務(wù)形式。

（四）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源的利用需求預(yù)測(cè)性。大數(shù)據(jù)的真正價(jià)值在于有效使用數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)和決策?！澳壳按髷?shù)據(jù)應(yīng)用的領(lǐng)域主要集中在互聯(lián)網(wǎng)、零售、金融等數(shù)據(jù)密集型行業(yè)，這些應(yīng)用以服務(wù)自身企業(yè)數(shù)據(jù)挖掘需求為出發(fā)點(diǎn)”。企業(yè)的運(yùn)營(yíng)通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘和分析來(lái)進(jìn)行成本控制和決策管理；互聯(lián)網(wǎng)公司通過(guò)在線全數(shù)據(jù)分析與挖掘?yàn)檎A(yù)測(cè)疾病爆發(fā)，改善教育和理解交通模型，例如谷歌通過(guò)分析人們?cè)诰W(wǎng)上的檢索記錄成功預(yù)測(cè)了2009年冬季流感的傳播；大數(shù)據(jù)應(yīng)用于市場(chǎng)營(yíng)銷領(lǐng)域，提升了企業(yè)與消費(fèi)者之間的關(guān)系，例如全球零售業(yè)巨頭沃爾瑪在對(duì)消費(fèi)者購(gòu)物行為進(jìn)行分析，嘗試將啤酒和尿布擺在一起的促銷手段獲得了成功。這些大數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)性成功的案例具備兩個(gè)共同特征即：一是計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的實(shí)時(shí)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量非常龐大，二是大數(shù)據(jù)對(duì)個(gè)人行為的干預(yù)能力大大提高。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將大數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)性分析應(yīng)用到檔案信息資源的利用服務(wù)中，可以幫助檔案部門預(yù)知用戶需求，從而指導(dǎo)檔案工作方向。檔案部門可以利用自己建立起的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)完成檔案信息的實(shí)時(shí)采集、實(shí)時(shí)歸檔和實(shí)時(shí)分析。檔案用戶在檢索信息時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上留下大量的關(guān)于自己興趣愛(ài)好和需求的信息。大數(shù)據(jù)的分析預(yù)測(cè)就可以通過(guò)這些網(wǎng)絡(luò)痕跡，分析和預(yù)測(cè)出檔案用戶即將查閱的檔案內(nèi)容，甚至即將發(fā)生的國(guó)際大事等。通過(guò)電腦、微信等新媒體的實(shí)時(shí)推送功能，檔案部門還可以將有可能引起用戶興趣的信息主動(dòng)提供給用戶利用，提高檔案部門的利用服務(wù)能力。

大數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)分析將改變檔案利用工作坐等用戶上門的模式，它帶給檔案工作的是有的放矢的利用服務(wù)，檔案信息資源將從藏在庫(kù)里的狀態(tài)主動(dòng)推送到用戶的電腦、手機(jī)、微信界面上，顛覆了傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式。

檔案信息資源作為社會(huì)信息資源的組成部分，已經(jīng)具備一定的大數(shù)據(jù)特征，但也略有區(qū)別，即檔案信息資源的數(shù)據(jù)量巨大，但這些海量的檔案信息資源需要統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，這就需要大量的時(shí)間、人力和物力將處在不同系統(tǒng)之間的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的管控。雖然檔案信息資源的流轉(zhuǎn)速度正在加快，但其產(chǎn)生和更新速度遠(yuǎn)不及互聯(lián)網(wǎng)上信息的更新流轉(zhuǎn)速度。這些看似的缺憾，主要是由檔案自身特性決定的，因?yàn)闄n案本身就是處理完結(jié)的、并且是具有查考和利用價(jià)值的信息資源，而非實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)集合。但是，可以肯定的講，檔案信息資源的這一特點(diǎn)并不能影響它在大數(shù)據(jù)時(shí)代的成長(zhǎng)，相反的，大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，給檔案事業(yè)發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的同時(shí)，也給檔案事業(yè)帶來(lái)了光明的發(fā)展前景。

大數(shù)據(jù)時(shí)代是智慧的時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息資源的利用服務(wù)工作，必須依托數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，找出檔案中的知識(shí)關(guān)聯(lián)，利用新型載體推送平臺(tái)，主動(dòng)即時(shí)地推送給用戶，才能使檔案知識(shí)借助大數(shù)據(jù)的翅膀“飛入尋常百姓家”，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的大發(fā)展。

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