高校無紙化辦公模式探討

文/北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院 尹怡青

隨著信息化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的廣泛發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)被無紙化辦公逐漸替代，成為未來辦公的一種發(fā)展趨勢，目前，加快和推進(jìn)信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分。契合信息技術(shù)發(fā)展的趨勢，首都高校系統(tǒng)也在大力推廣應(yīng)用無紙化辦公，并且卓有成效。國家強(qiáng)化信息化建設(shè)是高校實(shí)施無紙化辦公的直接動(dòng)力。無紙化辦公就是減少辦公狀態(tài)下紙張的使用量，或者完全不使用，同時(shí)，使用辦公自動(dòng)化軟件，采用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)的方法，達(dá)到信息的資源共享等。然而在無紙化辦公實(shí)施的過程也存在一些問題，導(dǎo)致全面實(shí)行無紙化辦公的過程并不是很順利，文章中針對一些問題提出了建議措施。

一、無紙化辦公定義及其特征

（一）無紙化辦公的定義。無紙化辦公從某種意義上來說，借助信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段提高辦公效率，在此過程中減少了紙張的使用，大大降低了紙張的使用量，實(shí)現(xiàn)全面自動(dòng)化式辦公。低碳的興起已經(jīng)涉及了各個(gè)領(lǐng)域，具有社會前沿性，而高校無紙化辦公室低碳校園建設(shè)的重要組成部分。

（二）無紙化辦公的特征。無紙化辦公的特征，就是采用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)辦公軟件和硬件為主要載體，以便實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的便捷操作，利用方便化的電子文件傳承代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工操作，電子文件按照辦公軟件的指令準(zhǔn)確的傳輸?shù)侥康牡?，文件管理人員接收電子文件，直接呈送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，或在科室院系中分發(fā)查閱，在很短的時(shí)間內(nèi)，整個(gè)過程省略了文件的打印、分工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，節(jié)省了人力、無力、財(cái)力，不僅實(shí)現(xiàn)了低碳環(huán)保，節(jié)約資源，而且大大提高了辦公效率。

二、高校無紙化辦公模式構(gòu)成

高校無紙化辦公模式的關(guān)鍵是辦公自動(dòng)化，其實(shí)現(xiàn)形式是人機(jī)互動(dòng)模式，辦公人員與計(jì)算機(jī)及其自動(dòng)化系統(tǒng)、軟件、網(wǎng)絡(luò)、通訊工具等進(jìn)行的合作，具體的操作模式分工可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析。

（一）辦公人員。辦公人員是實(shí)現(xiàn)高效無紙化辦公的主要成員，也是高校無紙化辦公模式的不可缺少的一部分。無論是在傳統(tǒng)模式中，還是在自動(dòng)化模式中，人的作用是不可或缺的一部分。高校辦公人員根據(jù)其崗位的作用不同，而被分為：實(shí)驗(yàn)崗位管理人員、教師崗位管理人員和行政崗位管理人員。具體在高校無紙化辦公模式的應(yīng)用中，辦公人員的基本素質(zhì)是完成任務(wù)的基礎(chǔ)，比如操作計(jì)算機(jī)能力的要求，熟練操作各種常見的辦公自動(dòng)化軟件、熟悉現(xiàn)代信息管理技術(shù)，擁有完成各項(xiàng)工作的能力，這是因?yàn)檗k公人員要完成各項(xiàng)任務(wù)，必須要借助辦公設(shè)備、自動(dòng)化系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)通信工具等。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)簡稱OA系統(tǒng)，其功能具有公文處理、會議管理、發(fā)文管理、檔案管理、檢索、信息發(fā)布等，是一種把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的新型辦公模式，在這個(gè)過程中借助計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使智能化、遠(yuǎn)程化、無紙化、節(jié)約化等特點(diǎn)得以實(shí)現(xiàn)。

（三）辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信。通常來說，辦公設(shè)備指的是無紙化辦公的硬件裝備，辦公人員作為主體完成辦公任務(wù)所使用的客觀存在的載體。比如辦公室相關(guān)設(shè)備，具體有：電話、計(jì)算機(jī)、計(jì)算器、打印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、路由器、交換機(jī)等等。使用網(wǎng)絡(luò)工具能夠達(dá)到短時(shí)間內(nèi)有效的交流和溝通作用，比如飛信、QQ、微信、微博等，使信息能夠及時(shí)的傳達(dá)。

三、無紙化辦公的全面應(yīng)用仍存在一些問題

（一）無紙化辦公技術(shù)問題尚未完全解決。網(wǎng)絡(luò)安全、電子信息技術(shù)的安全性和穩(wěn)定性是影響著電子信息系統(tǒng)的發(fā)展，而無紙化辦公的資料都依附于網(wǎng)絡(luò)的保存和傳輸，因此，網(wǎng)絡(luò)安全問題和電子信息技術(shù)的穩(wěn)定是保證無紙化辦公的關(guān)鍵。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，網(wǎng)絡(luò)涉及人們生活的方方面面，在如今數(shù)字化的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全問題至關(guān)重要，受到越來越多的關(guān)注。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的主要原因有兩點(diǎn)：一方面是系統(tǒng)的安全存在漏洞，容易被黑客通過病毒的侵入襲擊控制整個(gè)電腦，導(dǎo)致文件的流失和破壞；此外，由于局域網(wǎng)內(nèi)部的安全問題，比如用戶使用盜版軟件、移動(dòng)存儲器的無序管理等都可能出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題。另一方面，對網(wǎng)絡(luò)安全評估系統(tǒng)沒有做到有效的監(jiān)視，對于出現(xiàn)的漏洞，沒有進(jìn)行相應(yīng)的檢查，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息資料的外泄。這些網(wǎng)絡(luò)安全問題一直出現(xiàn)在計(jì)算機(jī)操作過程中，如果要全面實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，必須要徹底解決影響其相關(guān)問題。

（二）法律法規(guī)建設(shè)不完善。我國法律關(guān)于電子文檔類的保護(hù)，還沒有詳細(xì)、完整的明文規(guī)定，而無紙化辦公系統(tǒng)的操作必須借助電子文檔及電子信息系統(tǒng)的使用，要想使高校無紙化辦公能夠達(dá)到穩(wěn)定、可持續(xù)的發(fā)展，需要有關(guān)法律法規(guī)對高校電子信息系統(tǒng)進(jìn)行有效規(guī)范和保護(hù)的規(guī)定。

（三）無紙化辦公投入大。建立高校無紙化辦公，需要構(gòu)造一個(gè)相對穩(wěn)定、安全的電子信息平臺，由于建立基于辦公自動(dòng)化電子信息系統(tǒng)平臺，需要前期投入非常大的資金供應(yīng)。在后期的信息系統(tǒng)更新和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)中，也有大量的資金做支撐。建成一個(gè)高校完整的、實(shí)用性強(qiáng)的辦公平臺，還需要服務(wù)終端的設(shè)立，在每個(gè)環(huán)節(jié)中硬件的配置都是擇優(yōu)選取得。因此，對于高校來說，是一個(gè)投資期間相對漫長的過程，與迅速發(fā)展的辦公平臺不相適應(yīng)。

（四）高校辦公人員的自身素質(zhì)有待提高。信息技術(shù)，計(jì)算機(jī)、各種辦公軟件的熟練操作、各種辦公設(shè)備的使用和維護(hù)都對高校辦公人員的素質(zhì)提出了更高的要求。一些高校辦公人員對于計(jì)算機(jī)及其設(shè)備的不熟練操作，對自動(dòng)化辦公軟件的陌生都會導(dǎo)致辦公文件的出錯(cuò)率增加。無紙化辦公通常使用電子文檔進(jìn)行工作和信息交流的，辦公人員的不認(rèn)真或者質(zhì)疑對于文件的電子筆跡和電子簽章等具有合法性的使用，不僅對整個(gè)工作的完成造成影響，而且也嚴(yán)重違反了高校辦公人員遵守辦公制度的規(guī)定。

四、對高校無紙化辦公的建議措施

（一）切實(shí)解決網(wǎng)絡(luò)問題。實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的前提，必須要解決好網(wǎng)絡(luò)問題，要保證網(wǎng)絡(luò)的暢通無阻和安全可靠。比如，防止黑客攻擊、病毒爆發(fā)、非法用戶入侵、機(jī)密信息泄露及重要數(shù)據(jù)丟失等。無紙化辦公不僅要充分分析高校無紙化辦公網(wǎng)絡(luò)的具體應(yīng)用和安全需求，而且要采取正確的安全策略和安全技術(shù)，建立安全的無紙化辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。高校無紙化辦公網(wǎng)絡(luò)可采用5種安全性：1.認(rèn)證；2.訪問控制；3.數(shù)據(jù)完整性；4.機(jī)密性；5.防抵賴業(yè)務(wù)。在針對高校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的外部入侵及系統(tǒng)內(nèi)部的安全隱患都要保持高度的重視，制定相應(yīng)詳盡的規(guī)章制度和管理手段，防止內(nèi)部破壞事件的發(fā)生。具體的操作措施是：第一將安全策略、軟件和硬件等方法結(jié)合起來，構(gòu)造一個(gè)統(tǒng)一的防御系統(tǒng)，起到有效阻止非法用戶進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的作用，減少網(wǎng)絡(luò)的安全風(fēng)險(xiǎn)。第二，定期進(jìn)行漏洞掃描，跟蹤、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。第三，通過入侵檢測等方式實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)安全監(jiān)控，提供快速響應(yīng)故障的收到，同時(shí)具備很好的安全取證措施。第四，使網(wǎng)絡(luò)管理者能夠很快組織被破壞的應(yīng)用程度。第五，由中央控制臺統(tǒng)一控制和管理，在工作站、服務(wù)站上安裝相應(yīng)的防病毒軟件，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)統(tǒng)一防病毒措施。第六，制定完善的內(nèi)部管理和審核制度、信息監(jiān)督制度。第七，采取有效的權(quán)限控制，即允許景觀授權(quán)和景觀驗(yàn)證的用戶存取某一信息資源在服務(wù)器里，或是在個(gè)人工作站內(nèi)。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行辦公流程和辦公制度。提高和傳統(tǒng)辦公方式的不同之處，無紙化辦公通過借助辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)進(jìn)行完成任務(wù)的。比如眾所周知，傳統(tǒng)的辦公方式大多采用紙張作為載體，辦公人員去辦理公文，簽字蓋章等；無紙化辦公需要輔助信息網(wǎng)絡(luò)的虛擬辦公環(huán)境，以電子文檔實(shí)現(xiàn)信息交流。辦公人員必須要按照辦公的流程辦事，嚴(yán)格執(zhí)行辦公制度，對于一些關(guān)于電子簽章和電子筆跡驗(yàn)證的文件要驗(yàn)證其有效性、合法性。具體在高校辦公環(huán)境中應(yīng)制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，制作表格或者擬定文件等。另外，由于高校無紙化辦公不是辦公人員之間的面對面交流，而是通過網(wǎng)絡(luò)辦公流程進(jìn)行的。所以要制定與此相關(guān)的高校辦公室管理制度。比如，制度辦公人員的工作職責(zé)；制度關(guān)于網(wǎng)上公文收發(fā)及管理的規(guī)定；制度辦公人員的獎(jiǎng)懲措施等。

（三）提高高校辦公人員基本素質(zhì)。高校實(shí)行無紙化辦公，必須加大對其辦公人員的基本素質(zhì)要求。高校辦公人員作為辦公自動(dòng)化的主體，其起到非常關(guān)鍵的主體作用。因此要高效率的完成各項(xiàng)任務(wù)，無紙化辦公必須要求其辦公人員，要全面了解自動(dòng)化辦公軟件的使用，因此，高校應(yīng)按照辦公室的規(guī)定，定期對辦公人員進(jìn)行知識理論培訓(xùn)。具體的培訓(xùn)內(nèi)容有：第一，要了解掌握多部門之間協(xié)作問題，提高部門之間的高效率運(yùn)作。第二，要掌握集成處理與web發(fā)表信息的工作平臺，處理信息收集、處理和發(fā)布過程中分割的問題。第三，要能夠完全熟練掌握分類、存儲、整理等相關(guān)鏈接的各種類型文檔，并熟練操作查詢、web瀏覽、搜索等手段。第四，掌握信息訪問和傳輸?shù)陌踩?，利用私有秘要系統(tǒng)用于文檔和郵件的加密、解密，為保證信息來源真實(shí)可靠，文檔均保存用戶數(shù)字簽名，系統(tǒng)在后臺跟蹤用戶的每一個(gè)操作，監(jiān)測文件狀態(tài)。

五、總結(jié)

隨著低碳環(huán)保意識成為一種“時(shí)尚”在信息技術(shù)高效發(fā)展的今天，高校無紙化辦公不僅節(jié)約了其管理成本，降低了人力、物力、財(cái)力的支出，大大提高了辦公效率，已經(jīng)漸漸得到人們的認(rèn)可和推崇。本文指出了高校無紙化辦公實(shí)現(xiàn)的過程中出現(xiàn)的一些問題：無紙化辦公技術(shù)不完善方面的問題，高校辦公人員基本素質(zhì)低的問題，有關(guān)法律法規(guī)不健全的問題及無紙化辦公資金投入巨大的問題，并針對一些問題提出了一些建議和措施。雖然高校無紙化辦公不盡完善，也達(dá)不到完全意義上的“無紙”，但是，解決好上述問題，將會大大推進(jìn)無紙化進(jìn)程。

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